Informationsveranstaltung zum elektronischen Urkundenarchiv der Ziviltechniker Innen b

Informationsveranstaltung zum elektronischen Urkundenarchiv der Ziviltechniker. Innen (b. AIK-Archiv) Peter Wagner/onlaw MANZ Solutions Elisabeth Fleischmann/b. AIK

Inhalte Organisatorischer Aufbau des b. AIK-Archivs n 3 „Container“ n Rahmenbedingungen: - Gesetzliche Verpflichtung - Einspeicherung, Signaturkarten - Formate b. AIK-Archiv-Folder ( ) Ihre Vorteile auf einen Blick Informationen & Support Technischer Teil, Voraussetzungen und Kosten n Systemüberblick n Technische Voraussetzungen n Einsatzform (Standardinstallation) im Büro n Erste Schritte mit dem b. AIK-Archiv Livedemo n Der Weg zur Einbringung einer öffentlichen Urkunde n Datenabruf und Verwaltung über die Webapplikation b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 2

Das elektronische Urkundenarchiv der Ziviltechniker. Innen (b. AIK-Archiv) n Grundlage für elektronischen Urkundenverkehr der ZT mit Behörden und Gerichten n Hoheitlich geführtes Archiv n Sichere Langzeitspeicherung (mindestens 30 Jahre!) n Alle öffentlichen Urkunden von ZT für Grundbuch oder sonst zur öffentlichen Einsicht n Andere öffentliche und private Urkunden mit Zustimmung des Auftraggebers n Weitere Daten der ZT (z. B. Datensicherung) n Höchstes Sicherheitsniveau n Sichere Abfrage für Berechtigte via Internet rund um die Uhr ( ) n Kostenloser Zugriff für Auftraggeber n Verzeichnis der Zertifikatsinhaber ( ) b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 3

Business Case n n n b. AIK-Archiv seit knapp 2 Jahren im Einsatz anfangs v. a. Vermesser (ca. 300 Personen), heute 350 Personen Einspeicherungen 2008: ca. 15. 000 Geschäftsfälle Stand heute: über 40. 000 Geschäftsfälle Veröffentlicht: 2. 000 Projekte mit 6. 000 Dokumenten Großteil Geschäftsfälle wenig Speicherbedarf < 5 MB b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 4

Organisatorischer Aufbau des b. AIKArchivs n 3 sogenannte „Container“: n Öffentliche Urkunden (1. Container) n Private Urkunden, Dokumente und Daten (2. Container) - 1. und 2. Container: Archiv nach Gerichtsorganisationsgesetz (GOG), wie Cyberdoc (Notare) und Archivium (Anwälte) n Weitere Daten im Sicherungscontainer (3. Container) aber: Geschäftsfall mit allen Beilagen = „Container“ n Archiv Betreiber: onlaw internet technologie gmbh seit 1. Jänner 2010: MANZ Solutions Gmb. H b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 5

Öffentliche Urkunden (1. Container) n Öffentliche Urkunden, für Grundbuch oder sonst zur öffentlichen Einsicht bestimmt („veröffentlichte“ Urkunden, z. B. : Teilungspläne, Mappenberichtigungen, Servitutspläne, Nutzwertgutachten) n oder mit Zustimmung des Auftraggebers elektronisch errichtet (Aufzugsprüfungen) b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 6

Öffentliche Urkunden n Rahmenbedingungen: - Gesetzliche Verpflichtung zur elektron. Erstellung und Einspeicherung Urkunde entsteht durch Beurkundungssignatur + Einbringung - Beilagen zu öffentlichen Urkunden oder damit in Zusammenhang stehende Urkunden sind dazuzuspeichern (Bescheide von Behörden, Parteienerklärungen, etc. ) - Nur von ZT, mit elektron. Beurkundungssignatur - Rechtliche Originalqualität - Gesetzlich geregeltes Format: PDF/A-1 b - Archiv Betreiber (MANZ Solutions) garantiert dauerhafte Lesbarkeit b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 7

