IKT I HELSEVESENET Ivar Berge Rikshospitalet Radiumhospitalet HF

IKT I HELSEVESENET Ivar Berge Rikshospitalet – Radiumhospitalet HF 02. 09. 05

Drømmen om ”det papirløse sykehus” er gammel: • Allerede rundt 1970 spådde enkelte at IT snart ville være utbredt i klinisk praksis ved de fleste sykehus • Siden har ”det papirløse sykehuset” stadig vært like rundt hjørnet… • En gjennomgang av historien viser en vei brolagt med skuffelser og fiaskoer • Jakter man på gullet ved enden av regnbuen?

Hva har gått galt? • Overvurdert teknologi • Kulturkollisjon og språkproblemer • For lite fokus på organisasjonsutvikling • Oversalg av gevinster – dårlig forventningsstyring • For dårlig forankring i ledelsen • For dårlig forankring hos brukerne!

Hvem har lykkes best? • De som ikke har satset på “ferdige” løsninger, men har hatt et stort innslag av egenutvikling og tilpasning - helt ned til den enkelte avdeling - og i noen tilfeller den enkelte bruker • De som har brukermedvirkning av god kvalitet • De som har forstått at utvikling og innføring av IT-systemer må sees i lys av hele den konteksten der de faktisk skal brukes…

Hovedtyper av kliniske IT-systemer: • • • Pasientadministrative systemer ”Journalsystemer” Laboratorie-systemer Billeddannende systemer (radiologi) Kliniske spesialsystemer

Hva skal IT-systemene støtte? • • Dokumentasjon Beslutningsstøtte Planlegging og oppfølging Virksomhetsregistrering Ressursallokering Personaladministrasjon Tilgang til informasjonsressurser • Fagutvikling/forskning • Undervisning • • Rekvisisjon/svar Kommunikasjon Bestillinger Samspill med MTU Telemedisin Kontorstøtte +++ ? ? ?

BRUKERKRAV: • Gjør alt de drømmer om (og litt til) • Gjør det akkurat på den måten de vil at det skal være • Krever ingen innsats fra avdeling/brukere ved innføring og drift. Hverken tid, penger eller tankevirksomhet • Krever ingen opplæring • Alle responstider er umiddelbare • Alle endringsønsker kan utføres – og ingen tar mer enn et par dager • Oppetid 24 x 7 x 52

RIKSHOSPITALET RADIUMH. ! !! FASTLEGE VESTFOLD ? #&$!!

Arthur vil nesten helt sikkert oppleve å… • møte helsepersonell som ikke vet noe (eller svært lite) om ham • møte helsepersonell som har feilaktige opplysninger • få motstridende informasjon om hva som skal skje og hva han må gjøre eller ikke gjøre • måtte fortelle historien sin om igjen og om igjen… • måtte ta en eller flere prøver eller undersøkelser om igjen fordi tidligere resultater ikke er tilgjengelige • få høre at ”det må du spørre noen andre om”… • sitte igjen med mange ubesvarte spørsmål…

Noen mulige kjennetegn ved dagens situasjon: • Forventningsgap • Isolasjonisme • Fragmentering • Redundans • Ustabile rammebetingelser • ”Information overload” og manglende tilgjengelighet til viktig informasjon på samme tid! • Basale funksjoner mangler i IT-systemene • Vi har store utfordringer knyttet til pasientlogistikk • Man sitter på hver sin tue og skuler på hverandre… (typisk norsk? )

Og dessverre litt for mye av dette…?

Papirets gode egenskaper: • • Utrolig fleksibelt Lett å lære Overlegen responstid Ingen vemmelige feilmeldinger – minimalt behov for brukerstøtte relatert til teknologien • Stor individuell frihet for brukerne • Lett å putte i lomma…

Papirets svake egenskaper: • Originalen kan bare befinne seg ett sted av gangen • Kopier oppdateres ikke automatisk • Gjenbruk av informasjonen krever manuelle rutiner • Mange av oss skriver som griser • Lett å putte i lomma…

Det hele begynte en mørk og kald vinterdag…

Oppdraget vi fikk var: • ”Rikshospitalet skal i 2007 ha en komplett elektronisk pasientjournal, papirjournalen er avviklet og vi befinner oss helt i forkant nasjonalt og internasjonalt når det gjelder anvendelse av IT i sykehus!” • Hva skal til?

