ini valdymas 7 tema ini valdymo diegimo prielaidos

Žinių valdymas 7 tema: Žinių valdymo diegimo prielaidos

ŽV organizacijoje prielaidos Kultūrinės prielaidos n Organizacinės prielaidos n Vadybinės prielaidos n • Organizacijos lygmens prielaidos • Individo lygmens prielaidos

organizacijos lygmenyje: prielaidos, kurias organizacijos vadovai turi sukurti, siekdami užtikrinti efektyvų žinių valdymą esminiuose organizacijos procesuose tiek darbuotojų, tiek išorinių organizacijos partnerių (tiekėjų, klientų ir t. t. ) lygmenyje: n misija, vizija, strategija; n struktūros, procesai, ištekliai; n kultūra; n technologijos ir infrastruktūra; n bendro organizacijos žinojimo/ organizacinės atminties kūrimas ir palaikymas.

Organizacijos lygmens prielaidos (organizacinės prielaidos): a) Misija, vizija ir strategija Misija apibrėžia organizacijos paskirtį ir esmę, vizija – kokia organizacija nori tapti ateityje (organizacijos ateities vaizdinys), o strategija – kaip tai realizuoti. Nežinant šių dalykų, darbuotojams sunku susieti jų bei jų grupių turimas ar reikiamas žinias su organizacijos tikslais. Tokiu atveju net būtų sunku įgyvendinti pirmąją ŽV veiklą – identifikavimą, nes jai nebūtų atskaitos taško. Be to, organizacijos nariai nežinotų, kaip efektyviausiai panaudoti savo turimas žinias ir kokių naujų žinių svarbu įgyti. Taigi taptų neįmanoma suderinti asmeninius ir organizacijos siekius.

Organizacijos lygmens prielaidos (kultūrinės prielaidos): b) Kultūra Organizacijos kultūra: 1. Įsitikinimai, vertybės, normos; 2. Artefaktai: − Kalba, apimanti žargoną ir istoriją; − Fizinė aplinka, ritualai ir simboliai.

2. Organizacijos lygmens prielaidos: b) Kultūra Kadangi dauguma ŽV veiklų gali vykti tik darbuotojams savanoriškai dalyvaujant, organizacijos kultūra turi pasižymėti šiais bruožais: ØVertybės, n n normos ir įsitikinimai (1) Organizacijos narių santykiai, pagrįsti savitarpio pasitikėjimu; Atvirumas organizacijos narių atžvilgiu apie jos veiklą, problemas, patirtį, tikslus ir strategiją; Netradicinių idėjų ir eksperimentavimo skatinimas; Atvirumas požiūrių, nuomonių, interpretacijų įvairovei bei jų išraiškos skatinimas;

Organizacijos lygmens prielaidos: b) Kultūra ØVertybės, n n normos ir įsitikinimai (2) Dialogo tarp įvairių organizacijos padalinių ir funkcijų skatinimas; Dialogas tarp organizacijos narių; Intuicijos traktavimas vienodame lygmenyje su loginiais ir racionaliais argumentais; Dėmesys santykių kūrimui ir tiesioginiam, nuolatiniam bendravimui tarp organizacijos narių; Tarp organizacijos narių vyraujantis įsitikinimas, kad ji pati kuria savo aplinką;

Organizacijos lygmens prielaidos: b) Kultūra ØVertybės, n n normos ir įsitikinimai (3) Įsitikinimas, kad kelias į žinojimą – tai niekada nesibaigiantis procesas Nuolatinis organizacijos įsitikinimų apie supantį pasaulį svarstymas (kritinis vertinimas ir koregavimas); Protingos rizikos ir nesėkmių toleravimas bei mokymosi iš klaidų vertinimas visuose organizacijos lygiuose; Pagrindinių vertybių, normų ir įsitikinimų bendrumas visiems organizacijos nariams

