I GRUPPI DI MIGLIORAMENTO come strumento efficace di

I GRUPPI DI MIGLIORAMENTO come strumento efficace di comunicazione interna COMUNE DI MANTOVA Paola Dugoni

CHE COSA SONO I GRUPPI DI MIGLIORAMENTO? I gruppi di miglioramento sono l’insieme di figure professionali appartenenti ad una medesima organizzazione, ma di diversi servizi e settori che, tramite il confronto organizzato e coordinato, affrontano temi trasversali per trovare soluzioni di miglioramento dei servizi e snellimento delle procedure COMUNICAZIONE INTERNA Come strumento di miglioramento condiviso 10/3/2020 2

PUNTI DI FORZA DEI “GRUPPI DI MIGLIORAMENTO” Ø IL COINVOLGIMENTO DEL DIPENDENTE come elemento da valorizzare in tutte le fasi del sistema di miglioramento dei servizi erogati Ø IL PRINCIPIO DELLA FIDUCIA DIFFUSA che nasce dall’apporto individuale Ø LA CONSIDERAZIONE CHE IL MASSIMO ESPERTO DEL LAVORO E’ COLUI CHE LO SVOLGE OGNI GIORNO. Riconoscere alle persone che operano “sul campo” un sapere che può essere utilizzato per migliorare l’intero servizio erogato dall’organizzazione. 10/3/2020 3

OBBIETTIVO DEL PROGETTO Mettere a disposizione uno strumento, già utilizzato dal Comune di Mantova, per organizzare il lavoro dei “Gruppi di Miglioramento” definendo: q LE FASI PER LO SVOLGIMENTO DI UN PROGETTO q LA GESTIONE DELLE RIUNIONI q I RUOLI q I VERBALI q MODULISTICA DI SUPPORTO AL PROGETTO q METODOLOGIA (fase plan, do, check, action) q STRUMENTI 10/3/2020 4

I PROGETTI REALIZZATI DAL COMUNE DI MANTOVA ATTRAVERSO I GRUPPI DI MIGLIORAMENTO RIDUZIONE DEI PASSAGGI CARTACEI Obbiettivo: la riduzione dei passaggi “cartacei” a cui sono soggette la totalità delle pratiche attivate da e presso il comune Realizzazione pratica virtuale RIDUZIONE DEI TEMPI DEL PROCEDIMENTO UNICO Obbiettivo: la riduzione dei tempi di rilascio del Procedimento autorizzativo Unico Riorganizzazione servizio di front office Snellimento processi attraverso l’utilizzo delle DIA segue 10/3/2020 5

I PROGETTI REALIZZATI DAL COMUNE DI MANTOVA ATTRAVERSO I GRUPPI DI MIGLIORAMENTO - 2 MIGLIORAMENTO DELLA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA Obbiettivo: il miglioramento dell’attività di comunicazione attraverso l’analisi dei canali e strumenti di comunicazione presenti all’interno dell’Ente nascita della redazione (gruppo di persone che condivide l’attività di comunicazione) predisposizione regolamento sulla comunicazione potenziamento URP REALIZZAZIONE DELLO “SPORTELLO UNICO SERVIZI” Obbiettivo: realizzare una struttura di front –office polivalente finalizzato a divenire l’interlocutore unico del Comune di Mantova realizzazione SPORTELLO UNICO SERVIZI miglioramento della comunicazione interna 10/3/2020 6