Hvordan fr I mest vrdi ud af Statens

Hvordan får I mest værdi ud af Statens HR? - Ledelsesmæssige beslutninger ift. den nye it-løsning 5. udgave – november 2020

Forord Frem mod udgangen af 2021 bistår Økonomistyrelsen ca. 114 statslige institutioner med implementering af den nye it-løsning – Statens HR. Alle i en institution får fordel af Statens HR, men på forskellig vis: • HR-afdelingerne får en fællesstatslig systemunderstøttelse, som bl. a. dækker ansættelse, medarbejderadministration og fratrædelse. • Lederne får mulighed for at skabe sig et digitalt overblik over egne medarbejdere. • Alle medarbejdere får mulighed for at se ansættelsesoplysninger om sig selv. • Løsningen omfatter en organisationsstruktur, som bl. a. indeholder opsætning af ledelseshierarkiet og en fællesstatslig telefonbog. • Effekthåndteringsmodulet giver mulighed for at registrere udlevering og aflevering af fx adgangskort, telefoner og tøj til og fra en medarbejder ligesom medarbejdere kan se hvad der er udleveret til dem. • It-afdelingen kan være berørt, fx hvis der er eksisterende it-understøttelse på HR-området eller behov for anvendelse af organisations- og medarbejderstamdata i egne fagsystemer. Målgruppen er stabschefer HR-chefen er den primære aktør, som har hovedansvaret for, at it-systemet Statens HR - bliver taget bedst muligt i anvendelse. Formål Pjecens formål er at give HR-chefer og andre relevante stabschefer inspiration til arbejdet med at gøre institutionen klar til at implementere Statens HR på en måde, som skaber mest mulig værdi for den enkelte institution. Pjecen har også til formål at skabe ejerskab ift. de ledelsesmæssige beslutninger, som skal træffes, og som er nødvendige for en vellykket implementering af Statens HR. Nogle beslutninger er obligatoriske og skal træffes af hensyn til opsætningen af løsningen. Fx skal det besluttes, hvem der skal varetage en række roller i løsningen, fx rollen som superbruger af Statens HR. Andre valg er frivillige og kan være med til at give institutionen helt nye muligheder, fx ved at styre på hvor mange ansatte, der kan være i en enhed. Det vil tydeligt fremgå af pjecen, hvilke valg der er obligatoriske og hvilke valg, der er frivillige. Implementeringsforløbet Et implementeringsforløb varer elleve måneder i alt: otte måneder før ibrugtagning af løsningen i HR og tre måneder fra ibrugtagningen til implementeringsforløbet slutter. Denne pjece udleveres i forbindelse med opstart af et implementeringsforløb. Efterfølgende suppleres pjecen med 11 opgavepakker, som hver især beskriver de opgaver, som skal håndteres i implementeringsperioden. Statens HR indeholder også funktionalitet, som påvirker de stabsfunktioner, som har ansvaret for organisationsstruktur, effekter og it. Betalingsmodel Priser og leveringsvilkår for Statens HR 2020 findes her: https: //oes. dk/media/37076/prisfolder-2020 -opdateret-maj-2020. pdf Arbejdet med at identificere gevinster og følge op på realiseringen af gevinster 1 skal derfor forankres lokalt på ledelsesniveau. Vi ser frem til samarbejdet om implementering af løsningen.

Indholdsfortegnelse og læsevejledning Indholdsfortegnelse Pjecen indledes med en beskrivelse af baggrunden for implementeringen af itløsningen Statens HR og en overordnet beskrivelse af selve løsningen. Herefter introduceres de tre temaer, som er omdrejningspunktet i pjecen: • Enkel og værdiskabende styring • Organisering og roller • Integrationer og eksisterende it-understøttelse For hvert emne bliver der stillet nogle spørgsmål, som skal understøtte de overvejelser, som HR-chefer eller andre stabschefer bør gøre sig for at få mest mulig værdi ud af løsningen. Læsevejledning HR-chefen bør læse hele pjecen, da den giver et samlet overblik over løsningen og de valg, som skal træffes. HR-chefen bør derudover inddrage andre relevante ledere og introducere dem for de områder, som har relevans for dem. Afhængig af organiseringen i den enkelte institution vil fx økonomichef, servicechef og it-chef skulle inddrages i relevante afsnit af pjecen: • • • Side 12 Side 13 Side 14 Side 15 Side 17 -18 Side 19 3 (Forbedrede data): Økonomichef og servicechef (Stillingsstruktur): Økonomichef (Personalekategorier): Økonomichef (Effekthåndtering): Servicechef og økonomichef (Organisering og roller): Økonomichef og servicechef (Integrationer og eksisterende it-understøttelse): IT-chef Side Indhold 2 Forord 3 Indholdsfortegnelse og læsevejledning 4 -9 Introduktion til Statens HR 11 Tre temaer til ledelsesmæssig overvejelse 12 -15 Tema 1: Enkel og værdiskabende styring 17 -18 Tema 2: Organisering og roller 19 Tema 3: Integrationer og eksisterende it-understøttelse

Kernefortællingen Statens HR er et nyt fællesstatsligt HR-administrativt system, som skal skabe et kvalitetsløft i det personaleadministrative arbejde, der fx handler om organisationsændringer, ansættelser, personaleadministration, barsel, orlov, fratrædelse mv. Tidligere har de fleste institutioner administreret området ved hjælp af en række manuelle processer. Institutionerne har selv stået for at drift, support og vedligehold af evt. egne systemer, ligesom de selv har haft ansvaret for at opdatere ansættelsesskabelonerne lokalt. Med Statens HR implementeres for første gang en digital understøttelse af processer, arbejdsgange, registrering og vedligeholdelse af organisations- og medarbejderdata i ét system. Populært sagt etableres en digital repræsentation af organisation, medarbejdere og ansættelsesforhold mm. Når data bliver registreret og vedligeholdt digitalt ét sted i den enkelte organisation, sikres adgang til opdaterede og valide organisations- og medarbejderdata, som kan anvendes til at sikre bedre ledelsesinformation og derved et bedre beslutningsgrundlag i den enkelte institution. Samlet set øges kvaliteten i det administrative HR-arbejde og samtidig frigøres tid til kerneopgaverne. 4 Giver forenkling og kvalitetsløft af arbejdsgange ved at digitalisere og optimere HR-processerne og dermed minimere antallet af gentastninger og kontroller Giver bedre datakvalitet og -overblik gennem ensartede og flere opdaterede data Skaber mere tid til kerneopgaver

