Initiative dexcellence La dmarche qualit dans le cadre

Initiative d’excellence La démarche qualité dans le cadre de l’Id. Ex Bordeaux Hélène Jacquet, DGS-A Université de Bordeaux 13 octobre 2015 – Poitiers

Déroulé 1. Id. Ex Bordeaux : rappel du cadre 2. Les enjeux en lien avec les Id. Ex motivant une approche orientée par la qualité 3. L’approche processus de l’Id. Ex Bordeaux

Id. Ex Bordeaux : rappel du cadre ➔ Id. Ex sélectionnée en juillet 2011 parmi les 3 premières Id. Ex du PIA 1 (PSL, Strasbourg) ➔ Signature de la convention attributive en février 2012, qui constitue la date officielle de mise en œuvre ➔ Actions initiées dès Novembre 2011, soutenues notamment par l’octroi de moyens d’avance ➔ Budget total sur 4 ans de 106 M€, incluant 36 M€ ciblés sur 5 Lab. Ex, issu des revenus d’une dotation de 700 M€ ➔ Transfert du portage de l’Id. Ex Bordeaux du PRES Université de Bordeaux à l’université de Bordeaux en janvier 2014 ➔ Evaluation intermédiaire sur la base du bilan de l’action 2012 -2015 (4 ans) au cours du premier semestre 2016 3

Id. Ex Bordeaux : rappel des objectifs è Une grande université de recherche pluridisciplinaire compétitive et attractive à l’international è 6 axes d’investissement prioritaires Ø CC : recherche d’excellence, reputation des formations, efficacité du transfert Ø KL : attractivité, international, numérique è 8 priorités scientifiques

université de Bordeaux PARTNERING RESEARCH BODIES PARTNERING SCHOOLS AND UNIVERSITY VP Administration Dean LEWIS PDG CNRS Alain FUCHS PDG inserm Yves LEVY VP Education Achille BRAQUELAIRE President Jean-Paul JOURDAN VP Research Pierre DOS SANTOS Manuel TUNON DE LARA VP International Pdt VP Partnership VP Campus Life General Director François CANSELL Vincent DOUSSET EDUCATION COLLEGES RESEARCH DEPARTMENTS Science & Technology Jean-Luc POZZO Life & Medical Sciences Jean Rosenbaum (interim) Human & Social Sciences Daniel BOURMEAU Olivier PUJOLAR Nicole RASCLE Law, Political Science, Economics Management Loic GRARD Health Sciences Jean-Luc PELLEGRIN Human Sciences General Director Vincent HOFFMANN -MARTINOT Sandrine RUI Science & Technology Pascal LECROART General Director Olivier LAVIALLE

Id. Ex Bordeaux : mise en œuvre opérationnelle Services des partenaires Formation, Insertion Pro Vie Universitaire Finances Recherche, International, Partenariats, Innovation RH Communication MAPI Direction Relations Internationales Direction Recherche et Etudes doctorales Direction Partenariats et de l’Innovation Mission Investissements d’Avenir Programmes Ressources Collèges Départements Ecoles Laboratoires UFR Lab. Ex ED Equip. Ex IHUClusters CIS Plateformes Cohorte …. Projets

Id. Ex Bordeaux : pourquoi une démarche qualité 1 7 Un programme d’investissement exigeant

Id. Ex Bordeaux : pourquoi une démarche qualité 2 8 Un programme complexe, qui est conçu pour agir de façon systémique sur différentes dimensions

Id. Ex Bordeaux : pourquoi une démarche qualité 3 9 Un effet transformant, un « delta » à mesurer

Une approche de gestion de projet orientée par les processus Trois grands volets initiés progressivement depuis 2012 1. Allocation des moyens et pilotage des programmes › Point de vue du bénéficiaire 2. Efficacité des procédures / programmes : observatoire / zoom sur l’international › Point de vue de l’équipe managériale 3. Mesurer la transformation : tableau de bord Id. Ex Bordeaux › Point de vue du décideur 10

Id. Ex Bordeaux : charte qualité 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11 Les objectifs sont clairement définis ; Un comité d’audit est en charge du suivi et de l’évaluation ; Les procédures d’allocation des moyens sont définies, documentées et connues ; La granularité et la fréquence des évaluations du programme sont connues et adaptées à la nature des actions menées ; Les critères d’évaluation du programme et des projets sont connus : les tableaux de bord sont partagés ; Les acteurs des évaluations sont identifiés : bureau exécutif, porteurs de projets, partenaires, bénéficiaires ; Des moyens techniques sont mis en place pour accompagner le suivi et les évaluations, notamment à travers un système d’information ; Les résultats des évaluations sont utilisés pour améliorer le programme ; Une communication efficace est garante de l’implication des parties prenantes ; Un bilan périodique du plan qualité est réalisé pour en améliorer son efficacité.

