IMPLEMENTASI STANDAR MANAJEMEN INFORMASI DAN REKAM MEDIS PERSIAPAN

IMPLEMENTASI STANDAR MANAJEMEN INFORMASI DAN REKAM MEDIS (PERSIAPAN) SISWATI SEMINAR NASIONAL DEWAN PIMPINAN DAERAH PORMIKI DKI 17 MARET 2018 10/29/2020 1

NAMA : SISWATI TEMPAT/TGL LAHIR : BANYUMAS, MARET 1955 PEKERJAAN: § Kepala Bagian RMIK RS Husada Jakarta (1993 -2011) § Pengajar dan Penguji Program D 3 -D 4 RMIK UEU (sejak 1994) § Pembicara seminar dan Pelatihan Manajemen RMIK (sejak 1995) § Wakil Ketua Akreditasi RS Husada (sejak 2011) § Ketua Subkomite Mutu Pelayanan RS Husada (sejak 2016) § Pengajar program S 1 MIK UEU (sejak 2016) § Dosen tamu Program Pasca Sarjana MARS, UEU (sejak 2017) PENDIDIKAN: § D 3 Rekam Medis, Universitas Esa Unggul/1993 § S 1 Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia/2001 § S 2 Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia/2007 (Informasi Kesehatan) ORGANISASI PROFESI: § Anggota PORMIKI sejak 1991 § Ketua Umum DPP PORMIKI 1999 -2006 (2 periode) § Pembina PORMIKI (sejak 2006) § Anggota Majelis Tenaga Kesehatan Indonesia (MTKI) 2011 -2014 ALAMAT: Jl. Mangga Besar Raya No. 137, Jakarta Pusat Telp: 021 -6260108 ext: 8410 Telp Hp: 0818873764, WA: 081519225616, E-mail: siswatiaries@yahoo. com 10/29/2020 2

AKREDITASI ? MUDAH… 10/29/2020 3

PEMBAHASAN 1. PERAN PIMPINAN UNIT KERJA 2. UNIT KERJA SEBAGAI UJUNG TOMBAK 3. STANDAR TERKAIT MIRM 10/29/2020 4

2018 SURVEI 2019 SURVEI VERIFIKASI 2020 2021 SURVEI VERIFIKASI ULANG SURVEI PENINGKATAN SECARA BERKESINAMBUNGAN 10/29/2020 5

2018 SURVEI 2019 SURVEI VERIFIKASI 2020 2021 SURVEI VERIFIKASI ULANG SURVEI TIDAK BERKESINAMBUNGAN 10/29/2020 6

1. KOMITMEN 2. KOMPETEN 3. SUPPORT SEMUA STAF HARUS TERPAPAR DENGAN SNARS 10/29/2020 7

KOMITMEN Suatu sikap kebulatan tekad yg dimiliki oleh seseorang di dalam mencapai sebuah tujuan, tanpa dapat dipengaruhi oleh keadaan apapun juga, hingga tujuan tersebut tercapai 10/29/2020 8

PAHAM SNARS IMPLEMENTASI 10/29/2020 KOMITMEN & SUPPORT 9

PERANAN PENANGGUNG JWB, SOSIALISASI, IMPLMTASI MOTOR PENGGERAK SOSIALISASI DAN IMPLEMENTASI, NARA SUMBER, TELADAN UJUNG TOMBAK PELAKSANAAN SURVEI PELAKSANA IMPLEMENTASI 10/29/2020 KEPALA UNIT KERJA MANAJER/KOORDINATOR PENANGGUNG JWB BAB STAF 10

SASARANNYA ADALAH UNIT KERJA SEBAGAI UJUNG TOMBAK 10/29/2020 11

LANGKAH-LANGKAH 1. Membaca standar dan memahami SNARS (gambaran umum, standar, EP) 2. Buat list regulasi-dokumen yg harus ada 3. Membuat regulasi dan dokumen yg harus ada 4. Sosialisasi dan edukasi seluruh staf 5. Melakukan training di unit masing-masing 6. Lakukan self assesmen secara periodik nilai > 80% 10/29/2020 12

PERAN UNIT KERJA n a d n a r u erat 1 2 3 10/29/2020 p p a d a h r e S t R h n u t a a g P n a • d n peru t i n u n a k a j i b e k n a k p a t e n • Me p RMIK a d ha r e t f a t s n a h K u t I a M p R e t k i n n i u m n a a j d n e S M R i • s a l regu 13

SOSIALISASI & EDUKASI: - REGULASI - KEBIJAKAN - PEDOMAN - PANDUAN - SPO DUKUNGAN 10/29/2020 TEKNOLOGI INFORMASI 14

PIMPINAN UNIT KERJA RMIK • Harus memiliki pengetahuan yg memadai tentang peraturan dan perundangan yang berlaku • Harus memiliki pemahaman dan mengimplementasi SNARS 10/29/2020 15