Hvorfor Statens HR? Statens HR supplerer de øvrige fællesstatslige it-systemer It-løsningen Statens HR er en nyskabelse i den systemportefølje, som Økonomistyrelsen stiller til rådighed for statslige institutioner. Løsningen supplerer de allerede eksisterende HR -systemer, som understøtter rekruttering (Statens e. Rekruttering), løn (Statens Lønløsning) og kompetenceudvikling (Campus). Figuren viser, hvordan Statens HR er integreret til nogle af de systemer, som Økonomistyrelsen driver, nemlig de systemer, som fremgår af de lysegrønne bokse. Løsningen tilgås via single-sign-on (SSO). For kunder, der ikke anvender Statens It, vil der være en separat opgave i forhold tilslutning af SSO. Efter et udbud af en fællesstatslig tidsløsning, bliver også Statens Tid en del af det kommende systemlandskab og integreret til Statens HR. Hvordan gør Statens HR en forskel? Med Statens HR, som bygger på Oracles cloudbaserede Human Capital Management (HCM) standardsystem, bliver en række HR-processer digitaliseret. Digitalisering af HR-processer skal skabe et kvalitetsløft af statens, herunder koncernernes og institutionernes personaleadministrative arbejde. HR-processerne er blevet optimeret og arbejdsgangene i løsningen er baseret på fælles bedste praksis og er dermed forenklede og standardiserede. Ved at have ét autoritativt HR system, sikres at data tastes ved kilden og unødvendige gentastninger undgås. Fælles bedste praksis i Statens HR er vigtig for at sikre gevinstrealiseringen, fx gennem høj kvalitet i administrationen. Samtidig er det afgørende, at løsningen indeholder den fornødne fleksibilitet, som gør, at lokale behov kan tilgodeses. Løsningen sikrer også, at HR-data er struktureret og til rådighed. Alle kan hurtigt og effektivt få overblik over deres egen organisation, og lederne kan få et overblik over egne medarbejdere. Samtidig bliver adgangen til rapporter nemmere. Alt sammen for at øge kvaliteten i det administrative HR-arbejde og frigøre mere tid til kerneopgaven. Der er også muligheder for at integrere til systemer uden for Økonomistyrelsen, jf. de mørkegrønne bokse. Statens HR er integreret til CPR-registret. For SIT-kunder er der en integration til AD’et. Løsning til integration med AD for kunder, der ikke anvender Statens It er under udarbejdelse. Yderligere er der mulighed for at integrere fra Statens HR til lokale fagsystemer. Løsningen omfatter ikke journalisering. Læs mere om integrationer på side 19. 5 Du kan få meget mere at vide om Statens HR: Ø Besøg Statens HR’s side på oes. dk: Ø https: //oes. dk/systemer/digitale-services-paa-vej/statens-hr/ Ø Følg med i nyhedsbrevet, der løbende sendes ud. Tilmeld dig via www. oes. dk

Beskrivelse af Statens HR Ansættelse i Statens HR starter, når en kandidat er udvalgt, lønforhandlingen er gennemført, og lønaftalen er indgået. Når medarbejderen oprettes i løsningen, sker der en integration med lønsystemet (Statens Lønsystem/SLS), som sikrer, at relevante data findes i Statens HR og i lønsystemet. Nu er det muligt at danne et ansættelsesbrev ud fra standardskabeloner i løsningen. Medarbejderadministration omfatter i princippet al den personaleadministration, der foregår fra medarbejderen er ansat, til medarbejderen fratræder. Løsningen understøtter en række standardskabeloner til de mest almindelige ændringer til ansættelsesbrevet, fx ændringer i arbejdstid, lønforbedringer og forlængelser. Også jubilæer og dekoreringer administreres i løsningen. Informationer om tillids- og arbejdsmiljørepræsentant mv. fremgår af Statens HR. Det er obligatorisk at anvende funktionaliteten, og det er lokaladministrator, som indtaster og opdaterer informationerne. De grønne kasser viser de obligatoriske dele af løsningen. De grå kasser er ikke understøttet af Statens HR. De lyserøde kasser er mulige tilvalg i Statens HR. Organisationsstrukturen er fundamentet i Statens HR og definerer, hvordan organisationen er opbygget. Ved at oprette en organisationsstruktur med et ledelseshierarki indbygget, vil der være en lang række data, som er knyttet til fx kontorchefstillinger. Det indebærer, at der ved rekruttering af en ny leder til fx ”Boligkontoret” allerede vil være en række oplysninger knyttet til stillingen. Disse oplysninger genbruges, når den nye leder skal oprettes. Den indbyggede adressebog i Statens HR er med til at genskabe en fælles telefonbog på tværs af staten. Der vil være enkelte tilfælde, hvor det er muligt at undtage medarbejdere fra at kunne fremsøges i den fælles telefonbog. Undtagelserne er dels tilfælde, hvor en medarbejder er underlagt navne- og adresse-beskyttelse, dels tilfælde, hvor arbejdspladsen vurderer, at oplysningerne ikke kan offentliggøres som følge af fare for chikane. 6 Statens HR understøtter ikke de årlige lønforhandlingsprocesser, ligesom løsningen ikke indeholder funktionalitet til masseopdateringer i forbindelse med udmelding af lønforbedringer. MUS/PULS/udviklingssamtaler håndteres ikke i Statens HR. Fraværsadministration omfatter barselsadministration og orlov. Fratrædelse handler om bekræftelse på opsigelse, aflevering af effekter og besked til relevante modtagere om ophør, så rettigheder og adgange til Statens HR kan lukkes automatisk i forbindelse med fratræden. Rapportering er en integreret del af løsningen og giver mulighed for at udforme rapporter på data i løsningen. Hvis data skal sammenstilles med data fra andre af Økonomistyrelsens systemer, sker det ved hjælp af mulighederne for rapportering via LDV og Statens Business Intelligence (Statens BI).

