Identificacin de entradas salidas y herramientas de procesos

Identificación de entradas, salidas y herramientas de procesos de gestión del PMI Jairo A. Orozco L.

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, que se manejen con éxito las expectativas de los interesados y se cumpla con los requisitos.

Acta de Constitución del Proyecto Caso de negocio Acuerdos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Entradas Enunciado del trabajo del proyecto (SOW) Herramientas El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto Juicio de expertos Técnicas de facilitación Acta de constitución del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para PDP, Gestión de Alcance, Recopilar requisitos, Definir Alcance, Planificar Gestión Cronograma, Planificar Gestión Costos, Planificar Gestión Riesgos e Identificar Interesados.

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto • Plan de gestión de las comunicaciones • Plan de gestión de los costos • Plan de gestión de los recursos humanos • Plan de gestión de las adquisiciones • Plan de mejoras del proceso • Plan de gestión de la calidad • Plan de gestión de los requisitos • Plan de gestión de los riesgos • Plan de gestión del cronograma • Plan de gestión del alcance • Plan de gestión de los interesados • Línea base de costos • Línea base del cronograma • Línea base del alcance • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto ) Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Técnicas de facilitación Salidas Acta de constitución del proyecto Salidas de otros procesos ( Herramientas Entradas El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El beneficio clave de este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto Plan para la dirección del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para todos los demás procesos de la gestión de proyectos. Las salidas de otros procesos, para casos prácticos o proyectos pequeños, pueden hacer parte del plan integral y no como planes separados. Cualquier salida que sea un plan o una línea base de otros procesos, es entrada para este proceso.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la dirección general del trabajo del proyecto. Entregables Datos de desempeño del trabajo Juicio de expertos Solicitudes de cambio Sistema de información para la dirección de proyectos Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Reuniones Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para todos los procesos de monitoreo y control, en especial para el control de cambios y para el plan para la dirección del proyecto.

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Pronóstico del cronograma Pronósticos de costos Juicio de expertos Cambios validados Información de desempeño del trabajo Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Técnicas analíticas Sistema de información para la dirección de proyectos Reuniones Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas El monitoreo continuo permite al equipo de dirección del proyecto conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial. El control incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas, o la modificación de los planes de acción y el seguimiento de los mismos para determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeño Solicitudes de cambio Informes de desempeño del trabajo Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de monitoreo y control. Este proceso retroalimenta todos los procesos de planificación. De los informes presentados se obtienen las solicitudes de cambio del proyecto.

Realizar el Control Integrado de Cambios Informes de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio aprobadas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Herramientas de control de cambios Reuniones Salidas Entradas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Realizar el Control Integrado de Cambios es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes. Revisa todas las solicitudes de cambio o modificaciones a documentos del proyecto, entregables, líneas base o plan para la dirección del proyecto y aprueba o rechaza los cambios Solicitudes de cambio aprobadas Registro de cambios Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de control de calidad y adquisiciones y gestionar interesados y además para la actualización de todos los planes del proyecto. Existe una relación directa con los procesos de dirigir y gestionar el trabajo y con monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Cerrar el Proyecto o Fase Entregables aceptados Activos de los procesos de la organización Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos para analizar y documentar las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se dé por terminado antes de su culminación. Transferencia del producto, servicio o resultado final Juicio de expertos Técnicas Analíticas Reuniones Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Las salidas del proceso son un insumo para la actualización de los activos de los proceso de la organización. Este proceso da fin al proyecto o fase trasladando al cliente la operación del mismo (producto o servicio)

GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide con relación a los requisitos del producto.

Planificar la Gestión del Alcance Acta de constitución del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el alcance a lo largo del proyecto Juicio de expertos Reuniones Plan de gestión del alcance Plan de gestión de los requisitos Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de planificación del alcance y para los procesos de monitoreo y control del alcance. El plan para la gestión del alcance y los requisitos puede ser un documento individual o hacer parte integral del plan para la dirección del proyecto. Depende del tamaño y complejidad del proyecto

Recopilar Requisitos Plan de gestión de los requisitos Plan de gestión de los interesados Acta de constitución del proyecto Registro de interesados Entrevistas Grupos focales Talleres facilitados Técnicas grupales de creatividad Técnicas grupales de toma de decisiones Cuestionarios y encuestas Observaciones Prototipos Estudios comparativos Diagramas de contexto Análisis de documentos Salidas Plan de gestión del alcance Herramientas Entradas Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto. El éxito del proyecto depende directamente de la participación activa de los interesados en el descubrimiento y la descomposición de las necesidades en requisitos, y del cuidado que se tenga al determinar, documentar y gestionar los requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto. Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que permita incluirlos en la línea base del alcance y medirlos una vez que se inicie el proyecto. Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Las salidas del proceso son un insumo para la definición del alcance, crear la EDT y su diccionario y adicionalmente su utiliza para planificar la gestión de la calidad y de las adquisiciones.

Definir el Alcance Acta de constitución del proyecto Documentación de requisitos Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Análisis del producto Generación de alternativas Talleres facilitados Salidas Plan de gestión del alcance Herramientas Entradas Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto. Enunciado del alcance del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de gestión del tiempo y los documentos del proyecto.

Crear la EDT/WBS Enunciado del alcance del proyecto Documentación de requisitos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Plan de gestión del alcance del proyecto Herramientas Entradas Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. El beneficio clave de este proceso es que proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Descomposición Juicio de expertos Línea base del alcance Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de gestión del tiempo, costos y riesgos y los documentos del proyecto. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en sí misma.

Validar el Alcance Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Entregables verificados Datos de desempeño del trabajo Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual. Entregables aceptados Solicitudes de cambio Inspección Técnicas grupales de toma de decisiones Información de desempeño del trabajo Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de monitorear y controlar el trabajo, control integrado de cambios y cierre de fase o proyecto.

Controlar el Alcance Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Datos de desempeño del trabajo Activos de los procesos de la organización Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto. El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Análisis de variación Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de monitorear y controlar el trabajo, control integrado de cambios, el plan para la dirección del proyecto y a activos de la organización. La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deformación del alcance