IKT ORKid Digitalisering av tekniske arkiver Sigurd Stangvik

IKT ORKidé Digitalisering av tekniske arkiver Sigurd Stangvik

• Organisering • Målsetning e. Bygg 2009 Prosjekt – Skanning av Eiendomsarkiv/Byggesaksarkivet

Organisering av IKT ORKidé • IKT ORKidé er et formalisert interkommunalt samarbeid etter § 27 i kommuneloven

- felles løsninger for felles løft Ønskede gevinster – MÅL Strategisk anvendelse – innsatsområder IKT Infrastruktur Gevinster for innbyggere, næringsliv kommunene, fylket Orkidéportal Sak/arkiv E- forvaltning e. Bygg 2009 Skole Økonomi Helse omsorg OK IT-infrastruktur (datarom etc. ) OK Bredbånd OK Andre virksomhetsområder

UTFORDRINGER TIL KOMMUNENE I løpet av 2007 skal hver enkelt innbygger selv kunne velge om henvendelser fra og kommunikasjon med det offentlige skal skje elektronisk. I løpet av 2009 skal alle relevante interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen Min. Side.

– Den overordnede visjonen for prosjektet er at Norge skal utvikle verdens beste og mest effektive offentlige sektor. Dette skal gjennomføres i samarbeid mellom myndigheter, næringslivet og fagbevegelsen – Målet med prosjektet er å oppnå bedre kvalitet og effektivitet i plan- og byggesaksbehandling, både i offentlig sektor og i næringslivet og prøve ut hensiktsmessige organisatoriske løsninger.

• Skanning av historisk byggesaksarkiv og eiendomsarkiv • Skanning av kommunale planer • Kart på Web

Hva kreves for elektronisk saksbehandling? Mottak via BYGGSØK Intern helelektronisk behandling av søknader Ekstern helelektronisk søknadsutarbeidelse Fullelektronisk saksbehandlingsmiljø Elektronisk arkiv Historisk byggesaksarkiv i elektronisk form (scannet) (tegninger og dokumenter) Innsyn via internett i egen/naboens byggesak Kommuneplan og reg. planer på nett. Byggekart og naboliste på internett/ direkte i BYGGSØK. Kommuneplan og reg. planer i elektronisk form (digtal el. scannet) Digitalt kart, scanning av alle innkomne dokumenter Elektronisk S A system som støtter BYGGSØK

Digitalisering av teknisk arkiver Visjoner og målsetninger • • Økt tilgjengelighet Gevinstrealisering Økt sikkerhet Hevet kvalitetsnivå

Økt tilgjengelighet internt • Mer informasjon enkelt tilgjengelig for mange flere • Samle kilder, etablere et helhetlig arkiv med alle fag. Supplere fra kilder utenfor kommunen • Legge til rette for full elektroniske Infoland-leveranser • Muliggjøre elektronisk søknad og saksbehandling • Gjenfinning av saker og dokumenter via kart, også ledningskart • Søk på matrikkel, adresse, hjemmelshaver, registrerte beboere • Gjenfinne dokumenter relatert til eiendommene, også fakturaer • Finne og varsle beboere som ikke har levert vannmålerskjema • Gjenfinne dokumenter ang. kommunens forpliktelser • Gjenfinning av landbrukssaker via foretaksregisteret, driftsenhet (kobling mot Landbruksregistret, LIB, Gårdskart, VESPA), hjemmelshaver og BID

Økt tilgjengelighet eksternt • Tilgjengeliggjøre dokumenter for bygninger, eiendommer og planområder i ”døgnåpen forvaltning” • Gi innbyggere innsyn i egen eiendom, og evt. tilgang til saker som man er part i • Enkelt kunne levere ut dokumenter • Benytte Min. Side • Benytte internettkart på hjemmeside