HR Sag – digital workflowunderstøttelse Digital workflowunderstøttelse mellem HR-afdelingerne og Statens Administration HR Sag er et modul i Statens HR, som understøtter arbejdsprocesserne mellem HRafdelingerne og Statens Administration. Løsningen fokuserer på de processer, som har lønpåvirkende effekt. I den første version af HR Sag er følgende hovedprocesser omfattet (markeret med rød ring): • • Oprettelse af ny medarbejder Udbetaling af tillæg Ændringer af medarbejderoplysninger Anmeldelse af fratrædelse En del af blanketterne i kategorien ”Andre indberetninger” bliver også overflødige, da de erstattes af nye processer i Statens HR. Samlet set betyder det, at op imod 70 pct. af blanketterne, som i dag sendes til SAM, falder bort. Det er målet på sigt, at alle blanketter i Lønportalen skal erstattes af processer i HR Sag understøtter helt konkret følgende processer med lønpåvirkende effekt: • Ansættelse (ordinære ansættelser, dvs. ikke løntilskud mm) • Ændring i ansættelse (ændring i tid/stilling/lønsammensætning, ad hoc ændringer, dvs. årlige lønforhandlinger er ikke omfattet) • Intern rokering (rokering indenfor samme institution) • Fratrædelse (udbetaling af fratrædelsesgodtgørelse, ændring/sletning af allerede indberettet fratrædelse) Fordi HR Sag anvendes i de ovenstående processer, bliver følgende blanketter i Lønportalen overflødige: 7 Sikker kommunikation mellem medarbejdere og HR-afdelingerne Alle medarbejdere kan anvende HR Sag til at kontakte deres HR-afdeling. I praksis opretter medarbejderen en serviceanmodning til HR-afdelingen og vælger, hvilken kategori forespørgslen handler om. HR-afdelingen kan sortere og filtrere de indkomne serviceanmodninger og på den måde sikre den mest effektive sagsbehandling.

Fælles bedste praksis Statens HR er et standardsystem It-systemet Statens HR er bygget op om Oracles cloudbaserede standardsystem. At købe et standardsystem, som anvendes af rigtig mange brugere, giver en lang række fordele, idet den løbende udvikling af it-systemet også kommer alle de statslige institutioner til gode. Fælles bedste praksis At købe et standardsystem rummer også visse begrænsninger, idet løsningen netop har sine egne logikker og sætter standarden for, hvordan visse processer håndteres. Inddragelse af institutionerne, bl. a. i skabelonarbejde Økonomistyrelsen har siden 2014 inddraget de kommende brugere i arbejdet med udviklingen af det område, som Statens HR dækker. Erfarne HR-medarbejdere fra en bred række statslige institutioner har været med til at formulere ønsker til den kommende løsning. De har været med til at validere løsningsdesign og har arbejdet med standardisering af nogle af de skabeloner, som løsningen indeholder. Et særligt område er ansættelses- og ændringsbreve, hvor et omfattende samarbejde har ført til, at der er udarbejdet et standardansættelsesbrev, som danner rammen for fremtidige ansættelsesbreve. Løsningen rummer standardansættelsesbreve, som understøtter ansættelse på de mest benyttede overenskomster og personalekategorier. Der kan være områder, som ikke er dækket. Ved opdateringer af lovgivning, overenskomster mv. sikrer Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, at standardskabelonerne tilrettes, så de altid er opdaterede. Et ansættelsesbrev – fx for en fuldmægtig - er ens på tværs af staten, men forsynes med logo, adresse etc. på den institution, hvor fuldmægtigen bliver ansat. 8 Figuren viser, hvordan Økonomistyrelsen sammen med leverandøren og repræsentanter fra HR-afdelingerne har arbejdet frem mod fælles bedste praksis.

Ledelsesmæssige beslutninger Nye muligheder fører til behov for beslutninger Statens HR giver helt nye muligheder for databaseret enkel og værdiskabende styring. Pjecen her giver en række eksempler på, hvordan institutioner med Statens HR får et langt bedre overblik over HR-data på flere forskellige niveauer. Helt overordnet bliver det nemt at skabe et overblik over bl. a. medarbejdere med opdaterede data, hierarkier, ledelsesspænd osv. Ansvarlige for udlevering af effekter kan bl. a. se, hvor mange kreditkort, der er i omløb, hvem der har avisabonnementer, mobiltelefoner mv. Lederne kan let få et overblik over sine medarbejdere, herunder udløb af ansættelser og medarbejdere. For at opnå mest mulig værdi af Statens HR er der behov for, at institutionerne træffer nogle valg. Pjecen står ikke alene Pjecen giver jer et overordnet indblik i hvilke valg, der kan føre til, at I får mest mulig værdi ud af Statens HR. Men I bliver også hjulpet på vej af 11 opgavepakker, som I får udleveret undervejs i implementeringsforløbet. Her vil de valg, I skal træffe, blive uddybet og understøttet af skemaer, workshops osv. Hvilken logik er der i opgavepakkerne? Implementeringen af Statens HR er opdelt i fire overordnede implementeringsområder, jf. figuren. Med udgangspunkt i denne logik er der udarbejdet 11 opgavepakker. 9 Opgavepakkerne har samme farvekodning som implementeringsområderne og består af en række aktiviteter, som institutionerne skal udføre i løbet af de otte måneder, der er frem til ibrugtagning af løsningen i HR. Som det fremgår, lægges der ud med en opgavepakke for implementeringsopstart under implementeringsområdet organisatorisk forandring, jf. gul farvemarkering. Figuren viser placeringen af de 11 opgavepakker i implementeringsforløbet. Det vil typisk være forskellige medarbejdere, som skal udføre arbejdet i de forskellige pakker, da der er behov for meget forskellige kompetencer afhængig af området. I spidsen for hele forløbet står den overordnede projektleder, som er ansvarlig for hele implementeringen af Statens HR.