Noen viktige spørsmål dukket opp: • • Hva er egentlig ”komplett EPJ”? Hvordan kan dette løses? Hva slags kompetanse trenger vi? Hva kommer det til å koste? Kan det gjøres på så kort tid? Har noen andre gjort noe lignende? Har han gått fra vettet? Er det på tide å skifte jobb?

En nokså vanlig modell… EKSTERN KOMMUNIKASJON FORSKNING EPJ/ PAS DIV. KLINISKE SYSTEMER ++ LAB MTU TURNUS RIS BOOKING ADMINISTRATIVE SYSTEMER LIS ++

En nokså vanlig modell… EPJ/ PAS

Hos oss ligner situasjonen mer på dette…

Eller litt mer konkret… Physician Clinical Practice Pharmacy/Medication Safety Medication Order Entry Outpatient Prescriptions Dosing Management Formulary Management Positive Patient Identification Drug Interactions Clinical Decision Support Physician Order Entry Results Review Order Sets Rules and Alerts Substitution/ Cost Management Provider Documentation Task Lists/ Workflow Tools Pathways Protocols Access to Drug Databases Ambulatory Practice Management Rounding Tools Patient History/ Problem Lists Patient Locator/ Patient Lists MAR Data Warehouse Severity Adjustment Report Writer Comparative Database Access Outcomes Measurement Resource Utilization Provider Profiling Credentialing Enterprise Patient Access Robot Interface Core Information Management Components User Interface/Portal Data Aggregation and Reporting Tools Departmental/Support Services Radiology/ PACS Cardiology Master Person Index (MPI) Clinical Data Repository Research Repository Pathology Emergency Department Surgery Order Entry Decision Support Repository Rules Engine Standard CDM Blood Bank Other Departmental Systems Security Tools Integration Tools Consumer Content PDA Support Coding Support Document Imaging Workflow Tools Electronic Signature MRN Management and Merge Release of Information Solution Sets CDMP (? ) Eligibility Verification Request for Authorization Consumer Portal Technical Denial Management Clinical Documentation Patient Assessment I&O Vital Signs Flowsheets Kardex Task Lists Care Plans Transition Planning Non-MD Orders Specialty Documentation Critical Care Documentation Patient Education Interfaces to Monitors Care Management Health Information Management Transcription/ Dictation Enterprise Scheduling Common Medical Vocabularies Lab Chart Management (Deficiencies) Admission/ Registration Precertification Authorization Initial & Concurrent Review Discharge Planning Clinical Denial Management Payor Communication and Notes Inter. Qual Support for LOC Work Lists Pathways Social Services Support Post Acute Placement Readmit Alerts Disease Management Solution Components Supply Chain Patient Supply Charges Tracking & Reconciliation Support for Product Standards Interface to ERP System Kilde: John Quinn, Ernst & Young, 2002

Et åpenbart dilemma? • • Komplett, juridisk holdbar dokumentasjon Effektivt arbeidsredskap som gir enkel oversikt over alt som er planlagt og gjennomført, samt relevante vurderinger og evalueringer Gi fleksibel og intuitiv presentasjon av mange typer informasjon Kommunikasjonsverktøy (internt og eksternt) Understøtte statistikk og forskning Oppfylle forskrifter og lover Støtte et stort antall profesjoner og spesialiteter Raskt og enkelt kunne tilpasses stadige endringer i omgivelsene – organisering, metoder etc.

