Informasjonshavet ITsjefens nye rolle Ressursutfordringer lyder det kjent

Informasjonshavet IT-sjefens nye rolle

Ressursutfordringer – lyder det kjent? Ånden i lampen Tre menn: en IT sjef en programvareingeniør og en hardwareingeniør er i Ft. Lauderdale på et to ukers konsulentoppdrag. Midt i uken bestemmer de seg for å gå en tur på stranda sammen i lunsjpausen. Litt opp på stranda kommer de over en lampe. Når de pusser lampen spretter en ånd opp og forteller: -Vanligvis oppfyller jeg 3 ønsker, men siden det er 3 av dere, vil jeg oppfylle et ønske til dere hver. Hardwareingeniøren begynner, - Jeg ønsker å tilbringe resten av mitt liv i et stort hus i St. Thomas, uten pengeproblemer og omgitt av lekre damer. Ånden oppfyller løftet og sender ham av gårde til St. Thomas. Programvareingeniøren er neste. – Jeg ønsker å tilbringe resten av livet på en stor yacht, og cruise Middelhavet uten pengeproblemer. Også jeg vil være omgitt av lekre damer. Ånden oppfyller løftet og sender ham av gårde til Middelhavet. Til slutt er det IT sjefen sin tur. – Og hva ønsker så du deg? Spør ånden. JEG ØNSKER BEGGE TILBAKE ETTER LUNSJ, svarte IT-sjefen

Dagens utfordringer • Mange IT ledere er i dag fanget i et spill de må tape, preget av at; – 70 -80% av dagens budsjetter går med til å drifte dagens systemer – 70 -80% av tiden går med til å fokusere på gårsdagens løsninger – 70 -80% av fokus ligger på teknologinivået !!! Bare 12 av de 100 største virksomhetene har en it-sjef i toppledelsen (kilde HP) I Danmark sitter 46% av IT-sjefene i ledelsen

Fra EDB til IKT

Fra data til kunnskap

Visste du at… • I følge MIT vil mennesket før nyttårsrakettene når bakken i 2010 ha fordøyd mer informasjon de siste 2 år enn de foregående 50000 • Informasjonsflommen i følge IDC forventes å seksdobles i perioden frem til 2010. • En interessant undersøkelse gjengitt i DN avslørte at 60% av norske ledere mener det finnes informasjon som pressen ville slått stort opp dersom de fikk tilgang til informasjonen – snakk om å leve farlig!

Undersøkelse… • • • Mindre enn 20% av informasjonshavet brukes til å early warning, analytisk og innsiktsskapende formål. Til tross for at digitale data eksisterer i bøtter og spann brukes de sjelden konstruktivt. Vi kaller tilstanden datadiare, og 9 av 10 norske virksomheter er smittet. Sykdommen er langt fra ufarlig i enkelte tilfelle dødelig. Minde enn 30% av de som svarte føler at dagens data utnyttes strategisk. Informasjonen er tilgjengelig, men når sjelden frem til riktig bruker til riktig tid. Vi kaller tilstanden informasjonsforstoppelse. 7 av 10 norske virksomheter har sykdommen som er dødelig. Mindre enn 35% av kunnskapsmedarbeiderne føler at informasjonen de sitter med blir verdsatt selv om den faktisk finnes (ofte kun samlet i hodene til de ansatte). Endringsvegring er en folkesykdom. 6 av 10 norske virksomheter har sykdommen. Sykdommen er dødelig, men dreper sakte. DATADIARE, INFORMASJONSFORSTOPPELSE OG ENDRINGSVEGRING Kunnskapsalderens tre hyppigste dødsårsaker.

Informasjon • Informasjon er et sterkt motivasjonsmiddel • Vel designet og levert så vil man ved hjelp av informasjon kunne få mennesker til å trekke i samme retning • Når vi opptar informasjon så blir det en del av hva vi vet, kan og tror • Vi kan handle basert på hva vi vet og kan ALLE VIRKSOMHETER ØNSKER Å FÅ ANSATTE TIL Å TRO, VITE og HANDLE. SÅ ALLE VIRKSOMHETER TRENGER Å BRUKE INFORMSJONEN EFFEKTIVT.