Implementeringskonceptet Den overordnede projektorganisering Det løbende samarbejde Projektet har erfaring for, at det er yderst hensigtsmæssigt, at kommunikationen som udgangspunkt foregår mellem ministerområdets overordnede projektleder og bølgelead i Økonomistyrelsen. Der er meget, der skal koordineres undervejs, og her er det af stor vigtighed, at de to overordnet ansvarlige for implementeringen har styr på al dialog mellem ministerområdet og projektet. Udover møder i forbindelse med opgavepakker, er der også Bølgeforum (for HR-cheferne) og Bølgenetværk (for projektlederne). På disse møder drøftes fremdriften på et implementeringsforløb, samtidig med at de to fora også tjener det formål, at deltagerne kan dele viden og erfaringer om implementeringen. Økonomistyrelsen udpeger til hver bølge en, evt. to projektledere – vi taler om ”bølgelead”. Bølgelead har det overordnede ansvar i Økonomistyrelsen for at følge hele implementeringen fra opstart til implementeringsafslutning. Bølgelead vil således være den gennemgående person og deltage på møder, når fx opgavepakker bliver gennemgået. Institutioner i et ministerområde vil som udgangspunkt blive implementeret samtidig under ledelse af en overordnet projektleder for hele ministerområdet. Afhængig af organiseringen i ministerområdet, kan der være behov for også at udpege lokale projektledere. Det gør sig fx gældende, hvis ministerområdet har institutioner med egne HR-afdelinger. Selvejeinstitutioner håndterer kontakten direkte fra institutionens projektleder til bølgelead i Økonomistyrelsen. 10 Den lokale understøttelse af implementeringsforløbet Det er imidlertid også af stor vigtighed, at ministerområdets eller selvejeinstitutionens projektleder har et velorganiseret bagland til at understøtte implementeringsforløbet. Der vil være behov for at træffe en lang række beslutninger undervejs i implementeringsforløbet. Det kan derfor anbefales, at der etableres en lokal styregruppe, som hurtigt kan drøfte forskellige aspekter, men også træffe beslutninger om fx organisationsstrukturen, om indholdet i en effektpakke og om evt. justeringer i organiseringen. Gevinstarbejdet er et eksempel på et område, der skal drives af den gevinstansvarlige, men som også i høj grad vil involvere baglandet. Her kan med fordel også inddrage den lokale styregruppe.

Tre temaer til ledelsesmæssig overvejelse Tre temaer Pjecen er opdelt i tre overordnede temaer: 1) Enkel og værdiskabende styring, 2) Organisering og roller og 3) Integrationer og eksisterende it-understøttelse. Her indgår beslutninger, hvor det vil det være hensigtsmæssigt at inddrage forskellige relevante ledere, da de valg, der skal træffes, ikke kun berører HR, men fx også effekthåndtering. Tema 1: Enkel og værdiskabende styring Under dette tema introduceres fire underområder, hvor ledelsen skal træffe beslutninger, der relaterer sig til opsætningen af Statens HR. Valgene handler om datakvalitet, hvordan man vil anvende stillingsstrukturen i løsningen, hvilke effekter, der skal håndteres via løsningen, og hvilke lokale tilføjelser, der er nødvendige i institutionens ansættelsesbreve. Det videre arbejde her bliver understøttet i opgavepakkerne Implementeringsopstart, Gapfit -analyse, Standardskabeloner, Gevinstrealisering og Dataindsamling. Tema 2: Organisering og roller Med Statens HR er der en række roller, som skal besættes i forhold til løsningen. Det kan fx være udpegningen af de superbrugere, som skal stå for den løbende hjælp til jeres institutions brugere af HR-løsningen. Roller i selve implementeringsforløbet er beskrevet i et selvstændigt notat og i en samarbejdsaftale. Dette materiale bliver introduceret på opstartsmødet på hver implementeringsbølge. Tidsplanen finder du her: https: //oes. dk/systemer/digitale-services-paa-vej/statens-hr/tidsplan/ 11 Med implementering af et nyt it-system vil det også være naturligt at se på den lokale organisering af HR-afdelingen, placering af ansvar for effekter, arbejdsdeling mellem HR og resten af institutionen osv. Det er helt op til den enkelte institution, om der er behov for ændringer, men pjecen peger på områder, som kan overvejes. På mødet i forbindelse med opgavepakken Implementeringsopstart vil Økonomistyrelsen uddybe og komme med eksempler på, hvordan Statens HR kan komme til at påvirke den eksisterende organisering. Det videre arbejde bliver understøttet af opgavepakkerne Implementeringsopstart, Uddannelse- og supportforberedelse og Dataindsamling. Tema 3: Integrationer og eksisterende it-understøttelse Statens HR er en ny it-løsning, som kobles sammen med andre af de it-systemer, som Økonomistyrelsen leverer. Med etableringen af Statens HR vil en række organisations- og medarbejderdata fremover blive ”født” i Statens HR, hvorfra de via integrationer overføres til andre fællesstatslige systemer, men også kan videreføres til lokale fagsystemer. På side 19 får du en nærmere beskrivelse af de integrationer, som leveres sammen med løsningen. Samtidig er der behov for, at du begynder at overveje, om den nye løsning betyder, at der i din institution er it-understøttelse, som skal udfases helt eller delvist. Du bør også overveje, om I har behov for integrationer til lokale fagsystemer. Det videre arbejde bliver understøttet af opgavepakken It opsætning.

