Informatisation et Numrisation des Archives Dpartementales des Pyrnes

Informatisation et Numérisation des Archives Départementales des Pyrénées Atlantiques Avant projet sommaire

Présentation de l’étude • Rappel du contexte. • Comment exploiter et valoriser les fonds documentaires numérisés. • Situation informatique du Service Départemental des Archives des Pyrénées Atlantique (SDA 64). • Phases et scénarii de mise en place des solutions techniques. • Estimations budgétaires. • Débat. Questions, réponses.

Rappel du contexte Le SDA 64 fait aujourd’hui face à plusieurs évolutions majeures : Ø le besoin d’une gestion informatisée de son activité, Ø la création d’une annexe du SDA 64 à Bayonne, Ø les nouvelles pratiques de consultations liées aux archives numérisées. Consultation des fonds documentaires stockés sur Pau depuis le site de Bayonne Service public garanti Consultation des fonds documentaires stockés sur Bayonne depuis le site de Pau Site de Pau

Les besoins fonctionnels du SDA 64 Le SDA 64 doit aujourd’hui anticiper les besoins de demain des archives numériques : Ø La conservation de cette « matière » numérique Ø L’exploitation des documents numériques afin d’en assurer la communication Ø La valorisation de ces documents auprès du grand public Le SDA 64 doit également anticiper un mode de fonctionnement physiquement éclaté entre Pau et Bayonne.

Usages documents numérisés La dématérialisation de fonds documentaires du SDA doit permettre d’en accroître et d’en faciliter la diffusion. Les usages possibles dès aujourd’hui sont déjà nombreux et attendus. … Visualisation à distance Visualisation Intranet Échanges de données Généalogistes, SDA, … Diffusion interne et externe PPPB, BNSA Ouverture partenariats Projets pédagogiques Projets de valorisation (culture, communes, tourisme) Valorisation

Les besoins informatiques du SDA 64 Le système informatique aujourd’hui utilisé au sein du SDA 64 sur le site de Pau ne permettra pas de répondre aux nouveaux besoins du service. Le SDA 64 a besoin d’outils informatiques adaptés en termes de : Ø Gestion de son activité, Ø Stockage et de restitution des informations, Ø Consultations des documents numérisés sur et hors du SDA 64, Ø Évolutivité et pérennité des solutions, Ø Fonctionnement « multi sites » transparent pour les utilisateurs.

Composantes d’une solution Problématiques Réponses Gestion informatisée de l’activité Solution logicielle « Métier » Stockage, conservation Serveur de stockage de masse Communication Fonctionnement multi sites Solution logicielle Intranet, Extranet et Internet Scénarii techniques : Ø Fonctionnement centralisé Ø Fonctionnement réparti Évolutions fortes des fonctionnements Accompagnement au changement

Phases de mise en œuvre du projet 3 grandes phases de mise en œuvre et une redéfinition des process Consultation Internet Consultation Extranet Solution logicielle « Métier » et de consultation Intranet Serveur Applicatif Serveur de stockage Gestion du changement Phase 3 Phase 2 Phase 1 Phase 0

Scénarii techniques Phase 1 : informatisation et consultation Intranet Communication Salle de consultation Serveur authentification, fichiers et impressions Serveur Poste de consultation SDA 1 Réseau local SDA Pau Gestion Poste de travail SDA Liaison SDA-CG min. 2 Mo Poste de travail SDA Application « Métier » , Base de données (Arkéïa, Thot, …) Stockage des fonds numérisés Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Serveur Catalogue SDA 2 Hébergement § prestataire externe § sur site du CG 64 Conservation

Scénarii techniques Liaison Pau-Bayonne : Site Pau Scénario de solution centralisée Salle consultation Postes de travail Réseau local Utilisation réseau HD Pau Site Bayonne Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Salle consultation Postes de travail Réseau local Liaison HD Pau-Bayonne Serveur Catalogue / Consultation SDA Système de sauvegar de

Scénarii techniques Liaison Pau-Bayonne : Site Pau Scénario de solution répartie Salle consultation Site Bayonne Postes de travail Réseau local Salle consultation Postes de travail Réseau local Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Utilisation réseau existant ou PBC Copie croisée quotidienne des données (et documents) Serveur Catalogue / Consultation SDA Liaison existante Serveur Catalogue / Consultation SDA 1 Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) CG 64

Scénarii techniques Phase 2 et phase 3 Phase 2 : une consultation depuis l’extérieur du SDA 64 pour des acteurs ciblés.

Scénarii techniques Phase 2 et phase 3 Phase 3 : ouverture sur l’Internet.

Étapes de mise en œuvre du projet La mise en place de la solution complète peut être étalée dans le temps Informatisation interne du SDA 64 Consultation Intranet des documents numérisés Consultation Extranet (par les « clients » du SDA 64) Ouverture sur Internet Intégration informatique avec le site de Bayonne 2005 2006 2007

Estimations Budgétaires Phase 1 : informatisation et Intranet de consultation Site Pau Scénario de solution centralisée Salle Évaluation : 325 000. 00 Postes de travail Réseau local € HT (entre 2005 et 2007) / 542 500. 00 € HT Site Bayonne Utilisation réseau HD Pau Salle Postes Réseau local Serveur Catalogue / Consultat ion SDA Scénario de solution répartie Site Pau Évaluation : 386 000. 00 € HT / 672 500. 00 (entre 2005 et 2007) € HT Salle consultation Site Bayonne Postes travail de Réseau local Salle consultation de Réseau local Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Copie croisée quotidienne des données (et documents) Liaison existante Serveur Catalogue / Consultation SDA 2 Utilisation réseau existant ou PBC Serveur Catalogue / Consultation SDA 1 CG 64 Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Mise en place des fondations du système sur l’année 2005 : informatisation, recherche et consultation Intranet en salle de lecture Entre 250 000. 00 et 300 000. 00 €

Estimations Budgétaires Phase 2 et phase 3 : ouverture de la consultation depuis l’extérieur Estimations : 5 700. 00 € HT / 37 600. 00 € HT Ces deux phases peuvent conduire le SDA 64 à envisager la création d’un poste de technicien informatique. Site Pau Site Bayonne Salle consultation Postes de travail Réseau local Utilisation réseau THD Pau Liaison existante Pau. Bayonne CG 64 Serveur Catalogue / Consultation SDA Système de stockage de masse (NAS, SAN, …) Universités Etudes Notaires Firewall DMZ Internet Accès sécurisés Associations Généalogie Extranet Serveur Consultation (Apache, Pleade, Nav. Image, …) Autres SDA … Grand public Les coûts de production de contenu d’un site Web peuvent être très variables !

Questions / Réponses