IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya Tahun 2015
Skema Penjaminan Mutu secara Internal dan Eksternal MUTU PENJAMINAN MUTU (Internal): Perguruan Tinggi yang bersangkutan PENJAMINAN MUTU (Eksternal): Badan Akreditasi Nasional / Akreditasi Internasional/ Badan Sertifikasi ISO / Lembaga Lain SPMI SPME 2
Tujuan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di UB Kontrol 1. Mencapai visi-misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan/continous improvement (PDCA = Plan Do Check Act), menggunakan manajemen berbasis proses. 2. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction) melalui pelayanan prima. 3. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care) 4. Keberlanjutan Organisasi (promosi, pencitraan). INPUT PROSES OUTPUT Sumber Daya 3
Roadmap Kegiatan SPMI UB 2003 2004 2005 PNBP SP 4 Benefit Monitoring & Evaluation (BME) Monevin Due. Like 2006 2007 PNBP Pusat Jaminan Mutu (PJM) • Inisiasi SPMA • Akreditasi • Monevin PHK • SPMA tertulis (PJM) • Audit sistem (akademik) • Akreditasi • Monevin PHK& Pasca PHK 2009 Skrg 2008 I-MHERE B 2. 2 a PNBP SPMI (PJM – SPI) PNBP UB sehat & berdaya saing • ISO 9001: 2000 PJM • UB Award • Audit kepatuhan SPMI • SPMI tertulis (PJM -SPI) • Akreditasi • Monevin PHK& Pasca PHK • ISO 9001: 2008 UB • UB Award • Audit Kinerja • SPMI tertulis (PJM -SPI) • Akreditasi • Monevin PHK& Pasca PHK • Sertifikasi/ akreditasi perencanaan, internasional Tumbuhnya kapasitas meningkatnya akuntabilitas, transparansi & efisiensi 4
Bagaimana Langkah UB untuk Menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal? 1. Menyusun organisasi penjaminan mutu (O) 2. Menyusun sistem (kebijakan mutu, sistem dokumen mencakup manual mutu, standar mutu dan manual prosedur dsb sebagai acuan kerja) (S) 3. Menjalankan sistem (sosialisasi dan implementasi sesuai acuan kerja) (D) 4. Melakukan Audit Internal Mutu (AIM). (satu siklus penjaminan mutu) (A) 5. Tindak Lanjut (T) “ satu siklus penjaminan mutu di UB” “OSDAT” 5
Siklus SPMI di UB Visi Misi 1. Evaluasi Diri 2. Benchmarking 3. Stakeholders 1, 2 dan 3 utk menetapkan RENSTRA D Dilaksanakan: Sosialisasi & acuan kerja S (Sistem) Sistem Dokumen Audit Internal Pimpinan Manajemen Dokumen Induk & mutu Bisnis proses Standar mutu Sasaran mutu Organisasi dan tupoksinya (Do) 1. Ada tidak peningkatan kinerja terhadap tahun lalu. 2. Apa upaya-upaya yang telah dilakukan. A 1. Pencapaian Visi Misi 2. Kepuasan Pengguna Jasa Layanan O (Organisasi) Perbaikan, tindak lanjut dan Peningkatan mutu T (Tindak. Lanjut) (Audit) Audit (eksternal: PJM-UB; Akreditasi BAN-PT; ISO 9001: 2008) Tinjauan Manajemen (Management Review/ Permintaan Tindakan Koreksi = PTK) 6
Organisasi (O) Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI ) di 7
Standar Organisasi Sistem Penjaminan Mutu 1. Terstruktur dan mempunyai bagan organisasi. 2. Mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) untuk masing-masing unit kerja. 3. Sesuai dengan kompetensinya. 8
Struktur Organisasi 1. Organisasi penjaminan mutu UB tidak dapat dilepaskan dari struktur organisasi UB secara menyeluruh. 2. Pada tahun 2008 UB telah berstatus menjadi BLU (SK. Menteri Keuangan RI No. 361/KMK. 05/2008). 9
Struktur Organisasi PK-BLU UB Senat Universitas Dewan Pengawas Dewan Pertimbangan REKTOR PR-III Pimpinan Universitas Pascasarja PJM SPI na Unsur Pengendalian dan Pengawasan Internal BAA K BAU BAK P K Unsur Penyelenggara Administrasi Progra m Vokasi Sekola h Unit PIBLAM Bisnis Unsur Usaha Bisnis Perpustaka an LSI H LSS R Lab Biosain s Uni t JP C Uni t TIK Unsur Penunjang Akademik F H FE B FIA FP FT FPt FK RS Akadem ik dan Poliklini k PID K PP A MK U UB Pres s FMIP FISI FTP FIB A P Fakultas/Program Unsur Penyelenggara Akademik FPIK Percetak an Kantor Urusan Internasio nal Unsur Penunjang Akademik PK H PTII K Unit Layanan Pengada an (ULP) LPP LP 3 M Lembaga 10
Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UB 1. Pusat Jaminan Mutu (PJM) 2. Satuan Pengawasan Internal (SPI) 3. Komite Penjaminan Mutu Pascasarjana REKTOR SENAT AKADEMIK UNIVERSITAS DEKAN/PROGRAM (PROGRAM STUDI S 2 , S 3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik) SENAT AKADEMIK FAKULTAS Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik Gugus Jaminan Mutu (GJM) Unit Jaminan Mutu (UJM) Audit KETUA JURUSAN (PROGRAM STUDI S 1, S 2, S 3) (Unit Kerja Pelaksana Akademik) 11
Struktur Organisasi PJM UB 2014 -2015 12
Tugas Pokok PJM UB 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menyusun dan mengembangkan konsep Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) berikut sistem dokumentasinya serta koordinasi pelaksanaan dan pemantauan di UB. (Bidang SPMI) Mengkoordinir pelaksanaan dan pemantauan SPMI di UB. (Bidang AIM) Bekerjasama dengan Tim Program Hibah Kompetisi (TPHK) UB, mengkoordinir pelaksanaan Monevin, implementasi dan proposal PHK. (Bidang Monevin PHK) Mengkoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan penyusunan dokumen, serta persiapan visitasi akreditasi PS. (Bidang Akreditasi) Mengkoordinir unit kerja di UB dalam menerapkan persyaratan ISO. (Bidang SPMI) Mengkoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan akreditasi internasional. (Bidang Akreditasi) Mengembangkan Profil PJM UB dan memberikan Layanan Masyarakat. (Staf Pelayanan Umum) 13
Standar Kompetensi 1. Pusat Jaminan Mutu (PJM) Lihat matriks kompetensi SDM PJM. 2. Satuan Pengendalian Internal (SPI) a. Memiliki pendidikan dan pengetahuan yang memadai di bidang akuntansi, keuangan, manajemen dan atau teknik operasional di bidang kegiatan universitas. b. Memiliki pengetahuan dan/atau pengalaman di bidang audit. c. Memiliki pengetahuan dan/atau pengalaman di bidang kegiatan universitas untuk dapat mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. d. Secara terus-menerus mengembangkan pengetahuan dan keahlian dalam rangka menjamin kualitas hasil audit dan rekomendasi. Lihat Dokumen Piagam SPI UB. 14
Menyusun Sistem (S) Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawijaya (UB) 15
Tujuan SPMI UB 1. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di lingkungan UB dengan: § Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi dan misi UB dapat dicapai. § Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan melalui pelayanan prima (PERMENPAN-RB 38/2012). 2. Meningkatkan akreditasi Institusi dan Program Studi. 3. Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan sertifikasi ISO dan AUN-QA. 4. Akselerasi World Class Entrepreneur University (WCEU). SPMI UB mempunyai sistem dengan ciri khas sendiri 16
Sistem Dokumentasi SPMI Sistem dokumentasi SPMI mengacu pada sistem dokumentasi SPMPT (Dikti) dan sistem dokumentasi ISO, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas Universitas Brawijaya (UB). Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal, baik Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) maupun The Internasional Organization for Standardization (ISO), selain audit internal yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu UB. 17
Dokumen Induk Dokumen Mutu (Dokumen Normatif) (Dokumen Operasional) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Visi dan Misi Statuta Organisasi dan Tata Kerja Rencana Strategis (Renstra) Program Kerja Pedoman Pendidikan Standar Mutu UB Standar Pengelolaan 1. 2. 4. 5. Manual Mutu Manual Prosedur Instruksi Kerja Dokumen Pendukung (Rekaman) 6. Borang-borang 7. Dokumen Audit Standar Pelayanan 18
Struktur Dokumen Aras 1 Aras 2 Aras 3 MM (Manual Mutu) APA? (Pedoman Mutu) MP (Manual Prosedur) IK (Instruksi Kerja)/ DP (Dokumen Pendukung)/ BO (Borang)/Rekaman BAGAIMANA? (bagaimana langkah kerjanya, siapa, berapa lama, di mana dan apa hasilnya? ) RINCI (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok) 19
Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu (isinya berdasarkan persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008). Manual Prosedur (MP) adalah dokumen yang berisi urut-urutan proses suatu kegiatan yang melibatkan lebih dari satuan/unit kerja: berupa prosedur tertulis, bagan alir, tabel, atau gabungan. Standar MP Universitas Brawijaya melingkupi: standar legalitas, standar format dan standar isi. MP = SOP (Standar Operating Procedure ) UB menggunakan istilah MP (bahasa Indonesia). 20
Contoh Standar Dokumen Standar Isi Manual Mutu 1. PENDAHULUAN 1. 1. Ruang Lingkup 1. 2. Tujuan Manual Mutu 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4. 1. Sekilas Tentang Fak. /Program/Jurusan 4. 2. Organisasi Fak. /Program/Jurusan 4. 3. Visi, Misi dan Tujuan Fak. /Program/Jurusan 4. 4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Fak. /Program/Jurusan 4. 5. Sistem Dokumen dan Audit 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5. 1. Komitmen Manajemen 5. 2. Kepuasan Pelanggan 5. 3. Kebijakan Mutu 5. 4. Perencanaan Sistem Mutu 5. 5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5. 6. Tinjauan Manajemen 21 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6. 1. Penyediaan Sumber Daya 6. 2. Sumber Daya Manusia 6. 3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus) 6. 4. Suasana Akademik 7. REALISASI LAYANAN 7. 1. Realisasi Layanan Pendidikan 7. 2. Realisasi Layanan Penelitian 7. 3. Realisasi Layanan Pengabdian Kepada Masyarakat 7. 4. Pembelian 8. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN, ANALISIS SERTA PENINGKATAN MUTU 8. 1. Umum 8. 2. Pemantauan dan Pengukuran 8. 3. Analisis Hasil Pemantauan dan Pengukuran 8. 4. Perbaikan Berkelanjutan dan Peningkatan Mutu 21
Contoh Standar Dokumen Standar Isi Manual Prosedur 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Definisi 4. Rujukan 5. Garis Besar Prosedur 6. Bagan Alir 7. Lampiran Standar Isi Borang • Borang atau blangko (form), dibuat dan dikembangkan untuk mencatat data yang sesuai persyaratan dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu (standar legalitas, format, isi dan huruf). • Borang harus mudah dimengerti dan mudah digunakan untuk mencatat data. • Borang dapat diacu dalam lampiran atau ditunjukkan sebagai lampiran dalam MM, MP atau IK. Standar Isi Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang diberikan kepada orang lain untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu, untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. Standar isi IK lihat contoh Standar Isi Dokumen Pendukung • DP adalah dokumen terkendali (Rekaman). • DP dimasukkan ke dalam dokumen Sistem Manajemen Mutu untuk menunjukkan asal informasi penting. • DP dapat dikembangkan oleh unit organisasi itu sendiri atau oleh pihak lain. Contoh DP: Dokumen hasil tracer study, Rekaman kumpulan nilai ujian, indeks prestasi mahasiswa, buku teks, laporan teknis (jurnal dsb. ). 22
Sistem Coding di UB Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Tahun 2010 Sistem kode dokumen SPMI yang terdiri dari 10 (sepuluh) digit angka/numerik, dengan susunan sebagai berikut: q Lima (5) digit pertama adalah kode unit kerja. q Lima (5) digit kedua adalah kode jenis dokumen Sistem coding UB akan diperbarui disesuaikan dengan OTK UB. 23
Menjalankan Sistem (Do) Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Implementasi sesuai standar mutu 24
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI UB) SPMI UB Standar Nasional Dikti Akreditasi Nasional (BAN-PT) Evaluasi Mutu Internal (EMI) Pelayanan Prima Sertifikasi/Akreditasi Internasional ISO 9001: 2008; ISO 17025 AUN-QA 25
SERTIFIKAT ISO 9001: 2008 untuk Universitas Brawijaya The Quality Management System is applicable to: Provision of higher education academic services (undergraduate and postgraduate programmes) including academic supporting activities. 26
