Il nuovo processo amministrativo contabile della scuola marzo

Il nuovo processo amministrativo contabile della scuola marzo 2012 Marzo 2012 - 1

Struttura del documento q Il processo q Architettura generale q I processi di pianificazione/consuntivazione q Il processo di previsione dei flussi di cassa q Un esempio del nuovo piano dei conti Ø Introduzione Ø Il workflow dei processi Ø Il dettaglio dei processi Marzo 2012 - 2

Introduzione MO 2. Processo di registrazione e consuntivazione E ON ON ISI ZI EV MA PR M RA E OG 1. Processo di previsione e programmazione PR Il lavoro si è concentrato sulle macro fasi principali: NI TO CO RA NT GG RO IO LL O Il lavoro revisione delle attuali strutture contabili si è basato su una prima fase di analisi delle modalità e delle principali problematiche esistenti per poi passare ad una fase di riprogettazione e ridefinizione di tutti i principali meccanismi operativi e delle strutture logiche di registrazione contabile. Il prodotto finale di questo percorso è rappresentato dal nuovo manuale contabile che, ripercorre tutte le fasi principali del ciclo amministrativo ridefinendone le regole. 3. Processo di analisi degli scostamenti AL AN 4. Processo di monitoraggio e controllo I IS E ON O I I AZ AZ R T IV IS NT G U E RE NS N O C Sono state anche aggiunte delle sezioni specifiche per alcune gestioni economiche, segnatamente le aziende agrarie, e sono stati introdotti alcuni concetti evolutivi dei meccanismi di previsione, in particolar modo per quanto concerne i flussi di cassa. Nel corso della slide che seguono si darà un breve e sintetico cenno del lavoro svolto. Marzo 2012 - 3

Il workflow dei processi Come detto, il macro-processo amministrativo contabile scolastico riguarda tutte le attività inerenti la rilevazione degli eventi legati alla gestione finanziaria dell’Istituto, ed è finalizzato alla loro corretta e veritiera rappresentazione. Comprende le attività che vanno dalla pianificazione delle entrate e delle uscite, alla loro registrazione e consuntivazione negli appositi prospetti di sintesi, al controllo a consuntivo dei dati ed al monitoraggio costante dell’andamento della gestione Tutte le fasi di tale processo, opportunamente ridefinite e riprogettate sono state adeguatamente formalizzate e descritte. Di seguito si espone quindi un esempio di flow chart, con le principali modalità descrittive adottate: Marzo 2012 - 4

Il dettaglio dei processi: un esempio Ciascun passaggio relativo al processo contabile, è stato descritto nelle sue componenti di base Si è anche proceduto alla identificazione dei principali strumenti/documenti necessari per ciascuna fase oltre alla formalizzazione delle regoli fondamentali da seguire per ciascuno step Marzo 2012 - 5

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Architettura generale - introduzione Al fine di comprendere con maggiore efficacia le modalità e le logiche di progettazione dei nuovi modelli amministrativo contabili, si ritiene necessario definire la differenza tra bilancio e controllo di gestione: BILANCIO CONTROLLO DI GESTIONE • Identifica la natura delle spese e monitora il pareggio fra entrate e uscite. • Aggrega e monitora spese di diversa natura ma con una stessa destinazione (per progetto, per attività). • Considera l’istituto scolastico come un complesso unitario • Rileva il risultato complessivo della gestione • Considera l’istituto scolastico come un insieme di gestioni diverse (progetti, attività, gestioni economiche) • Rileva i fatti interni di gestione Il progetto intrapreso, relativo al manuale contabile, ha inteso dare una risposta operativa al tema della corretta elaborazione del bilancio, predisponendo le strutture logiche e allo sviluppo di un nuovo sistema di controllo di gestione. Ciò è vero soprattutto in considerazione della introduzione delle logiche di localizzazione estese non solo alla attività progettuale ma anche all’attività scolastica ordinaria ed alle gestioni economiche. Marzo 2012 - 7

