IndkbsABC Opbygning og drift af en indkbsfunktion 08

Indkøbs-ABC Opbygning og drift af en indkøbsfunktion 08. 02. 2018

Hvad går i hjem med? Opbygning • Systematisk og struktureret tilgang Forandring • Synlighed og kommunikation i hverdagen Udvikling • Løbende forbedringer i passende tempo

Introduktion Nu: • Strategisk indkøber, Syddansk Erhvervsskole, 1 år Tidligere: • Analytiker, Energinet, 3, 5 år • Udbudskonsulent, Odense Kommune, 4, 5 år

Agenda – de 4 årstider

Vinter: Januar – Marts 2017, Jobsamtalen 11 adresser og mere end 35 uddannelser 800 ansatte og 5. 000 årselever 170 indkøbere og spend på m. DKK 150 p. a.

Vinter: Januar – Marts 2017, Jobsamtalen 2 % årlig reduktion i taksameter Manglende overholdelse af lovgivning Konsulentrapport fra Prokura

Forår: April – Juni 2017, Opbygningen Rundt på Syddansk Erhvervsskole Internt kontraktoverblik Indkøbslandskabet Indkøbsportal Politik, processer og skabeloner Eksternt kontraktoverblik

Sommer: Juli – September 2017, driftsfokus Indkøb i tal: Vælge retningen Måle udviklingen Finde indsatsområderne

Sommer: Juli – September 2017, driftsfokus Udbudsplan 2017: Prioritere udbuds/tilbudsforretninger Involvere interessenter Synliggøre aktiviteter

Indkøb ved SDE Månedsrapportering Oktober 01. 10. 2017

Indhold: Slide 3 Slide 4: Kort beskrivelse af indsatsen på indkøbsområdet den sidste tid Slide 5 Overblik over kontraktudløb Indkøbsområdet i tal Slide 6 Slide 7 Overblik over omsætning og aftaleoverholdelse ved SDE Udbudsplan Slide 8 Indkøbsbesparelser

Overblik over kontraktudløb: Kommentarer • Grafer og tabeller følger den aktuelle kontraktudløbsdato, herunder også når en option på forlængelse er udnyttet. Tabellen viser kun rammeaftaler. • Datoer under option 1 og 2 i tabellen er den dato kontrakten udløber, hvis optionen udnyttes.

Omsætning og aftaleoverholdelse ved SDE: Kommentarer • Top og bund 10 er ikke tiltænkt at skulle pege fingre, men anspore til sund konkurrence og udvikling samt dialog med indkøbsfunktionen om, hvordan procenterne kan forbedres. Der er pt. ikke aftaler samt tilfredsstillende aftaler på alle områder, hvorfor nogen afdelinger vil komme ud med en lav procent. Bemærk: Administrative afdelinger håndteres separat. Endvidere opgøres der på ansvarsnumre i Batchflow.

Indkøb ved SDE Månedsinformation Oktober 2017 01. 10. 2017

Indhold: Slide 3 Slide 4 Kort beskrivelse af den sidste måned på indkøbsområdet Overblik over seneste indgående, forlængede og udgående aftaler ved SDE. Slide 5 -7: Kort præsentation af de nye aftaler Slide 8 Slide 9 Overblik over kontraktudløb Udbudsplan

Seneste indgående, forlængede og udgående aftaler: Indgående aftaler: Forlængede aftaler: Udgående aftaler: Kommentarer • Kontraktstartsdato er den dag kontrakten starter ved SDE. Aftaler via aftaleorganer som SKI, Statens Indkøb og IFIRS kan være startet tidligere, men SDE anvender dem først nu. • Aftalebruger er den eller de afdelinger, der handler ind på aftalen. Primært for at sikre et ensartet udtryk på SDE eller fordi aftalen kun er henvendt til dem. Kunne disse afdelinger kan se aftalen i kontraktdatabasen. Tilhører man ikke denne afdeling følger man den interne bestillingsprocedure, der er angivet på enkelte aftalepræsentationer. Hvis aftalebrugeren er ”alle afdelinger” følges de opgivne bestillingsbetingelser. • Efterfølgende aftalepræsentationer er sådan som aftalerne er indgået. Der kan ske ændringer, hvorfor man skal holde sig opdateret om aftalen via kontraktdatabasen.

