ICT Informatiemanagement Het doel heiligt de middelen niet

ICT Informatiemanagement Het doel heiligt de middelen, niet andersom!

Workshop ‘van middel naar doel’ • Probleemverkenning Hilversum • KING: meenemen management in gedachte informatiemanagement • Startpunt informatiemanagement Hilversum • Van middel naar doel • Knelpunten, obstakels en oplossingen

Probleemverkenning Vraag aan KING via teammanager SZ 1. Kunnen jullie helpen bij het ontwikkelen van een nieuwe ICT- strategie met meer intern draagvlak? 2. Onze Informatiebeleidsgroep functioneert niet goed kunnen jullie daar eens naar kijken?

Aanpak : ‘vraag achter de vraag’ 1. Opdrachtformulering in de vorm van voorstel 2. Individuele gesprekken sleutelfunctionarissen en groepsgesprek CMT 3. Workshop 4. Korte rapportage 5. Gesprek en sparren met directeur Bestuur 6. Borging CMT 7. Opdrachtformulering voor vervolgproces

Gesprekspartners Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Verwonderpunten Strategie/Consensus 1. Hilversum beschikt over beleidsdocumenten (missie, visie, dienstverlening, organisatie, cultuur, ICT) 2. Visie niet bekend/gedeeld (evenals totstandkoming) 3. Doelen niet realistisch (beloften niet waar te maken) 4. Verbanden en afhankelijkheden met ICT niet in beeld 5. Urgentiegevoel op ontwikkeling e-overheid diffuus 6. Behoefte aan gedeeld toekomstbeeld en prioriteiten: a. Zingeving: gewaardeerde bijdrage aan het geheel b. Zekere en veilige keuzes inzet middelen en mensen Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Verwonderpunten Vaardigheden 1. Veel kwaliteit(en) in Hilversum (ingrediënten aanwezig) 2. Kwaliteit opdrachtgeverschap business is “issue” 3. Kwaliteit opdrachtnemerschap ICT is “issue” 4. Projectmatig werken niet naar wens 5. Organisatie niet klaar voor zaakgericht werken (randvoorwaarde succesvolle inzet Gov. United) Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Verwonderpunten Sturing 1. Veel projecten en prioriteiten (nauwelijks evaluatie) 2. Sturing op onderdelen (≠ op samenhang/concerndoelen) 3. “Overlaten aan anderen” zonder bevoegdheden 4. Hoge tolerantie voor dingen die misgaan (betrouwbaarheid netwerk, browser, uitwijk, email 5. Beleidsgroep ICT ontevreden over zichzelf 6. Gov. United (ontkenning, weerstand, onzekerheid en verbinding) a. Niet door ons bedacht (wij redden ons prima zonder) b. Definitief besluit duurt lang (onzekerheid over baten) c. Raakt ons voorlopig niet (ga m’n eigen gang) d. Hoe eerder hoe beter (beslecht slepende discussies) Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Verwonderpunten Middelen 1. Functioneel beheer decentraal gedekt (en aangestuurd!) 2. Onderhoudsbudgetten ICT decentraal belegd (beperkte rol concernbelang bij afwegingen) 3. Effect sterker bij afdelingen die zelf middelen kunnen genereren (V&H, Belastingen en Stad) 4. Kostenverdeling Gov. United (voorkant betaalt) 5. Algemeen geen positief beeld van ICT-voorzieningen 6. Veel in eigen beheer (we doen alles zelf, wat we dus niet kunnen) 7. Verscheidenheid in ICT-oplossingen (met gevolgen voor benodigde koppelingen, beheerinspanning, kosten) Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Verwonderpunten Planning 1. Concernbelangen “verborgen” in plannen van afdelingen 2. Bestuurlijke doelen, business-projecten en ICT-projecten onvoldoende op elkaar afgestemd (zeggenschap verdeeld, sturing onduidelijk, realisatie op onderdelen, bijdrage activiteiten aan doelen niet helder) 3. Samenhangend plan voor realisatie e-overheidsdoelen ontbreekt Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Van Plato tot Pluto Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

KING: meenemen management • • • Bespreken van verwonderpunten Aan de slag met oplossingen en acties Bespreken rollen IT-governance Bespreken en beleggen van de CIO-rol Aan de slag met rollen en knelpunten daarin Borgen met huiswerk (leveren input ICTstrategie)

Model voor Informatiemanagement Signaleren, stimuleren en stroomlijnen

Opdracht Informatiemanagement 1. het hart van de toekomstige informatievoorziening is opgezet en de logische verbindingen tussen de onderdelen zijn gelegd 2. de planning en fasering van de huidige (IST) naar de toekomstige (SOLL, zie onder 1) is bekend en waar nodig en mogelijk in uitvoering genomen 3. de consequenties die voortvloeien uit de nieuwe rol van informatie als bedrijfsmiddel zijn bekend, erkend en afgestemd met de richting, inrichting en verrichtingen van de gemeentelijke organisatie.

IM start met twee beelden…. • Vanuit de lijn (vraagkant): – IM is de oplossing voor alles – IM pakt direct alle klussen die er liggen op – IM is verantwoordelijk voor ICT • En vanuit ‘ICT’: – IM hadden we toch ook zelf kunnen doen? – IM: we zullen het wel zien – IM is verantwoordelijk voor goede besluiten van de klant Vraag: wat is uw beeld?

Komt dit bekend voor? KLANT ZEGT: ‘ICT’ ZEGT: We hebben afgesproken dat we met PROTOS werken We moeten APPLICATIENAAM kopen/ implementeren, dat lost het probleem op ´Ze´ willen niet meewerken ! Ja, maar zo wordt het bepaald binnen HET PROGRAMMA Die applicatie past niet binnen het beleid! !! Dat gaat breder dan onze afdeling en dus toch gemeentebreed? Het moet geen stap terug worden … voor onze afdeling ´De klant´ moet niet met een oplossing komen ´Ze´ moeten eerst een visie ontwikkelen Programma ‘Digitaliseren’ De klant moet maar aangeven …. . De leverancier kan het niet waarmaken / de applicatie is slecht Dat moet het CMT bepalen

Uitgangssituatie bij start IM Lijnorganisatie (vraagkant): • die denkt in applicaties en hardware • die verantwoordelijkheid voor ‘ICT’ uitbesteed • die niet goed is in keuzes maken ICT organisatie (aanbodkant): • die in het ‘gat’ is gesprongen dat de klant open laat • die geen keuzes blijft terugleggen • die blijft proberen voortgang te houden ‘ICT Beleidsgroep’ als quasi besluitvormend orgaan

Van middel naar doel INFORMATIEVOORZIENING • Eigenaarschap van ‘ICT’ terug naar de lijn brengen • Gesprek verplaatsen van applicaties naar processen en doelen • Van dogma’s (dat doen we zo) naar keuzes (wat is beste oplossing) • Binnen context van samenhangende processen (procesarchitectuur)

Knelpunten, obstakels en oplossingen Knelpunten en obstakels • Groter maken • ‘gemeentebreed’, dus niet voor mij • Probleem proberen uit te besteden aan IM • ICT als normbewaker aan einde denkproces • Bestuur legt de bal ook bij ICT ipv bij de lijn • Budget deels centraal • Dat werkt niet omdat ‘ze’ het niet kunnen… Oplossingen • Klein houden, afbakenen • Eigen verantwoordelijkheid binnen geheel • Probleem niet oppakken, maar terugleggen • ICT als meedenker, vanaf begin in eigen rol • Raad en College meenemen in denkwijze • Doel en middelen bij elkaar • Niet om problemen heen werken