Tema 1 a: Enkel og værdiskabende styring - Forbedrede data Statens HR bliver et autoritativt system for organisationsdata og HR-stamdata, idet data oprettes og vedligeholdes i Statens HR og automatisk videreføres til øvrige systemer, herunder LDV og evt. også til lokale fagsystemer, hvis den enkelte institution ønsker det. Statens HR giver medarbejdere indblik i egne data, og ledere kan se data om eget team eller kontor. Transparensen og integrationerne fører til langt større krav til datakvaliteten. SLS • STIKO og alternativ stillingsbetegnelse • Stillingsnumre • Anciennitet • DISCO-koder • Administrative tjenestestedkoder Statens HR indeholder en række standardrapporter, fx om åremålsansatte, medarbejdere på barsel, lederhierarkier og en jubilæumsoversigt. Derudover er der mulighed for, at lederne selv kan trække oversigter i løsningen. Navision • Er stedkoder opdaterede i organisationen? Den enkelte institution kan med fordel rydde op i data forud for overgangen til Statens HR, så kun ajourførte data overføres til Statens HR. Der er især tendens til, at kategorier, som ikke har lønmæssige konsekvenser, ikke er opdaterede for alle medarbejdere. Mulighed for lokal indsigt Institutioner får med Statens HR flere data, som kan anvendes til at give lokal styringsmæssig indsigt. Der er også mulighed for at institutionerne kan anvende data i benchmark med tilsvarende institutioner, fordi dataene er opdaterede og bygger på den samme logik. Desuden får jeres medarbejdere adgang til at se nogle af de stamdata, I har registreret på dem i løsningen. Hvor vil det være en god ide at rydde op i data? I kan med fordel overveje jeres datakvalitet i forhold til data fra fx: Opgavepakke: Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Dataindsamling. Øvrige • Er medarbejdernes ansættelsesområde opdaterede og tilgængelige? • Er personalelederhierarkiet tydeligt defineret, så alle medarbejdere entydigt refererer til én personaleleder? • Er data på medarbejdere på orlov og barsel opdaterede? • Er data om åremål, herunder åremålstype (med/uden tilbagegang), tilbagegangsstilling (hvilken stilling), åremålsprocenten og ret til fratrædelsesbeløb (Ja/Nej) opdaterede? • Er der opdaterede oplysninger om jubilæumsanciennitet? • Er der overblik over jeres udleverede effekter? Det er vigtigt, at datakvaliteten plejes. Det betyder, at det allerede fra start er vigtigt at fokusere på løbende og rettidig opdatering af data, fx når institutionen laver en organisationsændring. Eksempler på spørgsmål om organisationsdata: SIT • Oprydning i lokalt AD (inaktive b-numre, medarbejderstamdata i AD’et) • Har I flere kundenumre pr. institution? (I Statens HR kan der kun være et nummer) 12 Ø Fremgår det let tilgængeligt, hvilket Ø Har I brug for at styre ud fra stillingskategorier? ansættelsesområde en medarbejder er ansat Ø Har I brug for at få opdateret stillingskoder, fordi I under? Eller skal I ned i personalesagen for at finde fx har fået ressortoverført medarbejdere, men ikke oplysningerne? har opdateret deres stillingskoder?

Tema 1 b: Enkel og værdiskabende styring - Stillingsstruktur Statens HR giver et nemt overblik over institutionen; et overblik, som I ikke tidligere har haft digitalt. Når en institution bygges op i løsningen, skal hele organisationshierarkiet beskrives. I stillingshierarkiet skal enhver stilling pege på én overliggende lederstilling. Data knyttes til en stilling og en afdeling i stedet for til en person. Det har den fordel, at en ny medarbejder arver en række data, der er knyttet til stillingen og afdelingen. Hver lederstilling bliver oprettet enkeltvis – hver stilling får sin egen ”stol”. Medarbejdere bliver som udgangspunkt oprettet som en samlet gruppe, primært under laveste lederniveau, fx et team eller et kontor – medarbejderstillingerne hører dermed til i ”en sofa”. Se figuren. Opgavepakke: Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Gapfit-analyse og Dataindsamling. Kan I skabe overblik over ledere og medarbejdere på andre måder? Ja, det kan I. I kan fx trække en rapport på forskere, specialkonsulenter og elever. Her er det naturligvis en forudsætning, at der er styr på datakvaliteten, og at der er ryddet op i den pågældende stillingskode (STIKO), der er hæftet på en medarbejder. Figuren nedenfor viser mulighederne for opsætning af organisationsstrukturen, hvor alle lederstillinger får sin egen stol, mens medarbejderstillinger som udgangspunkt placeres i sofaer, jf. højre side af figuren. Institutionen kan også vælge at stillinger oprettes enkeltvis (som stole) eller i mindre grupper af stillinger, jf. venstre del af figuren. Der kan yderligere knyttes årsværk til stole og sofaer. Mulighed for øget overblik Løsningen giver mulighed for et mere detaljeret overblik. I har følgende to muligheder: • I kan tilføje årsværk til sofaer. Gevinsten er, at I kan se vakante årsværk. • I kan også oprette alle eller nogle af medarbejderstillingerne som stole, fx en elevstilling, en chefkonsulentstilling osv. I kan også vælge at sætte medarbejderstillinger sammen i grupper. Det kan fx være alle forskerstillinger i enheden. Hvordan I vælger at danne overblikket i jeres institution, afhænger af jeres styringsbehov og hvilket detaljeringsbehov, I har brug for. Økonomistyrelsen anbefaler som udgangspunkt • At alle medarbejdere under en leder samles i en sofa. Baggrunden er, at dette valg kræver mindre vedligeholdelse. Samtidig er det muligt at øge detaljeringsniveauet i løsningen, hvis en institution efterfølgende har behov for det. 13 Eksempler på spørgsmål om stillingsstruktur: Ø Har I behov for at kunne se vakancer og årsværk? Ø Har I stillingstyper, hvor det giver værdi at styre på fx forskere eller specialkonsulenter på enhedsniveau?