Architettura generale - metodologia La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue: Registrazione per natura della transazione Il processo di rilevazione contabile prevede come primo passo l’identificazione della fonte delle entrate e della natura delle spese; in un secondo momento, all’atto della registrazione verrà richiesta la rilevazione della destinazione. Report per natura o per destinazione Visualizzazione della natura o della destinazione della transazione. Il processo di costruzione dei report di previsione in genere parte dalla destinazione (progetti, attività), in fase di consuntivazione dalla natura. Nuovo Piano dei Conti Nuovo modello di Budget Nuovo modello di Consuntivazione Nuovo modello di allocazione delle entrate e delle uscite Marzo 2012 - 8

Architettura generale - metodologia Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura. FONTE / NATURA DESTINAZIONE IMPUTAZIONE La prima dimensione è rappresentata dalla fonte per quanto concerne le entrate e la natura per le spese. La struttura della dimensione fonte / natura è organizzata su quattro livelli La seconda dimensione è rappresentata dalla destinazione delle entrate e delle spese; la struttura di tale dimensione è organizzata su tre livelli. La terza dimensione è invece caratteristica soltanto di quelle scuole che presentano situazioni particolari, come gli Istituti Comprensivi; tale dimensione consente di individuare il centro d’imputazione non coincidente con l’intera Istituzione Scolastica NUOVO PIANO DEI CONTI NUOVO PIANO DELLE DESTINAZIONI NUOVA MODALITA’ DI IMPUTAZIONE (COD MECCANOGRAFICO) L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio, di monitorare la gestione per corso di studio. Marzo 2012 - 9

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Il Piano delle Destinazioni: Destinazione liv. semi libero liv. vincolato Il Piano delle destinazioni (o piano delle entità) rappresenta la tassonomia che esprime in modo gerarchico e strutturato tutte le attività che la scuola pone in essere al fine di comporre la propria offerta formativa. La struttura si basa su tre livelli liv. 1 liv. 2 liv. 3 Tipo attività Al primo livello si distingue tra la tipologia di attività che l’Istituzione attua (in prima analisi è possibile ad esempio distinguere tra attività didattiche e formative, progettuali, amministrative, e gestioni economiche) Tipo Materia Al secondo livello le tipologie di attività sono a loro volta scomposte al fine di definire in modo più chiaro la tipologia di materia di riferimento. In questo modo, ad esempio, l’attività didattica potrà essere scomposta in insegnamenti umanistici, scientifici, espressivi, ecc. Materia / attività specifica Al terzo livello le Istituzioni scolastiche inseriscono le specifiche attività o progetti che vogliono attivare al fine di perseguire gli obiettivi istituzionali, secondo il loro specifico indirizzo, storia, italiano, corso musicale di chitarra ecc. Marzo 2012 - 11

La seconda dimensione di analisi: Imputazione Il Piano è strutturato al fine di dare visibilità alle attività svolte dalla scuola, ma è di per se carente nel descrivere le caratteristiche di questa Dimensione 2 Dimensione 1 Ambito Tipo attività Tipo materia Att. specifica Ordine Tipo Istituto Cod. meccanografico Associando alle attività specifiche il codice meccanografico in qualità di attributo, è possibile raddoppiare le dimensioni di analisi, contribuendo ad una migliore rappresentazione delle attività, che potranno essere ricondotte all’ordine ed al tipo di Istituzione scolastica Marzo 2012 - 12

Dal POF al Piano delle destinazioni Il piano delle destinazioni di un Istituto scolastico è desumibile direttamente dal Piano di Offerta Formativa (POF) Ambito Tipo attività Tipo materia Att. specifica Scheda 1 Piano offerta formativa Tipo attività Tipo materia Att. specifica Scheda 2 Scheda 3 Tipo attività Tipo materia Att. specifica I docenti rappresentano nelle schede descrittive del POF tutte le attività che intendono svolgere nell’anno, indicando gli obiettivi delle attività, i tempi, le modalità di svolgimento e strumenti necessari. Ad ogni scheda del POF corrisponde un’attività o materia specifica del Piano delle entità. In fase di pianificazione, quindi il numero di schede del POF sarà uguale al numero delle unità del terzo livello del Piano Marzo 2012 - 13

La valutazione del fabbisogno finanziario A livello procedurale, una volta che i docenti abbiano definito il POF, le informazioni qualitative contenute in ciascuna scheda sono tradotte dal DSGA in voci di spesa, che vengono pertanto associate ad ogni attività o materia specifica del Piano delle entità Definizione del POF Piano offerta formativa Traduzione delle informazioni del POF in dati di spesa Scheda 1 Valutazione delle uscite attese Scheda 2 Valutazione delle uscite attese Scheda 3 Valutazione delle uscite attese Destinazione dei dati di spesa sulle entità del Piano Attraverso questa attività, quindi, il DSGA quantifica il fabbisogno finanziario relativo ad ogni attività specifica ma anche, per aggregazione di queste, a livello macro della scuola Marzo 2012 - 14

La copertura del fabbisogno finanziario Una volta che il DSGA abbia formalizzato il fabbisogno finanziario della scuola il DS deve fare una previsione delle entrate per verificare le modalità di copertura Previsione delle entrate Destinazione delle entrate previste sulle attività del piano Valutazione del disavanzo previsto Entrate Uscite Saldo Dotazione anno precedente Informazioni su nuove dotazioni Entrate Definizione entrate totali previste Uscite Saldo Entrate Uscite Saldo L’output prodotto sarà la valutazione del fabbisogno residuo per ogni singola attività e quindi, a livello aggregato, della scuola. Tale valore rappresenta la distanza tra gli obiettivi formativi della scuola e la dotazione di risorse Marzo 2012 - 15

Il fundraising e la rimodulazione Definito il disavanzo atteso il DS deve verificare la possibilità di ottenere ulteriori finanziamenti per la copertura dell’intero fabbisogno finanziario residuo Verifica della copertura del fabbisogno residuo Destinazione nuove entrate Rimodulazione dei costi /cancellazione attività Entrate Uscite pareggio Entrate Ottenimento fondi Uscite pareggio Fund raising Entrate Mancanza fondi Uscite disavanzo Qualora non sia possibile reperire ulteriori fondi, oppure questi non siano sufficienti alla copertura dei costi di tutte le attività il DS dovrà provvedere alla rimodulazione dei costi delle stesse ovvero alla loro totale eliminazione Marzo 2012 - 16

La relazione con il piano dei conti Per l’associazione delle entrate e delle spese previste alle singole attività del piano delle destinazioni i DSGA utilizzano le voci del piano dei conti Piano delle destinazioni Piano dei conti voce Tipo attività voce Tipo materia s. conto voce s. conto s. conto ENTRATE = USC I TE USCITE Attività specifica ENTRATE s. conto voce La fine della rimodulazione coincide con la definizione della pianificazione operativa definitiva della scuola (da presentare al Consiglio di Istituto nel Programma Annuale), in cui le entrate destinate a ciascuna attività bilanciano esattamente le uscite previste Marzo 2012 - 17

Gli step del flusso di pianificazione Stante quanto sviluppato nelle slide precedenti, il risultato finale della corretta pianificazione attraverso l’alimentazione delle destinazioni collegate al piano dei conti può essere così concettualizzata Rilevazione fabb. finanziario Destinazione delle spese Destinazione delle entrate Definizione coperture Realizzazione del POF Selezione tipo attività Previsione entrate Valutazione disavanzo Definizione piano entità Selezione tipo materia Fundraising Definizione spese previste Selezione Materia/Attività Rimodulazione spese e attività Indicazione cod. meccanografico Selezione voce piano dei conti Le principali innovazioni rispetto allo stato dell’arte sono: la relazione definita tra le entrate e le uscite pianificate; la pianificazione a partire dal fabbisogno reale di finanziamento Marzo 2012 - 18

