Informe Preliminar de Seguimiento al Registro en el

Informe Preliminar de Seguimiento al Registro en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP Control Interno Enero 24 de 2018 1

OBJETIVO En desarrollo del Objetivo estratégico quinquenal 2016 -2020 "Fortalecer la gestión institucional para enfrentar los retos del sector", y el Proyecto estratégico "Optimizar la gestión administrativa para apoyar de manera eficiente el logro de las metas institucionales“, se verificó el registro y la actualización de la información ingresada por los empleados públicos y contratistas de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA en la plataforma SIGEP, relacionado con los módulos de hoja de vida y declaración de bienes y rentas en cumplimiento a lo establecido en la Ley 190 de 1995, artículo 1° del Decreto 2232 de 1995, Decreto 2842 de 2010 y el Decreto Ley 0019 de 2012. 2

CRITERIOS DE SEGUIMIENTO Los criterios observados en el seguimiento fueron los siguientes: Ø Verificación de la información registrada por los servidores públicos y contratistas en los módulos hojas de vida y declaración de bienes y rentas de la plataforma SIGEP, vs la información documental contenida en las carpetas de hojas de vida y contratos, respectivamente. Ø Verificación de las acciones emprendidas por la Subdirección Administrativa y Financiera, los contratistas y empleados públicos con destino a corregir las observaciones contenidas en el seguimiento al Registro en el SIGEP de la vigencia 2016. 3

ALCANCE Y SELECCIÓN DE LA MUESTRA Se seleccionaron 22 hojas de vida entre empleados públicos (11) y contratistas (11) vinculados a la UAE- CRA, correspondientes al 20% del total de la planta de personal y contratistas al 30 de septiembre de 2017 (108); para ello se excluyeron las hojas de vida de los empleados públicos que fueron verificadas en el seguimiento practicado por el grupo de Control Interno en la vigencia 2016. 4

FORTALEZAS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO- SIGEP DECRETO 2842 DE 2010 Artículo 10° Numeral 1° “Formato De Hoja De Vida” Implementación en la CRA • “Están obligados a diligenciar el formato • Los empleados públicos de la CRA único de hoja de vida, (…) : 1. Los verificados al 30 de septiembre de empleados públicos que ocupen cargos 2017, contaban con sus hojas de vida de (…), de carrera y de libre registradas en el SIGEP. nombramiento y remoción, (…)”. • Inciso segundo “Será responsabilidad de cada servidor público (…) registrar y actualizar la información en su hoja de vida (…)” (negrillas fuera de texto). 5

FORTALEZAS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO- SIGEP DECRETO 2842 DE 2010 Artículo 10° “Formato De Hoja De Vida” Implementación en la CRA • “Están obligados a diligenciar el formato único • Los contratistas verificados al 30 de de hoja de vida, (…): (…) 3. Los contratistas de septiembre de 2017, contaban con prestación de servicios, (…). ” Inciso segundo. sus hojas de vida registradas en el “Será responsabilidad de cada (…) contratista SIGEP. registrar y actualizar la información en su hoja de vida (…)” (negrillas fuera de texto). De igual forma, los contratistas seleccionados en la muestra cuyos • Decreto 2232 de 1995 Artículo 1º. contratos cuentan con un plazo de Declaración de bienes y rentas. (…) a celebrar ejecución superior a 3 meses, contrato de prestación de servicios con tienen su declaración de bienes y duración superior a tres (3) meses, deberá rentas registrada en el SIGEP. presentar la declaración de bienes y rentas, (…)”. 6

FORTALEZAS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO- SIGEP DECRETO 2842 DE 2010 Artículo 11. “Diligenciamiento de (…) declaración de bienes y rentas”. Implementación en la CRA • “Será responsabilidad de cada servidor • Los empleados públicos de la UAE- CRA público registrar y actualizar la verificados al 30 de septiembre de información (…) declaración de bienes y 2017, registraron su declaración de rentas, (…)" (negrillas fuera de texto). bienes y rentas en el SIGEP. 7

