Informatvais ziojums par iekj audita struktrvienbu darbbu ministrijs

Informatīvais ziņojums par iekšējā audita struktūrvienību darbību ministrijās un iestādēs 2007. gadā Finanšu ministrijas Iekšējā audita departaments

PĀRSKATA MĒRĶIS • informēt par valsts pārvaldes iekšējā audita struktūrvienību darbības rezultātiem, sniedzot ministrijas vai iestādes vadītājam kvalitatīvus iekšējā audita pakalpojumus saskaņā ar normatīvajiem aktiem un labāko praksi 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 2

IEKŠĒJĀ AUDITA SISTĒMAS STRUKTŪRA 2 15 ministrijas Valsts kanceleja 64 padotībā esošās iestādes 2008. 05. 30. Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs Īpašu uzdevumu ministru sekretariāti Sabiedrības integrācijas fonds Valsts Kultūrkapitāla fonds IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 3

IEKŠĒJĀ AUDITA SISTĒMAS STRUKTŪRA • Latvijas Vides dienesta, • Valsts probācijas dienesta, • Zāļu valsts aģentūras iekšējā audita struktūrvienībās ilgstoši netika nodrošināta iekšējā audita funkcija nenokomplektēto štata vietu dēļ. 4 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS

IEKŠĒJĀ KONTROLES SISTĒMA • Iekšējā audita struktūrvienības pārskata gadā ir sniegušas ministriju un iestāžu vadītājiem vērtējumu par auditētajām sistēmām un priekšlikumus iekšējās kontroles sistēmas pilnveidošanai; • Katrs iekšējā audita struktūrvienības vadītājs pārskatā ir paudis viedokli par iekšējās kontroles sistēmu ministrijā vai iestādē. 5 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS

IEKŠĒJĀ KONTROLES SISTĒMA • kopumā ministrijās un iestādēs, kā arī Ministru prezidentam tieši padotajās institūcijās ir izveidota iekšējās kontroles sistēma, kas darbojas atbilstoši Ministru kabineta 2003. gada 19. augusta noteikumiem Nr. 466 „Noteikumi par iekšējās kontroles sistēmas izveidošanas pamatprasībām” un tiek pilnveidota un uzlabota, tomēr vienlaikus ir konstatēti vairāki trūkumi, kā rezultātā ir izteikti ieteikumi trūkumu novēršanai. 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 6

IEKŠĒJĀ AUDITA DARBA KOORDINĀCIJA Finanšu ministrija, veicot iekšējā audita koordināciju: • sagatavoja un iesniedza Ministru kabinetam un Valsts kontrolei apkopoto gada pārskatu par iekšējā audita struktūrvienību darbību ministrijās un iestādēs 2006. gadā; • koordinēja iekšējo auditoru mācības; • sniedza ministrijām un iestādēm konsultatīvu palīdzību iekšējā audita jomā; • veica ministrijās un iestādēs izveidoto iekšējā audita struktūrvienību darba salīdzinošo pārbaudi; • pārraudzīja iekšējo auditoru sertifikāciju; • izstrādāja iekšējo auditu reglamentējošos normatīvos aktus. 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 7

IEKŠĒJĀ AUDITA DARBA KOORDINĀCIJA Izvērtējot ministriju iesniegtos pārskatus, var secināt, ka pārskata gadā ir nodrošināta ministriju padotības iestāžu iekšējā audita struktūrvienību darba koordinācija, tai skaitā audita plānu apkopošana un sagatavošana informācijai valsts sekretāram un iesniegšanai Iekšējā audita padomei un Valsts kontrolei, kā arī audita gada pārskatu apkopošana un sagatavošana izskatīšanai valsts sekretāram. 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 8

IEKŠĒJO AUDITORU KVALIFIKĀCIJA Lai sekmīgi īstenotu ministrijas un iestādes iekšējā audita veicamos uzdevumus, ministriju un iestāžu auditori pārskata gadā paaugstināja kvalifikāciju: • mācoties augstākās mācību iestādēs, • Valsts administrācijas skolā, • piedaloties dažādu institūciju organizētajos kursos, semināros un mācību programmās • sertificējoties atbilstoši Ministru kabineta 2003. gada 10. jūnija noteikumiem Nr. 307 „Iekšējo auditoru sertifikācijas kārtība”. 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 9

AUDITA KOMITEJA • Aizsardzības ministrijā, Valsts kasē, Valsts ieņēmumu dienestā un Finanšu ministrijā ir izveidota Audita komiteja; • Šo praksi var uzskatīt par pozitīvu piemēru iekšējā audita struktūrvienību veiksmīgai komunikācijai ar vadību. 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 10