Indgående aftaler: Aftalenavn: Værktøj, El-værktøj Aftalen omfatter: Elektrisk værktøj, herunder boremaskiner, slagboremaskiner, vinkelslibere, excenterslibere, rundsave, bajonetsave, polermaskiner, mejselhammer, stiksave, fræsere samt tilbehør, herunder batterier mv. Leverandør(er) Sanistål A/S Kontakt ved leverandør: Intern bestillingsprocedure: Aftalebruger ved SDE: Alle Fordele ved aftalen: Aftalen er lavet som sortimentsudbud, så leverandøren byder ind med alle produkter inden for kategorien elektrisk værktøj til aftalt rabatsats. Der er pt. 7. 023 produkter på aftalen. Direkte tildeling: Brug af aftale: Kaskademodel: Ingen Miniudbud: X Bestillingsbetingelser: Telefon mandag til torsdag mellem 8 -16 samt fredag 8 -14. E-bestilling er 24 timer i døgnet 365 dage om året. Leveringsbetingelser: Frit leveret senest 3 dage efter at bestilling er gennemført. Senest kl. 12: 00 på angivet leveringsadresse - og inden for åbningstiden. Returnering, reklamation og gebyr: Returnering inden for 14 dage i ubeskadiget stand samt original emballage. Reklamation uden ugrundet ophold Kontraktstart: 01. 10. 2017 Option på forlængelse: 2 x 12 måneder. Kommentarer: Kontraktslut: 30. 09. 2019

Indkøbsanalyse Område: Y Afdeling: Z 28. 09. 2017

Indkøbsanalyse 28. 09. 2017 Område: Y Afdeling: Omkostning pr. elev, 8 M (DKK): • SDE mål: DKK 28. 414 XX. XXX DKK XXX/ XX Unikke leverandører, 8 M (STK): • SDE mål: 1. 608 XX Z Handel ved aftaleleverandør, 8 M (%): • SDE mål: 80 % X% (DKK XX. XXX / DKK XXX) Unikke fakturaer, 8 M (STK): • SDE mål: 27. 154 XXX Indkøbskarakteristika for afdelingen i dag, herunder indkøbsmønster og udfordringer: Ud af de XX leverandører er X af dem aftaleleverandører. Heraf er de 3 største aftaleleverandører: • Leverandør 1 (DKK XX. XXX), Leverandør 2 (DKK X. XXX), Leverandør 3, (DKK X. XXX) De største 5 ikke-aftaleleverandører: • Leverandør 4 (DKK XXX), Leverandør 5 (DKK XX. XXX), Leverandør 6, (DKK XX. XXX), Leverandør 7 (DKK XX. XXX), Leverandør 8 (DKK X. XXX) Generelt: Overordnet handlingsplan forbedring af indkøbstallene for afdelingen (baseret på slide 3) Opfølgning på indkøbstal: Indkøbstal: Omkostning pr. elev (DKK): Handel ved aftaleleverandør (%): Unikke leverandører (STK): Unikke fakturaer (STK): Dato: Afvigelse, baseline

Indkøbsanalyse oversigt over aftalekategorier Indkøbskategori: Spend, kategori (DKK): Handel ved aftaleleverandør (%): Værktøj XX. XXX XX % Materialer XXX X% Årsag: Ikke kendskab til de nye aftaler Ingen aftale på området TILTAG: Konkurrenceudsættelse, handel på aftale, optimering i indkøbsmønster, ikke nu, ikke mulig Tiltag: Handel på aftale Konkurrenceudsættelse Indsats: Potentiale (DKK):

Efterår: Oktober – December 2017, Udviklingen Øget brug af netværk Valg af indkøbssystem Uddanne mere i aftaleindgåelse

Spørgsmål og dialog

Hvad går i hjem med? Opbygning • Systematisk og struktureret tilgang Forandring • Synlighed og kommunikation i hverdagen Udvikling • Løbende forbedringer i passende tempo