IKA Rogalands arbeid med nye bevaringsregler Program Litt

IKA Rogalands arbeid med nye bevaringsregler

Program Litt om IKA Rogaland Arbeidet vårt med de nye bevaringsreglene Mine anbefalinger til de som ikke har gjort noe ennå

Hvem er vi? IKA for Rogalands kommuner – alle bortsett fra Stavanger Største eier er Sandnes (75. 000 innbyggere) Minste eier er Utsira (200 innbyggere) Stiftet i 1976 6 årsverk http: //ikarogaland. no

Nye regler i emning, høring fra Riksarkivet Ikke tilbakevirkende kraft Plutselig var de der (2. februar 2014) Plutselig tilbakevirkende kraft Mye klaging over de gamle Mye klaging over de nye

Hva skulle vi gjøre? Vente på Riksarkivet? Samarbeide med andre? Hva ville kommunene? Hva ville IKA?

Oppstartsmøte august 2014 Håndplukkede gruppemedlemmer Avgrensninger til oppvekst-sektoren Arbeidsmåte Lesestoff

Arbeidet pågår 5 møter på ett år Utallige eposter sendt. . . og mottatt. Innsamling av dokumentasjon Videre innsnevring til skole. Så elev. Veilederen fra Riksarkivet

Selve planen Innledningsdel Metode Lovverk Hvordan kassere Fagspesifikke b/k-vurderinger i tråd med bevaringsreglement

Status etter 2 år Ferdig? Nei. Kartlagt flere sektorer Ferdig med Oppvekst (skole, barnehage, barnevern m. m. ) Ferdig ramme på produktet Positive tilbakemeldinger fra kommunene Tidkrevende

Innvendinger mot arbeidet Hvorfor bruke tid på dette når alt er elektronisk? Alt er ikke elektronisk, vi har fremdeles mye papir å rydde i, og det produseres fremdeles mye papir i kommunene. Det er fullt mulig å kassere i elektronisk arkiv. Derfor vil vi være i forkant med bevaringsplanlegging. Det produseres elektronisk materiale i fagsystemer som vi vurderer til å ikke være bevaringsverdige. Da trenger man ikke tenke integrasjon og/eller uttrekk.

Flere innvendinger Er det ikke bedre å lage kassasjonsplan utfra arkivnøkkel? Da får man bare kassert i saksarkivet. Det er ikke alt som får en arkivkode. Hva med objektarkiv? Hva med alle serier som bare eksisterer på papir? Dessuten: Ved å gå så detaljert til verks, vil kommunene få en veldig god oversikt over arkivmaterialet som finnes i etatene. Og oversikt = arkivplan!

Veien videre Delt inn i arbeidsgrupper Mer eposter sendt IKA Rogaland har satt av 0, 5 årsverk til arbeidet i år og neste år. Målet er å bli ferdig til neste år…

I god IKA-ånd Vi deler gjerne, men vil gjerne ha noe i retur også… Alt legges ut i vår mal til arkivplan. no. Noen kommuner har lagt ut b/k-planen i sin arkivplan: http: //strand. arkivplan. no/content/view/full/193413 Ta gjerne kontakt ved interesse, spørsmål, kommentarer osv.

Hva bør kommunene selv gjøre? Kartlegg alle sektorer. Dette er til nytte uansett om dere lager en b/k-plan eller ikke. Få oversikt! Skriv ned mål, altså tanker og planer om bevaring/kassasjon på et overordnet nivå. Vær realistiske. «Vi skal bevare alt» kontra «Vi klarer sikkert ikke å ta uttrekk av noe likevel»

Andre tips Ved rydding av eldre saksarkiv – bruk de reglene som gjaldt på det tidspunktet arkivene ble skapt, som veiledende kassasjonsfrister. Men vær obs på endringer i regelverk og husk merbevaringsregler. Ved spørsmål om hvordan en skal håndtere ulike arkivserier, ta stilling til bevaring/kassasjon (uttrekk? , integrasjon? , makulering? ) og dokumenter hva som er blitt gjort Spør IKA Finnmark om råd

Takk for meg