IEKŠĒJĀ AUDITA PADOMES ATZINUMS 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS

IEKŠĒJĀ AUDITA PADOMES ATZINUMS • Pārskats sagatavots atbilstoši normatīvo aktu prasībām un kopumā sniedz skaidru informāciju par iekšējā audita struktūrvienību darbību valsts pārvaldē; • Kopumā iekšējā audita sistēma ministrijās un iestādēs ir izveidota un darbojas, tomēr jāatzīmē, ka vakanču īpatsvars joprojām ir augsts un pastāv liela kadru mainība, kas kavē auditu veikšanu gada plānā noteiktajā apjomā un termiņos; 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 12

IEKŠĒJĀ AUDITA PADOMES ATZINUMS • Gadījumos, kad ilgstoši nav nokomplektētas ministrijas padotības iestāžu iekšējā audita struktūrvienības, padome iesaka izvērtēt rīkojumā par iekšējā audita sistēmu ministriju iekšējā audita struktūrvienībām noteikto iekšējā audita apjomu; • Iekšējā audita padome ir konstatējusi, ka Kultūras ministrijas vadība nenodrošina tiesību aktos noteikto pienākumu attiecībā uz iekšējā audita ieteikumu izvērtēšanu un apstiprināšanu. 13 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS

IEKŠĒJĀ AUDITA PADOMES ATZINUMS • Ministriju un iestāžu iekšējā audita struktūrvienību 2007. gada darbības pārskati liecina par iekšējo auditoru sekmīgo darbību, kas vērsta uz iekšējās kontroles sistēmas pilnveidošanu, tomēr padome iesaka: • - pievērst lielāku uzmanību pārskatu kvalitātes uzlabošanai, sniedzot vadībai būtisku informāciju lietišķā un konstruktīvā formā; • - pievērst lielāku uzmanību finanšu vadības un IT sistēmu auditiem. 14 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS

IEKŠĒJĀ AUDITA PADOMES ATZINUMS • Padome atzinīgi novērtē institūciju iekšējā audita struktūrvienības, kurās tiek veikta darba laika uzskaite, tādejādi nodrošinot efektīvāku auditiem nepieciešamā laika plānošanu. • Savukārt iekšējā audita struktūrvienību pārskatu kvalitatīvā sagatavošanā padome vēlas atzīmēt Labklājības ministrijas un Zemkopības ministrijas sagatavoto 2007. gada darbības pārskatu. 15 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 16

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 17

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 18

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 19

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 20

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību Audita plānu izpildi kavējošie faktori: • nenokomplektēto štata vienību skaits; • personāla mainība; • Amata vietu likvidācija; • Jauno darbinieku apmācības process; • neplānotu ministrijas/iestādes uzdevumu izpilde; • iepriekšējo gadu nenoslēgtie auditi. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 21

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 22

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 23

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 24

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 25

Informācija par iekšējā audita struktūrvienību darbību 2008. 05. 30. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 26

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi Kopējā pārvalde un vadība • Institūcijas nolikumā nav noteiktas būtiskas funkcijas un uzdevumi; • Nav izstrādātas vienotas amatu aprakstu formas; • Reglamentu un amatu apraksti nav aktualizēti atbilstoši faktiski veicamajām funkcijām; IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 27

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi Finanšu vadība • Nepieciešams nodrošināt ar budžeta plānošanu, izpildi un kontroli saistīto risku kontroles pasākumu noteikšanu; • Grāmatvedības uzskaitē izmanto neaktualizētus grāmatvedības organizācijas dokumentus; • Laicīgi netiek norakstīti debitoru parādi; • Inventarizācijas tiek veiktas neatbilstoši noteiktai kārtībai; • Nav izstrādāts iekšējais normatīvais akts budžeta izdevumu plānošanai, uzskaitei un izpildes uzraudzībai; • Pamatbudžeta resursu un plānoto izdevumu tāmes korekcijas tiek veiktas pēc faktiskās apmaksas, neņemot vērā sākotnējos plānotos izdevumus; • Netika izstrādāti sākotnējie finansēšanas plāni 2007. gadam; • Atsevišķos gadījumos noteikto piemaksu apmērs darbiniekiem pārsniedz normatīvajos aktos noteiktos apmērus; • Plānojot budžeta sadali un atskaitoties par finansiālo darbību nav vienotu sadaļas posteņu; • Grāmatvedības uzskaitei tiek izmantotas vairākas grāmatvedības uzskaites programmas, vai arī grāmatvedības uzskaite tiek veikta gan manuāli, gan elektroniski; • Grāmatvedības uzskaite netiek veikta atbilstoši normatīvo aktu prasībām – nav atbilstoši noformēti grāmatvedības dokumenti; • Konstatētas neatbilstības starp nekustamo īpašumu atspoguļojumu grāmatvedības uzskaitē un īpašumtiesību nostiprināšanu Zemesgrāmatā; • Gada inventarizāciju kopsavilkumos norādītie dati neatbilst grāmatvedības uzskaitē atspoguļotajiem datiem; IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 28