Organizacijos lygmens prielaidos: b) Kultūra ØVertybės, n n normos ir įsitikinimai (4) Organizacijos pasirengimas pasinaudoti jos narių žiniomis, informacija bei interpretacijomis priimant svarbius pokyčius sąlygojančius sprendimus; Domėjimasis kitų idėjomis (žingeidumas); Pirmenybė bendradarbiavimui prieš vidinę konkurenciją; Dalijimasis žiniomis kaip viena pagrindinių aiškiai išreikštų vertybių

2. Organizacijos lygmens prielaidos: b) Kultūra ØKalba n n Organizacijos atvirumas vaizdingai, novatoriškai, kupinai neapibrėžtumų ir prieštaravimų kalbai; Su organizacijos veikla susijusių istorijų skleidimo skatinimas; Organizacijos subkultūrose naudojamo žargono dinamiškumas ir atvirumas aplinkos įtakai. Organizacijos turimas žinias atspindinčios terminologijos (žodžių raktų) kūrimas bei nuolatinis atnaujinimas. Skirtumo tarp žinių ir informacijos aiškinimas

2. Organizacijos lygmens prielaidos: b) Kultūra ØFizinė n n n n aplinka, ritualai, simboliai Atviros, lanksčios ir įvairios erdvės bei “atvirų durų” politika Pabaigtų projektų ar grupinių darbų aptarimas ir apibendrinimas Dažni, kartais spontaniški ir neformalūs darbo grupių susirinkimai Vizitų į konferencijas, seminarus, stažuotes rezultatų pristatymas bendradarbiams Naujų idėjų ir strategijų generavimo seminarai Formalūs ir neformalūs renginiai, skatinantys tiesioginį bendravimą tarp organizacijos narių iš įvairių hierarchinių lygių ir padalinių Formalaus statuso simbolių neakcentavimas

Organizacijos lygmens prielaidos (organizacinės prielaidos): c) Procesai ir struktūros (1) ŽV veiklos turėtų būti traktuojamos kaip neatsiejamos nuo pagrindinių įmonės procesų. Todėl kaip ir kiti procesai, ŽV veiklos turėtų: n n n kurti pridėtinę vertę; aiškiai apibrėžtos, suprantamos ir priimtinos darbuotojams; turėti savo “šeimininkus” su apibrėžtais vaidmenimis ir atsakomybe.

Organizacijos lygmens prielaidos: c) Procesai ir struktūros Kuri organizacinė struktūra (hierarchinė, tinklinė, matricinė) yra palankesnės žinių judėjimui organizacijoje. Jeigu akcentuojamas požiūris į žinias kaip į objektą (“žinių saugyklų” atvejis), gali būti efektyvi ir hierarchinė struktūra bei aiškus apibrėžimas, kas atsakingas už kokią žinių bazės dalį. n Tokiu atveju galima paskirti “žinių šeimininkus”, kurie identifikuoja, koduoja, sistemina ir atnaujina organizacijos žinių bazę bei atsakinėja į užklausas. Kai akcentuojamas požiūris į žinias kaip į procesą (žinojimą) (“tinklų” atvejis), labiau tinka kitos priemonės. nmentorystė, veiklos bendruomenės, darbo vietų rotacija ir t. t. nsvarbiausias tikslas – sudaryti organizacijos nariams sąlygas susitikti, kartu dirbti, dalintis idėjomis ir patirtimi.

Organizacijos lygmens prielaidos: c) Procesai ir struktūros ØŽinių n n valdymo diegimas: Organizacijos darbuotojų supratimas apie žinių valdymo prasmę ir svarbą organizacijai; Galimybė visiems organizacijos nariams dalyvauti nustatant žinių valdymo tikslus ir metodus; Organizacijos narių mokymai apie žinių valdymo tikslus, metodus ir priemones; Konkretūs žmonės ar padalinys, atsakingi už ŽV sistemos koordinavimą, palaikymą bei tobulinimą.

