IHRStudier Rapportering 1 mai 2011 Endelig versjon IHRstudier

IHR-Studier Rapportering 1. mai 2011 Endelig versjon

IHR-studier: prioriteringer og vurderinger • • Vårt primærfokus har vært å prioritere verdistrømmer (hovedprosesser) der vi mener det er potensial for mindre ressursbruk og/eller økt kvalitet. I vår prioritering har våre kvalitative vurderinger telt noe mer enn kvantitative vurderinger Kvantitative vurderinger: Sett spesielt på verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer. – Høyt volum (særlig på instituttnivå) betyr at endringer vil få stor påvirkning i organisasjonen – Lavt volum må vurderes spesielt ift hensiktsmessighet med organisering på flere nivåer • Kvalitative vurderinger: Foretatt vurderinger og utarbeidet hypoteser om forbedringspotensial basert på kartlegging av verdistrømmer. Eksempler: – – identifisering av kompliserte arbeidsprosesser lange ventetider overproduksjon av f. eks notater og fremlegg uhensiktsmessig arbeidsdeling

IHR-studier: Tolkning av begrep • • • Brukere av våre ulike verdistrømmer er definert i foil 5 og 6. Vi har her benyttet en bred tolkning av brukerbegrepet og har ønsket å synligjøre at det er flere ulike brukere av en tjeneste (selv om disse kan ha ulik status eller mengde eierskap til en tjeneste). Ulike brukere kan også ha motstridende interesser noe som vanskeliggjør vurderinger av f. eks brukerkvalitet. Kvalitetsbegrepet i foil 8 og 9 har vi definert som opplevd kvalitet hos summen av de ulike brukerne av en verdistrøm. Vi har ikke gjennomført noe brukerpanel eller brukerundersøkelse, men har basert disse vurderingene på det plangruppen har av kjennskap til brukernes tilbakemeldinger i ulike fora, rapporter, evalueringer osv Aktivitetene innenfor studieadministrasjon er i meget stor grad kjernevirksomhet. Vår differensiering går derfor på hva vi vurderer treffer midt i kjernevirksomheten og hva som kan defineres som mer støtte til kjernevirksomheten (men som fortsatt er kjernevirksomhet) Eksterne krav i foil 9 har vi definert som etterlevelse av diverse lover, forskrifter og reglement som styrer vårt felt. Det er ikke gitt tilbakemeldinger til Ui. Os studieadministrasjon som skulle tilsi at vi på noen områder systematisk ikke etterlever eksterne krav, selv om det finnes eksempler på enkelttilfeller og enkeltsaker. IHR-studier ønsker å kommentere på at det kan virke ulogisk å koble brukerperspektivet opp mot relevans for kjernevirksomheten. En bruker er interessert i det som er relevant for brukeren - det er tilbyderen som i tillegg er/bør være opptatt av relevansen for kjernevirksomheten

Verdistrømmer og verdistrømskategorier Kategorinavn Verdistrøm Planlegge/gjennomføre eksamen Eksamen og kvalifikasjon Dokumentere kvalifikasjon Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Opptak Studentmobilitet Lokalopptak Studentmobilitet Studie-/studentinformasjon på web Muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Rekruttere studenter Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Studentinformasjon og -oppfølging Faglig-sosial oppfølging av studenter Administrere undervisning Undervisningsstøtte og -admin Håndtere praksis Kvalitetssikre studier Drive forvaltning innenfor studier Forvalte emner Forvalte studieprogram Forvalte og følge opp regelverk Rapportere Kvalitetssikring og forvaltning av studier Eksterne relasjoner Styre ressurser Følge opp/betjene eksterne relasjoner