Og så var det ”arven fra fortiden”: • Over 160 behandlingsrettede systemer – nesten ingen integrert… • Mange anskaffet/ utviklet på lokalt initiativ ut fra lokale behov – med minimal eller ingen bistand fra IT-avdelingen og uten å bli vurdert i forhold til en helhetlig strategi • Dette skjer fortsatt…

Noen konsekvenser: • Alt kan ikke løses i ett enkelt system uten å inngå for mange kompromisser • Ingen leverandør i verden kan tilby alt vi behøver • Ingen leverandører er gode på mer enn noen få av disse områdene • Vi må åpenbart integrere – men hvordan?

Vi er i en overgangsfase: • Fra ”digitaliseringens tidsalder” til ”tjenestenes tidsalder” • Som overgangsfaser ofte kan være, er også denne krevende og til dels smertefull, og ikke alle henger like godt med…

Kjennetegn ved IT-brukeren i 200? : • • Får tilgang til den informasjon har et legitimt behov for og som han er autorisert for, der han trenger det, når han trenger det Opplever ytelse og stabilitet som tilfredsstillende Føler seg 100% trygg på at sikkerheten er ivaretatt Opplever IT-løsningene som intuitive og svært brukervennlige Opplever at det å bruke IT er til stor nytte både for seg selv og pasientene, og at tid brukt på IT er vel anvendt tid Opplever at IT-løsningene i stor grad er tilpasset de faktiske behov den enkelte bruker har Opplever at støtte for arbeidsoppgaver, samhandling og kommunikasjon er de viktigste egenskapene ved de behandlingsrettede IT-systemene Opplever IT som en katalysator for egen fagutvikling

Pasienten opplever at: • Helsepersonell er oppdatert med relevant og korrekt informasjon • Sikkerheten er ivaretatt • Bruk av informasjonsteknologi i helsevesenet er nyttig og fornuftig • Eierskap til egen helseinformasjon er synlig og kan forvaltes! • Løsningene også kan anvendes av pasienten selv (og eventuelt pårørende) – både til nytte og glede…

Fra et IT-perspektiv: • Minst mulig egenutvikling • Mest mulig bruk av standard programvare og komponenter • Minst mulig leverandøravhengighet • Mest mulig kostnadseffektiv forvaltning av IT-porteføljen • Utnytte tidligere investeringer • Høy tilpasningsevne • Større forutsigbarhet • Evne til å respondere raskt og adekvat på endringer • Sterkest mulig forankring og eierskap hos brukerne

”Vi er så spesielle, vi…” • Er helsevesenet som virksomhet virkelig unikt? • I hvor stor grad kan man benytte erfaringer og metodikk fra andre bransjer? • Er vi i virkeligheten svært sårbare?

Rikshospitalet HF har startet en rekke prosesser og aktiviteter for å møte de faktiske behovene: • CSAM • Klinisk Portal • Metakatalog • Arkitektursatsning • Arbeidsprosessanalyse • Samarbeid med forskningsmiljøer og mange flere…

PORTALENS MANGE ANSIKTER: Tre ulike interne arbeidsflater To eksterne – samarbeidende helsepersonell og pasienter/pårørende Egen arbeidsflate for administrasjon • Basisversjoner av disse som i varierende grad kan modifiseres lokalt • Tilpassede versjoner kan leveres, for eksempel basert på rolle, organisasjon, oppgave, fag, problem/diagnose og lignende • Grunnleggende designelementer og navigasjon felles for alle INFORMASJON OG TJENESTER ADMINISTRATOR

Noen egenskaper vi tror er viktige… • • • Fokus på pasient, oppgaver og arbeidsflyt Skreddersydde presentasjoner basert på for eksempel problem, rolle, hendelse eller spesialitet Omfattende muligheter for kommunikasjon og samhandling, både helsepersonell imellom og mellom helsepersonell og pasienter Støtte ulike sameksisterende måter å organisere informasjon på – for eksempel både problemorientert og den tradisjonelle strukturen Tilby grensesnitt og tjenester både for pasienter og samarbeidende helsepersonell Tilby et individuelt tilpasningsdyktig grensesnitt for ikke-kliniske oppgaver, i erkjennelsen av at brukerne også trenger for eksempel å se data om eget arbeidsforhold, jobbe med organisasjonsrelaterte ting eller forberede en presentasjon Støtte sykehusets kvalitetsarbeid. Design som kan utvides til en omfattende, tverrgående løsning (EHR – “vugge til grav”) Støtte bruk av blant annet mobil teknologi En ny og bedre sikkerhetsarkitektur

