IKT ORKid Informasjonsmte om IKT Orkide og ny

IKT ORKidé Informasjonsmøte om IKT Orkide og ny organisering Steinar Holm, Daglig leder og Karl Kjetil Skuseth, Nestleder i styret

– Skal alle lage egne løsninger er det bare én vinner, og det er leverandørindustrien, konstaterer Steen Finansbyråd Robert Steen, Oslo kommune Etter etablering av digitaliseringssamarbeid mellom Oslo og Bergen

Agenda � Hvor står IKT Orkide i dag, � Framtidens utfordringer � Forslag til framtidig organiseringsmodell � Det videre arbeidet knyttet til ny organisering � Lovverk og tillitsvalgte � Innspill og synspunkter knyttet til forslaget

Dagens organisering ORKidé kommuner 13 stk Styret IKT ORKidé 13 rep. . Arbeidsutvalget Oppnevnt 6 Daglig leder / rådgivere Steinar + 8 Faggrupper Driftsteam 8 stk Helse og familie Kjetil Tore Omsorg Oppvekst Atle Teknisk Astrid Odd-Arild Prosjekt Øyvind Portal 20 % IKT Svein Fagdrift 140 % Sak/arkiv Øyvind Kathrine LØP Harald

Dagens organisering � Vedtekter fra 1. 1. 2008 � Basert på Kommuneloven § 27 � Endring i vedtekter må godkjennes av alle kommune � Frivillighet for deltagelse på felles løsninger § 1 FORMÅL Formålet med IKT ORKidé er å møte felles IKTutfordringer for deltakerne gjennom innkjøp, implementering og drift av felles løsninger som ivaretar kommunenes IKT-behov, imøtekommer myndighetskrav og gir innbyggerne tilgang til døgnåpne kommunale tjenester

Reorganiseringsprosess i 2014 � Det ble utarbeidet forslag om en ny organisering. � IKT Orkide skulle organiseres i to selskap. Drift skulle skilles ut i et § 28 1 b selskap med Kristiansund kommune som vertskap. Styring og bestilling fortsatt i § 27. � Alle IKT ansatte skulle overføres til driftsselskapet (virksomhetsoverdragelse). Positivt vedtak i all kommuner unntatt Eide og Fræna som motsatte seg gjennomføringen.

Tidligere vedtak i IKT Orkide knyttet til organisering Styresak 15/15 � IKT Orkidé vil inntil videre fortsette sitt arbeid basert på vedtektene fra 2008. Bakgrunnen for beslutningen er at Eide og Fræna har motsatt seg reorganisering og vedtektsendring.

Tidligere vedtak i IKT Orkide knyttet til organisering Styresak 32/17 Med utgangspunkt i plan for digital transformasjon og at enkelte kommuner vil si opp/melde seg ut av IKT ORKide-samarbeidet tar IKT ORKide sikte på å reorganisere samarbeidet med mål om virkningsdato 01. 2019. 1. AU legger fram rapport innen 1. 06. 2018 med: a. Forslag til ny organisering av samarbeidet m/tilhørende vedtekter �Utreding av null alternativet foreligger �Utredning om org. modell forslag �Forslag til ny organisering m/vedtekter.

Uttreden av kommuner kjøres som egen sak Styresak 40/17 � Styret godkjenner oppsigelsene fra Eide, Fræna og Nesset om utmeldelse fra 31. 12. 2018. � Uttredelse gjennomføres i samsvar med gjeldende vedtekter. Fellesnemda i Heim kommune har vedtatt at den nye kommunen skal stå utenfor IKT Orkidé. Det vil medføre at Halsa kommune vil tre ut av samarbeidet 31. 12. 2019

Status IKT Orkide � Skyløftet (nye løsninger er primært Saas løsninger. Gå i sky med gamle løsninger) Office 365 � Stort fokus på digital forsendelse � Fullelektroniske arkivløsninger for fagsystem � Min side, nye nettsider � Nytt sak & arkiv, samt ebyggesaksløsning � Tett på Helseplattformen. Velferdsteknologi � Ny personvernforordning - GDPR � Sikkerprint (også påvirket av GDPR)

Status IKT Orkide II � IDM – Automatisering av brukeradm. � Nytt PPT system (Saas løsning) er anskaffet � Alle kommuner over på samme Helsestasjonsløsning fra 1. 1. 18 � Felles Gerica jobber med nye moduler og bedre utnyttelse av løsninfgen � IKT Orkide inn i nye lokaler sammen med Kristiansunds IT –avdeling. Tett på felles brukerstøtte.