Kostnader • Dersom en virksomhet kunne redusere kostnadene for å opprette informasjon til null, så ville de gjort det!

Hva betyr dette? FREMOVER HANDLER DET OM Å FÅ KONTROLL OVER INFORMAJONSRESSURSENE – FORVALTE VIRKSOMHETENS KUNNSKAP (VIRKSOMHETSHUKOMMELSEN) OG BRUKE DE RESSURSENE DU TRENGER FOR Å GJØRE DETTE. Ø IT-LEDERNE SOM TAR GREP NÅ VIL SITTE UNIKT PLASSERT FOR Å BLI MORGENDAGENS INSPIRATORER FOR ØKT ENDRINGS- OG KONKURRANSEKRAFT. Ø DET GJELDER Å REDINFERE ARBEIDSOPPGAVENE, OG INNTA ROLLEN SOM INFORMASJONSANSVARLIG, INNOVASJONSFORKJEMPER OG INSPIRATOR.

Noen har lykkes… Eksempel 1 I 2006 innførte Laukholm & Co en ny stilling som informasjonssystem direktør. Rollen skal sitte på innsiden av prosessene og kan endelig påvirke slik at Ui. O (Universitet i Oslo) velger løsninger som muliggjør smartere arbeidsprosesser og gevinstrealisering. » Arne Laukholm, IS direktør Ui. O Eksempel 2 Et annet eksempel er Per Waage på Statens Innkrevingssentral’s øverste leder. Waage innså tidlig potensialet i intelligent informasjonsutnyttelse, - og har gjort det til en konkurransefordel.

Virksomhetshukommelsen

Målbilde for helhetlig informasjonsforvaltning Interne og eksterne brukere skal kunne lagre, finne igjen og dele relevant informasjon på en enkel, sikker og effektiv måte Dette forutsetter at: § det er enkelt å opprette og lagre informasjon § det er enkelt og effektivt å finne relevant og interessant informasjon § informasjon er pålitelig og oppdatert § brukere opplever det som verdifullt å dele informasjon § informasjon kun skal tilflyte brukere som har autorisert tilgang

Hva mer enn finansiell rapportering må ivaretas?

Information Intelligence

Visste du at… • ”Of all the information that we gather and store, only up to 7% is used to take better decision” IBM Global Services i 2002 • I 2006 påpeker norske politikere at selv om norske olje reserverer nå utgjør over 1000 Milliarder er det fortsatt slik at intellektuell kapital utgjør 4/5 deler av vår totaleøkonomi.

Hvordan forvalte verdiene?

Sørg for å ha koordinerte maurtuer! Information Management Knowledge Management = forvaltning av intern/ekstern informasjon Business Intelligence = både strukturert (eksplisitt) og human (taus) i organisasjonen BI =kapital beslutningsstøtte = innholdshåndtering for hele virksomheten Enterprise Content Management = innholdshåndtering Document Management = dokumenthåndtering Records Management = arkivforvaltning/danning RM DM CM KM IM Teknisk infrastruktur, hardware og drift av systemer

Arkitektur

Obs! • Verktøy som overlapper ifht informasjon må integreres slik at de kan dele informasjon fra en felles kilde. • Verktøy som brukes av de samme brukerne må også samspille på en logisk måte • Verktøy som både deler informasjon og brukergrupper vil kunne være redudante

Informasjonseierskap

Veien til suksess styr unna de sju skjærene!