Tema 1 c: Enkel og værdiskabende styring - Personalekategorier I Statens HR oprettes personer enten som medarbejdere eller som løst tilknyttede. Det er obligatorisk at oprette medarbejdere i staten i Statens HR. Løst tilknyttede kan oprettes i Statens HR, hvis det giver værdi ift. institutionens styring. Det kræver en lokal ledelsesmæssig beslutning, om man vil have løst tilknyttede med i løsningen, herunder hvilke. Betaling Alle detaljer vedr. betaling fremgår af Priser og leveringsvilkår for Statens HR 2020, som findes her: https: //oes. dk/media/37076/prisfolder-2020 -opdateret-maj-2020. pdf Hvordan defineres en medarbejder? Medarbejdere defineres som lønmodtagere i et aktuelt tjenesteforhold. Medarbejderne bliver oprettet med brugeradgang til Statens HR. Når medarbejdere oprettes i Statens HR, bliver medarbejderne automatisk oprettet med et lønregister i SLS. Hvordan defineres en løst tilknyttet person? Løst tilknyttede defineres som ikke ansatte personer, der i udgangspunktet ikke får deres løn udbetalt via SLS. Det kan fx være ulønnede praktikanter og eksterne konsulenter, som har deres gang i en institution i en længere periode. Løst tilknyttede bliver også oprettet med brugeradgang til Statens HR, men som udgangspunkt uden oprettelse i SLS. Anbefaling Økonomistyrelsen anbefaler, at løst tilknyttede, som over en længere periode har sin gang i en institution, oprettes i Statens HR. Oprettelsen er med til at skabe et overblik over fx ulønnede forskere, eksterne konsulenter og praktikanter, som også ofte vil få udleveret forskellige typer af effekter. Eksempler på spørgsmål om personalekategorier: Ø Har I behov for at have fx eksternt finansierede 14 Opgavepakke: Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Dataindsamling. forskere i løsningen, fx fordi de får stillet de samme effekter til rådighed som øvrige medarbejdere?

Tema 1 d: Enkel og værdiskabende styring - Effekthåndtering Effekter Statens HR omfatter funktionalitet, der kan styre processen omkring udlevering og tilbagelevering af effekter. Effekter dækker over mange ting og kan fx være adgangskort, telefon, abonnementer, forskelligt specialudstyr som fx motorsave, sikkerhedsudstyr osv. Statens HR giver nye muligheder i forhold til effekter, da I får: • Overblik over, hvad der er udleveret til den enkelte medarbejder, og hvad der er afleveret igen. • Styring af processerne omkring effekthåndtering. Effekter udleveres og indsamles i dag mange forskellige steder i institutionerne, jf. også tema 2: Organisering og roller. Det er derfor vigtigt tidligt i implementeringen at inddrage de ledere, der har ansvar for udlevering af effekter i institutionen. Opgavepakke: Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Gapfit-analyse og Dataindsamling. Forbedret overblik og mere værdiskabende styring I har også mulighed for at få et forbedret overblik over andre effekter. Der er stor forskel på, hvad der udleveres til medarbejdere afhængig af deres job. Måske vil det være en fordel for jer at registrere yderligere typer af effekter. Det kunne være abonnementer eller udleveret tøj som sikkerhedsdragter, dommerkapper og uniformer. Det er helt op til jer at beslutte, på hvilke områder, det giver mening at styre vha. løsningen. Fælles for alle effekter, der medtages, er dog, at der skal kvitteres for udleveringen, og at effekten skal afleveres igen ved hjælp af løsningen. Effektpakker Løsningen gør det muligt at opsætte institutionsspecifikke effektpakker. I kan fx sammensætte en lederpakke med adgangskort, en specifik telefontype og i. Pad. Det betyder, at bestilleren ikke behøver at vælge separat. Alligevel er processen fleksibel, så I kan sortere i pakkens indhold, inden bestillingen sendes afsted. Hvordan skal effektmodulet tages i brug? • Det er obligatorisk for alle institutioner at tage effektmodulet i brug. • Det er op til hver en enkelt institution at afgøre, hvilke effekter, der skal håndteres i løsningen. • Som minimum registreres de effekter, der udleveres til medarbejdere ved tiltrædelse, og som repræsenterer en værdi eller en sikkerhedsrisiko, hvis de ikke tilbageleveres. • For de fleste institutioner omfatter dette mobiltelefon og adgangskort m. fl. Eksempler på spørgsmål om effekter : Ø Hvilke udleverede effekter vil I gerne have et overblik over? Ø Har I brug for at samle oversigterne i samme 15 system? Ø Har I brug for at få overblik over, hvornår en effekt er udleveret?

Tema 1 e: Enkel og værdiskabende styring - Ansættelsesbreve og lokale tilføjelser Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Gapfit-analyse, Skabeloner og Dataindsamling. Ansættelsesbreve og lokale tilføjelser Statens HR indeholder standardskabeloner, som er udarbejdet med inddragelse af erfarne HR-medarbejdere fra en række statslige institutioner. Det er obligatorisk at anvende skabelonerne. Ansættelsesbrevene er udformet ud fra en ensartet struktur, jf. figuren. Alle skabeloner forsynes med institutionens logo. Ved opstart af en implementeringsbølge kortlægger Medarbejder- og Kompetencestyrelsens overenskomstkontor, hvilke ansættelsesbrevsskabeloner, der dækker flest ansatte på de ministerområder, der indgår i implementeringsbølgen. Det vil som udgangspunkt være disse ansættelsesbrevskabeloner, der vil være tilgængelige, når løsningen ibrugtages. Hvis en institution ønsker andre ansættelsesbrevskabeloner, vil der være mulighed for dialog herom. Samtidig bliver alle institutioner bedt om at indsende evt. tekst til pkt. 11. Særlige vilkår. Det er vigtigt, at pkt. 11 udelukkende anvendes til de særlige vilkår, som hører til i et ansættelsesbrev og ikke indeholder fx informationer af mere oplysende karakter. Et eksempel kunne være en bestemmelse om særlige insiderregler, krav om sikkerhedsgodkendelser o. lign. Indholdet i pkt. 11 godkendes ikke af Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, da det er institutionens eget ansvar at definere, hvad pkt. 11 skal indeholde. Kvalitetssikrede skabeloner Med Statens HR får institutionerne stillet kvalitetssikrede ansættelsesbreve og andre skabeloner til rådighed. Samtlige skabeloner bliver opdateret løbende, når der kommer ændringer i overenskomster, lovgivning eller som følge af ændringer i retspraksis. Det er institutionens eget ansvar, at de enkelte ansættelsesbreve er korrekt udfyldt og opfylder de juridiske krav til det konkrete ansættelsesbrev. Opdatering af lokale forhold i pkt. 11 er også institutionens eget ansvar. 16 I december 2020 vil der være ca. 80 ansættelsesbrevskabeloner i løsningen. Eksempler på spørgsmål om ansættelsesbreve og lokale tilføjelser: Ø Hvilke ansættelsesbrevskabeloner har I behov for? Ø Hvilke særlige vilkår har I behov for i alle ansættelsesbreve i jeres institution?

