Hur du praktiskt tillmpar Programvaror 2013 Uppdaterad 2013

Hur du praktiskt tillämpar Programvaror 2013 Uppdaterad 2013 -09 -10

Innehåll § § § § § 2 UK mål med upphandlingen Marknadsförutsättningar och behov Ramavtalets omfattning Villkor ”Nyttor”… med SKL Kommentus Våra referenser UM och leverantörer Avropsstöd Uppföljning

Så tänkte jag när arbetade med FFUn Målen vid upphandlingen av programvaror var följande: - 3 Täcka in UM/UE önskemål av programvaruområden Lyssna in leverantörers önskemål och synpunkter UM/UE ska enkelt kunna avropa programvaror och produktrelaterade tjänster Få in flera leverantörer/återförsäljare Möjlighet för UM/UE att lätt beställa till licenser upp till och med 250 000 SEK UM/UE kan få hjälp och förståelse vid val av licenser mm via leverantörer

Marknaden … § Ser olika ut på olika UM/UE vem som är beställare av programvaror § Olika tekniska kunskaper, vissa Kommuner behöver mycket hjälp från leverantörer med råd och licenskunskaper andra vet precis vad dom har och behöver beställa § Olika storlek på UM/UE… 4

Ramavtalet omfattar § SKI har Volymavtal med Microsoft, IBM, Citrix och Novell. § UM/UE har, via återförsäljare genom denna upphandling, möjlighet att använda SKIs rabatter på programvaror och produktrelaterade tjänster från dessa programvarutillverkare. § Upphandlingen avser generella programvaror för installation och användning i UM/UEs IT-miljöer. Denna upphandling omfattar inte molntjänster. § De produktrelaterade tjänster som upphandlas är kopplade till de programvaror som köps genom Ramavtalet. 5

Programvaruområden § Upphandlingen omfattar följande programvaruområden: - Kontorsstöd § - Informationsförsörjning § - Operativsystem § - Säkerhetsprogramvara § - Driftstödprogramvara § - Tillgångshantering (Asset Management) § - Mellanprogramvara (Middleware) - Databas 6

Produktrelaterade tjänster § § § 7 Upphandlingen omfattar följande produktrelaterade tjänster: - Licenshantering (Software Asset Management) - Installationstjänster - Konfigurations- och anpassningstjänster - Support - Underhåll

Villkor för ramavtalet § § § 8 Avtalsperiod 2013 -08 -26 - 2015 -08 -25 Totalt sex (6) avtalade leverantörer Avrop sker med rangordning upp till 250 000 och över 250 000 med förnyad konkurrensutsättning Revisionsmöjlighet (uppföljningskontroll) är avtalad Avtalet kan förlängas med ett (1) år plus ett (1) år, sammanlagt två (2) år

Nyttor… med ramavtalet § UM/UE ska enkelt kunna avropa programvaror och produktrelaterade tjänster § UM/UE ska kunna köpa till licenser lättare upp till 250 000 SEK § UM/UE kan få hjälp och förståelse vid val av licenser mm via leverantörer. § Leverantören ska vara certifierad licensbärare/återförsäljare eller likvärdigt för alla fyra programvarutillverkare under hela avtalstiden. § Enkel avropsmodell: – Rangordning med fem leverantörer upp till 250 000 SEK, flera leverantörer ifall en inte kan så kan nästa. . – Förnyad konkurrensutsättning över 250 000 SEK. 9

Referenser § 590 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet § 27 avropar på detta avtal idag (4 okt. -13) 10

Ramavtalsleverantörer/ Återförsäljare § Leverantörer (enligt rangordning) § Office IT-Partner i Sverige AB § Atea Sverige AB § Dustin AB § Crayon AB § Fujitsu Sweden AB § Insight Technology Solutions AB 11

Kontaktlista leverantörer Denna lista innehåller kontaktuppgifter avseende Leverantörernas kontaktperson/er vid avrop. Det är till nedanstående e-post som avropande myndighet skickar , "Avropsmall" vid förnyad konkurrensutsättning. Leverantör Kontaktperson e-post Telefon Office IT-Partner i Sverige AB Atea Sverige AB Dustin AB Crayon AB Fujitsu Sweden AB Insight Technology Solutions AB C-G Östberg Madelene Larsson Sven-Åke Andersson Joachim Hagström Yrjö Riikonen Daniel Jarne C-G. ostberg@officeitpartner. se madelene. larsson@atea. se Sven-ake. andersson@dustin. se Joachim. hagstrom@crayon. se Yrjo. riikonen@se. fujitsu. com daniel. jarne@insight. com 070 -603 68 99 08 -477 49 37 070 -227 86 65 08 -505 307 52 08 -793 70 81 08 -522 105 27 12