Implementasi EMI Untuk menjalankan sistem penjaminan mutu internal Pendidikan Tinggi maka BPSDMPK-PMP mengembangkan Evaluasi Mutu Internal (EMI) yang terdiri dari: (1) EMI Perguruan Tinggi (EMI-PT); yaitu EMI yang dikembangkan bagi perguruan tinggi pada umumnya, baik perguruan tinggi kependidikan maupun nonkependidikan (2) EMI Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan (EMI-LPTK): yaitu EMI yang dikembangkan bagi program studi di lingkungan perguruan tinggi kependidikan atau yang lazim disebut Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan (LPTK) 27
Apa Keunggulan EMI? • Mengacu pada standar pendidikan PP no 19 tahun 2005, UU no 12 Tahun 2012. • Rubrikasi mengacu pada sistem AUN-QA • Sesuai untuk pemetaan mutu PT • Jenjang penilaiannya bertingkat (7 jenjang) • Mudah dikembangan untuk sistem informasi online 28
EMI dan Akreditasi EMI 1. 2. 3. 4. EMI dilakukan oleh PT bersangkutan EMI dilakukan setiap 1 tahun EMI dilakukan dengan instrumen EMI harus meyakinkan diri sendiri AKREDITASI 1. 2. 3. 4. Akreditasi dilakukan oleh BAN-PT (LAM-PT) Akreditasi dilakukan setiap 5 tahun Akreditasi dilakukan dengan perangkat Akreditasi harus meyakinkan asesor 29
Standar EMI dan Rata-rata Nilai Capaian EMI PS S-1 per standar di UB 30
PELAYANAN PRIMA STANDAR PELAYANAN PUBLIK (Berdasarkan UU NO. 25 TAHUN 2009 tentang Pelayanan Publik) Tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur (Pasal 1 angka 7); Instrumen Penilaian: • Visi dan/atau misi serta motto pelayanan (10%). • Sistem dan prosedur (35%). • Sumber Daya Manusia (SDM) Pelayanan (35%). • Sarana dan Prasarana (20%). 31
Implementasi SPMI di UB berbasis Pelayanan Prima • Menyiapkan SDM untuk selalu memberikan pelayanan dengan baik. • Menetapkan standar website masing-masing unit kerja, • Menyediakan lingkungan kerja yang aman, nyaman dan bersih. • Bidang layanan masing-masing personil harus terpampang jelas. • Manual Prosedur Pengelolaan Keluhan Pelanggan. • Visi-Misi-Tujuan-Motto-Maklumat Pelayanan harus diumumkan secara luas. • Hasil pengukuran dan analisis Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) masing-masing unit. 32
Maklumat Pelayanan Universitas Brawijaya : Memberikan Layanan Yang Terbaik Guna Mewujudkan Kepuasan Pengguna Jasa Layanan Motto Universitas Brawijaya : “Join UB Be The Best” Etika Pelayanan di UB : Mengawali senyum, salam, sapa Wajib memakai tanda pengenal (kartu identitas) Bersikap sopan santun terhadap pengguna jasa layanan UB Tidak semena-mena terhadap pengguna jasa layanan UB Tidak dibenarkan dalam memberikan pelayanan sambil merokok atau berkomunikasi dengan handphone atau alat komunikasi lainnya 33
Hasil Pengukuran IKM di UB Tahun 2014 34
35
36
Sistem Audit (A) Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawijaya (UB) 37
Audit Dilakukan Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal dua atau satu tahun sekali). Dilakukan Audit Eksternal: 1. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk unit pelaksana akademik. 2. ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh lembaga pensertifikat ISO, baik unit pelaksana maupun penunjang akademik). 3. Audit oleh lembaga keuangan, mis. BPK, BPKP, KAP, ITJEN, dll. 38
Mekanisme AIM 1 2 Menugaskan PJM-SPI REKTOR PJM-SPI menyusun Tim AIM 3 SK Rektor tentang Tim AIM 4 6 Tim AIM melaporkan hasil audit ke Rektor melalui PJMSPI 5 Tim AIM melaksanakan audit 7 Permintaan Tindakan Koreksi 8 Dekan/ Ketua Program 9 Kajur/Ka. PS untuk memperbaiki Kinerja sesuai target indikator yang dijanjikan Berlanjut pada siklus berikutnya http: //pjm. ub. ac. id/layanan/audit-internal-mutu/ 39
Tindak Lanjut (T) Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) 40
Tinjauan Manajemen (Management Review) ► Melibatkan sistem mutu organisasi yang menunjukkan adanya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak (Pimpinan Universitas, Fakultas, Jurusan/PS, PJM dan SPI). ► Tujuan Tinjauan Manajemen: § Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan manajemen puncak dalam sistem mutu. § Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu. § Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber daya dan fasilitas. 41
Terimakasih
- Slides: 42