SIAPKAN STAF • Mengetahui dan memahami ttg dokumen yg akan ditelaah dan yg mampu menjawab pertanyaan dari surveior • Mampu memperagakan APAR, cuci tangan, BHD 10/29/2020 16

PERTEMUAN KOORDINASI UNIT KERJA DAN ANTAR UNIT KERJA 10/29/2020 17

H O NT CO IMPLEMENTASI KEPATUHAN TERHADAP KEBIJAKAN DAN STANDAR • Mampu memperagakan pekerjaan sesuai dengan SPO • Identifikasi pasien dengan benar sesuai ketentuan • Menggunakan APAR secara benar 10/29/2020 18

TELAAH DOKUMEN • Penanggung jawab bab terkait agar menghadiri dan ikut dalam telaah dokumen • Wawancara pada staf tentang dokumen • Dokumen sudah tertata rapih dan sesuai bab dan standar • Waktu sekitar 2 jam 10/29/2020 19

TELAAH DOKUMEN Dokumen yg harus ada: • Kebijakan/pedoman/panduan/SPO • Monitoring mutu unit • Program kerja • Daftar pasien saat survei, operasi, endos • Contoh formulir RM yg digunakan di RS • STR, SIP, sertifikat pelatihan 10/29/2020 20

KELENGKAPAN DOKUMEN RAPAT ORIENTASI PELATIHAN 1. UNDANGAN 1. TOR 2. MATERI 2. DAFTAR HADIR 2. UNDANGAN 3. ABSENSI 3. EVALUASI PESERTA 3. DAFTAR HADIR 4. NOTULEN 4. LAPORAN PELAKSANAAN 4. MATERI 5. LAPORAN 6. EVALUASI 7. PRE-POST TES 8. SERTIFIKAT 10/29/2020 21

SNARS EP DILENGKAPI: KODE KETERANGAN (R) Regulasi : dokumen pengaturan yg disusun oleh RS yg dapat berupa kebijakan, Pedoman, Panduan, SPO, Peraturan Direktur RS, Keputusan Direktur RS dan atau program Dokumen: bukti proses kegiatan atau pelayanan yg dapat berbentuk RM, laporan dan atau notulen dan atau hasil audit, dan atau ijazah dan bukti dokumen pelaksanaan kegiatan (D) 10/29/2020 22

KODE KETERANGAN (O) Observasi : bukti kegiatan yg didapatkan berdasarkan hasil penglihatan/observasi yg dilakukan oleh surveior (S) Simulasi: peragaan kegiatan yg dilakukan oleh staf RS yg diminta oleh surveior (W) Wawancara: kegiatan tanya jawab yg dilakukan oleh Surveior yg ditujukan kepada pihak RS, pasien/keluarga, tenaga kontrak, dll (CO) Crosscheck 10/29/2020 23

H O NT CO CHECKLIST DOKUMEN STANDAR MIRM STD/EP DOKUMEN YA TDK MIRM 1. Ada unit kerja yg mengelola SIMRS (R) 1 Penetapan unit Struktur organisasi RS Struktur organisasi unit kerja UU RI No. 11/2008 PMK RI No. 82/2013 2. SDM dalam unit kerja SIMRS yg memiliki kompetensi dan sudah terlatih (D, W) Ijazah, Sertifikat bidang keilmuan 10/29/2020 KET 24

H O NT CO STD/EP DOKUMEN MIRM 1. Ada regulasi tentang pengelolaan data 1. 1 informasi (R): UU RI No. 11/2008 PMK No. 82/2013 : SIMRS PMK No. 1171/2011: SIRS Kebijakan/Pedoman/Panduan/SPO pengelolaan data dan informasi 2. Data dan informasi klinis dan manajerial diintegrasikan sesuai kebutuhan untuk mendukung pengambilan keputusan (D, W) Skema jaringan SIMRS dan perkembangannya Bukti cetakan data dan informasi terintegrasi 10/29/2020 YA TDK KET 25

H O NT CO STD/EP DOKUMEN YA TDK KET MIRM 1. Proses perencanaan kebutuhan informasi 2 melibatkan PPA, kabid, Ka unit, pihak luar yg membutuhkan data dan informasi ttg operasional dan pelayanan RS (D, W) Notulen rapat dg PPA terkait (UMAN) Penyajian data dan informasi 2. Proses perencanaan kebutuhan informasi mengacu pada peraturan dan perundangan (D, W) Hasil rapat dg manajemen (UMAN) Penyajian data dan informasi (RL) 10/29/2020 26

