Implantation de Metalib par o commencer Les principales

Implantation de Metalib : par où commencer? Les principales étapes de l’implantation à l’université de Montréal Marie-Josée Leboeuf 8 septembre 2006

5 principaux aspects sur lesquels le comité Metalib a travaillé 1. Vitrine pour mettre en valeur nos ressources : comment les présenter pour faciliter le repérage par la clientèle 2. Interface plus facile à utiliser et à comprendre : repérage des ressources et méta-recherche 3. Impacts sur le personnel de référence et la formation documentaire 4. Impacts sur nos procédures pour signaler et décrire nos ressources électroniques 5. Faciliter l’intégration de ce nouvel outil

1 - Vitrine pour mettre en valeur les ressources : choix éditoriaux à faire • Quels types de ressources voulons-nous signaler dans Metalib, lesquelles inclure ou exclure ? • Comment organiser et présenter nos ressources, pour que les usagers puissent aisément repérer un ensemble de ressources répondant à leur besoin ?

Types de ressources à signaler – Électroniques : quels formats? • • pages Web BDD : accès Internet, CD-ROM PEL : individuellement ou en ensembles Monographies Électroniques : individuellement ou en ensembles • uniquement les ressources dans lesquels on peut exécuter des recherches, ou non? (pages Web, CD-ROM) – papier : certaines ressources particulièrement importantes dans un domaine? – RH : bibliothécaires spécialisés disponibles pour aider nos usagers selon les disciplines?

Organisation et présentation de nos ressources – Permettre le repérage selon différents critères : • Disciplines et sous-disciplines • Type de ressources (BDD, dictionnaires, thèses, site web, etc…) • Titre • Mots-clés : définir les infos nécessaires à inclure dans les notices descriptives de chaque ressource – Tenir compte des contraintes de Metalib au niveau de la présentation : 2 niveaux maximum • catégories et sous-catégories : – disciplines + sous-disciplines – types de ressources – formats particuliers, par ex. des banques d’images

Choix éditoriaux « macro » ont été faits par le Comité Metalib • Par exemple : – choix des catégories (grandes disciplines et catégorie GÉNÉRALE) – choix des sous-catégories de la catégorie GÉNÉRALE puisqu’elle touchait à plusieurs disciplines – choix des types de ressources à identifier, ainsi que leurs définitions

Choix éditoriaux « micro » ont été faits par les bibliothécaires de référence dans chaque secteur – choix des sous-catégories dans leur discipline : sous -disciplines, types de ressource, certains formats particuliers, etc. – choix des ressources à signaler dans chaque souscatégorie – en profiter pour faire le grand ménage dans nos ressources : • élaguer celles désuètes (les retirer du catalogue) • mettre à jour les notices descriptives des ressources pour les besoins de Metalib

2 - Interface plus facile à utiliser et à comprendre • ajout de légendes sur différentes pages • aide en anglais traduite en français • choix des interfaces offertes par défaut : – repérage des ressources : onglet « par catégorie » vs « par titre » vs « par mots-clés» – recherche : onglet « simple » ou « avancée » • sous-comité « LIBELLÉ » créé : – choix des termes français à privilégier pour la traduction de l’interface anglaise – choix des types de ressources + leurs définitions

3 - Impact sur le personnel de référence et la formation documentaire • sous-comité « FORMATION » créé : – conception d’un guide d’utilisation de Metalib • accessible en ligne pour notre clientèle : autoformation • outil de base pour la formation documentaire

4 - Impacts sur nos procédures pour signaler et décrire nos ressources électroniques • identification des problèmes dans la chaîne de travail existante et recommandations • sous-comité « CHAÎNE DE TRAVAIL » créé : – collaboration entre les services du catalogage, des acquisitions et du bureau des systèmes – conception d’un nouveau formulaire pour le signalement à la fois dans notre catalogue et dans Metalib – des responsables sectoriels identifiés dans chacun des secteurs : coordination et communication entre les professionnels d’un même secteur et entre les secteurs

5 - Faciliter l’intégration de Metalib • Implantation par étape : module « Quicksets » sera implanté dans une 2 e phase éventuellement; • Implantation graduelle : – Au printemps, période moins critique la rentrée à l’automne – ancienne liste des ressources électroniques est restée disponible durant quelques mois en parallèle; • Tout au long du projet, de nombreuses communications ont été faites au personnel; • Formation du personnel de référence et conférences midi pour l’ensemble du personnel; • Communications à la clientèle pour l’aviser de l’implantation graduelle; • Formations documentaires prévues pour la clientèle.

Conclusion • Travail d’équipe • Plusieurs équipes pour traiter plusieurs aspects • Nombreux choix éditoriaux à faire • Personnalisation du logiciel en fonction de notre contexte • Nombreux impacts dont il faut tenir compte : personnel de référence et clientèle • Plusieurs tâches s’ajoutent pour faciliter l’intégration et l’utilisation du logiciel