FORTALEZAS SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO- SIGEP DECRETO 2842 DE 2010 Artículo 11. “Diligenciamiento de (…) declaración de bienes y rentas”. Implementación en la CRA • Será responsabilidad de cada (…) • Los contratistas de la UAE- CRA contratista registrar (…) y declaración de verificados al 30 de septiembre de bienes y rentas, según corresponda”. “Los 2017, registraron su declaración de (…) y contratistas que estén prestando sus bienes y rentas en el SIGEP. servicios (…) deberán diligenciar sus datos en el SIGEP, una vez la entidad se integre al Sistema” (negrillas fuera de texto). 8

OBSERVACIONES DEL SEGUIMIENTO 350 300 286 250 200 176 154 150 Universo del hallazgo Excepciones 100 52 50 18 13 0 DATOS PERSONALES 6% ANEXO 1 NIVEL ACADÉMICO 7% ANEXO 2 EXPERIENCIA LABORAL 34% ANEXO 3 9

SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2017 De los criterios que integran el SIGEP, se encontraron las siguientes observaciones: Datos Personales: El 6% (18 de 286) de los criterios del SIGEP diligenciados por los empleados públicos y contratistas de la muestra seleccionada, presentaron errores en el diligenciamiento de los campos relacionados con sus datos personales en comparación con las evidencias que reposan en las carpetas maestras, (ver anexo 1). Nivel Académico: El 7% (13 de 176) de los criterios del SIGEP diligenciados por los funcionarios y contratistas que suministraron información relacionada con su nivel académico en el SIGEP, presentan errores en comparación con el contenido físico de las hojas de vida, (ver anexo 2). Experiencia Laboral: El 34% (52 de 154) de los criterios del SIGEP diligenciados por los empleados públicos y contratistas que alimentaron el SIGEP con la información de las carpetas maestras relacionadas con su experiencia laboral, presentaron errores o diferencias en su diligenciamiento, (ver anexo 3). 10

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS A LAS OBSERVACIONES DEL SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO- SIGEP PRESENTADO EL 6 DE OCTUBRE DE 2017. 11

VERIFICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES DEL REGISTRO EN EL SIGEP DE FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS VIGENCIA 2016 25 21 20 Universo del hallazgo Excepciones 15 9 10 5 5 5 3 1 0 DATOS PERSONALES 33% ANEXO 4 NIVEL ACADÉMICO 55% ANEXO 5 24% EXPERIENCIA LABORAL ANEXO 6 12

SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2016 Datos Personales: De las observaciones evidenciadas en el criterio citado en el SIGEP, el 33% (1 de 3) no fue subsanado por parte de los funcionarios y contratistas, (ver anexo 4). Nivel Académico: El 55% (5 de 9) de las observaciones relacionadas con el citado criterio en la auditoría del 2016, no fueron corregidas por los contratistas y funcionarios, (ver anexo 5). Experiencia Laboral: El 24% (5 de 21) de las excepciones evidenciadas en la auditoría del 2016 en este criterio, no fueron solucionadas por parte de los contratistas y funcionarios, (ver anexo 6). 13

SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2016 DECLARACIONES DE BIENES Y RENTAS DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS REGISTRADAS EN EL SIGEP OBSERVACIÓN: “Se evidenció que el 2. 59% de los empleados públicos a la fecha de corte (2 de 77), no registraron su declaración de bienes y rentas de la última vigencia en el SIGEP. Cabe señalar que se estos documentos se evidenciaron impresos en las respectivas carpetas de hoja de vida. (…)”. COMENTARIO DEL GRUPO DE CONTROL INTERNO: Uno de los empleados públicos que a la fecha de la presente auditoría se encuentra vinculado con la entidad y que hacía parte de los casos evidenciados en la observación del informe de la vigencia 2016, ya registra su declaración de bienes y rentas en el SIGEP, por lo que se atendió la recomendación formulada por el grupo de Control Interno. 14