Tema 2 a: Organisering og roller - Organisering Standardiserede processer Statens HR er et standardsystem. Det betyder, at processerne i løsningen er ens for alle, og at de er sat op, så de indeholder de nødvendige dobbeltgodkendelser og sikrer, at GDPRregler kan overholdes. Processerne i løsningen skal følges, og de lokale HR-medarbejdere kommer derfor til at arbejde på en ny måde, hvor de skal ændre på deres arbejdsgange. En væsentlig ændring er, at HR-medarbejderen hidtil selv har været ansvarlig for udformningen af fx ansættelsesbreve. Med den obligatoriske anvendelse af skabeloner, skal HR-medarbejderen bruge løsningens standardskabeloner i den form, de stilles til rådighed. En anden væsentlig ændring er, at en HR-medarbejder kan opleve, at en ansættelsesproces føles længere, fordi der ikke er samme mulighed for parallelle aktiviteter som hidtil. Godkendelsesflowet skal følges, og elementerne i selve processen tager ikke længere tid. De ændrede processer fører til ændringer i de lokale arbejdsgange og kræver ledelsesmæssig fokus lokalt. Der er en stor forandringsledelsesopgave forbundet med at tage de nye processer og deraf afledte ændrede arbejdsgange i brug. Det er vigtigt, at denne forandringsledelsesopgave forankres lokalt. Organisering er et lokalt anliggende Hvordan det enkelte ministerområde og den enkelte institution vælger at organisere sig, er et lokalt anliggende. Statens HR fører imidlertid til, at det vil være hensigtsmæssigt, at det lokalt overvejes, om organiseringen skal justeres. Nedenfor beskrives de områder, hvor justeringer kunne være relevant. Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Implementeringsopstart og Dataindsamling. Hvor er der behov for at overveje justeret organisering set i lyset af Statens HR? Funktionaliteten i Statens HR gør, at det vil være hensigtsmæssigt, at ministerområder og institutioner overvejer, om det vil skabe værdi at justere organiseringen på følgende områder: HR-afdelingerne og justerede arbejdsgange: • Skabeloner i Statens HR fører til, at det er nemmere for HR-medarbejdere at håndtere en bredere opgaveportefølje. Hvis der hidtil har været arbejdet med snævre funktionsområder, bør det overvejes, om en bredere portefølje vil give fordele i form af en højere grad af fleksibilitet. • Skabelonerne kan føre til, at der er behov for at se på arbejdsdelingen mellem forskellige medarbejdergrupper. Nogle steder har AC-personale udformet alle ansættelsesbreve. Med de nye standardskabeloner er det måske hensigtsmæssigt at overveje en ændring af opgavefordelingen. Udpegning af superbrugere og lokaladministratorer: • Der skal udpeges superbrugere og lokaladministratorer, som bl. a. kan understøtte HRmedarbejdere, ledere og medarbejdere i anvendelsen af løsningen. I ministerområder med meget små institutioner anbefales det at overveje, om det vil være mere hensigtsmæssigt, at superbrugere og lokaladministratorer udpeges på tværs af flere institutioner. Da lokaladministratorer får muligheder for at håndtere forskellige opgaver i selve løsningen, er der også af sikkerhedsgrunde god mening i at begrænse antallet. Eksempel på spørgsmål om en mere tværgående organisering: Ø Er der behov for, at superbrugere og 17 lokaladministratorer udpeges til at varetage opgaven på tværs af flere institutioner? Eksemp el på spørgsmål om organisering på institutionsniveau: Ø Giver udrulningen af Statens HR anledning til justeringer i organiseringen?

Tema 2 b: Organisering og roller - Roller Løsningen understøtter GDPR, men institutionen er fortsat ansvarlig for de data, som de selv placerer i systemerne og for de processer, der ligger lokalt hos institutionen. Statens HR bygger derfor også på en rollebaseret sikkerhedsmodel, som betyder, at systemets brugere får roller, der giver adgang til forskellig funktionalitet og data. Alle brugere er oprettet som medarbejdere, og alle ledere med personaleansvar er yderligere oprettet som ledere og indgår i ledelseshierarkiet i organisationsstrukturen. I Statens HR er der yderligere defineret følgende overordnede roller: • Medarbejder • Leder • HR Lederrollen indebærer, at lederen får adgang til at se visse oplysninger om egne medarbejdere. Lederen har derudover mulighed for at bestille effekter til sine medarbejdere i effektmodulet. Hvis en institution ikke ønsker, at lederen skal orientere sig om egne medarbejdere eller bestille effekter i effektmodulet, så vil opgavevaretagelsen skulle håndteres af HR og fraværsmedarbejder, idet lederrollen ikke kan delegeres. Blandt HR-medarbejdere udpeges superbrugere, som skal uddanne kolleger i løsningen og efterfølgende også tage del i den lokale support samt visitere sager til supporten i Statens Administration. Blandt superbrugerne vil ganske få blive yderligere uddannet til at være lokaleadministratorer med rettigheder til at håndtere visse lokale opsætninger. 18 Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakken Implementeringsopstart. Til håndtering af effektmodulet og fraværsmodulet udpeges medarbejdere, som udelukkende får adgang til at håndtere disse specifikke områder. Delegering og konstitution Det er ikke muligt at delegere roller i Statens HR. Det betyder, at en leder ikke kan delegere sin rolle til en medarbejder, en anden leder eller HR. Dermed er det heller ikke muligt for en leder at delegere sin rolle til en sekretær, souschef eller HR-Partner. Det er muligt at konstituere en leder i Statens HR. Det betyder, at hvis en leder i en længere periode er fraværende på grund af sygdom, orlov, ophør eller andet, kan man tildele rollen til en anden leder i løsningen. Eksempler på spørgsmål om roller: Ø Hvor ville det være hensigtsmæssigt at placere superbruger- og lokaladministratorrollerne? Skal alle institutioner i ministerområdet have deres egne? Ø Hvem skal udpeges til at varetage rollerne som superbruger og lokaladministrator? De vil også i forbindelse med implementeringen få en undervisningsopgave lokalt.

