Il progetto SIAS Sistema Informativo degli Archivi di

Il progetto SIAS Sistema Informativo degli Archivi di Stato Una piattaforma software distribuita per la descrizione e gestione del patrimonio archivistico degli Archivi di Stato italiani Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 1

Il progetto SIAS - storia il progetto è nato dall’esigenza, da sempre sentita dall’Amministrazione archivistica, di poter disporre di uno strumento di informazione aggiornato sulla consistenza qualitativa e quantitativa del patrimonio documentario, a qualsiasi titolo conservato negli Archivi di Stato e del relativo stato di ordinamento e di inventariazione. Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 2

Il progetto SIAS - storia “. . . si potrebbero incominciare, serie per serie completa, i singoli inventari a tipo unico (preferibilmente quello seguito dal Bongi per l’A. S. di Lucca), in modo da preparare il materiale per la futura pubblicazione dell’inventario generale. . . ” Dal verbale dell’adunanza n. 142 del 2 dicembre 1895 del Consiglio Superiore degli Archivi Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 3

Il progetto SIAS - storia Criticità storiche: • inadeguatezza delle risorse umane e finanziarie • mancanza di strumenti a supporto dell’attività di programmazione • peculiarità della descrizione archivistica, che ha per molto tempo impedito la formalizzazione di regole di descrizione Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 4

Il progetto SIAS - storia la Guida generale degli Archivi di Stato ha finalmente realizzato non solo l’obiettivo di offrire informazioni complete sul patrimonio archivistico degli Archivi di Stato ma soprattutto di costituire le basi per un repertorio di livello nazionale e di alta qualità scientifica delle istituzioni e delle magistrature che hanno prodotto tale patrimonio. Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 5

Il progetto SIAS - storia • le leggi speciali emanate degli anni 80 e 90 con finanziamenti straordinari hanno consentito ad alcuni Archivi di realizzare progetti di eccellenza nella creazione di basi informative e nella riproduzione digitale di documenti • la mancanza di ordinarie risorse ha impedito però per anni di perseguire una strategia di sviluppo omogenea, di “pari opportunità” per tutti gli Istituti e ha rischiato di minacciare la sopravvivenza di quanto era stato realizzato. Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 6

Il progetto SIAS - storia Era necessario sviluppare uno strumento a basso costo di sviluppo, implementazione e gestione, di facile utilizzo anche da parte di operatori che non avevano avuto l’opportunità di cimentarsi con lo strumento informatico, tanto duttile da rispondere alla molteplicità di esigenze informative interne ed esterne all’Amministrazione e alla variegata realtà degli Archivi di Stato. Si doveva poter recepire banche dati inventariali nate in tempi e su sistemi diversi e restare nelle strategie di informatizzazione della P. A. e in quelle del Ministero per i beni e le attività culturali. Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 7

Il progetto SIAS - storia • il progetto SIAS è stato varato nel 2003 • nel mese di aprile il prototipo del software era stato già sviluppato sulla base di un progetto della DG dalla società Amanuense s. r. l. di Firenze • Nel mese di luglio è stato distribuito ai primi Archivi di Stato perché lo testassero Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 8

Il progetto SIAS - storia • E’ stato proposto di testare la validità del software agli Archivi di Stato della Sicilia e della Liguria: due regioni, loro malgrado, appena sfiorate dal processo di informatizzazione. • Attraverso questo lavoro il software è stato corretto, migliorato e arricchito, arrivando in un anno alla versione 3. 01 • Nell’aprile del 2004 è stata infatti portata a conclusione la prima fase del progetto con l’inserimento dei dati relativi al patrimonio documentario e ai relativi strumenti di ricerca, dati che saranno fra breve pubblicizzati sul web. Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 9

Il progetto SIAS - storia In quest’anno di sperimentazione sono state formalizzate anche le “istruzioni per l’uso”. Sono stati prodotti e diffusi attraverso il sito Intranet degli archivi: • Manuale d’uso del programma gestionale, un vero e proprio help all’uso del software, redatto però da archivisti e non da informatici • Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, che oltre a sostenere gli utenti nell’uso del software, guidano nell’applicazione delle norme ISAD(G), ISAAR(CPF) e di quelle redazionali della Guida Generale, ponendo l’accento sul rigore della qualità informativa dei dati anche nella loro rappresentazione formale. Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 10

Il progetto SIAS - storia Nell’attuale versione del software, oltre ai moduli per la descrizione “alta” del sistema documentario dei singoli Archivi di Stato, degli strumenti di accesso e dei soggetti produttori, sono compresi anche tre moduli per l’inventariazione vera e propria, i cui manuali sono in corso di diffusione: • INVENTARIO-BASE • PERGAMENE • SIGILLI Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 11