Noen viktige gevinstområder • • • Redusere gjennomsnittlig liggetid ved å redusere “dødtid” Redusere unødige prøver og undersøkelser Redusere informasjonsredundans Optimalisere arbeidsprosessene samt planlegging og forberedelse Styrke informasjonens kvalitet og integritet Redusere feilbehandling som følge av manglende eller feilaktig informasjon Forbedre pasient- og informasjonssikkerhet Styrke pasientmedvirkningen Tilby data av høy kvalitet forskning og administrative formål Økt innovasjon og fokus på prosessforbedring i de kliniske fagmiljøene

Det er rammene som har hatt mest fokus til nå: • Integrasjons- og formidlingsarkitektur Sertifisering og standardisering Sikkerhetsarkitektur Driftsarkitektur Modell for gevinstrealisering • • • Driftsarkitektur – Enterprise Management Methodology (EMM) – Metode for å etablere og drifte sikker og stabil infrastruktur for helseinstitusjoner. – Modell for å bygge moderne driftsenter tilpasset driftsprosesser for helseinstitusjoner. – Skalerbar modell som ivaretar lokale, regionale og nasjonale behov ved å benytte konsept for fjerndrift. Integrasjons- og formidlingsarkitektur – Arkitektur som gjør det mulig for en portal å aksessere underliggende applikasjoner – En metode for integrering av sykehussystemer i en definert arkitektur Sikkerhetsarkitektur – Arkitektur for autorisering av brukere og som gir dem tilgang og rettigheter basert på rolle og kontekst Modell for gevinstrealisering – Modell for å analysere kliniske prosesser og etablere program for gevinstrealisering gjennom prosessforbedringer

Hva er en Elektronisk Pasientjournal? • Pasientjournalen inneholder – ”helsepersonellets eller institusjonens fortløpende nedtegnelser av opplysninger om en enkelt pasient og forhold av betydning for den hjelp han eller hun trenger” • En elektronisk pasientjournal (EPJ) er – ”en pasientjournal hvor informasjonen er elektronisk lagret på en slik måte at den kan gjenfinnes ved hjelp av Edb-verktøy. ” • Heimly V, Ree AO, and Yang JJ: "Den elektroniske pasientjournalen - Status og aktuelle områder for felles tiltak"; 1998; 9/97; KITH

Og hva med ”den komplette EPJ? ” • • Vi må spørre oss selv om pasientjournalen slik vi kjenner den er en hensiktsmessig måte å strukturere og ”avgrense” pasientrelatert informasjon på. Vi må stille spørsmål både ved innhold og organisering – er for eksempel epikrisen en hensiktsmessig måte å løse dette kommunikasjonsbehovet på i en digital hverdag? Er det hensiktsmessig at hver enkelt yrkesgruppe og hver ny avdeling tar opp sin egen, mer eller mindre komplette innkomstjournal? Etc. etc. • Vi må spørre oss selv om EPJ i det hele tatt er et meningsfylt begrep!

DØD OVER JOURNALEN! LEVE INFORMASJONEN!

Vi har bare så vidt begynt… • Dette er et stort og komplekst byggverk – det vi gjør nå er å legge fundamentet • Dette skal gi de kliniske fagmiljøene og IT-miljøene mulighet til sammen å gjøre IT til et nyttig verktøy for helsevesenet og for pasienter og pårørende

God Med tusenvis av brukere appetitt! og like mange meninger kan man ikke ha som ambisjon å gjøre alle fornøyde…