INDKB P AU AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT

INDKØB PÅ AU AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

HVEM ER VI? Mogens Toft Indkøbschef Agnethe Toft Andresen Team: Ø Strategisk Ø Indkøbspartner for Arts, Aarhus BSS og Fællesadm. Marie-Louiss N. Nordlander Team: Ø Strategisk Lasse Krongaard Maria Frøjk Hansen Suheyla Savas Team: Ø Strategisk Team: Ø Operationel Ø Indkøbsparter for Arts, Aarhus BSS og Fællesadm. Thomas Kristian Schmidt Morten Willow Nissen Jocelyne Bou-Zeid Team: Ø Analyse og kontraktstyring Kathrine Lynggaard Christina Lyneborg Rikke H. Sørensen Team: Ø Strategisk Ø Indkøbspartner for ST Ø Strategisk Ø Operationel Ø Strategisk Ø Barsel til november 2018 Ø Tværgående, Byg og Byg Ø Barsel indtil april 2018

HVORFOR INDKØB Baggrund i lovgivning ”Offentlige myndigheder skal skabe konkurrence om deres indkøb og sikre ligebehandling og gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af varer og ydelser. ” Baggrund i besparelser I 2017 er der gennemført indkøb for ca. 58 mio. med en samlet besparelse på ca. 13 mio. AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

GÆLDENDE REGLER Lovgivning I udbudsreglerne er der opstillet nogle tærskelværdier der er afgørende for hvilken indkøbsprocedure, der skal følges. Indkøb af vare- og tjenesteydelser - Værdi over 1, 5 mio. -> EU-Udbud - Værdi u. 1, 5 mio. -> annoncering v. ”klar grænseoverskridende interesse” el. hente minimum 2 til (markedsafdækning) hvis ej ”klar grænseoverskridende interesse”. Bemærk ingen grænse v. 500. 000, - AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

GÆLDENDE REGLER Indkøbspolitikfor AU Gælder for alle anskaffelser på Universitetet Rammeaftale / minimum to tilbud / tilstrækkelighedsprincip Det er vigtigt at bemærke , at ordet ”indkøb” omfatter alle indkøb foretaget af Aarhus Universitet indenfor en enkelt varekategori. Et indkøb af en enkelt vare skal altså ikke nødvendigvis vurderes isoleret set. AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

INDKØB I FÆLLESADMINISTRATIONEN - Indgåelse af rammeaftaler på brede varekategorier - Udbud af enkeltstående anskaffelser - E-handel (Indkøbsmodul i INDFAKII) - Indkøbsanalyser og rapportering - Ad hoc rådgivning / sparring om indkøb - Samarbejde med indkøbskoordinatorer AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

INDKØBSAFTALER AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

INDKØBSAFTALER Rammeaftaler - Indgås for 2 -4 år af gangen med en eller flere leverandører - Fast defineret sortiment og/eller miniudbud AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

INDKØBSPROCES 1. Husk at benytte en AU rammeaftale i det omfang der er en rammeaftale der dækker det pågældende indkøbsområde 2. Gennemfør indkøb i overensstemmelse med regler og politik, der hvor indkøbet ikke er dækket af en rammeaftale: 3. • Indkøb u. 100. 000, - (u. grænseoverskridende interesse): Hent to tilbud • Indkøb u. 100. 000, - (m. grænseoverskridende interesse): Kontakt indkøb • Indkøb o. 100. 000, - kontakt indkøb for en vurdering. Dokumentation AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

VEJLEDNINGER AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

STATUS PÅ INDKØBSOMRÅDET Ø Der købes ca. for 1 mia. varer og tjenesteydelser årligt på universitetet Ø Vi aftaledækker ca. 40% af vores samlede indkøb via rammeaftaler og enkeltstående indkøb Ø Mange indkøbere Ø Compliance/aftaleoverholdelse AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

IGANGVÆRENDE AKTIVITETER Ø Institutanalyser Ø Decentral organisering Ø E-handel AU AARHUS UNIVERSITET MOGENS TOFT 24. FEBRUAR 2017

AU AARHUS UNIVERSITET