Hovedprosesser og brukere (1) Nummer er påført de verdistrømmene der ikke alle brukergruppene nevnt i kategorioverskriften er aktuelle Eksamen og kvalifikasjon: (bruker: student 1, emneansvarlig 2, sensor 3, eksamensvakt 4) üPlanlegge/gjennomføre eksamen (eks: tilrettelegging, fusk, sensur, klage/begrunnelse) üDokumentere kvalifikasjon (eks: karakterutskrift, vitnemål)1 Opptak: (bruker: student 1, søker 2, opptakskomite 3, SA 4, fakultet 5, institutt 6) üOpptak gjennom NOM (samordna opptak) 1 2 4 5 6 üLokalopptak (eks: til 2 -årige mastere , EVU, PPU og Selvfinansierende bachelor/master) Studentmobilitet: (bruker: student, søker, partnere, SA, fakultet, institutt, programansvarlig, vit. ansatt) (eks: innreise, utveksling, innpassing/godkjenning av norsk og utenlandsk utdanning) Studentinformasjon og -oppfølging: (bruker: student 1, søker 2, potensiell student 3, emne/programansvarlig 4, SA 5, fakultet 6, institutt 7) üStudie-/studentinformasjon på web üMuntlig studie-/studentinformasjon/veiledning üRekruttere studenter (inkl katalog, kampanjer, skolebesøk, åpen dag) üSaksbehandling som en del av oppfølging av studenter (eks: Politiattest, Tilrettelegging studier, Permisjonssøknad, Skikkethetsvurdering, Inndragning av studierett, diverse bekreftelser) 1 5 6 7 üFaglig-sosial oppfølging av studenter (eks: studiestart, arrangementer, studentforeninger) 1 2 4 5 6 7

Hovedprosesser og brukere (2) Nummer er påført de verdistrømmene der ikke alle brukergruppene nevnt i kategorioverskriften er aktuelle Undervisningsstøtte og -admin: (bruker: emneansvarlig 1, underviser 2, student 3, praksissteder 4) üAdministrere undervisning (eks: Undervisningsplanlegging, Pensum, Semesterregistrering/betaling, Undervisningsopptak, Etterregistrering, Sekretærfunksjoner (undervisningsstøtte), Verktøy/datastøtte for vitenskapelig ansatte) 1 2 3 ü Håndtere praksis (eks: administrere, tilrettelegge, planlegge) (1) 3 4 Kvalitetssikring og forvaltning av studier: (bruker: ledelse og organer/utvalg alle nivåer 1, emne-/programansvarlig 2, SA 3, fakultet 4, institutt 5, student 6 , eksterne 7 KD 8, vit. ansatt 9) üKvalitetssikre studier (eks: kvalitetsrapport, evalueringer) 1 2 3 4 5 6 üDrive forvaltning innenfor studier (eks: saksforberedelse til styrer/utvalg, Høringer, Utredning , Forvalte IT-systemer) 1 2 3 4 5 7 8 üForvalte emner (eks: opprette, vedlikeholde, nedlegge) 2 4 5 9 üForvalte studieprogram (eks: opprette, vedlikeholde, nedlegge) 1 2 3 4 5 9 üForvalte og følge opp regelverk (inkl klager på vedtak, rådgivning/veiledning) 3 4 5 6 8 üRapportere (eks: til DBH, til KD) 1 2 3 4 5 6 7 8 üStyre ressurser (inkl time-/undervisningsregnskap/-budsjett) 1 2 3 4 5 9 Eksterne relasjoner: (bruker: presse, myndigheter, politikere, arbeids-/næringsliv, skolen, almenheten, studenter, tidligere studenter ) üFølge opp/betjene eksterne relasjoner (eks: mediehåndtering, samfunnsinformasjon, arrangement, alumni)

Krevende i gjennomføring Lav Prioritering: Gevinstpotensial iht kompleksitet (se også foil 18 -19) Fagligsosial oppfølging Eksterne relasjoner Forvaltning Kvalitetssikring Forvalte emner Rapportere Rekruttering Regelverk Forvalte program Håndtere praksis Dok kvalifikasjon Saksbeh som oppfølging Studentmobilitet Info på web Eksamen Høy Muntlig info Opptak NOM Lokalopptak Lav Styre ressurser Admin undervisning Høy Effekt

