Hvad er en rammeaftaleindkbsaftale og hvad er forskellen
Hvad er en rammeaftale/indkøbsaftale … og hvad er forskellen på SKI og Statens Indkøb? Hvad er en rammeaftale? En handelsaftale, der gør det muligt for offentlige institutioner at købe bestemte varer eller ydelser fra en afgrænset række leverandører. Hvem laver rammeaftalerne? § SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) § Statens Indkøb (i Moderniseringsstyrelsen) SKI og Statens Indkøb laver rammeaftaler/indkøbsaftaler til hele den offentlige sektor. Derudover laves der rammeaftaler hos § § Indkøbsfællesskaberne Institutionerne Fordele ved at købe via rammeaftaler? • Afløftet sin eventuelle udbudspligt, da alle vareområder på en rammeaftale har været konkurrenceudsat efter gældende EUudbudsregler. • Adgang til varer eller tjenesteydelser til konkurrencedygtige priser. • Delvis kontraktstyring
SKIs rammeaftaler Statens Indkøbs aftaler Antal rammeaftaler/ indkøbsaftaler 55 30 Sortimentet Bredt og varieret sortiment. Standardiseret sortiment. Hvornår træder nye aftaler i kraft? Løbende Primo januar hvert år træder ca. 5 -8 ny indkøbsaftaler i kraft (på nye og genudbudte vareområder). Er det frivilligt for de selvejende institutioner Ja at anvende aftalerne? Ja Kan de private gymnasier, produktionsskolerne og de frie grundskoler anvende aftalerne? Nej Ja Skal man tegne abonnement for at få adgang Ja. Samtlige selvejende institutioner kan tegne et Nej til at købe på aftalerne? uddannelsesabonnement. Det koster 1. 500 kr. pr. cvr. pr. år Skal man tilmelde sig hver aftale, man ønsker at handle på? Nej, når man har tegnet abonnement, kan man frit benytte/tildele på de frivillige aftaler. Ja, tilmelding til Statens Indkøbs aftaler for de selvejende institutioner. Der er ingen frist for tilmelding. Tilmelding kan dog også ske løbende i systemet Ethics, som der er link til på Statens Indkøbs hjemmeside. Findes der aftaler, hvor man efter frivillig tilslutning forpligter sig på køb? Ja, på de 20 såkaldte forpligtende aftaler. Ved tilslutning gælder forpligtelsen i fire år. Forpligtelsen modsvares af skarpe priser. Nej, tilmelding til aftalerne forpligter ikke.
50. 20 – Forbrugsartikler 25. Januar 2017 Chefkonsulent Hanne Laumann
50. 20 Aftalestruktur Aftalen som trådte i kræft i ultimo juni 2016 løber til juni 2020 og består af 12 delområder med 1765 forskellige produkter. 1. Kemi 2. Rengøringsrekvisitter 3. Rengøringsvogne 4. Handsker 5. Poser & Sække 6. Aftørrings- & lejepapir 7. Personlig pleje & hygiejne 8. Borddækning & engangsservice 9. Fødevareemballage 10. Maskiner 11. Værnemidler 12. Doseringsanlæg & dispensere 4
Hvordan køber jeg ind på aftalen? Abena A/S er eneleverandør på aftale. Ved opstart med Abena A/S vil I få tilknyttet et salgs-/kontaktteam. Du kan købe ind via: • E-handelssystem, Leverandørens webshop (HUSK at få log in og password), E-mail eller Telefon • Bestillingsskema udarbejdet af din organisation, der kan bruges til centrale og decentrale institutioners bestilling. • Der er 2 ugentlige leverancer med faste leveringsdage, der aftales med Abena. Du får en ordrebekræftelse pr. mail eller i dit indkøbssystem inden for 24 timer, fra du har afgivet din bestilling. Minimumsordre På ordrer under 200 kr. ekskl. moms er der et leveringsgebyr på 75 kr. ekskl. moms. EUR-paller er et pantprodukt, der koster 85 kr. /palle, hvis du ikke har en byttepalle eller får aflæsset pallen. 5
På ski. dk finder du når du har logget ind; 6
Udfyld aftalens Bilag VII D, underskriv og indsend til SKI 7
Kontaktpersoner hos SKI Dennis Palmqvist Kontraktansvarlig dp@ski. dk 22 79 07 22 Hanne Laumann Chefkonsulent hla@ski. dk 61 55 62 11 Besøg ski. dk
