Identificacin de entradas salidas y herramientas de procesos

Identificación de entradas, salidas y herramientas de procesos de gestión del PMI Jairo A. Orozco L.

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, comunicación y acciones integradoras cruciales para que el proyecto se lleve a cabo de manera controlada, de modo que se complete, que se manejen con éxito las expectativas de los interesados y se cumpla con los requisitos.

Acta de Constitución del Proyecto Caso de negocio Acuerdos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Entradas Enunciado del trabajo del proyecto (SOW) Herramientas El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto Juicio de expertos Técnicas de facilitación Acta de constitución del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para PDP, Gestión de Alcance, Recopilar requisitos, Definir Alcance, Planificar Gestión Cronograma, Planificar Gestión Costos, Planificar Gestión Riesgos e Identificar Interesados.

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto • Plan de gestión de las comunicaciones • Plan de gestión de los costos • Plan de gestión de los recursos humanos • Plan de gestión de las adquisiciones • Plan de mejoras del proceso • Plan de gestión de la calidad • Plan de gestión de los requisitos • Plan de gestión de los riesgos • Plan de gestión del cronograma • Plan de gestión del alcance • Plan de gestión de los interesados • Línea base de costos • Línea base del cronograma • Línea base del alcance • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto ) Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Técnicas de facilitación Salidas Acta de constitución del proyecto Salidas de otros procesos ( Herramientas Entradas El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El beneficio clave de este proceso es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto Plan para la dirección del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para todos los demás procesos de la gestión de proyectos. Las salidas de otros procesos, para casos prácticos o proyectos pequeños, pueden hacer parte del plan integral y no como planes separados. Cualquier salida que sea un plan o una línea base de otros procesos, es entrada para este proceso.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la dirección general del trabajo del proyecto. Entregables Datos de desempeño del trabajo Juicio de expertos Solicitudes de cambio Sistema de información para la dirección de proyectos Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Reuniones Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para todos los procesos de monitoreo y control, en especial para el control de cambios y para el plan para la dirección del proyecto.

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Pronóstico del cronograma Pronósticos de costos Juicio de expertos Cambios validados Información de desempeño del trabajo Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Técnicas analíticas Sistema de información para la dirección de proyectos Reuniones Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas El monitoreo continuo permite al equipo de dirección del proyecto conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial. El control incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas, o la modificación de los planes de acción y el seguimiento de los mismos para determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de desempeño Solicitudes de cambio Informes de desempeño del trabajo Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de monitoreo y control. Este proceso retroalimenta todos los procesos de planificación. De los informes presentados se obtienen las solicitudes de cambio del proyecto.

Realizar el Control Integrado de Cambios Informes de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio aprobadas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Herramientas de control de cambios Reuniones Salidas Entradas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Realizar el Control Integrado de Cambios es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes. Revisa todas las solicitudes de cambio o modificaciones a documentos del proyecto, entregables, líneas base o plan para la dirección del proyecto y aprueba o rechaza los cambios Solicitudes de cambio aprobadas Registro de cambios Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de control de calidad y adquisiciones y gestionar interesados y además para la actualización de todos los planes del proyecto. Existe una relación directa con los procesos de dirigir y gestionar el trabajo y con monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Cerrar el Proyecto o Fase Entregables aceptados Activos de los procesos de la organización Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos para analizar y documentar las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se dé por terminado antes de su culminación. Transferencia del producto, servicio o resultado final Juicio de expertos Técnicas Analíticas Reuniones Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Las salidas del proceso son un insumo para la actualización de los activos de los proceso de la organización. Este proceso da fin al proyecto o fase trasladando al cliente la operación del mismo (producto o servicio)

GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto. El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide con relación a los requisitos del producto.

