In Loox Produktprsentation Funktionen von In Loox 4

In. Loox Produktpräsentation Funktionen von In. Loox 4 Länge ca. 20 Minuten

Was ist In. Loox? In. Loox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook© arbeitet. Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets – eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag. 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 2

Inhalt dieser Präsentation Die Kapitel (Kick auf Schaltfläche startet Kapitel) Projekt-Listen, Einbindung in Outlook Basisdaten, Ansprechpartner, Vorgänge Meilensteine, Phasen, Ressourcen Ablage für Dateien und Outlook-Elemente Projektkosten, Kalkulationen, Rechnungen Detail-Überblick, Rentabilität, Warnungen Wechseln Sie zwischen den Kapiteln durch Klick auf die Navigations-Zeile (unten) 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 3

In. Loox erweitert Microsoft Outlook© Kommunizieren, planen organisieren: Outlook Projekte verwalten in Outlook – mit In. Loox 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 4

In. Loox verbessert die Übersicht Alle Projekte in einer zentralen Übersicht Vorteile: maximale Verfügbarkeit und Erreichbarkeit für jeden Mitarbeiter 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 5

Ein Klick – ein Blick Verantwortlichkeiten: Intern, Kunde, Partner In. Loox-Felder zur Verwaltung von Projekten • Rohertrag, Projektstatus • Firmen, Kunden, etc. Frei definierbare Informations-Regeln • fett = neues Projekt, ungelesen • rot = negativer Rohertrag 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 6

Strukturierte Projekt-Information Outlook-Power zur Datenorganisation • Zeitstrahl • nach Kunden • nach Verantwortlichkeit • nach offenen Kalkulationen • nach Status Definieren Sie eigene persönliche Ansichten 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 7

Globale Sichten & Workflows In. Loox unterstützt Exchange-Ansichten und erlaubt Workflows Suchen, Gruppieren Filtern, Kennzeichen – nach vielen Kriterien 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 8

Volle Netzwerk-Unterstützung Exchange-Arbeitsgruppen werden vollständig zentral eingebunden (optional) Integration in öffentliche Projekt. Ordner über Exchange Server In. Loox unterstützt Team-, Offline-, Caching- und Einzelplatzbetrieb 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 9

Der In. Loox-Toolbar In. Loox bietet mächtige Excel-Berichtsfunktion Dokumente (Emails, Anhänge, Dateien…) einfach ablegen / ordnen Vorgänge erfassen – direkt aus Outlook. Aufgaben, Kalender, Posteingang, Journal, … In. Loox ist ständig erreichbar mit einem Klick 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 10

Ein Projekt öffnen In der Projekt-Liste entspricht eine Zeile einem Projekt Ein Doppelklick öffnet Ihr Projekt 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 11

Ein Projekt im Detail Ein Kartei-Reiter für jedes Projekt-Modul: • • • Betreuung Planung Dokumente Budgets Auswertung „Die Philosophie“ In. Loox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund – nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 12

Projekt-Zuordnung und Identifikation Projektname Eindeutige Projektnummer Format frei definierbar Kategorie als frei definierbares Ordnungskriterium Zum Beispiel: • Geschäftsfeld • Kundengruppe • Abteilung 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 13

Klare Verantwortlichkeiten Projekt-Ansprechpartner: Intern, Kunde, Partner Outlook-Adressbücher und Exchange. Adresslisten (GAL) werden ohne Dubletten/Synchronisation verwendet Weitere Kontakte, z. B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 14

Übergaben und zeitlicher Rahmen Zeitplan • Start/Ende • Priorität Status: frei definierbar „weiche“ oder „harte“ Deadline 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 15

Projektnotizen mit Änderungsinfo Automatische Autoren- und Datums-Dokumentation Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben Umfangreiche Eintragungen möglich 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 16

Vorgangs-, und Zeit-Dokumentation Mehrzeilige Dokumentation Vorgänge mit Phasen-Code Gruppierung ermöglicht Verfolgung von Aktivitäten/Vorgängen ohne eigene Planung und Zusatzaufwand Leistungsgruppe (optional) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ). 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 17

Vorgänge: Export nach Excel Individuelle Export. Funktionen, alle Vorlagen über Excel frei anpassbar 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 18

Vorgänge buchen: aus Kalender Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Kalender Buchung direkt in Ihr In. Loox-Projekt 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 19

Vorgänge buchen: aus Journal Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Journal Buchung direkt in Ihr In. Loox-Projekt 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 20

