II MANAJEMEN DAN MANAJER Secara umum manajer berarti

II. MANAJEMEN DAN MANAJER Secara umum manajer berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya oraganisasi lainnya. Manajer dapat diklasifikasikan dengan dua cara : menurut tingkatan dalam oragnisasi, kegiatan-kegiatan organisasi untuk mana bertanggung jawab – umum dan fungsional.

TINGKATAN MANAJEMEN Tingkatan manajemen dalam organisasi membagi manajer menjadi tiga golongan : a. Manajer lini pertama. Memimpin dan membawahi tenaga-tenaga operasional. b. Manajer menengah. Membawahi dan mengarahkan kegiatan manajer lini pertama. c. Manajer puncak. Bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasai.

Manajemen Puncak Manajemen Menengah Manajemen Pertama Karyawan Operasional (non manajerial) Tingkatan Manajemen dalam Organisasi

Perbedaan tingkatan manajemen membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan. Manajemen administratif, berurusan dengan penetapan tujuan, perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan.

Manajemen operatif, mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil yang efektif. Semakin tinggi tingkatannya, mereka menjadi lebih banyak terlibat dengan manajemen administratif.

Manajer Puncak MANAJEMEN ADMINISTRATIF Penentuan tujuan, perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan. Manajer Menengah Manajer Lini Pertama MANAJEMEN OPERATIF Pengaeahan dengan memotivasi, supervisi, dan komunikasi. Perbedaan Manajer administratif dan operatif dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Manajer-Manajer Fungsional dan Umum Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dikelola, manajer dapat diklasifikasikan sebagai : Manajer fungsional mempunyai tanggung jawab satu kegiatan organisasi. Manajer umum mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau yang mencakup beberapa kegiatan fungsional satuan kerja.

Fungsi-Fungsi Yang Dilaksanakan Manajer Fungsi-fungsi manajerial menurut Henri Fayol, yang menyatakan bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah dan pengawasan adalah fungsi-fungsi utama.

Beberapa pendapat para ahli manajemen tentang fungsi-fungsi manajemen. Hanri Fayol Luther Gullick George Terry Ernest Dale Planning Organizing Commanding Staffing Actuating Staffing Coordinating Directing Coordinating Inovating Reporting Representing Controlling

Beberapa pendapat para ahli manajemen tentang fungsi-fungsi manajemen. Koontz & O’donnel Oey Liang Lee William Newman James Stoner Planning Organizing Staffing Directing Controlling Planning Organizing Directing Coordinating Controlling Planning Organizing Asembling*) Directing Controlling Planning Organizing Leading Controlling

Dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa persamaan yang tercermin pada fungsi-fungsi planning, organizing, dan controlling. Sedangkan fungsi-fungsi lainnya merupakan cara penyebutan yang berbeda tetapi mengandung arti yang sama, di mana pada dasarnya adalah fungsi staffing, direc- ting atau leading.

Perencanaan (Planning) Rencana-rencana dibutuhkan organisasi untuk menetapkan tujuan-tujuan dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan : a. Organisasi dapat memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuannya.

b. Anggota organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih. c. Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Perencanaan (Planning), adalah : pemilihan (penetapan) tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Pengorganisasian (organizing) adalah : penentuan sumberdaya-sumberdaya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. perancangan dan pengembangan suatu organisasi / kelompok kerja yang dapat membawa ke arah tujuan. Bagus ?

penugasan tanggung tertentu pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan. Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan (memimpin) organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah ditetapkan.

Penyusunan Personalia (Staffing) adalah : penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi karyawan dalam lingkungan kerja yang produktif. Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan persyaratan mental, phisik, dan emosional untuk posisi-posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.

Fungsi personalia (staffing) mencakup kegiatan-kegiatan : pembuatan sistem penggajian. penialaian karyawan untuk promosi, transfer. demosi dan pemecatan. latihan dan pengembangan karyawan.

Pengarahan (leading) Fungsi pengarahan (leading) untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang di inginkan, dan harus dilakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan kepemimpinan, seperti komunikasi, motivasi dan disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan directing, motivating, actuating, dsb.

Fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang di dalam organisasi. Pengawasan (Controlling), Semua fungsi sebelumnya tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling), atau sekarang dengan istilah pengendalian.

Pengawasan (controlling) penemuan dan penerapan (cara dan peralatan) untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau tidak dibutuhkan tidak terjadi.

KEGIATAN – KEGIATAN MANAJER Pendekatan Kegiatan Dalam praktek, sering dijumpai para manajer mengalami kesulitan untuk memahami hubungan antara fungsi-fungsi manajerial dengan kenyataan yang dikerjakan. Manajer-manajer sering menyatakan bahwa mereka sebagian besar waktunya untuk menghadiri rapat, bicara lewat telepon, menulis/membaca memo, menerima/menemui tamu dsb.

Kegiatan-kegiatan tersebut bukan fungsi-fungsi manajerial, tetapi saran-sarana (means) melalui mana fungsi-fungsi ma-najerial dilaksanakan. Apa yang dilakukan manajer ? Manajer adalah perencana, pengorganisasi, pemimpin (pengarah) dan pengawas. Kenyataannya, setiap manajer mengambil peranan yang lebih luas untuk menggerakkan organisasi menuju sasaran yang telah ditetapkan.

Tugas-tugas penting yang dilaksanakan manajer : 1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain. Istilah orang mencakup tidak hanya bawahan dan atasan, tetapi juga manajer lainnya dalam organisasi.

2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas. 3. Manajer bertanggung-jawab dan mempertanggung-jawabkan. Manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan tertentu dengan sukses.

4. Manajer harus berpikir secara analistis dan koseptual. Manajer harus mampu merinci dan memisah-misahkan suatu masalah, menanalisa dan mencari penyelesaian yang layak dengan akurat. 5. Manajer adalah seorang mediator. Jika saling tidak bersepakat (tidak setuju) atau saling bertentangan, manajer dituntut perannya sebagai mediator (penengah).

6. Manajer adalah seorang politisi. Manajer harus mengembangkan hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan, usulan atau keputusan-keputusannya. Manajer harus efektif memainkan politik dengan mengembangkan kerjasama dengan para manajer lain dalam organisasi.

7. Manajer adalah seorang dipomat. Manajer mungkin harus berperan sebagai wakil resmi organisasi kerjanya pada pertemuan-pertemuan organisasional. Manajer mungkin juga mewakili organisasi dalam urusan dengan pelanggan, pejabat pemerintah, atau organisasi lain.

8. Manajer mengambil keputusan sulit. Organisasi selalu menghadapi banyak masalah (misal kesulitan finansial, masalah personalia, dsb. ). Manajer adalah orang yang diharapkan dapat menemukan jalan keluar dari berbagai masalah sulit dan mengambil keputusan yang akurat.

Ketrampilan-ketrampilan Manajerial Pada umumnya untuk menjadi manajer yang efektif dibutuhkan ketrampilan : 1. Ketrampilan konseptual (Conceptual skill) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.

2. Ketrampilan kemanusiaan (human skills) adalah kemampuan untuk bekerja dengan, memahami, dan memotivasi orang lain, baik sebagai individu ataupun kelompok. 3. Ketrampilan administratif (administratif skills) adalah seluruh ketrampilan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan.

4. Ketrampilan teknik (technical skills) adalah kemampuan untuk menggunakan peralatan, prosedur, atau teknik dari suatu bidang tertentu. Setiap ketrampilan harus dimiliki oleh setiap manajer, hanya untuk tingkatan manajemen yang berbeda akan berbeda proporsi masing-masing kebutuhan.