Planificar la Gestión del Alcance Acta de constitución del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Reuniones Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Planificar la Gestión del Alcance es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el alcance a lo largo del proyecto Plan de gestión del alcance Plan de gestión de los requisitos Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de planificación del alcance y para los procesos de monitoreo y control del alcance. El plan para la gestión del alcance y los requisitos puede ser un documento individual o hacer parte integral del plan para la dirección del proyecto. Depende del tamaño y complejidad del proyecto

Recopilar Requisitos Plan de gestión de los requisitos Plan de gestión de los interesados Acta de constitución del proyecto Registro de interesados Entrevistas Grupos focales Talleres facilitados Técnicas grupales de creatividad Técnicas grupales de toma de decisiones Cuestionarios y encuestas Observaciones Prototipos Estudios comparativos Diagramas de contexto Análisis de documentos Salidas Plan de gestión del alcance Herramientas Entradas Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto. El éxito del proyecto depende directamente de la participación activa de los interesados en el descubrimiento y la descomposición de las necesidades en requisitos, y del cuidado que se tenga al determinar, documentar y gestionar los requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto. Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que permita incluirlos en la línea base del alcance y medirlos una vez que se inicie el proyecto. Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Las salidas del proceso son un insumo para la definición del alcance, crear la EDT y su diccionario y adicionalmente su utiliza para planificar la gestión de la calidad y de las adquisiciones.

Definir el Alcance Acta de constitución del proyecto Documentación de requisitos Activos de los procesos de la organización Juicio de expertos Análisis del producto Generación de alternativas Talleres facilitados Salidas Plan de gestión del alcance Herramientas Entradas Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto. Enunciado del alcance del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de gestión del tiempo y los documentos del proyecto.

Crear la EDT/WBS Enunciado del alcance del proyecto Documentación de requisitos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Descomposición Juicio de expertos Salidas Plan de gestión del alcance del proyecto Herramientas Entradas Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. El beneficio clave de este proceso es que proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Línea base del alcance Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de gestión del tiempo, costos y riesgos y los documentos del proyecto. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en sí misma.

Validar el Alcance Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Entregables verificados Datos de desempeño del trabajo Inspección Técnicas grupales de toma de decisiones Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual. Entregables aceptados Solicitudes de cambio Información de desempeño del trabajo Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de monitorear y controlar el trabajo, control integrado de cambios y cierre de fase o proyecto.

Controlar el Alcance Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Datos de desempeño del trabajo Activos de los procesos de la organización Análisis de variación Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto. El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de monitorear y controlar el trabajo, control integrado de cambios, el plan para la dirección del proyecto y a activos de la organización. La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deformación del alcance

GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto. El plan para la gestión del cronograma identifica un método de programación y una herramienta de, y establece el formato y los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto. El método de programación elegido definirá el marco y los algoritmos que se utilizarán en la herramienta de programación para crear el modelo de programación. Entre los métodos más conocidos, se encuentran el método del camino crítico (CPM) y el de la cadena crítica (CCM)

Planificar la Gestión del Cronograma Acta de constitución del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Plan para la dirección del proyecto Herramientas Entradas Planificar la Gestión del Cronograma es el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionará el cronograma del proyecto a lo largo del mismo. Juicio de expertos Técnicas Analíticas Reuniones Plan de gestión del Cronograma Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de planificación del tiempo y para los procesos de gestión de riesgos. El plan para la gestión del tiempo puede ser un documento individual o hacer parte integral del plan para la dirección del proyecto. Depende del tamaño y complejidad del proyecto

Definir las actividades Línea base del alcance Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Descomposición Salidas Entradas Plan de gestión del cronograma Herramientas Definir las Actividades es el proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para generar los entregables del proyecto. El beneficio clave de este proceso es el desglose de los paquetes de trabajo en actividades que proporcionan una base para la estimación, programación, ejecución, monitoreo y control del trabajo del proyecto. Lista de actividades Planificación gradual Atributos de las actividades Juicio de expertos Lista de hitos Las salidas del proceso son un insumo para los demás procesos de planificación del tiempo. En este proceso se encuentran implícitas la definición y la planificación de las actividades del cronograma de modo que se cumplan los objetivos del proyecto.

