IL CAPITOLATO ANAI REGIONE VENETO Laffidamento dei servizi

IL CAPITOLATO ANAI - REGIONE VENETO L’affidamento dei servizi archivistici Verona 8 e 9 maggio 2014 Gloria Maroso

DEFINIZIONE • Atto amministrativo che contiene le condizioni e le modalità relative all’esecuzione di un contratto fra l’amministrazione pubblica e un privato • atto allegato a un contratto d’appalto che intercorre tra il cliente ed una ditta appaltatrice in cui vengono indicate modalità, costi e tempi di realizzazione dell'opera oggetto del contratto

• capitolato di outsourcing con il quale un'azienda (nel nostro caso una pubblica amministrazione) demanda ad un'altra azienda ad essa estranea l'esecuzione di talune prestazioni in favore dei propri clienti.

Esternalizzare • La più ampia diffusione del ricorso all’esternalizzazione è riscontrata nel settore dei processi meno strategici e nelle funzioni specialistiche

RISCHI • • • perdita di competenze eccessiva dipendenza dal fornitore livelli di servizio inadeguati resistenze culturali costi del rientro insuccessi del fornitore

ELEMENTI DEL CAPITOLATO • • Contesto Obiettivi Oggetto Vocabolario Modalità Risorse Tempistica Altri elementi

Non parlerò di • Formalità e documentazione necessarie ai fini della partecipazione alla gara • Controlli sul possesso dei requisiti • Modalità di presentazione dell’offerta e dello svolgimento della gara • Osservanza di norme previdenziali, assistenziali e a tutela della mano d’opera • Cauzione definitiva • Criteri di aggiudicazione

CONTESTO • La situazione generale dell’archivio in cui si troverà a operare l’appaltatore. • Se non si riesce o non è possibile fare una sintesi si può fare riferimento a documenti allegati, a bibliografia o al sito internet • Non è frequente la descrizione del contesto in un capitolato

OBIETTIVI • Dopo il contesto, il capitolato deve chiarire lo scopo che si vuole perseguire. • Esempio Comune di Firenze: L’appalto ha lo scopo di sviluppare i servizi bibliotecari e archivistici di pertinenza dell’appaltante/concedente, assicurandone maggiore efficacia ed efficienza, a seguito, specialmente, dell’ampliamento degli spazi, dell’incremento dei documenti e delle strumentazioni destinati alla pubblica lettura nel Complesso delle Oblate e nella Bibliote. Canova, dotandoli altresì di connessi servizi di ristorazione destinati agli utenti. L’appalto ha lo scopo anche di migliorare e di estendere i servizi destinati al pubblico dell’Archivio storico, e di razionalizzare le attività di conservazione e valorizzazione derivanti dall’incremento dei versamenti di documenti da parte dei vari uffici comunali nella sede dell’Archivio di deposito.

OGGETTO • Si tratta dell’oggetto del capitolato ossia la descrizione dei risultati delle attività che l’appaltatore deve mettere in atto (i prodotti dell’attività) • Per esempio: Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura dei servizi di riordino, scarto, inventariazione dei documenti dell’archivio storico del Comune di …, compresa la formazione specifica per i dipendenti indicati dall’Amministrazione comunale.

VOCABOLARIO • Il capitolato contiene il dettaglio dei servizi, delle modalità realizzative , dei materiali che verranno utilizzati, e comunque dei requisiti reputati sufficienti per la corretta esecuzione. • Se non ci capiamo è un problema

VOCABOLARIO

VOCABOLARIO

MODALITA’ • Come fare cosa • Esempio: • Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura dei servizi di riordino, scarto, inventariazione dei documenti dell’archivio storico del Comune di …, compresa la formazione specifica per i dipendenti indicati dall’Amministrazione comunale. Le caratteristiche e specifiche dei servizi richiesti e le modalità della loro erogazione sono riportate nell’allegato progetto che fa parte integrante del presente capitolato

IL PROGETTO • Un insieme di attività coordinate volte a conseguire, tramite l’utilizzo di determinate risorse, una serie di obiettivi dichiarati entro un certo periodo di tempo. • Obiettivi, tempi e risorse

• Secondo la letteratura un progetto è “assolutamente altra cosa da un processo ripetitivo o ordinario, quale ad esempio l’erogazione routinaria di un servizio, la periodica effettuazione di una mansione, una procedura o un procedimento amministrativo”

