InfoTour Erstellung von Unternehmer Rechnungen durch Betriebe gewerblicher

Info-Tour Erstellung von Unternehmer. Rechnungen durch Betriebe gewerblicher Art der Universität Trier Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 1

Anforderungen an die Rechnungsstellung Das Umsatzsteuerrecht schreibt ab dem 01. 2004 bei Unternehmerrechnungen zwingende Mindestanforderungen vor, die nachfolgend erläutert werden Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 2

Von dieser Regelung sind an der Universität Trier alle „Betriebe gewerblicher Art“ (Bg. A) betroffen, die steuerrechtlich wie Unternehmer behandelt werden. Bg. A sind Tätigkeitsbereiche, für die Universität Rechnungen an Leistungsempfänger mit ausgewiesener Mehrwertsteuer zu erstellen hat. Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 3

Pflichtinhalte ! Nachfolgend werden Ihnen die Mindestangaben vorgestellt, die zwingend in einer Unternehmerrechnung enthalten sein müssen Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 4

Vollständiger Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens z. B. Universität Trier Forschungszentrum für xxxxx 54286 Trier • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers z. B. Firma Max Mustermann Hauptstr. 10 55212 Daun Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 5

Rechnungsnummer Rechnung Nr. : 14_000 Die Rechnungsnummer besteht aus: • Rechnungsjahr • Fortlaufender, individueller, 3 -stelliger Folgenummer Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 6

So erhalten Sie die Folgenummer: • Senden Sie vor Erstellung der Rechnung eine Mail. Anfrage mit dem Betreff „Rechnungsnummer“ an Frau Bach, Abt. I, sowie eine Kopie an Frau Sondermann, Abt. I Email Frau Bach: bach@uni-trier. de Email Frau Sondermann: sondermann@uni-trier. de • Teilen Sie in dieser Mail den Rechnungsempfänger (Leistungsempfänger) sowie die Kostenstelle mit, auf der die Zahlung gebucht werden soll. • Sie erhalten dann umgehend per Mail die Folgenummer, die Sie zur Rechnungserstellung benötigen. Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 7

Rechnungsdatum Versehen Sie die Rechnung bitte mit einem Rechnungsdatum: z. B. : Rechnungsdatum: 07. 09. 2014 Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 8

Umsatzsteuer-Nr. oder Umsatzsteuer. Identifikationsnummer • In Rechnungen an inländische Leistungsempfänger ist anzugeben: Unsere Umsatzsteuer-Nr: 42/661/0066/3 • In Rechnungen an ausländische Leistungsempfänger ist anzugeben: Unsere Umsatzsteuer-Identifikations-Nr. : DE 149 881 695 Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 9

Die Menge/der Umfang und die Art der gelieferten Gegenstände/sonstigen Leistungen Pos. Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung Menge 1 Einzelpreis € Gesamtpreis € Summe: zuzügl. 19 % Mw. St. : Gesamtsumme: Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 10

Der Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung z. B. Aufgrund unserer Lieferung (erbrachten vertraglichen Leistung) vom TT. MM. JJJJ (Datum) erlauben wir uns, die nachfolgenden Positionen in Rechnung zu stellen: Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 11

Das Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts Pos. Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung Menge 1 Einzelpreis € Gesamtpreis € Summe: zuzügl. 19 % Mw. St. : Gesamtsumme: Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 12

Den anzuwendenden Steuersatz, den Steuerbetrag oder ggf. einen Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung Pos. Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung Menge 1 Einzelpreis € Gesamtpreis € Summe: zuzügl. 19 % Mw. St. : Gesamtsumme: Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 13

Weitere Rechnungsbestandteile zur Verbuchung des Zahlungseingangs Diese sind zwar nicht gesetzlich gefordert, werden aber zur Verbuchung der Einnahmen benötigt. Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 14

Angabe des Buchungszeichens Das Buchungszeichen besteht aus: Buchungszeichen: 1506 -00000 -14_000 • Kapitel: z. B. 8700 • Ihrer Kostenstelle • Und der Rechnungsnummer Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 15

Bankverbindung Landeshochschulkasse Mainz IBAN: DE 25 5500 0055 0015 11 BIC: MARKDEF 1550 Konto-Nr. 550 015 11 BLZ: 550 00 Deutsche Bundesbank, Filiale Mainz. Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 16

Nach der Rechnungsstellung bitte Folgendes veranlassen: • Senden Sie bitte nach Erstellung der Rechnung eine Kopie an Frau Bach, Abteilung I • Dort werden die Rechnungsdaten erfasst, die haushaltsrechtlichen Anweisungen gefertigt und das steuerrechtliche Verfahren in Gang gesetzt. Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 17

Rechnungen an ausländische Leistungsempfänger Soll eine Rechnung an einen ausländischen Leistungsempfänger versendet werden, sind ggf. weitere Angaben auf der Rechnung notwendig. Bitte nehmen Sie vor der Rechnungsstellung Kontakt mit Frau Kraft oder Frau Sondermann, Abt. I auf. Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 18

Haben Sie zur Erstellung von Rechnungen mit Umsatzsteuer weitere Fragen oder haben Sie generelle Fragen zum Thema Umsatzsteuerrecht an Hochschulen, können Sie sich in der Abteilung I mit folgenden Ansprechpartnern in Verbindung setzen: Alrica Kraft Tel. 4276 Email: krafta@uni-trier. de Annika Sondermann Tel. 4274 Email: sondermann@uni-trier. de Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 19

Vielen Dank für Ihr Interesse Erstellt durch Universitätsverwaltung - Abteilung I 20