50. 30 Møbler 25. januar 2017 Chefkonsulent Hanne Laumann
Aftalestruktur Aftalen som trådte i kraft 1. september 2016 og løber til 31. august 2020, består af 9 produktgrupper med 2123 forskellige produkter. 1. Skriveborde 2. Skrivebordsstole 3. Mødeborde 4. Mødestole 5. Barborde 6. Barstole 7. Reoler 8. Skærmvægge 9. Skrivebordslamper 10
Hvilken leverandør skal jeg købe ind hos? Scan Office A/S er eneleverandør på aftalen. Ved opstart med Scan Office A/S vil I få tilknyttet et salgs-/kontaktteam. Scan Office Herlev er jeres primære showroom i øst. Scan Office Horsens er jeres primære showroom i vest. Indretningsforslag • • Scan Office kan hjælpe dig med udarbejdelse af todimensionelle tegninger og indretningsforslag. Såfremt du ønsker 3 D koster det 500 kr. pr. time. Afprøvning af møbler • Scan Office stiller prøvemøbler til rådighed, og der er vareprøver med de forskellige farve- og overfladekombinationer. Minibrochure: • I samarbejdede med Scan Office, kan I vælge at få lavet en minibrochure ud fra de møbler I vælger. HUSK: SKI har en frivillig aftale på Møbler 03. 13 samt en ny på vej til forventet aftalestart april 2017. 11
Hvordan køber jeg ind på aftalen? Du kan købe ind via: • E-handelssystem, E-mail eller Telefon Husk, at én bestilling godt kan indeholde en eller flere leverancer med flere forskellige leveringsdatoer. • Leveringstid er 6 uger, dog er der et ”ekspressortiment” omfattende to borde og en stol, hvor leveringstiden er 7 arbejdsdage. • To arbejdsdage før leveringer leverandøren og bekræfter detaljer omkring leveringsadresse, tidspunkt mv. • Du får en ordrebekræftelse pr. mail eller i dit indkøbssystem inden for 24 timer, fra du har afgivet din bestilling. Ændring af bestilling Du har ret til at ændre i bestillingen eller foretage afbestilling, frem til to dage efter du har modtaget ordrebekræftelsen. 12
På ski. dk finder du når du har logget ind; 13
Kontaktpersoner hos SKI Peter Oppenlænder Madsen Kontraktansvarlig pom@ski. dk 22 79 21 68 Hanne Laumann Chefkonsulent hla@ski. dk 61 55 62 11 Besøg ski. dk
50. 85 Brændstof og fyringsolie 25. Januar 2017 Chefkonsulent Hanne Laumann
50. 85 Brændstof og fyringsolie Fakta om aftalen: • Løber fra den 1. juni 2016 til og med 31. maj 2020 (ingen mulighed forlængelse) • Aftalen består af: ― Delaftale 1 Tankkort til tankstationer ― Delaftale 2 Levering af brændstof og fyringsolie Leverandører: • Delaftale 1: Circle K (inkl. INGO og 123) - Q 8 (inkl. F 24) - OK • Delaftale 2: OK er eneleverandør Sortiment: • Delaftale 1: benzin 92, benzin 95 samt diesel • Delaftale 2: benzin 95, diesel, fyringsolie, alkylatbenzin og marinegasolie 16
50. 85 Brændstof og fyringsolie Tildeling af leverandør på delaftale 1, Tankkort til tankstationer: • 1 primærleverandør • 1 back up leverandør – kan benyttes når kørslen afviger fra de normale mønstre og hvor primærleverandøren ikke er repræsenteret • Ved tiltrædelse af delaftale 1 efter tilslutningsperioden tildeles der efter kaskademodellen – Circle K tildeles dermed som leverandør, da de har budt ind med laveste pris – Q 8 tildeles som back-up leverandør • Priser: • Ved brug af aftalen tanker du altid til den laveste pris • Din pris er i udgangspunktet: listepris* ÷ tilbudte rabat • I tilfældet af at standerprisen** er billigere, tanker du til standerprisen. Det kan eksempelvis gøre sig gældende i forbindelse med priskrig. * Listeprisen opdateres dagligt på leverandørernes hjemmeside. ** Standerpris: er prisen, der er opgivet på standeren, når der tankes (m. a. o. pumpeprisen). 17