Organizacijos lygmens prielaidos: c) Procesai ir struktūros ØStruktūros: n n n Plokščia ir lanksti organizacijos struktūra; Darbo organizavimas multidisciplininėse komandose, kurioms suteikiama tam tikra autonomija; Vidinis darbuotojų ir darbo vietų mobilumas; Neformalių organizacijos bendruomenių veiklos skatinimas; Socialinių tinklų su išorine organizacijos aplinka kūrimo ir palaikymo skatinimas; Tiesioginė, greita ir neformali komunikacija visomis kryptimis (tarp įvairių padalinių ir hierarchinių lygių).

Organizacijos lygmens prielaidos: d) Technologijos ir infrastruktūra Technologinės priemonės žinių paieškai, saugojimui ir sklaidai. Jos ypač svarbios organizacijoms, kurių darbuotojai dirba skirtinguose miestuose. ØInfrastruktūra n (1) Organizacijos narių galimybė reguliariai naudoti: • telefoną; • faksą; • elektroninį paštą; • internetą; • vidinį kompiuterinį tinklą; • grupiniam darbui skirtą programinę įrangą (pvz. , Lotus Notes, Share Point); • pokalbių svetaines; • vaizdo konferencijas.

Organizacijos lygmens prielaidos: d) Technologijos ir infrastruktūra ØInfrastruktūra n n n n (2) Visiems organizacijos nariams prieinama vidinė duomenų bazė; Reikiamo materialinių išteklių lygio užtikrinimas; Saugomų žinių turinio kokybės ir grįžtamojo ryšio užtikrinimo mechanizmas; Vidinių ir išorinių ekspertų bei jų turimų žinių inventorizavimo sistema; Darbuotojų kompetencijos tobulinimas šiuolaikinių informacinių ir komunikacijos technologijų srityje; Organizacijoje oficialiai įteisintas laikas dalyvavimui ŽV veiklose; Vietos susirinkimams ir diskusijoms; “help desk”, kuriuose dirbtų “žinių brokeriai”.

Organizacijos lygmens prielaidos: d) Technologijos ir infrastruktūra Ø Reikalavimai technologijai: n n n funkcionali; lengva naudoti; standartizuota. ØTechnologinė n n n infrastruktūra gali būti naudojama: Tiesioginiam (on-line) bendradarbiavimui; klausimams ir atsakymams; ekspertų paieškai; išorinės informacijos paieškai, rinkimui ir sklaidai; virtualioms bendruomenėms kurti ir veikti; e-mokymuisi.

Organizacijos lygmens prielaidos (vadybinės prielaidos): e) Vadovų parama n n n Vadovai asmeniniu pavyzdžiu rodo, kad reikia nuolat siekti žinių ir informacijos bei jomis dalintis su kitais organizacijos nariais. Vadovai dažnai tiesiogiai, neformaliai bendrauja su pavaldiniais. Organizacijos vadovai turi aiškų supratimą apie žinių valdymą ir aktyviai dalyvauja jo įgyvendinime, sudarydami visas reikiamas prielaidas. Valdymas, grindžiamas lyderiavimu, o ne smulkmeniška kontrole. Reikiamos (ŽV palankios) žemesnių lygių vadovų kompetencijos.

Organizacijos lygmens prielaidos: e) Organizacijos narių kompetencija ir jos ugdymas n n n Darbuotojų atranka, remiantis jų nuostata nuolatiniam tobulėjimui ir plačiam mąstymui; Darbuotojų tarpasmeninio bendravimo įgūdžių ugdymas; Darbuotojų kūrybiškumo ugdymas; Aktyvios organizacijos narių empatijos ugdymas; Organizacijos narių socialinės atsakomybės jausmo skatinimas.

Organizacijos lygmens prielaidos: e) Dalyvavimo ŽV veiklose motyvacija n n n Nuostata dalintis žiniomis ir bendradarbiauti kaip vienas iš darbo įvertinimo kriterijų; Grupiniais pasiekimais ir bendradarbiavimu grupėje grindžiama atlyginimo ir skatinimo sistema; Objektyvus grįžtamasis ryšys pateiktų idėjų ir informacijos atžvilgiu; Organizacijos narių, kurie aktyviai dalyvauja ŽV iniciatyvoje, viešas pagerbimas; Darbo vietos išlaikymo saugumas.

Individų ir grupių lygmenyje: tikslai ir siekiai, n įgūdžiai/ kompetencija, n elgsena, n patirtis n

Individų lygmens prielaidos: a) siekiai/ tikslai Jeigu individų tikslai nesutampa su organizacijos tikslais, sunku motyvuoti juos dalyvauti ŽV veiklose, nes iš tiesų didžia dalimi jų vyksmas priklauso nuo savanoriško dalyvavimo.

Individų lygmens prielaidos: b) gebėjimai/ kompetencijos Pagrindinės kompetencijos ŽV aplinkoje: n Gebėjimas dirbti su kitais (organizacijos viduje ir išorėje) n Interpersonaliniai gebėjimai (gebėjimas suprasti kitų jausmus, motyvaciją, elgesį, gebėjimas komunikuoti žodžiu, raštu arba IT) n IT kompetencija (naudoti IT technologijas darbe arba informacijos komunikacijai) n Planavimo ir organizavimo kompetencija (gebėjimas nustatyti veiklos prioritetus, struktūrizuoti ir organizuoti informaciją) n Veiklos supratimas (suvokti organizacijos struktūrą, esminius organizacijos veiklos procesus, paslaugas, rinką, verslo strategiją) n Indėlis į bendrą žinių bazę (dalintis informacija ir žiniomis darbo grupėje, bendrai mokytis, kurti bendrą organizacijos žinių bazę)

Individų lygmens prielaidos: c) elgsena Organizacijos narius verta skatinti kelti sau tokius klausimus: n n n Ar mano grupėje/ padalinyje/ organizacijoje yra žmonių, kurie turi mano užduočiai atlikti reikiamų žinių? Ko išmokome dirbdami prie šio projekto? Su kuo galėtume pasidalinti ta patirtimi, kurią įgijome? Vienas iš būdų skatinti dalijimąsi žiniomis yra tiesiog paprašyti kolegų pagalbos sprendžiant tam tikrą problemą. Tačiau tam turi būti palanki organizacijos kultūra. Darbuotojų elgsenai dalijimosi žiniomis kontekste turi įtakos tokie veiksniai kaip OK vertybės, normos, įsitikinimai, taip pat kontrolės ir autoritarizmo laipsnis lyginant su asmeninės iniciatyvos skatinimu ir darbuotojų įgalinimu priimti sprendimus

Individų lygmens prielaidos: d) metodai, instrumentai ir technikos: Išreikštų žinių atveju: n informacinės ir komunikacinės technologijos (internetas, intranetas, paieškos programos, duomenų bazės, ekspertų direktorijos ir t. t. ). Neišreikštų žinių atveju: n mentorystė, seminarai, veiklos bendruomenės, ekspertų darbo grupės, renginiai ir t. t. Šiuos instrumentus svarbu parinkti taip, kad jie kuo natūraliau integruotųsi į kasdieninį organizacijos ir jos narių darbą. e) laikas Darbuotojams svarbu suteikti laiko dalyvauti ŽV veiklose, ypač – refleksuoti ir užfiksuoti jų įgytą patirtį. Jie darys tai tik tada, jei supras, kodėl tai svarbu, pvz. , nes gaus asmeninę naudą ar bus įvertinti organizacijos ir kolegų.

Individų lygmens prielaidos: f) darbuotojų žinios ir jų gilinimas ŽV turi prasmę tik tose organizacijose, kur žinios yra svarbus darbo atlikimo veiksnys ir kur dauguma darbuotojų kasdien naudoja/ atnaujina žinias atlikdami darbo užduotis. Tačiau šiandien tai būdinga vis daugiau organizacijų, kurios tampa “žiniomis grįstomis”: n n n vis dažniau tenka spręsti nenumatytas, nestandartines problemas; imtis didesnės asmeninės ir kolektyvinės atsakomybės; atlikti daug veiklų tuo pačiu metu, jas koordinuojant; dirbti komandomis; apdoroti vis daugiau informacijos; pasikliauti iš klientų ir kolegų operatyviai gaunama informacija ir t. t.