Lav relevans / uakseptabel kvalitet Brukerperspektivet Middels relevans / kvalitet Svært relevant / høy kvalitet Prosess Verdistrømskategori Relevans for kjernevirksomheten Kvalitet Brukere Kommentar Eksamen og kvalifikasjon Opptak student, emneansvarlig, sensor, eksamensvakt NOM lokal bruker: student, søker, opptakskomite, fakultet, institutt Studentmobilitet student, søker, partnere, sentralt, fakultet, institutt, programansvarlig, vit. ansatt) Studentinformasjon og -oppfølging student, søker, potensiell student, emne-/programansvarlig, sentralt, fakultet, institutt Kvalitetssikring og forvaltning av studier ledelse og organer/utvalg alle nivåer, emne-/programansvarlig, sentralt, fakultet, institutt, student, eksterne, KD, vit. ansatt Kvalitetssikring Forvaltning Undervisningsstøtte og -admin emneansvarlig, underviser, student, praksissteder Eksterne relasjoner presse, myndigheter, politikere, arbeids-/næringsliv, skolen, almenheten, studenter, tidligere studenter NB: All virksomhet innen studier er kjernevirksomhet, se også kommentar foil 3

Dårlig/etterlever ikke eksterne krav Leveransekvalitet Hovedprosess (verdistrømskategori) Brukerkvalitet (fra foregående foil) Middels/noen utfordringer ifht eksterne krav Bra/ingen utfordringer ifht eksterne krav Etterlevelse eksterne krav Eksamen og kvalifikasjon Opptak Produktkvalitet Studenter ønsker seg mer varierte vurderingsformer, flere tilbakemeldinger underveis og fyldigere begrunnelser, men det som finnes nå er ok. Flere vit. ansatte ønsker også mer varierte vurderingsformer, ellers ok NOM er god. Lokalopptak varierende kvalitet lokal Studentmobilitet Godkjenning har varierende kvalitet. Avtalebiten er også varierende Studentinformasjon og oppfølging Infosystemet er bra. Studenter ønsker seg mer oppfølging Kvalitetssikring og forvaltning av studier Kvalitetssikring: overproduksjon av rutiner, men for lite ift oppfølging av resultater. Forvaltning er ok, men kan forenkles Undervisningsstøtte og -admin Eksterne relasjoner Kvalitetssikring Forvaltning - Behov for bedre systemer for bedre styring og utnyttelse av ressursene - Mer systematisk, målgrupperettet aktivitet. God utnyttelse ift eksisterende ressursbruk

Prioriteres med en gang ”Quick wins” for studieadministrasjon Prioriteres ikke med en gang Prioriteres ikke Arbeidsfelt/-område Beskrivelse Godkjenning og innpassing Små enkle grep: tilrettelegge for arbeidsstuer og økt samarbeid/erfaringsutveksling på tvers. Mål: korte ned ventetid for studenter Ansvar: STA Studiekvalitetsrapporten Forenkling, redusere gjennomløpstid, fokusere på det som gir relevant styringsinformasjon, ta inn som en del av tertialrapporteringen. Mål: Forenkling Ansvar: STA Opptak til selvfinanseriende bachelorstudier (SFB) Forenkling, redusere admin ressursbruk ved å gjennomgå arbeidsflyten og se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom de involverte Mål: Forenkling Ansvar: STA Rombooking utenom Finn. Rom Mål: Redusere feil, finne frem til en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom om å involverte parter Ansvar: STA og TA Etter- og videreutdanning I første omgang: Synliggjøre ressursbruk i ulike organisasjonsmodeller for arbeidet med EVU Kommentar Det er enighet om i tillegg å prioritere noen utvalgte tiltak som vil gi mer direkte effekt for studenter og vitenskapelig ansatte. Dette vil gjøres i tett dialog med disse brukergruppene. Se også foil 20.

Overordnet hypotese IHR-studier -potensial og retning Standardisering og brukerorientering – Mer samarbeid på tvers. Legge til rette for/forsterke kultur for slikt samarbeid. Videreutvikle eksisterende samarbeidsrelasjoner via nettverk, erfaringsutveksling – Forenkling av rutiner og prosesser – Redusere sårbarhet/risiko i tilgjengelig kompetanse spesielt ved små enheter og ift komplekse saksfelter – Minimere mengden dobbeltarbeid – Avklare hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer – særlig der det brukes veldig lite ressurser på til dels kompliserte saksfelter – Synliggjøre brukerperspektivet i verdistrømmene – Avklare servicenivå: særlig på områder hensynet til ulike brukerperspektiver kan kollidere med hverandre og med administrativ ressursbruk