50. 85 Brændstof og fyringsolie Rabatter i forhold til listepris på delaftale 1: Circle K Q 8 OK Benzin 92/95 1, 83 DKK 1, 43 DKK 0, 00 DKK Diesel 1, 83 DKK 1, 77 DKK 0, 00 DKK Rabatter i forhold til listepris på delaftale 2: Benzin 95 Diesel m biodiesel Diesel u biodiesel Fyringsolie Alkylatbenzin u olie Alkylatbenzin m olie Marinegasolie Rabat Levering mindre end 700 l. 1, 3750 DKK 1, 7500 DKK 1, 7750 DKK 2, 4250 DKK Levering 700 l og 2. 999 l 1, 3750 DKK 1, 7500 DKK 1, 8000 DKK 2, 4250 DKK Levering 3. 000 og 9. 999 l 1, 3750 DKK 1, 7750 DKK 1, 8250 DKK 2, 4500 DKK 2, 4750 DKK Levering 10. 000 l og 19. 999 l 1, 3750 DKK 1, 8250 DKK 1, 8750 DKK 2, 4625 DKK 2, 4750 DKK Levering af mere end 20. 000 l 1, 3750 DKK 1, 8500 DKK 1, 9375 DKK 2, 4750 DKK Levering af mindre end 175 l 2, 5000 DKK Levering af mere end 175 l 2, 5000 DKK 18
Tilslutning efter kontraktindgåelse • Ikke-kommunale organisationer har mulighed for at tilslutte sig 50. 85 Brændstof og fyringsolie i hele kontraktens løbetid • Ved tilslutning efter kontraktindgåelse er tilslutningen ikke forpligtende 19
Kontaktpersoner hos SKI Rikke Eistrøm Rahimic Kontraktansvarlig rer@ski. dk +45 22 85 01 32 Hanne Laumann Chefkonsulent hla@ski. dk +45 61 55 62 11 Besøg ski. dk
05. 02 Kontorvarer 25. Januar 2017 Chefkonsulent Hanne Laumann
05. 02 Kontorvarer Aftalen er gennemført som katalogudbud Katalogudbud • Lyreco A/S er eneleverandør. Rammeaftalen er udbudt som et katalogudbud med 289 undergrupper • Løber til d. 30. oktober 2018 – Tilbudsgiver har tilbudt de varer, som tilbudsgiver har i deres katalog, indenfor de af SKI definerede undergrupper. • Mulighed forlængelse af 1 gange med 1 år (2019) Genudbydes ikke, men mulighed for tilslutning på NY 50. 55 enten ved tilslutning før eller efter aftalens ikrafttrædelse. Forventet ikrafttrædelse november 2017. • Modtage e-handelskatalog via ski. dk • På aftalens side på ski. dk kan du vælge at modtage aftalens e- Således modsvarer 05. 02 aftalen altid leverandørens eget sortiment og katalog – dog med undtagelse af enkelte bestanddele handelskatalog, ændringslister og/eller prisliste. • Anvendelse af leverandørens webshop • Krav til leverandørens webshop er beskrevet i aftalens Bilag G 22
05. 02 Kontorvarer Sortimentet - opgjort i hovedgrupper Kontorartikler Papir Labels, Etiketter og Skilte Skriveredskaber og korrektionsmidler Indbinding, laminering og tilbehør Blokke og protokoller Emballage, forsendelse og konvolutter It miljø & datatilbehør Toner og blækpatroner Catering Kontormaskiner Præsentation, AV og konference Arkivering og registrering Kontormøbler 23
05. 02 Kontorvarer – Hvorfor bruge aftalen? Aftalen har et Anvendelse Bredt sortiment Nem at bruge Rammeaftalen giver mulighed for at købe ca. 21. 000 individuelle varer, herunder mange miljørigtige produkter Bestillinger kan foretages via e-handelssystem, telefonisk henvendelse, konsulentbesøg, e-mail eller gennem leverandørens webshop (husk log in) Levering Priser og sortimentsændringer Dag-til-dag-levering Priserne kan reguleres 2 X årligt; 1. Februar og 1. august Ved bestilling inden klokken 11 leveres varerne næst kommende hverdag. Sortimentsændringer samt tilføjelse af nye varer kan ske 4 x årligt; 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Minimumsordre FAQ – Ofte stillede spørgsmål Ordre under DKK 200, - pålægges et leveringsgebyr på DKK 65, - Er besvaret i aftalens vejledning som er at finde på ski. dk Leverancevilkår er beskrevet i aftalens Bilag C. 24
Aftaledokumenter og vejleding kan hentes på ski. dk 25
Kontaktpersoner hos SKI Rikke Eistrøm Rahimic Kontraktansvarlig rer@ski. dk 22 85 01 32 Hanne Laumann Chefkonsulent hla@ski. dk 61 55 62 11 Besøg ski. dk
