III runda Programu Rozwoju Bibliotek PolskoAmerykaska Fundacja Wolnoci
III runda Programu Rozwoju Bibliotek Polsko-Amerykańska Fundacja Wolności jest partnerem Fundacji Billa i Melindy Gates w przedsięwzięciu, które ma ułatwić polskim bibliotekom publicznym dostęp do komputerów, Internetu i szkoleń. Program Rozwoju Bibliotek w Polsce jest realizowany przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego.
DOSTAWY SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA
» DOSTAWY SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA DO BIBLIOTEK W niniejszej prezentacji znajdują się informacje: 1. W jaki sposób przygotować się do odbioru 2. Jak będzie wyglądał odbiór 3. Na co należy zwrócić szczególną uwagę 4. Co powinno być rezultatem odbioru 5. Jaki zakres wsparcia będzie dostępny po odbiorze
» FILOZOFIA DOSTAW SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA Dostarczanie sprzętu i oprogramowania dzielimy na trzy etapy: 1. Etap 1: Czynności wykonywane przed dostawą sprzętu 2. Etap 2: Czynności wykonywane w trakcie dostawy sprzętu 3. Etap 3: Czynności wykonywane po dostawie sprzętu
Etap 1 1. Przed dostawą sprzętu
1. Przed » dostawą sprzętu Etap 1: Przed dostawą sprzętu: » Oprogramowanie Microsoft » Kontakt dostawcy z dyrektorem biblioteki w celu ustalenia dokładnego terminu dostawy w każdej z placówek » Zaplanowanie rozmieszczenia sprzętu wspólnie z informatykiem wspierającym bibliotekę » Skompletowanie informacji i dokumentów, które będą potrzebne w dniu odbioru sprzętu
1. Przed » dostawą sprzętu » OPROGRAMOWANIE MICROSOFT Etap 1 Przed dostawą sprzętu: Oprogramowanie Microsoft » Oprogramowanie zostanie dostarczone przez Microsoft bezpłatnie » Przyjdą dwa e-maile od: Program Rozwoju Bibliotek <support@techsoup-europe. org> Ø E-maile nie wymagają żadnych działań, należy je zachować i wydrukować Ø Wydruk należy udostępnić dostawcy w dniu odbioru sprzętu » Przyjdzie paczka z Irlandii (nadawca: Microsoft) Ø Wszystko jest opłacone, należy przyjąć paczkę Ø Paczka zawiera płyty instalacyjne, które należy udostępnić dostawcy w dniu odbioru sprzętu
1. Przed » dostawą sprzętu » OPROGRAMOWANIE MICROSOFT E-mail stanowiący podstawę do zaksięgowania darowizny Od: Program Rozwoju Bibliotek <support@techsoup-europe. org> (Microsoft nie…. dostarcza potwierdzeń w formie papierowej) Do: Biblioteka Temat: Darowizna Oprogramowania Microsoft nr …………. Sprawdzić, czy e-mail nie trafił do wiadomości- śmieci (spam)!
1. Przed » dostawą sprzętu » KONTAKT Z DOSTAWCĄ Etap 1 - cd Przed dostawą sprzętu: Kontakt z dostawcą » Przygotować się na telefon od dostawcy w celu ustalenia z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych terminu dostawy Ø Biblioteka akceptuje termin lub proponuje inny Ø Biblioteka potwierdza dostępność informatyka Ø Zarezerwować odpowiednio dużo czasu w dniu dostawy Ø Zapewnić dostęp do urządzenia dostępowego do internetu » Koniecznie należy zapisać telefon do dostawcy, może się przydać w nagłych wypadkach
1. Przed » dostawą sprzętu » KONTAKT Z DOSTAWCĄ Dostawca kontaktuje się najpóźniej na 5 dni roboczych przed instalacją Biblioteka potwierdza termin najpóźniej na 3 dni robocze przed instalacją
1. Przed » dostawą sprzętu » INFORMACJE I DOKUMENTY Etap 1 - cd Przed dostawą sprzętu: INFORMACJE I DOKUMENTY » Przygotować umowę na dostawę internetu (kopia lub oryginał) » Przygotować umowę Biblioteka – Gmina – FRSI (kopia lub oryginał), w tym załączniki nr 1 i nr 4 w celu sprawdzenia w czasie odbioru, czy został dostarczony właściwy zestaw i czy jest on kompletny
1. Przed » dostawą sprzętu » INFORMACJE I DOKUMENTY Zapoznać się z informacjami w Wirtualnym Segregatorze i na stronie www. biblioteki. org Przygotować do wglądu umowę na dostawę internetu Przygotować do wglądu umowę Biblioteka – Gmina – FRSI z załącznikami
1. Przed » dostawą sprzętu » ROZMIESZCZENIE SPRZĘTU Etap 1 - cd Przed dostawą sprzętu: Rozmieszczenie sprzętu » Należy zaplanować, gdzie ma być umieszczony sprzęt: Ø powinien być w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego Ø zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu, tj. router) Ø lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) Ø zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego (funkcja faksowania)
1. Przed » dostawą sprzętu » ROZMIESZCZENIE SPRZĘTU 30 m
Etap 2 2. W trakcie dostawy sprzętu