Kritiske faktorer for å sikre kvalitet • Tabeller

Fortsettelse…

Fortsettelse…

Fortsettelse…

Fortsettelse …

Helhetlig informasjonsstyring

Eksempler på indekser som må følges opp

Mulige prosjekter • Hva finnes? - begrepsavklaringer • Informasjons-/KMstrategi (policy) – Eks. Hvilken informasjon skal du levere til hvem? • • Informasjonsforvaltnings organisasjon Definer og velg mål Prosesskartlegging ”Taksonomi” Virksomhetshukommelse Enterprise information system WEB services (WEB 2. 0)

Lag strategiske uttalelser • I de strategiske uttalelsene må MÅLET, MÅLGRUPPEN og INFORMASJONEN fremheves • De får frem hvordan informasjon levert til de ansatte kan hjelpe virksomheten med å nå sine mål. • Få frem at det er en sammenheng mellom å levere informasjon og det å nå forretningsmål • Disse strategiske uttalelsene kan være basisen for informasjonsstrategien • Med en strategisk uttalelse kan du designe, overbevise forretningssiden om et prosjekt Informasjonssystemer hjelper mennesker til å kunne snakke sammen uavhengig av om de står foran deg.

Mål Målgruppe Informasjon Etabler flere relasjoner Etc. Kundene Bransje bakgrunn Ved å levere bransje informasjon til kundene vil vi etablere sterkere relasjoner. Bransjekunnskapen vil hjelpe kundene til å sortere ut hva de ønsker fra oss etc.

Som leder av informasjon, må du alltid: • • Formidle en visjon Formidle en strategi Forfremme informasjon Bearbeide planer IT-sjefen må ha kunnskap til å kunne formidle dette på en troverdig og riktig måte for brukeren.

Ledernes frykt? • Manglende lovoppfyllelse – • Manglende gjennomsiktighetskontroll – • Forbannede eksmedarbeider, utro tjenere, sløvhet rundt informasjonshåndteringen, samt manglende fokus på nye lover og krav er tikkende bomber. Mange norske ledere er i fare for å havne i fengsel om ikke de får kontroll på disse tikkende bombene. Vi lever i et åpent samfunn og informasjon flyter allerede på tvers av firmagrensene, og kan raskt havne i feil hender, eller mistolkes. Mange norske ledere risikerer å havne på avisenes forside om de ikke snart skaffer seg økt informasjonskontroll, men de negative konsekvensene dette har for børsverdi og virksomhetenes omdømme. Manglende informasjonsstyring – Evnen til å håndtere informasjonens livssyklus er svært mangelfull de fleste steder. Det handler om å sikre virksomhetshukommelsen både for de ansatte, kundenes og partnernes behov og påse at informasjonen behandles i samsvar med interne regler. Mange norske ledere risikerer å havne i skammekroken fordi informasjonsstyringen i dag er for dårlig.

Informasjonsfyrtårnet Når noen trenger ekspertise eller hjelp til informasjonsforvaltningen IT-avdelingen skal være det naturlig stedet å gå til!

Bli en endringsagent!

IT-sjefens Være innovative plakat De seks bud for digitale endringsagenter – verdiskapere med rett til å endre! • Jeg vil som verdiskaper være et forbilde for mine kollegaer innen intelligent utnyttelse av informasjon som ressurs for virksomheten og aktivt selge ideen om en mer produktiv morgendag. • Jeg vil som verdiskaper være på konstant leting etter miljøer som kan bistå meg med å løse deler av infrastrukturen • Jeg vil som verdiskaper være en av de beste til å skape kunnskapsdeling og effektiv utnyttelse av min virksomhets totale virksomhetshukommelse • Jeg vil som verdiskaper vite at i intelligente virksomheter er alle kunnskapsmedarbeidere med på å bidra til å skape verdi • Jeg vil som verdiskaper være konstant på leting etter innovative måter å forbedre min virksomhets utnyttelse av informasjon på • Jeg vil som verdiskaper gi kloke innspill vedr. betydningen av å ha kvalitet og struktur på informasjon i virksomheten.

Kjøp boken for å lære mer om Information Intelligence!