09. 01 Fødevarer og engangsartikler 25. Januar 2017 Chefkonsulent Hanne Laumann
1 7. j u n i 2 0 2 1 Trends i fødevarebranchen Økologi Kvalitet • Stigende fokus på økologi • Større efterspørgsel på økologiske varer, hvilket giver leverings problemer • Større interesse i økologiske mærker • Sæsonvarer • Forecast • Der er større fokus på at varerne skal være af en høj kvalitet • Der ønskes flere råvare frem for halvfabrikat • Hvordan vurderes kvaliteten og hvordan sikres den gennem aftalens løbetid Lokale fødevarer Madspild • Der ønskes varer som er produceret i kommunen/regionen • Der findes lokale fødevarer i grossisternes sortiment • Det er et stort ønske hos kunderne, hvorfor der skal tænkes over hvordan det kan løses • Stigende fokus på at mindske madspildet i køkkenerne • Hvordan skal pakningsstørrelserne være • Hvad skal restholdbarheden være 28
Sortimentet • Aftalen indeholder et bredt økologisk og konventionelt sortiment med cirka 8000 individuelle varer fordelt på; • Konventionel- og økologisk sortiment, • miljøvenlige borddæknings- og engangsartikler og fødevareemballage. • Grundet antallet af indbudte varer i det frivillige sortiment, kan antallet af varer variere i aftalens 3 leverandørers sortiment. • På fødevarer er omtrent halvdelen af sortimentet økologisk • Borddæknings- & Engangsartikler samt fødevareemballage indeholder cirka 900 forskellige varer • Priserne reguleres efter Danmarks Statistiks Pris 11: Prisindeks for indenlandsk vareforsyning • Frugt og grønt, kød- og mejeriprodukter reguleres en gang pr. måned • Øvrige varegrupper reguleres en gang i kvartalet • Kaffe – her var der ingen gevinst ved at anvende kaffemarkedsprisen 29
Aftalernes Sortiment - Hovedproduktgrupper Kunderne ønskede et bredt sortiment, derfor dækker sortimentet følgende kategorier. Madvarer – konventionelle og økologiske • • Frugt & Grønt Kød, fisk & pålæg Mejeriprodukter Brød & kager Kolonial Færdigretter Dessert & konfekture Is & slik Drikkevarer • Øl & vand • Vin Varmedrikke • Kaffe • The • Andre varmedrikke Fødevareemballage & engangsartikler • Engangsservice • Fødevareemballage • Sæsonhjul – nogle vare kan kun fås på et bestemt tidspunkt. • Eks. : Agurk har to linjer, sæson (forhåbentlig dansk) og hel årlig (udenlandske) • De vare som er sæson skal kunne leveres når der er sæson. • Dette skulle gerne sikre, at der er danske vare i sortimentet. 30
Bestilling og levering • Bestillinger til levering næstkommende arbejdsdag skal afgives senest for hovedproduktgrupperne; • Kød & pålæg – Snitgrønt og Frugt – Frisk fisk – senest kl. : 10: 00 • Øvrige hovedproduktgrupper senest kl. : 15: 00 • Det er muligt at afgive flere bestillinger til én samlet levering, så længe at ovenstående frister er overholdt. • Der kan leveres mellem kl. 6 -14 +/- 0, 5 timer. (05. 30 -14. 30) • Tidspunktet fastsættes af kunden, under hensyntagen til leverandørernes begrænsninger. • Alle kan ikke få levering kl. 6 og det kan afviges efter aftale med leverandøren. • Alle de aftalens varer skal som udgangspunkt kunne leveres fra dag til dag. • Specialvare som er markeret som skaffevare, skal kunne leveres indenfor 5 arbejdsdage fra bestillingstidspunktet. Eks. ferske ænder i maj måned. • Mindste ordre: • Kunden har mulighed for at afgive flere ordrer til én samlet levering på samme leveringssted, som samlet udgør minimum DKK. 1000. Leverandøren er dog berettiget til at opkræve et leveringsgebyr på bestillinger, der er under DKK 1. 500 pr. levering. Leveringsgebyret må ikke overstige DKK 200 pr. levering. • Såfremt den samlede levering er under DKK 1000 kan Leverandøren vælge at afvise bestillingen. • Bestillinger på DKK 1. 500 eller mere pr. levering skal leveres gebyrfrit. 31
