INDFAK VELKOMMEN TIL INTRO FOR NYE REKVIRENTER AU

INDFAK VELKOMMEN TIL INTRO FOR NYE REKVIRENTER AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

AGENDA Ø Indkøb Ø Hvad er Ind. Fak Ø Organisationer i Ind. Fak Ø Regnskab, Kreditor Ø Rekvirentens roller Ø Faktura-flow Ø Gennemgang af Ind. Fak – varemodtagelse, afvis, søgning, stedfortræder Ø Ind. Fak hjemmeside / nyttige links og mailadresser AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

IDEEN BAG INDFAK Ø Fælles indkøbs- og fakturasystem i staten ( Ind. Fak) Ø Moderniseringsstyrelsen er ansvarlig Ø Ind. Fak er et fælles system til understøttelse af indkøbs- og fakturaprocessen for de statslige myndigheder – herunder Aarhus Universitet. AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

ORGANISATIONSPLAN ARTS AU AARHUS UNIVERSITET Science and Technology HEALTH Business Social Science DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR Fælles Administration 7. MARTS 2019

LOGIN BILLEDE AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

BRUGERNAVN OG ADGANGSKODE Brugernavn = din mailadresse eller AUXX@uni. au. dk Adgangskode : dit password skal indeholde: • • Mindst 8 tegn Både store og små bogstaver Mindst ét ciffer Mindst et særligt tegn [!, @, #, $, %, ^, &, *, ? , _, ~, £, -, (, )] Glemt adgangskode ? – Du kan selv gendanne nyt password AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

VARSLINGSMAIL – EKSEMPEL AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

KREDITOR GRUPPEN, REGNSKAB Regnskab: Kreditor-, Debitor-, Rejse-, og Service gruppen Kreditor: Ø Behandler fakturaer for hele AU (ca. 160. 000 stk. /år) Ø 24 personer Ø Opdelt i teams (ST)(FA)(ARTS, BSS, HE)(Betalingsgruppen) Ø Behandler fakturaer fra modtagelse i Ind. Fak til bogføring og betaling i Navision AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

WORKFLOW FOR DANSK FAKTURA AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

WORKFLOW - FORTSAT Når du bestiller skal du huske: Hvem gør hvad: Fakturafordeler: Finanskonto og momskode. . Evt. påføre Sag og sagsopgave, hvis oplyst på faktura. Rekvirent: Bekræfter varemodtagelse. Skal påføre Sag og sagsopgave Disponent: Godkender fakturaen. Sikrer korrekt Sag og sagsopgave (Navision): Efter disponentens godkendelse sørger kreditorgruppen for slutkontrol og efterfølgende betaling.

REKVIRENTENS ROLLE Rekvirent - varemodtager en faktura/kreditnota. Status: Til varemodtagelse Som Rekvirent skal du tage ansvar for/bekræfte , at: Ø Varen eller ydelsen er modtaget – (kritisk vurdering af relevans - besvigelse) Ø Prisen er korrekt med den rigtige valuta Ø Har ansvaret for kontakt til leverandøren – manglende oplysninger eller krav om kreditnota Ø Forplejning – HUSK altid at påføre deltagerliste og anledning som kommentar eller vedhæftet fil Ø HUSK ansvaret for rettelse af fejl på fakturaen ligger hos rekvirenten, da det er jer der bestiller og vi ikke kender til aftalen der er lavet med leverandøren. Du skal også kontrollere , at: Ø Der er påført et rigtigt sag- og sagsopgavenummer på fakturalinjen. Fremgår oplysningerne ikke, så skal du tilføje sag- og sagsopgavenummer inden du bekræfter varemodtagelse. AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

Systemdemo AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 6. JUNI 2017

STEDFORTRÆDER (FRAVÆRSASSISTENT) Ø Klik på øverst til højre - Profil Ø Klik på skift bruger og vælg enten ”Seneste Brugere ” el. Aktive stedfortrædere ” Ø Skriv navnet på din stedfortræder i søgefeltet – marker og klik ”ok” Ø Hvis du skal have flere stedfortrædere på, kan du søge dem frem en ad gangen og markere ud for hver enkelt og til sidst klikke ”ok”. AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

INDFAK HJEMMESIDE www. au. dk Til Medarbejdere Medarbejderservice på au Økonomisystemer – Ind. Fak 2 AU AARHUS UNIVERSITET DORTE KONDRUP SYSTEMADMINISTRATOR 7. MARTS 2019

AU AARHUS UNIVERSITET kreditorhotline@au. dk – spørgsmål til fakturaindhold, udenlandske faktura oeksystemer@au. dk – support på systemtekniske spørgsmål