Informationsmde Udbud af GLR CHR 29 august 2016

Informationsmøde Udbud af GLR / CHR 29. august 2016, Glostrup Udbud GLR/CHR

Agendaen for mødet • Velkomst & kort præsentation af Ordregiver • Tidsplanen • Den udbudte genstand • Udbudsprocessen • Dokumentation over GLR / CHR • Afrunding med evt. spørgsmål 2 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Velkomst & kort præsentation af Ordregiver er Natur. Erhvervstyrelsen (NAER) og Fødevarestyrelsen (FVST), der ejer hhv. Generelt Landbrugs. Register (GLR) og Centralt Husdyrbrugs. Register (CHR). Begge styrelser er del af Miljø- og Fødevareministeriet. NAER har medansvaret for ministeriets erhvervs- og miljøpolitik, mens FVST har ansvaret for veterinær- og fødevareområdet. Deltagere fra styrelserne: • Thorm Bendtsen (NAER) • Lene K. Gram (FVST) • Malene Sthyr (FVST) • Thorkild Bastholm (FVST) • Mikael Klint (Konsulent) 3 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Formålet med Informationsmødet • Formålet med mødet er at orientere om udbudsforretningen samt at give en kort gennemgang af fremgangsmåden for udfyldelse af ESPD dokumentet. • Endvidere ønsker Ordregiver at orientere om Udbud med forhandling • Dertil vil Ordregiver vise, hvorledes dokumentationen for det samlede system kan tilgås på Ordregivers projektsite. • Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under informationsmødet. Spørgsmål vedrørende konkrete elementer i udbudsmaterialet skal stilles via udbudglrchr@fvst. dk 4 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Tidsplanen for udbuddet 19. august 2016’ Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende (TED) 29. august 2016 kl. 12. 30 Informationsmøde vedr. udbudsstruktur, indhold og ESPD 12. september 2016 Frist for modtagelse af spørgsmål til prækvalifikation 14. september 2016 Frist for svar på spørgsmål til prækvalifikation 22. september 2016 kl. 12. 00 Frist for anmodning om prækvalifikation 6. oktober 2016 Annoncering om prækvalificerede tilbudsgivere 25. oktober 2016 Frist for modtagelse af spørgsmål tilbudsmaterialet 31. oktober 2016 Frist for svar på spørgsmål tilbudsmaterialet 11. november 2016 kl. 12. 00 Frist for afgivelse af tilbud Uge 45 -47 2016 Gennemgang, evaluering af tilbud Uge 48 2016 Forhandlingsforløb med tilbudsgivere Uge 49 2016 Frist for endeligt tilbud Uge 4 2017 Indhentelse og verifikation af dokumentation for ESPD Uge 5 2017 Forventet annoncering af valg af leverandør Uge 5 og 6 2017 Stand-still periode (+ 10 dage efter annoncering af leverandør) Uge 7 2017 Indgåelse af kontrakt 5 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Den udbudte genstand • Udbuddet vedrører genudbud af drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Generelt Landbrugs. Register / Centralt Husdyrbrugs. Register (GLR/CHR) for Natur. Erhvervstyrelsen (NAER) og Fødevarestyrelsen (FVST). • Leverandøren opnår det samlede ansvar for drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den samlede løsning. • Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage i udbuddet, men kun tilbudsgivere, som Ordregiver opfordrer hertil, kan afgive tilbud. • Forbehold for at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud. 6 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Udbudsprocessen 7 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Spørgsmål / svar • Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl eller noget fremstår uklart. • Brug tiden allerede i Prækvalifikationsfasen til at afklare eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet. • Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til: udbudglrchr@fvst. dk med angivelse af ”Spørgsmål til Udbud GLR/CHR” i emnefeltet. 8 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Prækvalifikation – hvad skal vedlægges? • Udfyldt ESPD • Udfyldt XML fil (vedlagt på USB) • Udfyldt PDF (generes efter at ESPD’en er udarbejdet. Klik print til PDF) • Bilag A – Referencer • Bilag B – Støtteerklæring • Fremsendes i fire eksemplarer og én USB 9 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Prækvalifikation ESPD 10 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