Phasen und Meilensteine im Griff Projekt-Zeitplanung Meilensteine, Phasen und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 21

Übersicht: Gantt-Darstellung Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ). 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 22

Planungsvorlagen Auswahl einer Vorlagen sind frei definierbar, z. B. : • Mitarbeitereinführung • QS-Projekt • Strategieprojekt • IT-Planung 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 23

Projektplanung: Ausdrucke, z. B. in A 4 - Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z. B. Adobe PDF-Writer© 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 24

Excel-Exporte – Projektübergreifend Masterplanung nach Microsoft Excel übertragen Ein Projekt oder komplette Projekt-Liste in MS Excel 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 25

Zeitplanung eingeben Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Kennzeichnung Projekt-Strukturplan-Code Beginn, Dauer oder Ende Anweisungen, Ergebnisse 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 26

Ressourcen hinzufügen Externe (Kontakte) und interne Ressourcen (GAL) werden unterstützt Automatische und manuelle Aufwandsschätzung Automatische Ressourcen. Benachrichtigung Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert z. B. via E-Mail oder über In. Loox 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 27

Einfacher Ressourcen-Überblick Über Outlook: Frei/Gebucht Kalenderdaten und Auslastung der Personen und Geräte incl. Besprechungszeiten, Abwesenheiten, Urlauben, etc. ohne Mehraufwand Ressourcenplanung je Phase, Auslastung je Mitarbeiter zur Verfügbarkeitsplanung von Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte) 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 28

Automatische Info für Ressourcen 1 Übergabe in die Outlook. Kalender beteiligten Personen und Ressourcen In. Loox kommuniziert fortlaufend mit Ressourcen - wahlweise per E-Mail oder über interne Mitteilungen 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 29

Automatische Info für Ressourcen 2 Interne In. Loox-Mitteilung für Ressourcen mit In. Loox überträgt Planung Outlook-Kalender eines jeden Benutzers regelt die Verfügbarkeit und Abgabetermine der Person Klick öffnet den Meilenstein 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 30

Automatische Info für Ressourcen 3 Erinnerung an Aufgaben und Tätigkeiten entsprechend der Beschreibung in In. Loox Weitere Personen (auch Externe) leicht erkennbar 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 31

Automatische Aufgaben-Delegation Automatische Outlook. Aufgabenanfragen Ressourcen werden automatisch informiert, Projektleiter haben bei Änderungen im Ablauf keinen Zusatzaufwand in der Kommunikation Ablauf-Verfolgung Auch bei Mehrfach-Delegation werden Statusinformationen an den Projektleiter gemeldet 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 32

Dokumente ablegen und ordnen Dateiablage-Funktion Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente werden zum Projekt zugeordnet 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 33

Automatische Projekt-Ordner Dokumente zuordnen Alle Dokumente, Emails, Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt Automatisches Archiv Alle Dokumente eines Projekts werden in einen Ordner auf einem Datei-Server abgelegt. Somit wird Speicherplatz in Outlook gespart, ein automatisches Archiv entsteht 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 34

Outlook, Dateisystem, Internet-Links Ordnung und Übersicht der Dateien eines Projektes Unterstützt werden: Outlook, Windows. Dateisysteme, Internet-Intranet. Netzwerke direkt in In. Loox Kennzeichnung von Dokumenten im Dateisystem 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 35

Öffnen von Einträgen Doppelklick startet Datei… …nur falls entsprechende Berechtigung vorhanden Vorhandene Zugriffsbeschränkungen werden voll unterstützt (z. B. je nach Speicherort, Postfach und/oder Login) 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 36

Zugriffs-Rechte vergeben Berechtigungen für Dateien direkt aus Outlook vergeben Standard-Berechtigungen (NTFS) bzw. Active Directory Sicherheit 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 37

Zugriffs-Rechte Datei auswählen Frei definierbarer Status z. B. Freigabe erforderlich, Neu, 30%… Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 38

Intelligenter Dokumenten-Manager In. Loox spart Speicherplatz und schafft Ordnung im Datei-System und in Outlook / MS Exchange Bestehende Sicherheits- und Backup-Konzepte werden unterstützt – In. Loox verweist lediglich auf die Dokumente 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 39

Windows Server und Exchange Server Outlook-Objekte wie Emails, können incl. Anhänge ebenfalls einem Projekt zugeordnet werden In. Loox unterstützt: • lokale Speicherung • Outlook-Postfächer und Datendateien • MS Share. Point Sites • Internet-Verknüpfungen • Speicherung auf Netzlaufwerken (UNC-Shares), z. B. Datei-Server, Team-Stores, Offline-Dateien 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 40