H O NT CO STD/EP DOKUMEN YA TDK KET MIRM 3. Perencanaan disesuaikan dg besarnya dan 2 kompleksitas RS (D, W) Kebutuhan data dan informasi dari seluruh unit kerja di RS Hasil rapat (UMAN) 10/29/2020 27

H O NT CO MIRM 1. Ada regulasi yg menetapkan tenaga 9 kesehatan yg mempunyai akses pada RM (R) Ada kebijakan tenaga kesehatan yg mempunyai akses pada RM (pedoman/panduan/SPO) Bukti sosialisasi ke unit terkait (UMAN) 2. Rekam medis tersedia bagi semua tenaga kesehatan pemberi asuhan sesuai dg regulasi RS (D, O) Ada kebijakan tenaga kesehatan yg mempunyai akses pada RM (pedoman/panduan/SPO) Bukti sosialisasi ke unit terkait (UMAN) 10/29/2020 28

H O NT CO MIRM 3. Ada bukti bahwa formulir RM dievaluasi dan 9 diperbaharui (terkini) sesuai kebutuhan (D, O, W) Audit rekam medis, audit keperawatan (hasil, analisa, tindak lanjut perbaikan) Update formulir rekam medis terbit ? 4. Rekam medis pasien terisi lengkap dan dg tulisan yg dapat dibaca (D, O) Audit rekam medis, audit keperawatan (hasil, analisa, tindak lanjut perbaikan) Hasil dan tindak lanjut perbaikan ? 10/29/2020 29

10/29/2020 30

SELF ASESSMENT INSTRUMEN AKREDITASI SNARS EDISI 1 SKOR >80% 10/29/2020 31

PEMBERIAN SKOR KETERANGAN 10 TL (terpenuhi lengkap) 5 TS (terpenuhi sebagian) 0 10/29/2020 TT (tidak terpenuhi) PEMENUHAN EP minimal 80 % EP minimal 20 sampai <80 % EP <20 % 32

H O NT CO INSTRUMEN TELUSUR MIRM 1 TELUSUR EP 1 Ada unit kerja yg R Penetapan unit kerja yg mengelola SIMRS dalam organisasi RS termasuk SIMRS (R) Pedoman pengorganisasian SK penetapan Struktur organisasi RS Struktur organisasi unit kerja UU RI No. 11/2008 PMK RI No. 82/2013 10/29/2020 SKOR 10 TL - - 0 TT 33

H O NT CO INSTRUMEN TELUSUR MIRM 1 EP 2 RS memiliki proses O pendaftaran rawat jalan berbasis SIMRS (O, W) (lihat W ARK. 2) 10/29/2020 TELUSUR Lihat proses pendaftaran rawat jalan SKOR 10 TL 5 TS 0 TT Staf rekam medis 34

H O NT CO INSTRUMEN TELUSUR MIRM 8 EP 1 Ada unit kerja yg mengelola RM yg memiliki regulasi dan program utk mengelola RM sesuai dg peeraturan perundangan (R) 10/29/2020 TELUSUR R Penetapan unit kerja yg mengelola RM meliputi: Pedoman pengorganisasian Pedoman pelayanan RM Program kerja SKOR 10 TL - - 0 TT 35

H O NT CO INSTRUMEN TELUSUR MIRM 8 EP 2 Organisasi pengelola D RM dipipin tenaga RM yg memiliki kompetensi dan kewenangan mengelola RM sesuai dengan peraturan W perundangan (D, W) 10/29/2020 TELUSUR Bukti tentang kualifikasi dan kewenangan pimpinan unit RMIK sesuai persyaratan jabatan meliputi: keputusan pengangkatan, ijazah, sertifikasi SKOR 10 TL - - 0 TT Kepala unit RMIK 36

H SKOR O NT CO MIRM 13. 4 EP 1 RS menetapkan individu atau tim yg melakukan review RM berkala (R) EP 2 RM pasien direview secara berkala TELUSUR R Bukti penetapan belum dibuat D, W Tidak dilakukan Sampai EP 7 SKOR 0 TT Tidak dilakukan EP 1 -7 SKOR= 0 10/29/2020 37

LANGKAH MENUJU SUKSES • Buatlah segala sesuatunya mudah dan menyenangkan MEMBANGUN SISTEM • Jadikan masukan dan kritik sahabat • Buat perubahan dan kelola perubahan itu • Jangan malu bertanya • Tingkatkan pemahaman SNARS membaca • Lakukan prosesnya 10/29/2020 38

SELURUH UNIT KERJA BEKERJASAMA DAN SALING MENDUKUNG 10/29/2020 39

LULUS PARIPURNA AKREDITASI… ? 10/29/2020 40

TERIMA KASIH ATAS PERHATIANNYA 10/29/2020 41