Organisatoriske og kulturelle muligheter, noen stikkord • • • Størrelse og bredde • – Sikre rett kompetanse ved å skille på enkle og mer kompliserte saksganger/felter – Minske sårbarhet ved avgang og fravær. Mer robust administrativ kompetanse ved standardisering og kunnskapsdeling. • Klare roller, tydelig ansvar og myndighet i studiespørsmål – Videreutvikle og bevisstgjøre ansvar, myndighet og roller • Inkludere det fjerde styringsnivået innenfor studieadministrasjon: programnivået Styrke fellesskaps-/enhetsfølelsen – Ivareta enheters unike behov uten at det går på bekostning av helheten • Hvor skal vi være like? • Hva bør være lokale tilpasninger? Brukerfokus og respekt – Involvere brukere ved å aktivt benytte etablerte kanaler – Videreutvikle felles problemforståelse – Styrke kultur for gjensidig respekt for hverandres kompetanse og behov Standardisering Se også vedlegg

Organisasjonsmessige endringer • Det er potensielt effektiviserings- og kvalitetsikringsgevinster i å samordne administrasjonen av ph. d. -programmer og øvrige studieprogrammer. Dette krever gjennomgang av arbeidsdeling både lokalt (på fakultet og institutt) og mellom FA og STA • Sentralisering av rombestilling og samordning av eksamensvakter ved skoleeksamen er et mulig tiltak for effektivisering av planlegging av eksamen

Grenseflater 1 Prosesser med grenseflatene til andre: (inkl. prosesser eid av andre fokusområder) • Prosjektstyring, EVU – Studieadministrasjon - Økonomi • Bilagslønn og fastlønn til betaling inklusive kontrakter (lokale løsninger, AURA) – Studieadministrasjon – Økonomi – Personal (AURA= SV, UV, JUS) • Ressursstyring undervisning (AURA, FS) – Studieadministrasjon – Økonomi – Personal (AURA= SV, UV, JUS) • Rapportering KD og DBH – KD- Studieadministrasjon – Økonomi – Personal – Forskningsadministrasjon etc • Tertialrapportering – virksomhetsrapportering – Studieadministrasjon – Økonomi – Personal – Forskningsadministrasjon etc • Eksamens- og undervisningslokaler (inklusive Syllabus og Finn. Rom) – Studieadministrasjon – bygningsforvaltning – IT - Si. O • Ph. d. -administrasjon (FS) – Studieadministrasjon - Forskningsadministrasjon

Grenseflater 2 • Webinformasjon (Vortex, FS, Syllabus) – Studieadministrasjon – Kommunikasjon - IT • Student- og undervisningsadministrasjon (FS, SO, Fronter) – Studieadministrasjon – IT • Arkiv og saksbehandling (Ephorte) – Studieadministrasjon - Organisasjon etc • Bøker, pensumlister, litteratursøk (DUO, BIBSYS, Vortex) – Studieadministrasjon – Universitetsbiblioteket – IT – Si. O • Studieplassfinansiering, dimensjonering – Studieadministrasjon - Økonomi • Internasjonalisering og forskningsbasert utdanning – Studieadministrasjon - Forskningsadministrasjon

Kartlegging av ressurser; årsverk (STA, SV og UV) for verdistrømmer innen studieadministrasjon