Framtidens utfordringer � Endringer av medlemskommunene � Våre vedtekter og formålsparagraf er «utgått på dato» � Fra drift til digital transformasjon � Tverrfaglighet. � Utfordre ledelsen på forståelsen av digital transformasjon (egen temadag for lederne)

IKT Avdelingenes tidsbruk

Strategiske plan. Med fokusområdene: � Sette brukeren i sentrum � Gjenbruke og dele data � Gevinstrealisering � Tjenesteutvikling � Samarbeid og samarbeidspartnere � Sanere «gamle løsninger» � Innovasjon � Digital teknologi � Samfunnsorientering

Forslag til framtidig organiseringsmodell

Forslag til framtidig organiseringsmodell Modell Vertskommune KL§ 28 1 b Formål Samarbeid om lovpålagte oppgaver og utøvelse av offentlig myndighet. Øverste organ Myndigheten delegeres til vertskommunen. Saker av ikke prinsipiell karakter kan delegeres til adm. Samarbeid med eget styre KL§ 27 Driftsmessig og administrativt samarbeid for å løse felles oppgaver. Virksomhet med forretningsmessi g preg. Styret Virksomhet med økonomiske mål. Generalforsamlingen IKS AS Representantskapet Kommunens styringsrett Den enkelte deltakerkommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelse av den delegerte myndigheten i saker som alene gjelder deltakerkommunen eller dennes innbyggere. Det enkelte kommunestyre kan ikke instruere styret som sådan, men må styre gjennom sine representanter. Utøvelse av myndighet gjennom representantskapet. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor egne medlemmer. Gjennom vedtak i generalforsamlingen. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor kommunens representant på generalforsamlingen.

Forslag til framtidig organiseringsmodell � Modell 1 (§ 27 -samarbeid) � Modell 2 (§ 27 (§ 28 1 b for personalet)) Dagens modell, IKT-ansatte i hver kommune ROR IKT sin modell, IKT-ansatte samles i felles selskap � Modell 3 (§ 28 1 -b) IKT-ansatte samles i felles selskap � Modell 4 (IKS) � Modell 5 (AS) IKT-ansatte samles i felles selskap

Forslag til framtidig organiseringsmodell � De 5 modellene er evaluert i forhold til erfaringer knyttet til modellene, jfr. «Interkommunale samarbeid – Konsekvenser og utfordringer» , Rapport IRIS 2013/008, utarbeidet på oppdrag fra KRD. � Modellene er vurdert i forhold til hvilken organisering som enklest kan sette kommunene i stand til å operasjonalisere målene i strategiplanen (digital transformasjon)

AU anbefaler Model 2: Modell 2 (§ 27 (§ 28 1 b for personalet)) � Modellen samler de ansatte i ett team � Godt fundament for å kunne følge opp strategiplanen for IKT Orkide. � Samme arbeidsgiver for alle ansatte gjør det mulig å føre en ryddig personalpolitikk � Mer innovativ og mindre sårbar. � Lettere og få ut gevinster av felles løsninger � Ivaretar deltagerkommunenes innflytelse på en god måte.

Det videre arbeidet knyttet til ny organisering Dato Aktivitet Pågår Videre arbeid med organiseringsforslag. Detaljering av forslag Pågår Avklare vertskommune Pågår Informasjon til kommunene/ansatte Økonomi knyttet til forslaget Pågår Utarbeide vedtekter & samarbeidsavtaler 20. 04. 18 Styrebehandling. Org. modell. Prosedyre for valg av vertskommun. Kartlegging av kompetanse og ønsker til ansatte 20. 06. 18 Styrebehandling/ Saksutredning klar for kommunene 15. 09. 18 Svarfrist for kommunene 01. 19 Starte iverksetting av ny organisering 31. 12. 19 Ny organisering på plass/gjennomført

Valg av vertskommune � Prosedyre for valg av vertskommune bestemmes av styret 20. 04. 18 � Det er foreslått at medlemskommunene inviteres til å melde sin interesse. Søknadsfrist 15. 5. 18 � Styret vedtar på styremøte 20. 06. 18.

Vedtekter og samarbeidsavtaler innebærer: � Avklare hvem som sitter i styret (Rådmenn) � Harmonisering av system. Forslag fra 2014: Styret kan med 2/3 flertall vedta å inngå avtaler som forplikter deltakerkommunene økonomisk, f. eks. en avtale om felles fagsystem på et område. Før slikt vedtak fattes, skal varsel om planlagt avtale og oversikt over økonomiske konsekvenser, sendes til deltakerkommunene. � Faggruppe organisering.

Detaljering av forslag innebærer: � Oppgave avklaring (grenseoppgang kommune <-> selskap) � Hvem skal overføres til felles selskap � Kartlegge kompetanse og ønsker fra ansatte � Hvordan rekruttere/overføre � Organisering av selskapet (org. struktur) � Overgangen fra gammel til ny organisasjon (plan for overgangen) � Økonomi knyttet til forslaget. � …. .

Eksempel på innføring fra 2014

Fagforening og lover Kapittel 16. Arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse Er styrende for en eventuell prosess. § 16 -5 Informasjon og drøfting med tillitsvalgte Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte Fast rep. for tillitsvalgt i vårt styre: Bente Sundalsfoll, Fagforbundet Averøya.

Innspill og synspunkter knyttet til forslaget Deltagere kan komme med spørsmål, synspunkter knyttet til forslaget. Samt innspill/forslag knyttet til videre prosess