Private Urkunden (2. Container) n Mit Zustimmung des Auftraggebers: Speicherung von digitalen Dateien, Operate, Projektunterlagen, vektorielle Pläne oder Einreichpläne, etc. n Rahmenbedingungen: - Sicheres Speichern mit elektron. ZT-Signatur - Beliebige Dateiformate (DOC, XLS, DXF, DWG, . . . ) n Z. B. MA 29 Brückenbau: Sichere Langzeitspeicherung im b. AIK-Archiv beschlossen - Digitale Archivierungskopie des Projekt-Letztstandes als Sicherungskopie - Einspeicherung durch ZT (Bauingenieur) - Zugriff nur für zuständige MA 29 -Mitarbeiter n Z. B. BIG: überlegt b. AIK-Archiv als Zentralarchiv - Elektronische Form ersetzt Plotten und Falten von Plänen b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 8

Sicherungscontainer (3. Container) n Steht ZT zur Datensicherung zur Verfügung (Büroarchiv, Projektunterlagen, Berechnungen, Fotos, Backup, etc. ) n Rahmenbedingungen: - Sicheres Speichern mit elektron. ZT-Signatur bzw. durch berechtigte Mitarbeiter. Innen mit ihrer Bürgerkarte ( ) - Beliebige Dateiformate b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 9

Rechtssicherheit im b. AIK-Archiv n Originärer Dateninhalt mit voller Beweiskraft n Formvorschriften: Geschäftszahl, Datum, Siegelabbild und Beurkundungssignatur n Elektronisch erstellt oder von Papier eingescannt - Elektronische Urkunde gilt stets als ein Original n Integrität der gespeicherten Daten: - Revisionssichere Langzeitspeicherung - Keine Änderung oder Löschen möglich - Alle Transaktionen werden protokolliert n Papierausfertigungen von elektronischem Original - Komplettes Abbild der elektronischen Urkunde - Archivsignatur bestätigt Authentizität und Unversehrtheit n Korrekturmöglichkeiten: - Zusätzliche Beilage mit Hinweis - Zugriffsberechtigungen löschen b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 10

Fallbeispiel Nutzwertgutachten n „Stammurkunde“: mit Beurkundungssignatur und Siegelabbild - Nutzwertgutachten n Beilagen z. B. (wenn nicht oben inkl. ): signiert - Einreichpläne / Parifizierungspläne - Nachvollziehbare Flächenberechnung - Grundbuchauszug - Bescheid der Behörden - Vermesserplan mit Abstandsbestimmungen - Ergänzende Bescheide - Schriftliche Vereinbarung der Miteigentümer - alle mit Rechtskraftvermerk, elektron. / vom Original gescannt b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 11

Organisationsstruktur – Zuständigkeiten n b. AIK ist Rechtsträger des Urkundenarchives - Ermächtigung zur Einrichtung und Führung, technische und organisatorische Vorschriften zu erlassen n Länderkammern - Ausgabe und Verwaltung der Signaturkarten - Aktualität des Verzeichnisses der Karteninhaber n Archiv Betreiber (MANZ Solutions) als Dienstleister: - Erstellung der Software und Betrieb des Archives - Support-Hotline - Garantiert sichere Speicherung für 30 Jahre n A-Trust ( ) als Zertifizierungsdiensteanbieter - Digitale Zertifikate und Infrastruktur für digitale Signaturen n Ziviltechniker. Innen als Urkundeneinbringer - Signierung, Speicherung, Berechtigungsvergabe, Urkunden in PDF/A-1 b b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 12

Technische Voraussetzungen n Handelsüblicher PC + Internetzugang n Signaturkarten mit qualifiziertem Zertifikat ( ) der Firma A-Trust bei Ihrer Länderkammer n Software bei Ihrer Länderkammer bzw. MANZ Solutions n Kartenlesegerät bei Ihrer Länderkammer b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 13