11 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Tjek at udbudsnummer samt officielt navn er korrekt 12 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

13 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

14 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Udfyld med den person som er beføjet til at repræsentere virksomheden 15 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

16 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

17 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

18 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

19 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Udskriv til PDF og vedlæg i print 20 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation Eksporter til XML som vedlægges på USB

Prækvalifikation – Bilag A Referencer • Der ønskes minimum 2 referencer. Hver reference må maksimalt fylde 3 sider inkl. illustrationer. • Referencerne skal være leveret inden for de seneste 3 år. • Der lægges vægt på teknologier inden for Oracle, Linux og ADF Java. • Der vil særligt være fokus på referencer, hvor tilbudsgiver har overtaget applikationsvedligeholdelsen og den efterfølgende videreudvikling af applikationerne. 21 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Prækvalifikation – Bilag B Støtteerklæring • Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen. • Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt og underskrevet af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). • Tilbudsgiver skal også udfylde bilag B – Støtteerklæring for økonomiske og finansielle formåen og / eller tekniske og faglige formåen. 22 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Tilbudsfasen 23 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Tilbuddets indhold Dokument Tilbudsbrev Udbudsbekendtgørelse (via TED) Udbudsbetingelser Kontrakt Bilag 1 - Situationsbeskrivelse Bilag 2 - Aktivitets- og tidsplan for overtagelsesprojektet Bilag 3 – Ydelsesbeskrivelse Bilag 4 - Kravspecifikation Bilag 4. 1 – Overordnet beskrivelse af løsningen Bilag 4. 2 – Motivation og CV’er Bilag 5 - Vederlag og betalingsplan Bilag 6 - Servicemål Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Bilag 8 - Prøver Bilag 9 - Ændringsanmodning Bilag 10 – Overdragelse ved ophør Bilag 11 – Bestillingsblanket til udviklingsydelser Bilag 12 - Standardprogrammel Bilag 13 – Databehandleraftaler 24 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR Vedlægges tilbudsmaterialet Ja Nej Ja Ja Udfyldes af tilbudsgiver Ja Nej Nej Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nej Nej Ja Nej

Tilbudsafgivelse • Det indledende tilbud skal afleveres skriftligt i 4 fysiske eksemplarer samt én USB. 25 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Forhandling • Formålet med forhandlingerne er, dels at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels sikre at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud. - Forbehold for at tildele ud fra de indledende konditionsmæssige tilbud. • Ordregiver vil inden mødet udsende konkrete spørgsmål som tilbudsgiver bedes uddybe under mødet. • Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3 tilbudsgivere vil blive inviteret uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige. • Ordregiver vil i løbet af uge 46 orientere om det mulige forhandlingsforløb. 26 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Revideret tilbud • Efter afholdelsen af forhandlingsmøderne, har tilbudsgiverne efterfølgende en uge til at foretage eventuelle justeringer / ændringer i dennes tilbudsmateriale. • Ordregiver forbeholder sig ligeledes retten til at foretage mindre ændringer i udbudsmaterialet, såfremt denne ser det hensigtsmæssigt, på baggrund af forhandlingerne med tilbudsgiverne. • Det endelig tilbud skal fremsendes således, at ændringerne i tilbudsmaterialet tydeligt fremgår for Ordregiver fx ved brug af track-changes. • Det endelig tilbud med ændringerne skal fremsendes i 4 eksemplar samt på USB. 27 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Dokumentation af GLR / CHR Åbnes i Projectplace 28 / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

Dokumentationen findes på www. projectplace. dk Login med brugernavn og adgangskode 29 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Dokumentationen findes på www. projectplace. dk brugernavn og adgangskode fremsendes ved henvendelse til udbudglrchr@fvst. dk 30 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Vælg fanen Dokumenter: Åbn mappen Bibliotek 31 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Beskrivelse af strukturen for dokumentationen fremgår af udbudsmaterialets kontrakt - Bilag 1 – Situationsbeskrivelse, samt bilag 1. 2 og 1. 3 32 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Download dokumenter 33 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

Spørgsmål relateret til udbudsprocessen?