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi Personālvadība • Nav caurredzams pretendentu konkursa atlases process, konkursā iegūtā informācija un komisijas pieņemtais lēmums par mata piemērotākā pretendenta izvēli nav pietiekami pamatots; • Nav vienotas prasības darbinieku iecelšanai amatā un karjeras attīstībai; • Nav noteikta vienota kārtība, kas regulē darba aizsardzību; • Nav noteikti skaidri darbinieku apdrošināšanas noteikumi; • Nav cilvēkresursu apmācības un attīstības plāns; • Nav organizēts mācību process; • Personālsistēmā nodarbināti neatbilstošas pieredzes un kvalifikācijas darbinieki; • Nav sakārtota darba aizsardzības sistēma; IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 29

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi Publiskais iepirkums • Nav atrunāts lēmums par līgumsodu piemērošanas procesu un atsevišķos gadījumos nav nodrošināta ziņojuma par iepirkuma procedūru sagatavošanu normatīvajos aktos noteiktajā termiņā; • Jāuzlabo iekšējās kontroles sistēmu valsts iepirkumu organizēšanas un veikšanas jomā; • Izveidot atbilstošus, pārskatāmus valsts iepirkumu uzskaites reģistrus, kas nodrošina valsts iepirkumu līgumu uzskaiti; • Organizējot publisko iepirkumu netiek ievērotas Publisko iepirkumu likuma prasības; • Nav skaidri noteikts atbildības sadalījums saistībā ar iepirkumiem – nav noteikta uzraudzības funkcija; IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 30

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi Lietvedība • Nav atrunāta elektronisko parakstu saņemšana, reģistrēšana un uzglabāšana; • Nepieciešams ieviest vienotu datorizētu dokumentu reģistrāciju un uzskaiti visās struktūrvienībās; • Nav arhīvs, lai pienācīgi nodrošinātu ilgstošas glabāšanas dokumentu uzglabāšanu; IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 31

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi IT un Fizisko personu datu aizsardzība • Jāveic pārbaudes, lai pārliecinātos, ka rezerves kopijām var atjaunot datus visām kritiskajām informācijas sistēmām; • Personu datu apstrādes sistēmām nav izstrādāti sistēmu aizsardzības noteikumi; • Mājas lapā nevienmēr tiek publiskota ārējos normatīvajos aktos noteiktā obligātā informācija; • Nav izstrādāta vienota datortehnikas apkopes un remontu veikšanas kārtība; • Nav noteikta kārtība, kādā ierobežo piekļuvi fizisko personu datiem; IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 32

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi Darbības nodrošināšana • Nav nodrošināta transportlīdzekļu ceļazīmju noformēšana atbilstoši grāmatvedības prasībām; • Nav dokumentēti kritēriji, kuri būtu izmantojami darbinieku komandējumu lietderības izvērtēšanā; • Darbinieki neiesniedz komandējuma atskaites; • Nepieciešama pastiprināta kontrole pār autotransporta izmantošanu, tā pamatotību un lietderību, pastāv risks, ka finanšu līdzekļi izmantoti neefektīvi; • Nepietiekam kontrole pār darbinieku komandējumiem, pamatotība, lietderība un atskatīšanās sistēma, nav sniegtas atskaites. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 33

Ministriju un iestāžu IAS būtiskākie konstatējumi Funkcionālais audits • Amata pienākumu dublēšanās starp struktūrvienībām un institūcijām; • Nav noteikti rezultatīvie rādītāji, nav iespējams izvērtēt funkciju izpildes efektivitāti; • Pieņemti IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 34

Finanšu ministrijas nākamā gada galvenie uzdevumi koordinācijas jomā • apkopot salīdzinošo pārbaužu rezultātus, • noteikt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi vai pastiprināta kontrole, • apkopot labāko iekšējā audita praksi un par rezultātiem informēt iekšējā audita struktūrvienības un Iekšējā audita padomi; • veikt grozījumus iekšējo auditu reglamentējošajos normatīvajos aktos. IEKŠĒJĀ AUDITA STRUKTŪRVIENĪBU VADĪTĀJU UN VALSTS KONTROLES REVĪZIJAS DEPARTAMENTU VADĪTĀJU TIKŠANĀS 35

Paldies par uzmanību! 36