La fase di registrazione A fronte delle entrate ed uscite pianificate, i DS accertano ed i DSGA incassano somme a fronte delle quali formalizzano impegni di spesa e sostengono delle uscite. Le entrate ed uscite osservate però non sempre corrispondono alla pianificazione AS IS Preventivo Entrate 100 Consuntivo Entrate 80 Entrate 100 Oggi quando in fase di registrazione si rileva uno scostamento rispetto alla pianificazione si procede ad una variazione di rettifica della pianificazione. Il risultato è il costante pareggio tra le somme pianificate e quelle consuntivate Entrate 80 TO BE Preventivo Entrate 100 Consuntivo Monitoraggio Entrate 80 Entrate -20 Una impostazione più corretta non prevede la possibilità di agire in modifica alla pianificazione effettuata. Al contrario è necessario porre in evidenza gli scostamenti rilevati ai fini di abilitare una corretta analisi della gestione Marzo 2012 - 19

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Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Nell’ultimo periodo, si sta sempre più affermando un orientamento volto ad realizzare un cambio radicale nella modalità di finanziamento delle scuole. Ciò che si intende introdurre riguarda una forte accelerazione della modalità definibile “a Budget” dei fabbisogni finanziari scolastici piuttosto che la tradizionale che finora ha caratterizzato i flussi di finanziamento da parte degli organismi centrali verso le scuole. Le nuove e recenti modifiche introdotte, spingono sempre più ciascuna scuola verso una programmazione e una previsione dei fabbisogni più attenta e circostanziata la gestione finanziaria per flussi mensilizzati deve tendere al più assoluto equilibrio sia complessivo sia mensile. Le modalità con cui è possibile ottemperare a tale regola sono diverse e molteplici. Il primo di tali principi comporta che in fase previsionale, vada determinato lo stock complessivo del fabbisogno finanziario in modo da definire l’entità e la copertura dei macro aggregati di spesa prioritari. La tabella che segue rappresenta un esempio di ordine di priorità di tali macro aggregati: Marzo 2012 - 21

Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Una volta pervenuti alla determinazione dello stock complessivo (per macro aggregati) e di dettaglio (per singole voci di spesa), occorre procedere ad una previsione mensile delle uscite per macro aggregati. Questo è possibile solo attraverso una previsione delle singole e più significative voci di spesa. Ovviamente una tale operazione richiede un consistente ausilio dei mezzi informatici disponibili che dovranno consentire una valutazione del trend di spesa sulla base dei flussi realizzati negli anni precedenti. Un esempio consentirà di chiarire meglio il concetto Marzo 2012 - 22

Strumenti di Previsione – impostazione del cash flow Una volta pervenuti alla definizione dei flussi in uscita vanno previste le diverse disponibilità in termini di fonti di finanziamento vincolate e non vincolate disponibili per ciascun mese anche in relazione alle modalità di ricezione di tali fonti (in un'unica soluzione, con cadenza trimestrale etc. ). Definita anche la disponibilità mensile di ciascuna fonte di finanziamento occorre costruire il quadro riepilogativo di confronto tra entrate e uscite previste in forma mensilizzata con l’evidenziazione delle situazioni di sbilancio positivo o negativo Marzo 2012 - 23

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Il nuovo piano dei conti – un esempio Come già detto in precedenza, si è provveduto a sviluppare un nuovo piano dei conti più rispondente alle esigenze di registrazione contabile. Il nuovo piano dei conti è sviluppato su 3 livelli fissi più uno libero per le voci di maggiore dettaglio. Mastro Conto Sotto Conto Note esplicative delle modalità di utilizzo del conto Per ciascun livello del piano dei conti si è inserita una nota esplicativa allo scopo di facilitarne la comprensione e l’utilizzo. Attualmente si sta valutando l’ipotesi di elaborare un ulteriore allegato al manuale contabile con una indicazione dell’appostazione corretta delle principali voci di entrata e di uscita che caratterizzano il funzionamento scolastico. Marzo 2012 - 25