Speicherstruktur frei definierbar Struktur der Ablage einfach über Optionen konfigurierbar 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 41

Dokumente buchen: aus Posteingang Projekt-Dokumente direkt aus Outlook-Posteingang Buchung direkt in Ihr In. Loox-Projekt Intelligenter Umgang mit Datei-Anhängen 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 42

Projekte einfach budgetieren In. Loox Projekt-Budgets Kosten, Kalkulationen und Abrechnungen einfach und unternehmensweit erstellen, abrufen und exportieren 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 43

Budget-Dokumente & Posten Projekt-Budgets sind in Dokumenten organisiert: • Kosten • Kalkulationen • Abrechnungen Budgets enthalten eine beliebige Anzahl Posten Jedes Budget und jeder Posten hat eine eindeutige Identifikations-Nummer 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 44

Automatische Vorgangskosten Jeder Vorgang wird automatisch erfasst. Interne Kostensätze errechnen Ihre Eigen-Aufwendungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die In. Loox-Optionen frei definierbar In. Loox erfasst den Abrechnungsgrad Ihrer Kalkulationen und Kosten Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein. Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 45

Budget-Status Projekt-Budgets besitzen einen Status ( ) Status und Beträge sind automatisch projektübergreifend verfügbar Rechte/Ansichten lassen sich auf Exchange Server konfigurieren 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 46

Projekt-Abrechnung In. Loox erstellt aus Kosten und Kalkulationen mit einem Klick Projekt-Rechnungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die In. Loox-Optionen frei definierbar In. Loox-Kontrolle verhindert ungewollte Mehrfach. Abrechnung von Posten 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 47

Neues Budget erstellen Typ des Budget-Dokuments Eindeutige Zuordnung Datum / Status Autorenkennung: Anwendername aus MS Exchange / Outlook Posten aus bestehenden Dokumenten übertragen: • nicht abgerechnete • alle • keine 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 48

Neuen Posten erstellen Gruppe des Postens Name des Postens In. Loox lädt automatisch Preise Beschreibung, Anzahl, Einheiten. Ein unternehmensweites Budget. Postenverzeichnis wird erstellt Mehrzeilige Beschreibung Flexible Einheiten, z. B. : • Minuten, Stunden, Tage, Monate, … • Meter, Kubikmeter, Gebinde, … • Pauschal, nach Aufwand, frei 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 49

Übergabe nach Excel • Vorlagen frei definierbar • Farben, Felder anpassbar • Formeln, Makros verfügbar 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 50

In. Loox-Budgetposten anlegen Postenliste in Microsoft Outlook verwaltbar Funktion ist berechtigten Anwendern (Exchange-Sicherheit) vorbehalten Unternehmens- oder Abteilungsweites Leistungs. Verzeichnis definieren 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 51

Auswertung während des Projekts Live-Projektauswertung Alle Kosten (Plan, Ist, Soll) sowie Budgets jederzeit transparent - auf einen Blick 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 52

Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 1 Planaufwendungen Ressourcen- und Zusatzkosten Reale Kosten Ressourcen- und Zusatzkosten Kosten- bzw. Gewinnalarm Gruppenwerte, Summen 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 53

Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 2 Vergleich zwischen Plan- und Ist-Kostenüberschreitungen werden rot dargestellt Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, … 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 54

Controlling auch über MS Excel Textdaten oder Grafiken Übergabe nach Excel • Sicherheitsschema für Vorlagen • Vorlagen frei definierbar • Farben, Felder anpassbar • Formeln, Makros verfügbar 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 55

Weitere Module Erweiterungen, z. B. • Projekt-Risikobewertung • Kostenganglinien • etc. 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 56

In. Loox ist flexibel anpassbar Formular-Editor Eigene Felder, Module, etc. Entwicklungsumgebung 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 57

Geplant: In. Loox Enterprise Server Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Datenbestände von Outlook und In. Loox. Brücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …) 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 58

Ende - Vielen Dank für Ihr Interesse an In. Loox Informationen im Web: www. inloox. de Ihr Ansprechpartner IQ medialab Gmb. H Herr Andreas Tremel tremel@iqmedialab. de +49 (0)89 - 323 919 22 © 2001 -2007 IQ medialab Gmb. H In. Loox® und IQ medialab® sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. 11/4/2020 © 2001 -2005 IQ medialab Gmb. H Seite 59