Id. Ex Bordeaux : des outils de communication en support idex. u-bordeaux. fr Portail Lab. Ex, portail conférences, etc. Des brochures (en ligne) Tous les programmes Rapport d’activités Une newsletter mensuelle 12 Supports thématiques

1. Allocation des moyens et pilotage des programmes Fonds Appels à projets Programmes Décider Conseil de gestion (Comité stratégique) Priorités Objectifs Moyens 13 Evaluation Ex-ante Plan d’actions Planifier Comité opérationnel (Partenaires) Règlements Procédures Pilotage Evaluation Ex-post C. O. M Rapport d’activité Exécution Agir Porteurs UB (MIA, autres) Ets. Fondateurs Actions Outils Logistique Vérifier Conseil de gestion (Comité d’audit) Evaluation Développement Arrêt

1. Allocation des moyens et pilotage des programmes Priorités (CC-KL-EM) Planification (plan d’engagement) Modalités de mise en œuvre AAP COM Réalisation (Notification) Jury International / CGI CG Plénier CG Restreint Co. Op Bénéficiaires 1 à 4 ans Bilan (Rapports) Recouvrement Reporting Mission IA Partenaires Tableau de bord programmes

2. Efficacité des procédures / programmes : observatoire ➔ Depuis fin 2012, mise en place d’un dispositif d’observation et de suivi doté › d’une direction scientifique (DR CNRS emerita) › d’une chargée de mission (profil docteur en science politique) › de moyens de sous-traitance (notamment doctorants conseil) ➔ Objectifs : › Réflexivité sur les actions menées, suivi de l’impact des programmes / projets › Amélioration continue des actions › Anticipation des actions à lancer ➔ Modalités de travail : › des chantiers d’observation et de suivi (bilans qualitatifs), visant la formulation de recommandations pour l’évolution et l’amélioration continue des programmes › des chantiers prospectifs pour la préparation de nouvelles actions › la participation à des actions nationales et internationales 15

2. Efficacité des procédures / programmes : observatoire ➔ Evaluation qualitative des programmes : › PEPS (2012, maj 2015), doctorat international (2012, 2013), Ecoles d’été (2012, 2013), Conférences internationales (2012 et 2013) Visiting Scholars (2013 et 2014), CIS (vague 1) ➔ Benchmarking et monographies : › Stratégies d’internationalisation des universités (recommandation du jury), Approches challenge-based de la recherche (Programme Agendas), Cartographie des relations Université-acteurs publics territoriaux (Partenariats), Analyse détaillée de la position de l’UB dans le classement de Shanghai (Politique publications), etc. ➔ Chantier pluriannuel › Effet transformant des Lab. Ex / Clusters ➔ Etudes nationales & internationales › Coordination de la participation des clusters LAPHIA et CPU à une étude pilote de l’OST pour MESR/ANR/CGI › Mise à disposition du terrain « Id. Ex Bordeaux » pour des travaux tiers 16

3. Mesurer la transformation : cartographie des processus Id. Ex Pourquoi ? ➔ Aider à l’explication / la compréhension des actions de l’Id. Ex Bordeaux et de ce qui est produit ➔ Améliorer le fonctionnement et la performance dans la réalisation des actions clés d’Id. Ex Bordeaux ➔ Faciliter la prise de décision par la compréhension du système ➔ S’assurer que les processus mis en place sont bien prioritaires et liés aux orientations stratégiques / missions fondamentales d’Id. Ex Bordeaux ➔ Identifier les zones d’optimisation : ce qui marche mal, là où l’action de l’Id. Ex Bordeaux est absente ou encore trop faible, et doit donc être renforcée 17

3. Mesurer la transformation : cartographie des processus Id. Ex Bordeaux appréhendé comme processus de management de la transformation de l’université de Bordeaux dans son contexte partenarial 18 Représentation théorique des processus de l’université de Bordeaux

3. Mesurer la transformation : cartographie des processus Id. Ex Les 3 Core Challenges de l’Id. Ex Bordeaux détaillés comme processus de réalisation au sein du processus Id. Ex Les organes décisionnels propres à l’Id. Ex Bordeaux positionnés au sein de la gouvernance générale de l’UB 19 Les mécanismes d’allocation des moyens et de suivi des programmes intégrés dans le processus général

3. Mesurer la transformation : cartographie des processus Id. Ex Bordeaux appréhendé comme processus de management de la transformation de l’université de Bordeaux dans son contexte partenarial Les programmes / actions de l’Id. Ex cartographiés sur chacun des processus de réalisation 20 Représentation théorique des processus de l’université de Bordeaux

3. Mesurer la transformation : cartographie des processus Id. Ex Les programmes de l’Id. Ex Bordeaux sont représentés en lien avec les processus de réalisation (niveau 2) Les zones non couvertes ou mal couvertes par des programmes sont identifiées 21

3. Mesurer la transformation : cartographie des processus Id. Ex Des indicateurs de réalisation et de finalité (impact) sont définis pour mesurer l’atteinte des objectifs de transformation, en lien avec les processus de réalisation Un lien peut alors être fait avec l’action des programmes de l’Id. Ex Bordeaux 22 7 mai 2014 Id. Ex Bordeaux - IGAENR

3. Mesurer la transformation : cartographie des processus Id. Ex En synthèse, cette approche par processus permet ➔ ➔ ➔ 23 Un cadre de clarification de l’action Une mise en évidence des zones partiellement couvertes Une meilleure appropriation collective des enjeux & limites Un outil d’amélioration continue Une sécurisation du tableau de bord de pilotage

Prochaines étapes « Dans la mesure ou elle part d’un profil international encore à développer, l’université devrait se concentrer sur l’amélioration de sa visibilité au plan académique » ➔ Formalisation de l’internationalisation comme processus spécifique de management de la transformation de l’université de Bordeaux dans la perspective d’analyser l’impact spécifique de l’Id. Ex Bordeaux sur ce volet 24

Initiative d’excellence Merci de votre attention Hélène Jacquet, DGS-A Université de Bordeaux 13 octobre 2015 – Poitiers