Infraestrutura em eventos de grande porte gesto e

Infraestrutura em eventos de grande porte: gestão e operacionalização FELIPE CINTRA BRAGA IX ENCONTRO NACIONAL DE CERIMONIAL UNIVERSITÁRIO 29 DE JUNHO DE 2016

O que é a infraestrutura de um evento? § Tudo aquilo que é base para um evento; § Relação dialógica com a programação, especialmente em eventos complexos.

Como sei se meu evento é de grande porte? Depende.

Principais elementos de influência para o planejamento da infraestrutura • Objetivos do evento • Público-alvo • Local, data e horário • Programação • Recursos Financeiros • Recursos Humanos • Transporte

Checklist (Pré-evento 1) ü Agendamento (dos locais/espaços, dos serviços de suporte, etc. ) ü Comunicação externa (alteração do trânsito, necessidade de segurança extra, estacionamento de veículos etc. ) ü Materiais aos participantes (pastas, blocos, materiais de orientação, placas de homenagem etc. ) ü Avaliação (elaboração de instrumento de coleta de dados participantes)

Checklist (Pré-evento 2) ü Serviços logísticos ü Serviços audiovisuais (hospedagens, passagens, transfers, alimentações etc. ) sonorização, filmagem) (projeção, transmissão, foto e ü Serviços de estrutura (tendas, stands, palco, cadeiras, praticável etc. ) ü Internet

Checklist (Pré-evento 3) ü Serviços de mão-de-obra terceirizada (tradução, limpeza, segurança, ambulatório, recepção etc. ) ü Serviços de decoração (flores, malha, iluminação, toalhas, passadeira etc. ) ü Paramentos (canudos para diplomas, borla para outorga, becas e capêlo) ü Licenças/documentação (Alvará Bombeiros, Alvará Jogos e Diversões, ECAD, ARTs projeto etc. )

Checklist (Execução 1) ü Equipe do evento ü Limpeza (salas, materiais de higiene, foyer etc. ) ü Sinalização e decoração (placas, flores, programação por espaço, faixas, prismas, bandeiras etc. ) ü Teste dos equipamentos (transmissão, sonorização – músicas necessárias estão preparadas? - e projeção)

Checklist (Execução 2) ü ARTs montagem/construção ü Mobiliário (reserva de cadeiras no auditório, mesas de receptivo, tendas, painéis, estandes etc. ) ü Alimentação (serviço na sala VIP, bebidas e comida) ü Avaliação (aplicação do formulário de satisfação)

Checklist (Pós-evento 1) ü Limpeza (salas, reposição dos materiais de higiene, foyer etc. ) ü Sinalização e decoração (retirar: placas, flores, programação dos espaços, faixas, prismas, bandeiras etc. ) ü Estrutura física (desmontagem: mesas de receptivo, tendas, painéis, estandes etc. – observar prazos, em especial, quando espaço físico locado) ü Devolução de equipamentos locados impressoras etc. ) (rádios, computadores, projetores,

Checklist (Pós-evento 2) ü Elaboração do Relatório do Evento (aspectos financeiros/legais, patrocinadores) prestação de ü Avaliação final do evento contas para (tabulação dos formulários de satisfação, consecução dos objetivos do evento, propostas de melhoria)

Algumas “regras de ouro” § O combinado não sai caro § O bom é inimigo do ótimo § Cuide primeiro do elefante, depois da formiga § O pior vai acontecer

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