Kartlegging av ressurser; nivådelt (STA, SV og UV) med årsverkstall 100% 90% 80% 70% 1 0. 11 0. 55 0. 25 0. 3 0. 21 0. 8 0. 58 3. 12 0. 91 1. 61 1. 346 0. 670000001 2. 55 1. 45 0. 750000008 0. 5 11. 24 0. 59 1. 49 60% 4. 7 Fargefordelt i % 2. 56 1. 012 4. 7 0. 3 13. 66 1. 04 4. 25 5. 8 50% 0. 1 0. 600000001 0. 1 4. 54 2. 6 2. 245 40% 12. 5 0 4. 35 3. 88 30% 20% 3. 6 0. 8 4. 32 0. 3 3. 5 3. 28 4. 3 8. 17 6. 45 10. 25 0. 650000009 2 10% 9. 8 1. 5 0% 0. 11 0. 600000001 2. 76 0. 09 0. 850000001 1. 180000001 Fakultet Institutt STA Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å følge opp/betjene eksterne relasjoner Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å styre ressurser Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte og følge opp regelverk Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte emner Sum of Ressursbruk i antall årsverk for faglig-sosial oppfølging av studenter Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å rapportere Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å administrere undervisning Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å dokumentere kvalifikasjon Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å drive forvaltning innenfor studier Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å kvalitetssikre studier Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å rekruttere studenter Sum of Ressursbruk i antall årsverk for muntlig studie/studentinformasjon/veiledning Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å håndtere praksis Sum of Ressursbruk i antall årsverk for studie/studentinformasjon på web Sum of Ressursbruk i antall årsverk for lokalopptak Sum of Ressursbruk i antall årsverk for studentmobilitet Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å planlegge/gjennomføre eksamen Sum of Ressursbruk i antall årsverk for saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Sum of Ressursbruk i antall årsverk for opptak gjennom NOM (samordna opptak) Sum of Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte studieprogram

Lav kvalitet/høyt potensial/lav kompleksitet/ høy prioritet Prioritering (1) Middels kvalitet/middels potensial/ lmiddels kompleksitet/ høy prioritet Høy kvalitet/lavt potens/høy kompleksitet/ lav prioritet Verdistrøm * Leveransekvalitet Gevinstpotensial Kompleksitet Planlegge/gjennomføre eksamen Dokumentere kvalifikasjon Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Høy Lokalopptak Høy Studentmobilitet Middels Studie/studentinformasjon på web Muntlig studie/studentinformasjon/veile dning Rekruttere studenter Høy Forslag til prioritering Middels Høy Middels *NB: leveransekvalitet er vurdert ift verdistrømskategori, ikke per verdistrøm – se foil 9. Vi har kun rangert de verdistrømmene vi vil prioritere nå og ønsker å avvente videre rangering.

Lav kvalitet/høyt potensial/lav kompleksitet/ høy prioritet Middels kvalitet/middels potensial/ lmiddels kompleksitet/ høy prioritet Prioritering (2) Høy kvalitet/lavt potens/høy kompleksitet/ lav prioritet Verdistrøm * Leveransekvalitet Gevinstpotensial Kompleksitet Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Middels Faglig-sosial oppfølging av studenter Lav Administrere undervisning Håndtere praksis Kvalitetssikre studier Drive forvaltning innenfor studier Forvalte emner Forvalte studieprogram Forvalte og følge opp regelverk Rapportere Forslag til prioritering Høy Middels Middels Høy Styre ressurser Følge opp/betjene eksterne relasjoner Lav *NB: leveransekvalitet er vurdert ift verdistrømskategori, ikke per verdistrøm – se foil 9. Vi har kun rangert de verdistrømmene vi vil prioritere nå og ønsker å avvente videre rangering.

Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Quick-wins Studenter Prioriterte områder Innpassing/ godkjenning Studentmobilitet EVU Admin undervisning Eksamen Vit. ansatte Studiekvalitetsrapport Lokalopptak Rombooking Opptak SFB Admin. ansatte

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 1. prioritering = Lokalopptak • Leveransekvalitet – – • Gevinstpotensial – – – • Senke frustrasjonsnivå hos studenter og til dels administrativt personale Sikre riktig kompetanse på de kompliserte sakene og minske sårbarhet/risiko Få til en fornuftig arbeidsdeling og sikre stordriftsfordeler Kompleksitet – – – • Behov for i større grad å skille på saksflyt i tunge og enkle saker Ulik kompetanse ute på enhetene (spesielt ift kompliserte saker) Relativt stor sårbarhet/risiko på en del enheter Kompetansen finnes i organisasjonen som helhet Kompleksiteten avhenger av hva slags tiltak som blir vurdert som mest hensiktsmessige og i hvilken rekkefølge man ønsker å sette i gang tiltak. Nasjonal samordning av masteropptak og videreutvikling av IS-systemer har forholdsvis høy kompleksitet, mens kompetansedeling, standardisering og intern omfordeling av arbeidsoppgaver har lavere kompleksitet. Standardisering av dette området kan være krevende kulturelt da mange fagmiljøer har et sterkt eierforhold til området Området er vurdert til å ha høy kompleksitet Annet – Fokus: intern administrativ effektivisering, mindre direkte synlige gevinster for andre brukere. Nasjonal samordning derimot vil gi store konsekvenser i form av forenkling for brukerne (studenten)