Signaturkarten n Elektronische Beurkundungs-Signaturkarte n Elektronische Ziviltechniker. Innen-Signaturkarte n n n Mit Bestellformular ( ) bei Ihrer zuständigen Länderkammer Verständigungsbrief von A-Trust, Länderkammer zu kontaktieren Länderkammer aktiviert das qualifizierte Zertifikat bei Abholung Signaturkarte = ZT-Ausweis Gültigkeitsdauer: 5 Jahre n ZT-Gesellschaften, Vorteil: alle Projekte dort abgespeichert n Auch zur Verwendung außerhalb des b. AIK-Archivs - z. B. zum Signieren von E-Mails und elektronischen Rechnungen n Bürgerkartenfunktionalität: Führungszeugnis, e-Banking, . . . b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 14

Signaturkarte (VS, RS) & Muster einer elektron. Signatur b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 15

Kosten je Signaturkarte, Software, Kartenlesegerät n Signaturkarte (exkl. USt. ): - Ausstellung: € 36, - Aktivierung: € 10, - Verwaltungsabgabe an das Finanzamt: € 13, 20 - Jährliches Entgelt: € 13, n Software gratis als b. AIK-Archiv-Startpaket: - Signatursoftware trust. Desk b. AIK-Archiv (Erstlizenz gratis) - Smart. Client zur Einbringung ins b. AIK-Archiv (kostenlos) - PDF/A-1 b Druckertreiber: - 30 Tage Testversion e. Doc. Print. Pro (alternativ: Adobe Acrobat Professional ab Version 9) - Installations-CD - Handbuch n Kartenlesegerät zum b. AIK-Archiv-Startpaket: Reiner SCT cyber. Jack®pinpad : € 45, - (exkl. USt. ) b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 16

Einbringungs- und Archivierungs-Kosten n Einmalige Kosten für Einbringung und Archivierung für 30 Jahre n Gebühr je Urkunde inkl. aller Beilagen und Dokumente eines Geschäftsfalls im 1. + 2. Container: (jeweils exkl. USt. ) - bis zu 5 MB € 19, - bei einer Datenmenge > 5 bis zu 10 MB insgesamt € 26, -- bei einer Datenmenge > 10 bis zu 15 MB insgesamt € 32, 50 - bei einer Datenmenge darüber je weitere 10 MB € 11, 50 n Gebühr im 3. Container: - bei einer Datenmenge von bis zu 5 MB € 15, -- bei einer Datenmenge > 5 bis zu 10 MB insgesamt € 20, -- bei einer Datenmenge > 10 bis zu 15 MB insgesamt € 25, -- bei einer Datenmenge darüber je weitere 10 MB € 10, -- b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 17

Zugriff auf das b. AIK-Archiv n auf alle veröffentlichten Urkunden uneingeschränkt via Internet n auf nicht veröffentlichte: - ZT als Verfasser. In - Auftraggeber - Berechtigte dritte Personen, Behörden und Gerichte - Zugriff mittels Signaturkarte bzw. Bürgerkarte n Zugriffskosten (exkl. USt. ): - Für Auftraggeber und ZT kostenlos - Für Behörden und Gerichte im laufenden Verfahren kostenlos - Zugriff für sonstige Berechtigte: € 1, -/ Geschäftsfall - Allgemeiner Zugriff auf veröffentlichte Urkunden: € 1, -/ Geschäftsfall b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 18

Ihre Vorteile auf einen Blick n Langzeitarchivierung der öffentlichen und privaten Urkunden, Dokumente und Daten für mind. 30 Jahre auf höchstem Sicherheitsniveau n Rechtliche Originalqualität der Urkunden n Erfüllen der Aufbewahrungspflicht für jede/n ZT n Geschäftsfall steht vollständig mit allen Beilagen und Dokumenten als „Urkundencontainer“ zur Verfügung n Kooperation der 3 GOG-Archive b. AIK-Archiv, Cyberdoc (Notare) und Archivium (Rechtsanwälte) Referenzieren auf GZ statt Ausdruck oder Versand neu seit 1. 1. 2010: einheitlich PDF/A-1 b n Das Archiv als Grundlage für die elektronische Antragstellung f. ZT n Zugriff für Berechtigte via Internet rund um die Uhr n Übergabe des Risikos und der Organisation an den Archivbetreiber n Support-Hotline: gratis E-Mail: support@baik-archiv. at, kostenpflichtige Tel. Nr. : 0900 -440170 b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 19