Økt sikkerhet og forbedret kvalitet • Kvalitetsheving og strukturering av informasjon • Redusere personavhengighet mht. datakvalitet i arkivet • Sikkerhet rundt at dokumenter blir arkivert korrekt. Ta grep om all tilvekst i arkivet, inkl. e-post • Forbedre kvalitet på saksbehandling ved letter tilgang til flere opplysninger • Brukeren har tilgang til gyldig og kvalitetssikret informasjon. • Yte bedre service til kunder • Etablere felles base for ”alle” dokumenter som kan benyttes av flere brukergrupper • Eliminere feilarkivering etter utlån av mapper • Harmonisere organisering i kommuner, fremme fagsamarbeidet (felles sak/arkiv system, økonomisystem og arkivtjeneste) • Kompensere for informasjonstap når medarbeidere slutter/går av • Oppfylle lover, regler og rutiner i fht. personvern, offentlighetslov etc.

Konkrete målsetninger • Alle kommuner tar i bruk e. Phorte fra 01. 2008. • Innføre periodeskille for elektronisk arkiv pr. 01. 2008. • Innføre elektronisk håndtering av nye dokumenter fra 01. 2008. • Digitalisere historiske arkiv for bygning, eiendom og planområde • Digitalisere utvalgte øvrige arkiver • I 2009 er det en målsetting at 75% av aktører med stort volum skal benytte elektronisk byggesøknad. (ref. e-Bygg 2009)

Nå-situasjonen – felles oppsummering

Digitalisering av teknisk arkiver Digitalisering - omfang

Strategi for digitalisering av tekniske arkiver • Nye dokumenter fra 01. 08 lagres i e. Phorte. Tilvekst fra følgende kilder: • • – Innkommende post (skannes) – Egenproduserte dokumenter i e. Phorte – Egenproduserte dokumenter utenfor e. Phorte (skannes) – Søknader via Byggsøk-portalen – E-post Prioriterte arkiver ryddes og skannes i perioden 2008 -2010 – Byggesaksarkiv – Delingsarkiv – Oppmålingsarkiv – Målebrevsarkiv – Landbruksarkiver relatert til eiendommer – Stikkledningsarkiv – Planarkiv Andre arkiver ryddes og skannes - i perioden 2010 -2012 – Arkiver for kommunale vei, vann- og avløpsanlegg – Skogbruksarkiver, viltarkiver, landbruksbanksaker

Digitalisering - gjennomføring • Alternativ 1 – Etablere prosjektorganisasjon i Orkidè • Heltids prosjektleder – ansvar for bla. fremdrift og kvalitet • Felles opplæring av personell • Etablere produksjonsanlegget – Tilrettelegging og rydding utføres på 3 steder i regionen – Kommunene avgir personell som dagpendler til nærmeste sted og/eller innleie på stedet. • År 2008 - 2010: 10 -13 personer • År 2011 - 2012: 3 -5 personer • Alternativ 2 – Dokumenter pakkes og transporteres til sentralt anlegg for skanning og etterarbeid • År 2008 -2010: 5 -7 personer • År 2011 -2012: 2 -3 personer – Etterarbeid består bla. av registrering av nøkkelinformasjon, kvalitetssikring, sluttkontroll, pakking • Alternativene utredes nærmere i høst

Usikkerheter • • Antall sider som skal skannes, - 30% til +10% Arkivenes beskaffenhet Valg av metodikk og teknisk løsning Kvalitetsnivå Omfang av storformatskanning Prosjektgjennomføringen Arbeidsmarkedet

Kart på Web og skanning Krav: - Selvbetjening - 24 timers tilgjengelighet Behov: -Kart på web -Digital planarkiv -Digital byggesaksarkiv

Prosjekt utfordringer • Forankring, engasjement og deltakelse fra kommunene • Informasjonsflyt • Ekstern finansiering, forholdsvis gode muligheter, men betingelsen er at kommunene engasjerer seg. • Søke om skjønnsmidler for som kan brukes til økt omstillingsevne (vilje? ) innenfor teknisk sektor

Takk for meg Sigurd. stangvik@sunndal. kommune. no