Tema 3: Integrationer og eksisterende it-understøttelse - Integrationer Opgavepakke: Emnerne på denne side behandles i opgavepakken It Opsætning Det samlede systemlandskab Som nævnt på side 5 placeres Statens HR i det samlede systemlandskab, som Økonomistyrelsen driver. Datalogikken i Statens HR fungerer i samspil med en række øvrige It-systemer, både Økonomistyrelsens egne og institutionens lokale fagsystemer. Særligt for Statens HR er, at dette er ”fødestedet” for nye medarbejdere, hvorfra medarbejderdata kan sendes til andre systemer. I Statens HR vedligeholdes også organisationsstrukturen i form af afdelinger og hierarkier. Lokal systemunderstøttelse De fleste steder understøttes både HR og effekthåndtering af lister, Excel-ark og lignende. Der er også institutioner, som har forskellige systemer, som understøtter dele af administrationen. Som forberedelse til implementeringen skal der skabes et overblik over hvilken systemunderstøttelse, der allerede findes, og hvordan den skal anvendes fremover. Integrationer Statens HR integreres op til de statslige systemer, som Økonomistyrelsen driver. Fra Statens HR sendes data til SLS, Navision Stat og Campus, hvor der sker en automatisk medarbejderoprettelse. Institutionerne kan udlæse data fra Statens HR gennem integrationen ”Lokale fagsystemer” eller via LDV. Derudover integrerer løsningen til CPRregistret og for kunder i Statens IT er der også en integration til AD’et. Integration til et lokalt AD er under udvikling. Alle integrationer til lokale fagsystemer skal håndteres lokalt. Statens HR udstiller data, som vil kunne anvendes til disse systemer. Data fra lokale fagsystemer vil ikke kunne føres tilbage til Statens HR. Integration til tidsregistrering og til journalsystem betragtes som integration til lokale fagsystemer og evt. integration skal håndteres lokalt og vil evt. skulle ske efter implementering af Statens HR, så integrationen ikke kommer til at påvirke den øvrige implementering. 19 Eksempler på spørgsmål om integrationer og eksisterende systemunderstøttelse: Ø Har I behov for integration til Lokale fagsystemer Ø Har I systemunderstøttelse, som vil blive erstattet (og hvilke? ) af eller påvirket af Statens HR? Fx eksisterende løsninger til HR-administration, jeres ESDH-løsning mv.

Vejen frem mod Statens HR Forud for indgåelse af kontrakt med Miracle om implementering af Statens HR i staten ligger et omfattende arbejde, hvor Økonomistyrelsen har været i kontakt med en lang række interessenter, undersøgt markedet, skåret projektet til osv. Og efter ibrugtagningen i pilotinstitutionerne er der evalueret og foretaget tilpasninger – både af løsningen og af implementeringskonceptet. I det følgende fremgår hovedmilepælene i projektet. 2013 - Beslutning om nyt HR-system Økonomistyrelsen besluttede at supplere den statslige systemunderstøttelsen med digital understøttelse af personaleadministration, organisationsstruktur og tidsregistrering. 2014 - Kundedialog og ønskeliste Efter omfattende kundedialog blev krav og ønsker identificeret. Færre genindtastninger, bedre sammenhæng via integrationer og bedre datakvalitet stod øverst på listen. 2015 - Tilpasning af projektet Tidsregistrering blev udskilt til et selvstændigt projekt. Det blev besluttet, at MUS/PULS, læring og anden kompetenceudvikling, ligesom lønforhandlingsproces, lønbudgetlægning og journalisering ikke skulle være en del af den nye løsning. Integration til e-rekruttering og e-boks indgik heller ikke i udbuddet. 2016 -17 - Udbud og kontrakt på Statens HR Udbuddet blev gennemført i 2016, og kontrakten blev underskrevet i maj 2017. Projektet gik i gang med at etablere løsningen. 20 2018 - Integration mellem Statens HR og Statens Lønløsning Ambitionen om fuld inddatering af alle lønoplysninger i Statens HR blev opgivet i foråret 2018, da leverandøren ikke kunne levere et løsningsdesign, som kunne sikre fuld integration og en entydig opdeling af funktionalitet og dataejerskab mellem de to systemer. I stedet ligger ejerskabet til alle stamdata om medarbejdere, organisation og stillinger i Statens HR, hvorfra de automatisk overføres til Statens Lønløsning, mens ejerskabet til lønoplysninger entydigt ligger i Statens Lønløsning og automatisk kan trækkes ind i Statens HR. Medarbejdere oprettes og placeres i organisationen i Statens HR, indplaceres lønmæssigt i Statens Lønløsning, og ansættelsesbrevet dannes i Statens HR med lønoplysninger hentet automatisk fra lønløsningen. 2019 - Statens HR i drift i 26 institutioner Kerneløsningen i Statens HR er klar, og alle integrationer fungerer. Systemet er i drift i 26 af i alt ca. 114 institutioner, som skal anvende løsningen på sigt. 2020 - Et effektivt workflow Modulet HR Sag, der understøtter workflowet mellem HR-afdelingerne og Statens Administration, blev implementeret i maj 2020. Statens Administration varetager lønadministrationen for hovedparten af de statslige institutioner. Med HR Sag er størstedelen af de blanketter, som HR-afdelingerne sender til Statens Administration blevet digitaliseret. I slutningen af 2020 vil yderligere 23 institutioner tage løsningen i brug.

For at understøtte den enkelte institutions arbejde med at forberede sig til det nye fællesstatslige Statens HR, yder Økonomistyrelsen rådgivning og støtte i form af 11 opgavepakker. Hver opgavepakke indeholder skemaer, vejledninger, workshops etc. Ved udlevering bliver den enkelte pakke gennemgået på et møde, hvor deltagerne kan møde op eller deltage via Skype. Til hver bølge udpeger Økonomistyrelsen en bølgeansvarlig, som har kontakten i hele implementeringsforløbet, som strækker sig over elleve måneder fra start til overgang til drift. 21 På Statens HR’s hjemmeside vil du bl. a. kunne se videoer, som viser mere om løsningen. https: //oes. dk/systemer/digitale-services-paa-vej/statens-hr/forsmag-paa-statens-hr/