Tildeling og Forpligtelse ved periodekøbsaftaler Tildeling sker altid efter laveste pris, værktøj findes på ski. dk Periodekøbsaftale 12 – 48 mdr. Miniudbud ved periodekøbsaftaler på over 10 mio. kr. Eller flere enheder bundlet over 5 mio. Direkte tildeling til leverandør billigst på jeres samlede varekurv. Forpligtelse på aftalen: Enkelttræk Direkte tildeling til Hørkram Foodservice. • Minimum aftag på leveringsaftalen 50 % af den aftalte volumen • Ved køb på 50 % ud over aftalt volumen ophører leveringsaftalen • Eks. : Maximum 150 % (1, 5 mio. ) Aftalte volumen 100% (1, 0 mio. ) Leveringsaftalen indeholder følgende: Bilag C. 1: Kundens varekurv, anvend aftalens tildelingsværktøj Bilag C. 2: Leverandørens priser Leveringsaftalen udgør bilag C til Rammeaftalen. Skal underskrives af begge parter og indsendes til SKI. Aftalens kravspecifikation skal vedlægges. Minimum 50% (500. 001) 32
Bilag B. 2 – Vigtigt 33
Kontaktpersoner hos SKI Rikke Eistrøm Rahimic Kontraktansvarlig rer@ski. dk 22 85 01 32 Hanne Laumann Chefkonsulent hla@ski. dk 61 55 62 11 Besøg ski. dk
12. 01 Værktøj og materialer til bygningsdrift og vedligehold 25. Januar 2017 Chefkonsulent Hanne Laumann
12. 01 Værktøj og materiale t/bygningsdrift Aftalen består af 6 delaftaler, som alle er eneleverandøraftaler • Løbetid: Aftalen udløber 31. januar 2018 og genforhandles ikke. • Ny aftale udbydes som en forpligtende aftale på værktøj og byggematerialer. Det bliver muligt for alle SKI’s kunder at benytte den nye aftale 50. 60, enten ved tilslutning før eller efter aftalens ikrafttrædelse. Forventet ikrafttrædelse marts 2018. • Priser: • Din pris er i udgangspunktet Leverandørens officielle listepris fratrukket den tilbudte varegrupperabat. Priserne reguleres hver 3. måned med udgangspunkt i udviklingen af leverandørens officielle prisliste. • Levering: • Dag til dag levering ved bestilling inden kl. 10 • Returemballage: • Leverandøren har mulighed for at opkræve depositum for returemballage, fx paller. • Transportomkostninger: • Leverandøren har mulighed for at pålægge transportomkostninger ved ordrer u. kr. 1000 36
På Ski. dk findes aftalens dokumenter under hver delaftale Antal varer på delaftalerne: 1: ca. 2000 2: ca. 1600 3: ca. 2700 4: ca. 850 5: ca. 7500 6: ca. 1000 De ca. 16. 000 varer dækker 95 % af det der er købt mest af på SKIs gl. aftale DBS Lys 37
Hvordan handler man som kunde på aftalen • Man bestiller varen hos leverandøren og handler på de leverancevilkår der gælder i Rammeaftalebilag C. 1 • Der er mulighed for at indgå samarbejdsaftale (Rammeaftalebilag C. 3) med leverandøren som har til formål at sikre implementering og brug af aftalen i hele organisationen samt sikre løbende optimering af indkøb på området. • Benyt leverandørens webshop • Få sat en konto op hos leverandøren. • Eller benyt jeres e-handelssystem • Bestil e-kataloget via ski. dk 38
Rabatter • Der opereres med 2 typer af rabatter Kan jeres e-handels system understøtte dette? 1. Bestillingsrabat • Rabat på bestillingens samlede værdi inklusiv alle afgifter og told, dog ekskl. moms • Rabatten beregnes ud fra det samlede Varevederlag fraregnet told og lovpligtige afgifter. 2. E-handelsrabat • Rabat ved handel via Leverandørens web-shop eller e-handelssystem • Rabat på det samlede Varevederlag fraregnet told og lovpligtige afgifter. 39
Aftaledokumenter m. v. findes på ski. dk 40
Kontaktpersoner hos SKI Charlotte Valdorf Konsulent, Kontraktansvarlig cva@ski. dk 40 85 64 90 Hanne Laumann Chefkonsulent hla@ski. dk 61 55 62 11 Besøg ski. dk
- Slides: 41