Vad ska göras innan avrop För att avropa från SKI: s ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI: s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE inte har parallella ramavtal samt att man följer det villkor som står i ramavtalet. Den som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet och har inloggningsuppgift kan anmäla avrop via SKI: s hemsida. 1. 2. Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår webbplats. För att kunna göra det måste du först logga in. I vår avtalsdatabas hittar vårt ramavtal Fordon 2012 -2 som vi har upphandlat. Ramavtalen finns på http: //www. sklkommentus. se/inkopscentral/ramavtal/fordon Har du fått inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn. Vem kan avropa? För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste myndigheten/enheten på förhand ha bekräftat sin avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet. 13

Vad händer efter anmält avrop 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 14 Inloggningsansvarig får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan Om ni använder Tendsign som avtalsdatabas kan ni få avtalen utspeglade in i er egen databas i anslutning till avropsanmälan Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att leverantörer vet vilka som anmält sig för Leverantör tar påföljande måndag kontakt med Inloggningsansvarig eller den som angivits som kontaktperson i samband med avropet för frågor om den förnyade konkurrensutsättnigen Var tydlig med när den förnyade konkurrensutsättningen ska ske och hur ni vill att leverantören fortsatt ska agera Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst

Avropsstöd § § § 15 Vägledning förnyad konkurrensutsättning på ramavtalet Programvaror 2013 Mer utförlig information hittar ni på vår hemsida, där det även finns mallar att fylla i Länk till avtalet Ramavtal Programvaror 2013 http: //www. sklkommentus. se/inkopscentral/ramavtal/alla_ramavtal/avropa? type=ic&i d=266631

Förnyade konkurrensutsättningens steg 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 16 Du gör din beställning (avrop) samt preciserar vad du har för kriterier (krav, önskemål) i avropsmallen. Avropsmallen, skickas till samtliga leverantörer som erbjuder den typ av programvara som avropet avser I beställningen anges en tidsfrist för när svar från leverantörerna ska vara beställaren tillhanda Leverantören ska skriftligt svara anvisad svarsmall Inkomna anbud öppnas först när tidsfristen gått Du värderar inkomna anbud Du skickar tilldelningsbeslut (sitt val av anbud) till samtliga leverantörer med ett motiv till beslutet Beställningen skickas, alternativ, skriver du ett tidsbegränsat beställningsavtal med den leverantör som har lämnat det bästa anbudet på de kriterier (krav, önskemål) som du angett i din förfrågan.

Avropsmall – vad ska fyllas i 1. 2. 3. 4. 17 Kontaktuppgifter Förutsättningar, t ex när du vill ha svar från leverantören, om det är en enstaka beställning etc. Avropsprecisering, vilken typ av programvara och eller produktrelaterade tjänster Utvärderingskriterier

Ytterligare precisering av avropet vid förnyad konkurrensutsättning § Exempel på krav/önskemål som kan göras vid beställning – – – 18 Maximal leveranstid från beställningstillfället Beskrivning av programvara Funktionalitet Kompatibel med viss programvara Integrerad med annan programvara Certifierad Krav på viss version Informationssäkerhet, krav på ex standard el behörighet Support, krav på supportfunktion Underhållsavtals längd etc Miljö, miljöaspekter Kompetens i utförandet

Uppföljning § Leverantör – Månadsvis rapportering av avropad försäljning uppdelat på resp. avropande myndighet – Informera om nya programvaror som tillkommer alt. utgår 19 § SKI – Följsamhet lokalt mot centralt avtalade villkor och priser – Omsättningsredovisning i regelbundenhet och rimlighet – Krav gällande skatter och avgifter, ekonomisk ställning samt avtalad leveransförmåga – Miljökriterier granskas i samarbete med bl. a. MSR – Verktyg för kontroll, förutom direkta kontakter med leverantörer och UM/UE – Redovisningar från leverantörer – Fakturakopior mm. inhämtas från UM/UE

Kontakt för frågor Kundtjänst 08 -525 029 96 20

Vi gör hållbara affärer för Sveriges kommuner, landsting, regioner och deras bolag