Quindi possono essere affrontati secondo modalità progettuali • I censimenti archivistici • I lavori di ordinamento e inventariazione • Le guide tematiche • Lo studio e l’implementazione di un nuovo sistema classificatorio • Lo studio e la adozione di massimari di scarto • La realizzazione di sistemi archivistici in rete • La realizzazione di una mostra documentaria

LE FASI 1. Analisi e ideazione che culmina nella produzione di una proposta progettuale o studio di fattibilità 2. Operativa, all’interno della quale si possono evidenziare i momenti specifici della pianificazione preliminare, i programmi operativi e il loro controllo 3. Consegna dei risultati e messa a regime

• Lo studio di fattibilità riassume tutti gli elementi specifici ed identificativi del progetto: obiettivi/risultati, le risorse e i tempi, ma anche altri elementi di natura più tecnica • Sulla base della fattibilità il committente può decidere di sostenere il progetto, oppure di modificarlo

• Pianificazione: i risultati finali e intermedi, le attività, chi effettua quelle attività, entro quali tempi e a quali costi. I documenti di pianificazione rappresentano una sorta di mappa del progetto.

• Controllo: monitoraggio nella fase operativa che consente di evidenziare ritardi, criticità e diseconomie in corso d’opera. La ripianificazione deve essere ovviamente negoziata con il committente

• In un progetto devono risultare espliciti e cristallini tutti i termini dell’intervento: gli obiettivi e i risultati descritti in tutti gli aspetti qualitativi e quantitativi, le risorse richieste al committente (finanziarie, logistiche, organizzative ecc. ) e quelle prevalentamente professionali, ma anche tecniche, tecnologiche ecc messe a disposizione del soggetto realizzatore ed infine i tempi.

• GIORGETTA BONFIGLIO-DOSIO – CONCETTA DAMIANI, Lavori archivistici (seconda edizione), Regolamentazione per il settore dei liberi professionisti: requisiti scientifici, rapporti con la committenza, tariffe , 2004 • ROBERTO GRASSI, Archivi storici e lavoro per progetti, Archilab, 2000 • L’outsourcing nei servizi archivistici: linee guida per operare una scelta, a cura di M. E. Marinelli e L. Asta, AIDOC, 2006

RISORSE • Le risorse messe a disposizione dalla committenza: quanto e cosa investiamo • Le risorse messe a disposizione dalla ditta • Da dove arrivano le risorse finanziarie • Modalità di pagamento

SOPRALLUOGO • E’ opportuno dare la possibilità di fare il sopralluogo. E’ assolutamente consigliabile per la ditta che partecipa alla gara. Può essere elemento obbligatorio. • Non può essere causa di esclusione la mancata allegazione della dichiarazione di avvenuto sopralluogo

TEMPISTICA • Per il progetto: valutazione dei tempi delle attività tramite simulazione • Per il servizio: valutazione dei tempi necessari per la messa a regime del servizio sulla base dei presunti investimenti dell’azienda e dei costi del committente

LOTTI • Nel sistema degli appalti pubblici, il “lotto di gara” identifica una specifica parte dell’oggetto dell’appalto la cui realizzazione sia tale da assicurarne funzionalità, fruibilità e fattibilità, indipendentemente dalla realizzazione delle altre parti. • La scelta di frazionare gli appalti, mediante una suddivisione in lotti di gara, è rimessa alla discrezionalità delle stazioni appaltanti, che devono operare una corretta pianificazione degli interventi e valutare se le “parti” di un intervento, singolarmente considerate, possiedono un’autonoma funzionalità ed utilità correlata all’interesse pubblico, indipendentemente dalla realizzazione dell’opera complessiva. • .

• La suddivisione dell’appalto in lotti di gara presuppone almeno tre condizioni di legittimità: • la natura funzionale del lotto; • la possibilità tecnica di realizzazione, e • la convenienza economica per la stazione appaltante. • Sussistendo tali condizioni, il frazionamento dell’appalto diventa poi doveroso se è anche diretto a favorire l’accesso delle piccole e medie imprese alla commessa pubblica

Requisiti • Titoli di studio • Esperienza • Capacità tecnica ed economica della ditta

Autorizzazioni e assicurazioni • • Soprintendenza archivistica Vigili del Fuoco Certificazioni per gli edifici Assicurazioni di carattere generale e specifico

Sanzioni • Le penali hanno la finalità di rafforzare gli impegni del fornitore nel prestare servizi con livelli di qualità pari almeno a quanto fissato nel contratto • L’associazione di un costo per il fornitore in caso di disservizio focalizza l’attenzione sui livelli di servizio • Attenzioni a penali troppo onerose che aumentano il prezzo offerto