2. W trakcie » dostawy sprzętu Etap 2 W trakcie dostawy sprzętu: » Nie zaniedbujemy żadnej z procedur » Dbamy o życzliwą atmosferę
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 W trakcie dostawy sprzętu: trzymamy się procedur » Czy należy pomagać przy noszeniu sprzętu? Ø Za dostawę, wnoszenie sprzętu odpowiedzialny jest tylko i wyłącznie dostawca Ø Nawet w przypadku pozostawienia sprzętu w bibliotece przed zakończeniem instalacji, dostawca nadal odpowiada za sprzęt aż do momentu podpisania protokołu odbiorczego
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: liczymy sprzęt i oprogramowanie » Razem z dostawcą dokładnie liczymy sprzęt i oprogramowanie » Dyrektor biblioteki wraz z wspierającym go informatykiem sprawdzają, czy dane (np. liczba, nazwy i modele urządzeń, numery seryjne) podane w protokole odbiorczym (wypełnionym w tym zakresie przez dostawcę) są zgodne ze stanem faktycznym oraz z umową Biblioteka – Gmina – FRSI » Tylko wtedy, gdy zestaw jest kompletny kontynuujemy odbiór sprzętu
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy zestaw jest niekompletny » Wypełniamy specjalnie oznaczoną cześć protokołu odbiorczego („Uwagi”) i przerywamy odbiór do momentu uzupełnienia wszelkich braków » Jeżeli sytuacja się powtarza (jest to kolejna próba odbioru zakończona niepowodzeniem), zaznaczamy to w protokole odbiorczym i zgłaszamy do FRSI
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy zestaw jest kompletny » Wskazujemy dostawcy miejsce instalacji sprzętu: Ø Sprzęt powinien znajdować się w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego Ø Zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu) Ø Lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) Ø Zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy uzgodniliśmy miejsca instalacji sprzętu » Pozwalamy dostawcy spokojnie przeprowadzić proces instalacji: Ø Udostępniając mu niezbędne pomieszczenia Ø Udostępniając mu umowę na dostawę internetu Ø Zapewniając mu dostęp do urządzenia dostępowego do internetu (routera) Ø Zapewniając życzliwą atmosferę
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru » Procedura odbioru to osobny dokument, który pomoże sprawnie odebrać dostarczony sprzęt i oprogramowanie. » Procedura odbioru będzie zawierała proste zadania mające na celu zaprezentowanie dyrektorowi biblioteki i wspierającemu go informatykowi najważniejszych funkcji dostarczonego sprzętu i oprogramowania oraz weryfikację poprawności ich działania. » Zadania wykonywane będą przez dostawcę i potwierdzane przez dyrektora biblioteki wspieranego przez informatyka.
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru » Po wykonaniu wszystkich zadań i zaznaczeniu ich wyników procedurę odbioru należy podpisać i załączyć do protokołu odbiorczego » W przypadku pomyślnego przejścia kroków procedury odbioru należy zweryfikować dane wpisane przez dostawcę w protokole odbiorczym, w razie potrzeby uzupełnić je lub skorygować, zaznaczyć pole brak uwag i podpisać protokół odbiorczy, a następnie protokół przekazania sprzętu w darze
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru » W przypadku niepomyślnego przejścia kroków procedury odbioru lub braku możliwości potwierdzenia danych zawartych w protokole odbiorczym należy podpisać protokół odbiorczy z uwagami i ustalić z dostawcą nowy termin odbioru po usunięciu wykrytych nieprawidłowości (nie później niż 5 dni roboczych od ich wykrycia) » Protokół przekazania sprzętu w darze jest podpisywany tylko po pomyślnym przejściu kroków procedury odbioru (wszystkie zadania wykonane prawidłowo) i podpisaniu protokołu odbiorczego bez uwag
2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Sprawdzamy, czy zestaw jest kompletny Procedura odbioru Sprawdzenie, czy zestaw działa prawidłowo Protokół odbiorczy Sprawdzenie, czy zestaw jest właściwy i kompletny Protokół przekazania sprzętu w darze Formalno-prawne przekazanie własności zestawu
Etap 3 3. Po dostawie sprzętu
3. Po » dostawie sprzętu Etap 3 Po dostawie sprzętu: » Szkolenia informatyczne, m. in. z obsługi dostarczonego sprzętu i oprogramowania » Gwarancja, serwis, pomoc techniczna: Ø 5 -letnia gwarancja na cały sprzęt Ø Bezpłatne wsparcie telefoniczne (12 mies. ): 61 827 54 56 Ø Bezpłatne wsparcie e-mail (12 mies. ): biblioteka@talex. pl
Pytania Infolinia: 022 579 17 39 www. biblioteki. org
- Slides: 28