Informationen & Support n Überblick: b. AIK-Archiv-Folder mit weiterführenden Links ( ) n Allgemeine Informationen: www. arching. at ( ) n Handbuch ( ) im internen Mitgliederbereich zu Verwendung des Archivs und zur Urkundenarchiv-Verordnung, VO, Gesetze n Zugriff, Infos und Software b. AIK-Archiv: www. baik-archiv. at ( ) n Signaturkarten für ZT: zuständige Länderkammer n Support-Hotline: support@baik-archiv. at, 0900 -440170 ( ) n Technische Fragen: P. Wagner / MANZ Solutions n Allgemeine Fragen: E. Fleischmann Tel. : 505 58 07 -58 elisabeth. fleischmann@arching. at b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 20

Technischer Teil - Systemüberblick b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

b. AIK-Archiv Nutzungsmöglichkeiten b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Jänner 2010 Version: v 01. 00 Seite 23

Technischer Aufbau des b. AIK-Archivs Big Picture BAIK-Archiv ZT Zugriff Berechtigte Container des Archivs Urkundencontainer GZ: WWW ZDA GZ: Gutachtencontainer WW W Zugriff Dritte Sicherungscontainer Microbilling b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Der Smart Client Urkundencontainer: Durch Gesetzgeber geregelt. Nur Dateiformat PDF/A-1 b zulässig. Einbringung nur durch ZT. Gutachtencontainer: Durch Gesetzgeber geregelt. Sämtliche Dateiformate zulässig. Einbringung nur durch ZT. Sicherungscontainer: Frei verwendbarer Container. Sämtliche Dateiformate zulässig. Einbringung durch ZT und Berechtigte zulässig. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

