INDFAK VELKOMMEN TIL WORKSHOP FOR NYE REKVIRENTER AU

INDFAK VELKOMMEN TIL WORKSHOP FOR NYE REKVIRENTER AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

AGENDA Ø Indkøb Ø Hvad er Ind. Fak Ø Organisationer i Ind. Fak Ø Rekvirentens roller Ø Regnskab, Kreditor Ø Faktura-flow Ø Gennemgang af Ind. Fak – varemodtagelse, afvis, søgning, stedfortræder Ø Ind. Fak hjemmeside AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

IDEEN BAG INDFAK Ø Fælles indkøbs- og fakturasystem i staten (Ind. Fak) Ø Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig Ø Ind. Fak er et fælles system til understøttelse af indkøbs- og fakturaprocessen for de statslige myndigheder – herunder Aarhus Universitet. AU anvender pt kun faktura-delen, men er i pilot test med indkøbs modulet. AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

ORGANISATIONSPLAN AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

REKVIRENTENS ROLLE Rekvirent - varemodtager en faktura/kreditnota. Status: Til varemodtagelse Som Rekvirent skal du bekræfte, at: Ø Varen fysisk er modtaget Ø Prisen er korrekt Ø Har kontakt med leverandøren, hvis der er uoverensstemmelse Du skal også kontrollere , at: � Det er rigtig sag- og sagsopgavenummer, der står på fakturaen. Fremgår oplysningerne ikke, så skal du tilføje sag- og sagsopgavenummer AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

KREDITOR GRUPPEN, REGNSKAB Regnskab: Kreditor-, Debitor-, Rejse-, og Service gruppen Kreditor: Ø Behandler fakturaer for hele AU (ca. 300. 000 stk. /år) Ø 22 personer Ø Opdelt i Teams Ø Processer fakturaer gennem godkendelsesflow Ø Processer fakturaer til bogføring og betaling. Ø Behandler betalingspåmindelser og kontoudtog AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

SÅDAN FORLØBER WORKFLOWET AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

WORKFLOW - FORTSAT Når du bestiller skal du huske: (se rekvirentguide- findes på hjemmesiden) • Oplyse korrekt ean-nummer • Rekvirentnavn (person der skal varemodtage i Ind. Fak) • Evt. oplyse sag og sagsopgave Hvem gør hvad: Fakturafordeler: Finanskonto og momskode. . Evt. påføre Sag og sagsopgave, hvis oplyst på faktura. Rekvirent: Bekræfter varemodtagelse. Skal påføre Sag og sagsopgave Disponent: Godkender fakturaen. Sikrer at det er korrekt Sag og sagsopgave (Navision): Fakturafordeler sørger for at processe videre til betaling. AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

VARSLINGSMAIL – EKSEMPEL AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

LOGIN BILLEDE AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

BRUGERNAVN OG ADGANGSKODE Brugernavn = din mailadresse Adgangskode : dit password skal indeholde: • • Mindst 8 tegn Både store og små bogstaver Mindst ét ciffer Mindst et særligt tegn [!, @, #, $, %, ^, &, *, ? , _, ~, £, -, (, )] Glemt adgangskode ? – Du kan selv gendanne nyt password AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

DASHBOARD = FORSIDE Du har 3 muligheder for at tilgå dine bilag: Ø Dobbeltklikke på linjen under ”Aktiviteter” direkte til bilag Ø Klik på Fanebladet ”Faktura” Hovedmenu – Klik på ”Til Varemodtagelse ” Hovedmenu > Faktura(er) til varemodtagelse Ø Klik på ikon ”Fakturaer” og vælg ”Til accept (varemodtag) Hovedmenu > Faktura(er) til varemodtagelse AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

FAKTURA TIL VAREMODTAGELSE Ø For at åbne fakturaen skal du klikke på ikon Ø Rød = Forfaldsdato er overskredet – skynd dig at få varemodtaget AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

FAKTURA TIL VAREMODTAGELSE - OVERSIGT Rød felt: Fakturahoved Blå felt = Fakturabillede Grøn felt = Fakturalinjen ”Konto”, ”Delregnskab”, ”Moms-prod” = er synlig da Fakturafordeler har udfyldt felterne på forhånd. Du skal udfylde ”Sag” og tilhørende ”Sagsopgave ”, hvis felterne ikke er udfyldt AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

SØGNING – FAKTURAARKIV Ø Faktura – Fakturaarkiv AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

STEDFORTRÆDER (FRAVÆRSASSISTENT) Ø Klik på ”Vælg stedfortræder ” Ø Skriv navnet på din stedfortræder i søgefeltet – marker og klik ”ok” Ø Hvis du skal have flere stedfortrædere på kan du søge dem frem en af gangen og markere ud for hver enkelt og tilsidst klikke ”ok”. AU AARHUS UNIVERSITET øverst højre hjørne - Min profil DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

INDFAK HJEMMESIDE www. au. dk Om AU For Medarbejdere Medarbejderservice på au Økonomisystemer – Ind. Fak 2 AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 9. MARTS 2017

AU AARHUS UNIVERSITET