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 2. prioritering = Studentmobilitet (inkl godkjenning og innpassing) • Leveransekvalitet – – – • Gevinstpotensial – – • Senke frustrasjonsnivå hos studenter og til dels administrativt personale Korte ned svartid og forenkle prosessen for studenten ved å begrense antallet nivåer som involveres Sikre riktig kompetanse på de kompliserte sakene og minske sårbarhet/risiko Få til en fornuftig arbeidsdeling og sikre stordriftsfordeler Kompleksitet – – • Lang ventetid for studenter Studenter må levere søknader flere steder Ulik kompetanse ute på enhetene (spesielt ift kompliserte saker) Relativt stor sårbarhet/risiko på en del enheter Behov for i større grad å skille på saksflyt i kompliserte og enkle saker Tiltak her vil sannsynligvis være av en slik art at det stort sett berører interne forhold ved Ui. O og der det er kompetansegap finnes stort sett kompetansen internt ved Ui. O. De som jobber med dette området har foretatt en vurdering og fremlagt et forslag til endring av deler av dette området - disse vurderingene vil tas med i gjennomgangen av området. Området håndteres per i dag svært ulikt ved ulike enheter og kompetansen varierer også mellom de ulike enhetene. Området er vurdert til å ha middels kompleksitet. Annet – Studenten er en tydelig bruker

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 3. prioritering = planlegge/gjennomføre eksamen • Leveransekvalitet – – • Gevinstpotensial – – – • Hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer Redusere ressursbruk Sikre likebehandling for studenter på tvers av organisasjonen Kompleksitet – – – • Ulik praksis mellom enhetene Ressurskrevende på instituttnivå. Behov for å avklare hva som krever lokal kompetanse ift spesialisering/standardisering og hva som kan løses ved hjelp av fellesløsninger Kompleksiteten avhenger av hva slags tiltak som blir vurdert som mest hensiktsmessige og i hvilken rekkefølge man ønsker å sette i gang tiltak. Sentralisering av enkelte oppgaver vil f. eks kunne gi store effektiviseringsgevinster, men vil være krevende kulturelt. Krever avveining mellom bruk av administrative ressurser og riktig servicenivå – dette er krevende Området er vurdert til å ha høy kompleksitet Annet – Fokus: intern administrativ effektivisering, mindre direkte synlige gevinster for andre brukere.

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 4. prioritering = Administrere undervisning • Leveransekvalitet – – • Gevinstpotensial – • Stort potensial forenkling og standardisering av rutiner og prosesser Kompleksitet – – – • Ulik praksis mellom enhetene, også ift servicenivå som tilbys Ressurskrevende, spesielt på instituttnivå Krever avveining mellom bruk av administrative ressurser og riktig servicenivå – dette er krevende Kan skape behov for utvikling av IS-systemer Området er vurdert til å ha høy kompleksitet Annet – Fokus: intern administrativ effektivisering, mindre direkte synlige gevinster for andre brukere. Avklaring av servicenivå kan gi både positive og negative opplevde konsekvens for vitenskapelig ansatte

Implementeringsfasen Hva er de viktigste faktorene for en vellykket implementering? Fra workshop 27. april: • • • God prosjektledelse God tilslutning og vilje til prioritering i faglig og administrativ ledelse Utnytte potensialet i at vi har dyktige og engasjerte medarbeidere Tydelig kommunikasjon fra prosjektledelse Å komme i gang med å få synlige resultater • Få frem noen raske og saftige ”hurra-effekter” Se også vedlegg • • • I tillegg: Involvere erfarne saksbehandlere fra fakultet/enheter vi vet har gode prosesser. Dra inn nødvendig kompetanse Se til hvordan ting gjøres eksternt – best practice Involvere arkiv: område som har mye å si for flyten i arbeidsprosessene