b. AIK-Archiv Web Oberfläche www. b. AIK-Archiv. at b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Technische Voraussetzungen (Hardware / Software) b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Technische Voraussetzungen Hardware und Software n Hardware für Smart Client Installation: - Minimalkonfiguration: PC mit 1 GHz und 512 MB RAM - Optimalkonfiguration (bis Windows XP): PC mit 2 GHz und 1 GB RAM - Benötigter Festplattenplatz ohne lokales Repository: ca. 250 MB - Kartenlesegerät (Klasse 2 und höher): IT Solution trust. Desk kompatibel - Festplattenplatz für lokales Repository Internetverbindung n Software: - Betriebssysteme: MS Windows 2000, XP, Debian Linux etch, Ubuntu Feisty Fawn b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Standardinstallation Einzelplatzinstallation • • Ein einzelner PC wird zum Bearbeiten, Signieren und Archivieren genutzt. Dieser PC erledigt auch den Upload ins b. AIK-Archiv. Upload. Eigenschaft Steuerungsinformation U lokales Repository WWW - Die Clientsoftware wird auf einem einzelnen PC installiert. - Das „lokale Repository“ wird auf dem einzelnen PC oder einem Server zentral installiert. - Der einzelne PC muss eine Onlineverbindung ins Internet haben. Daten. Upload b. AIK-Archiv Für weitere Fragen und Antworten kontaktieren Sie bitte das Supportteam. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Erste Schritte mit dem b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Erste Schritte mit dem b. AIK-Archiv Vorgehen für den ZT 1. ZT beantragt bei Länderkammer die Signaturkarte(n) 2. ZT holt die Signaturkarten bei Länderkammer persönlich ab 3. ZT registriert sich bereits bei Länderkammer auf „www. b. AIK-Archiv. at“ – Jetzt registrieren 4. Danach werden die Daten ab 18 Uhr von der Länderkammer an das b. AIK-Archiv übertragen! --------- Warten bis zum nächsten Tag ! ---------5. Erst danach kann sich der ZT im Internet unter „www. b. AIK-Archiv. at“ anmelden (Login durchführen), um den AGB und der Datenschutzerklärung zuzustimmen. Weiters werden Informationen zur Rechnungslegung (basierende auf den Stammdaten) abgefragt. (Siehe nächste Seite!) 6. Mit Arbeit im Smart Client kann begonnen werden. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Erste Schritte mit dem b. AIK-Archiv Vorgehen für den ZT 1. Überprüfung Rechnungsadresse 2. Auswahl der Zahlungsart 3. Bestätigung trust. Desk 4. AGB und Datenschutzerklärung 5. Zusammenfassung der Angaben b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Livedemo b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Anhang / Exkurs b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Client starten und Anmeldung einleiten Splashscreen während des Starts des Smart Clients. Um ein Projekt anlegen und eine Urkunde einbringen zu können, muss sich der Benutzer anmelden. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Anmeldung am Client mittels Karte und PIN Sichere Anmeldung am System unter Verwendung des IT Solution trust. Desk b. AIK-Archiv mit Lesegerät und Karte. Erst Signieren drücken und danach am Kartenleser den 6 stelligen Signatur PIN eingeben. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Smart Client nach erfolgter Anmeldung Nach der erfolgreichen Anmeldung wird der Smart Client gestartet. Es soll nun ein Projekt samt Projekt Metadaten hinzugefügt werden. Dazu wird dieser Schaltknopf gedrückt. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Projekt (GZ) hinzufügen - Assistent Ein Assistent hilft, alle Schritte vollständig und auf einfachste Weise durch zu führen. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Erfassung des Projektnamens (meist: GZ) und der Projektmetadaten. Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Projekt (GZ) hinzufügen - Assistent Vor der Fertigstellung und Anlage des Projekts werden alle Daten zur Kontrolle angezeigt. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Smart Client mit angelegtem Projekt Das Projekt GZ 20071007 wurde nun hinzugefügt. Die drei zugehörigen Container werden rechts angezeigt. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Dokument hinzufügen – Auswahl der Urkunde Ein Dokument soll signiert und als öffentliche Urkunde in das Urkundenarchiv eingebracht werden. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde hinzufügen - Metadatenerfassung Das Metadatenset gibt die zu befüllenden Metadaten vor. Die bereits bestehenden Projekt Metadaten werden übernommen und vorausgefüllt. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde hinzufügen – Erteilung der Freigaben für Benutzer, Organisationen (Büros) oder an die Behörde (noch nicht möglich) erteilbar. Es wurde Johann Neumann als Auftraggeber und eine weitere Freigabe an einen Verfahrensbeteiligten erfasst. Beachte: Freigaben für Büro versus Freigabe für Benutzer! In der Trefferliste erscheinen nur Personen, die wiederum selber dem ZT eine Freigabeerlaubnis erteilt haben. Z. B. der Auftraggeber, Rechtsanwalt, etc. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde hinzufügen - Datenkontrolle Vor dem Hinzufügen der Urkunde in das lokale Repository werden alle Daten zur Kontrolle angezeigt. b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Smart Client – Urkunde hinzugefügt Nächste Aktion: Signieren und Archivierung b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde signieren und archivieren Die Urkunde muss nun vor der Einbringung mit der Beurkundungssignatur signiert werden. Anzeige des PDF-Dokuments im Secure Viewer, welches mit der Beurkundungssignatur signiert werden muss. Größe der Bildmarke: 12, 2 cm x 4, 7 cm b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde signieren und archivieren – warten auf Upload Manuelle Aktualisierung der Anzeige. Urkunde wird in das Urkundenarchiv eingebracht und Status wird entsprechend aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass der Uploader aktiviert sein muss! b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010

Einbringen einer Urkunde Archivierungsbestätigung für Urkunde nach 15 Minuten Nach erfolgreicher Einbringung und weiteren 15 Minuten kann der ZT jederzeit eine Bestätigung über die korrekte Einbringung der Urkunde abrufen. (=Gefahrenübergang) b. AIK-Archiv_Infoveranstaltung. ppt Version: v 01. 00 Jänner 2010