Il progetto SIAS - storia nel settembre 2004 erano 25 gli Archivi impegnati nel progetto (Sicilia, Liguria, Piemonte, Venezia, Massa Carrara, Pavia) altri 63 Archivi di Stato, dopo i seminari di formazione di ottobre 2004, sono ora in attività sulla versione 3. 1 del software, che comprende anche i moduli inventariali Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 12

Il progetto SIAS - storia Sono in corso di analisi e progettazione altri moduli del progetto SIAS: - un modulo gestionale per le Sale di Studio - un modulo per la descrizione dei fondi notarili - un modulo per la descrizione di cartografia e mappe catastali Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 13

I sistemi informativi Dal punto di vista dell’architettura generale, il progetto SIAS è nato partendo da alcune considerazioni su natura e caratteristiche dei Sistemi Informativi Archivistici Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 14

la piramide dei SIA contesto produzione contesto conservazione sistema documentario metadati fondi e strumenti DL- strumenti di accesso elettronici xml MAG documenti in formato digitale Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 15

la piramide dei SIA-interoperabilità contesto produzione contesto conservazione 2 1 metadati su fondi e strumenti 3 4 public domain partial copyright strumenti di accesso elettronici documenti in formato digitale Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 16

la piramide dei SIA-interoperabilità 1. liste d’autorità e sistema dei contesti storico-istituzionali dei soggetti produttori, basato almeno su ISAAR(CPF) mandatory 2. sistema degli enti di conservazione, istituzionale, gestione depositi, sale di studio, utenti, riproduzione, etc. 3. sistema dei fondi archivistici basato almeno su ISAD(G) mandatory 4. sistema degli strumenti di ricerca sugli archivi, basato su Dublin Core Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 17

La struttura dati di ogni SI-AS contesti di produzione istituto di conservazione sistema complessi documentari punti di accesso sistema strumenti di ricerca singolo strumento di ricerca elettronico o digitalizzato XML MAG F li: a n o i est iti g i n s unzio depo one arico i t c s n e i G esa r iale p n o o r m t i Regis ione patr Pierluigi Feliciati - Padova az Valut 16032005 documenti digitalizzati 18

L’architettura di SIAS interfaccia Web e report gestionali SI-ASRO xml validazione qualità tecnica dei dati SI-ASPD SIAS Server Web report Gestionali Multi-istituto SAN Software gestionale xml SI-ASPA Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 19

SIAS - alcune specifiche • Attribuzione e visualizzazione di numeri di codice univoci per ciascuna unità informativa • Interfaccia Web accessibile e usabile secondo le linee guida definite nel progetto MINERVA • DBMS principale Microsoft SQL Server (gratuito) • Architettura client-server per ogni SIAS locale, con la possibile sincronizzazione di postazioni off-line (PC portatili), ad esempio per le Sezioni • Import/Export e trasmissione dei dati in XML • Backup periodico dei DB facilitato • Sincronizzazione periferia-centro-web per garantire l’autonomia scientifica degli AS, allineamento formale e sicurezza sui dati gestionali • 7 report stampabili, in parte riservati, oltre all’interfaccia Web consultabile in locale o da Web Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 20

SIAS – istituto di conservazione Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 21

SIAS – complessi documentari Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 22

SIAS – Sogg. produttori persone Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 23

SIAS – Sogg. produttori famiglie Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 24

SIAS – Sogg. produttori enti Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 25

SIAS – strumenti di ricerca Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 26

SIAS – Strumenti di Ricerca Compatibilità per l’importazione È possibile collegare alla scheda SR tramite un file XML MAG per gestire più files: - Inventari digitalizzati (tiff, pdf …) - Inventari digitali testuali (rtf, doc, html …) Oppure, convertiti in XML: - Inventari elettronici strutturati (dbase, da qualunque fonte e con qualunque struttura) Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 27

SIAS – Strumenti di Ricerca Redazione nuovi strumenti (compatibilità formale EAD in sviluppo) È possibile, a partire dalla scheda SR: • Attivare il modulo INVENTARIO BASE • Attivare il modulo PERGAMENE+SIGILLI • Attivare il modulo SIGILLI Per costruire nuovi inventari elettronici Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 28

SIAS – strumenti di ricerca dagli strumenti ai documenti A partire dagli inventari elettronici o digitali collegati al sistema è possibile collegare le descrizioni alle immagini digitali dei documenti, con il tramite di files XML amministrativi e gestionali MAG Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 29

SIAS – strumenti di ricerca dagli strumenti ai documenti Un caso in corso di realizzazione è il Diplomatico dell’Archivio di Stato di Palermo • Interamente digitalizzate più di 6000 pergamene • Quasi interamente pronte le descrizioni analitiche, implementate coi moduli inventariali SIAS-Pergamene e SIAS-Sigilli Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 30

grazie pfeliciati@archivi. beniculturali. it Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 31