Oversikten er et resultat av gruppearbeid i workshop 27. april 2011 med deltakere fra plan- og koordineringsgruppen VEDLEGG

Hva er årsaken til at IHR-studier lykkes med å realisere gevinsten på 10 -30% Ui. O IHR-studier • God tillit mellom nivåene • Nettverksorganiseringen fungerer • Omfattende rutiner • Ansvar, myndigheter og • Størrelse gir stort potensial (medarbeider + studenter) Ui. O IHR-studier prosjektet på en god måte • Der er satt av tid og ressurser til IHR prosjektet • Administrative ledere har stor forståelse for medarbeidernes hverdag • Roterende faglig prioritering faglig og adm. ledelse gir bredt erfaringsgrunnlag (entusiastisk) • God kommunikasjon ml. Nivåene + tillit • Stor aksept for behovet • Involvering alle grupper • Motiverte medarbeidere • Omstillingsdyktige + • Kontakt på tvers av Ui. O –tilhøring læringsvillige = endringskompetanse • Medarbeidere er ofte fleksible, ikke veldig redd for endring • Bred organisasjonskompetan se (ofte Ui. O-studenter før tilsetting) HVORFOR VIL IHR-studier LYKKES MED for ledelse av studier • Utnytte nysgjerrigheten i Å SPARE 10 -30%? • God datainnsamling organisationen kan vise oss dobbeltarbeid • Virker enkel og fornuftig/ forståelig for deltagerne Ui. O • mange dyktige og engasjerte folk • Samvittighetsfulle • STA ledere endringer / mellom faglig og administrativ ledelse • God tilslutning + vilje til IHR-studier • involverte og tilfredse medarbeidere • God prosjektledelse • Godt samarbeide roller noenlunde definert (linjeorganisasjon) MEDARBEIDERE LEDELSE ORGANISERING • Målbare resultater kan gi motivasjon • Verdistrømsanalyse fungerer godt for studie administrasjon Ui. O IHR-studier METODE IHR-studier Ui. O MÅLING OG ANALYSEARBEID IHR-studier Ui. O MATERIALER

Plangruppens prioritering av de 3 viktigste årsakene til at IHR-studier vil lykkes med å realisere gevinsten på 10 -30% ”God projektledelse” ”God tilslutning og vilje til prioritering i faglig og administrativ ledelse” ”Mange dygtige og engasjerte folk”

Organisasjonsmessige utfordringer og endringsbehov – hva skal til for å lykkes? ORGANISERING Ui. O IHR: studier • De ulike stabene sentralt må kommunisere bedre IHR: studier Ui. O • Involvere grunn planet • Tydeligere mål (ikke bare ” 10 -30%) HVA SKAL TIL • Tydelig informasjon og kommunikasjonsplan FOR Å LYKKES? • Få bort suboptimalisert bruk av IT-systemer • Drepe myter med fakta • Tydeliggjøre resultater ved å ha konkrete delmål IHR: studier Ui. O MÅLING OG METODE Ui. O • Involvere brukerne • Opplevelsen av at det som settes i gang er det som er relevant • Ledelsen må ta ansvar for å tydeliggjøre konsekvensen som endrede oppgaver / arbeidssteder • Se delprosjektene i sammenheng IHR: studier • tydeligere kommunikasjon fra sentralt hold • Bredere involvering ut i hele organisasjonen • Hvordan får vi kontinuerlig forbedring inn i kulturen og unngå at IHR blir ”bare et prosjekt” Ui. O • å komme i gang med å få synlige resultater • Tydelig kommunikasjon fra prosjektledelsen • Felles forståelse for prosessoptimering (positiv kritikk) MEDARBEIDERE LEDELSE ANALYSEARBEID IHR: studier Ui. O MATERIALER

Plangruppens prioritering av de viktigste bud på hva skal til for å lykkes innen for organisasjon og ledelse ” Tydelig kommunikasjon fra prosjektledelse ” Å komme i gang med å få synlige resultater”