Secuenciar las actividades Lista de actividades Atributos de las actividades Lista de hitos Enunciado del alcance del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Salidas Plan de gestión del cronograma Herramientas Entradas Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso reside en la definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto Método de diagramación por precedencia (PDM) Determinación de las dependencias Adelantos y retrasos Diagramas de red del cronograma del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para programar el cronograma en colaboración con la estimación de recursos y duraciones.

Estimar los Recursos de las Actividades Lista de actividades Atributos de las actividades Calendarios de recursos Registro de riesgos Estimación de costos de las actividades Salidas Entradas Plan de gestión del cronograma Herramientas Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso de estimar tipo y cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para llevar a cabo cada una de las actividades. El beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo, cantidad y características de los recursos necesarios para completar la actividad, lo que permite estimar el costo y la duración de manera más precisa Juicio de expertos Análisis de alternativas Datos publicados de estimaciones Recursos requeridos para las actividades Factores ambientales de la empresa Estimación ascendente Estructura de desglose de recursos Activos de los procesos de la organización Software de gestión de proyectos Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para programar el cronograma en colaboración con la estimación de recursos y actividades. Adicionalmente esta fuertemente vinculado con la gestión de las adquisiciones y la gestión de los recursos humanos.

Estimar la Duración de las Actividades Lista de actividades Atributos de las actividades Recursos requeridos para las actividades Calendarios de recursos Enunciado del alcance del proyecto Registro de riesgos Estructura de desglose de recursos Salidas Plan de gestión del cronograma Herramientas Entradas Estimar la Duración de las Actividades es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados. El beneficio clave de este proceso es que establece la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada una de las actividades, lo cual constituye una entrada fundamental para el proceso Desarrollar el Cronograma Juicio de expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Estimación por tres valores Factores ambientales de la empresa Técnicas grupales de toma de decisiones Activos de los procesos de la organización Análisis de reservas Estimación de la duración de las actividades Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para programar el cronograma en colaboración con la estimación de recursos y actividades. Adicionalmente esta fuertemente vinculado con la gestión de las riesgos del proyecto.

Desarrollar el Cronograma Análisis de la red del cronograma Método de la ruta crítica Método de la cadena crítica Técnicas de optimización de recursos Salidas Plan de gestión del cronograma Lista de actividades Atributos de la actividad Diagramas de red del cronograma del proyecto Recursos requeridos para las actividades Calendarios de recursos Estimación de la duración de las actividades Enunciado del alcance del proyecto Registro de riesgos Asignaciones de personal al proyecto Estructura de desglose de recursos Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas Entradas Desarrollar el Cronograma es el proceso de analizar las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que al incorporar actividades del cronograma, duraciones, recursos, disponibilidad de los recursos y relaciones lógicas en la herramienta de programación, ésta genera un modelo de programación con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. Línea base del cronograma Cronograma del proyecto Datos del cronograma Técnicas de modelado Calendarios del proyecto Adelantos y retrasos Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Compresión del cronograma Herramienta de programación Actualizaciones a los documentos del proyecto Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de gestión de costos y adquisiciones, el plan para la dirección y el control del cronograma. Es el proceso que más integra entradas de otros procesos ya que el modelo creado consolida la información de todo el plan en una herramienta de programación.

Controlar el Cronograma proyecto Cronograma del proyecto Datos de desempeño del trabajo Calendarios del proyecto Revisiones del desempeño Software de gestión de proyectos Técnicas de optimización de recursos Salidas Plan para la dirección del Herramientas Entradas Controlar el Cronograma es el proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios de la línea base del cronograma a fin de cumplir el plan. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan y establecer acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo. Información de desempeño del trabajo Pronóstico del cronograma Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Técnicas de modelado Actualizaciones a los Adelantos y retrasos documentos del proyecto Compresión del cronograma Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Datos del cronograma Activos de los procesos de la organización Herramienta de programación Las salidas del proceso son un insumo para los procesos de monitoreo y control del proyecto. La actualización del modelo de programación requiere conocer el desempeño real hasta la fecha. Un cambio cualquiera de la línea base del cronograma únicamente se puede aprobar a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios