Human Resource Management Kapitel 5 Personaladministration und betreuung

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 1

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. Gründe für die Personaladministration ð Extern: w Gesetzliche und behördliche Veranlassungen w Erfordernisse aufgrund von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen w Anforderungen von Verbänden und SV -trägern ð Intern: w Innerbetriebliche Bedürfnisse des Managements, der Personalleitung sowie der Personalabteilung w Anforderungen und Wünsche der Mitarbeiter © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 2

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. Gründe für die Personaladministration – und betreuung Definition: Þ Neben den gesetzlichen und tariflichen Verpflichtungen können Betriebe ihren Mitarbeitern freiwillig eine Palette betrieblicher (Sozial-)Leistungen zukommen lassen. Þ Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Personalpflege Þ Personalpflege als System von Prinzipien und Methoden für die Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung des Gesundheitszustands und der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Þ Betriebliche Maßnahmen können staatliche Sozialleistungen ergänzen: Betriebliche Sozialarbeit © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 3

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. Gründe für die Personaladministration – und betreuung Ziele der Personalbetreuung Þ Positive Beeinflussung der Arbeitsbedingungen im Betrieb Þ Reduzierung von Fehlzeiten, Unfällen und Krankenständen bei den Mitarbeitern Þ Verringerung der Fluktuation Þ Positive Außenwirkung Þ Steigerung der Leistungsbereitschaft, Arbeitszufriedenheit und Motivation Þ Verbesserung der sozialen Beziehungen und Kontakte im Betrieb Þ Förderung der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 4

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. Gründe für die Personaladministration – und betreuung Beispiele betrieblicher Betreuungsmaßnahmen: Þ Mitarbeiterverpflegung Þ Gesundheitsfürsorge Þ Altersvorsorge Þ Familienbetreuung (Wohnung, Trennungsgeld, Kindertagesstätten) Þ Betriebsveranstaltungen Þ Sonstige Angebote und Vergünstigungen Þ ect. © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 5

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Aufgabe Ergänzen Sie Ihr Skript um detaillierte Beispiele welche Betreuungsmaßnahmen der Arbeitgeber anbieten kann und überlegen Sie sich warum diese Betreuungsmaßnahmen sinnvoll sind. © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 6

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Freiwillige Sozialleistungen 1. Vorsorgeleistungen • Betriebliche Altersvorsorge • Invaliditätsversorgung • Hinterbliebenenversorgung • Unfallversicherung • Lebensversicherung • Vermögenswirksame Leistung © 2009 2. Geldleistung • Weihnachtsgeld • Urlaubsgeld • 13. Monatsgehalt • Beihilfen • Dienstaltersprämie • Jubiläumszuwendung • Fahrkostenzuschuss • Essenszuschuss • Umzugszuschuss • Firmendarlehen Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 7

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Freiwillige Sozialleistungen 3. Sachleistungen § Firmenwagen § Arbeitskleidung § Mitarbeiterrabatte § Preisnachlässe § Kostenlose Getränke und Früchte bzw. sonstige Verpflegung © 2009 4. Fürsorge und Gesundheitspflege • Kostenlose Vorsorgeuntersuchung • Grippenschutzimpfung • Gesundheitsdienst und Werksfürsorge • Wellnessprogramme • Krankenrückkehrgespräche 5. Sonstige Leistungen • Bildungsangebote • Freizeitangebote • Werkswohnungen • Kinderbetreuung • Beratungs- und Betreuungsangebote Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 8

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 9

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 2. Aufgaben der Personalverwaltung Informationsaufgaben: Abwicklungsaufgaben: = Bereitstellung von aktuellen Daten für interne und externe Belange = Administrative Abwicklung personalwirtschaftlicher Vorgänge Ø Ø Ø © 2009 Gewinnung Speicherung Auswahl Aufbereitung Ausgabe von Personaldaten Erstellung von Betriebsstatistiken Ø Ø Ø Einstellungen Versetzungen Beförderungen Austritte Sonstige personelle Veränderungen Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 10

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 2. Aufgaben der Personalverwaltung Abrechnungsaufgaben: Überwachungsaufgaben: = Administrative und buchhalterische Bearbeitung der Personalzahlungsströme = Kontinuierliche Überwachung von relevanten Personalkennzahlen Ø Entgeltabrechnungen Ø Lohn- und Gehaltszulagen Ø Steuern und Sozialversicherungsabgaben Ø Reisekosten, Fahrtgeld Ø Darlehensgewährung Ø Essenszuschüsse Ø Private Telefongespräche Ø Werksverkäufe © 2009 Ø Ø Ø Arbeitszeiterfassung Fluktuation Krankenstand Überstundenanfall Urlaubsinanspruchnahme Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 11

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 2. Aufgaben der Personalverwaltung Meldeaufgaben: = Übernahme der mit der Personalverwaltung zusammenhängenden Meldepflichten extern: intern: © 2009 Ø Ø Arbeitsbescheinigungen ans Arbeitsamt § 312 SGB III Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften, Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt, Meldung zur Sozialversicherung § 28 a - § 28 c SGB IV Ø Ø Ø Ablauf der Probezeit, Versetzungsmeldungen, Meldungen über Sonderzahlungen Jubiläums-, Geburtstagsmeldungen Schwerbeschädigtenverzeichnis Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 12

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Formularbeispiel: ~ Erstattung erfolgt an die jeweilige Krankenkasse ~ Arten: z. B. An-, Ab-, Unterbrechungs- und Jahresmeldungen ~ seit 01. 2006 dürfen SVMeldungen nur noch auf dem maschinellen Weg abgegeben werden © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 13

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Aufgabe Welche Bedeutung hat die Meldung zur Sozialversicherung? ___________________________________________________________ Recherchieren Sie die häufigsten Meldegründe. Anmeldung Abmeldung Unterbrechungsmeldung Jahresmeldung © 2009 ___________ Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 14

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 15

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 3. Arten von Personaldaten Personalstrukturdaten = allgemeine Daten zur Personalstruktur im Betrieb Quantitative Strukturdaten • Strukturierung nach der Art des Anstellungsverhältnisses, wie: Qualitative Strukturdaten • Ungelernte, Angelernte, Facharbeiter, kaufmännisch Angestellte, Techniker Akademiker Arbeiter; gewerbliche-, technische-, kaufmännische Angestellte; Aushilfen; Festangestellte • Strukturierung nach Vergütungsgruppen © 2009 Strukturierung nach Ausbildungsabschluss, wie: • Strukturierung nach Fortbildungsstand Maschinenbedienerausbildung, PC- Kenntnisse, Fremdsprachen, Kommunikationsschulung ect. Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 16

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Aufgabe Unterscheiden Sie zwischen gewerblich und kaufmännischen Angestellten sowie zwischen Facharbeiter und Techniker. © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 17

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 3. Arten von Personaldaten Personalstrukturdaten = allgemeine Daten zur Personalstruktur im Betrieb Ereignisdaten • Fehlzeitenquote (Soll-/Ist Anwesenheit) • Fluktuationsrate (Anz. Ausgeschiedene/ Ø MA-Zahl) • Anzahl Schwangerschaften • Anzahl Umgruppierungen • Anzahl Arbeitsausfälle • Anzahl Arbeitsunfälle © 2009 Leistungsdaten • • • Umsatz pro Mitarbeiter Wertschöpfung pro Mitarbeiter Leistungs-/Anwesenheitszeit Unproduktive Zeiten Ausschussquote Fahr- und Einsatzzeiten Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 18

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 3. Arten von Personaldaten Personalkostenbezogene Daten = Informationen über Personalkosten und Personalkostenentwicklung Feste Personalkosten • • Grundvergütung Tarifliche Zulagen Tarifliche Zuschläge (Mehrarbeit) Bezüge aufgrund Betriebsvereinbarung Betriebliche Altersvorsorge gesetzliche Sozialabgaben Entgeltfortzahlung © 2009 Variable Personalkosten • • • Außertarifliche Zulagen und Gehälter Freiwillige Zulagen Honorare Prämien/Sonderzulagen Freiwillig soziale Leistungen Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 19

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 3. Arten von Personaldaten Personalkostenbezogene Daten Sonstige Personalkosten • • • Aus- und Fortbildungskosten Versetzungskosten Abfindungen Personalverwaltungskosten Betriebliche Altersvorsorge Kosten für Rechtsstreitigkeiten © 2009 Beispiele __________________ __________________ Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 20

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 3. Arten von Personaldaten Personenbezogene Daten Stellen- und Arbeitsplatzbezogene Daten = Zahlen, Werte und sonstige Informationen, die gesamte Belegschaft oder Teile der Belegschaft betreffen: = Information über Stellen bzw. Arbeitsplätze • Personendaten, persönliche Daten • Verhaltensdaten z. b. Urlaubsinanspruchnahme • Qualifikationsdaten • Aufgabenrahmen • Anforderungs- und Fähigkeitsprofile • Organisatorische Einordnung © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 21

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 3. Arten von Personaldaten Produktionsbezogene Daten = Daten über die Produktivität des Betriebes • • © 2009 Kennzahlen der Effizienz des Personaleinsatzes Personalkostenanteil am Umsatz Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 22

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Diskussion: Warum ist die regelmäßige Analyse der Personalstruktur in einem Unternehmen wichtig? um. . . • frühzeitig die zukünftigen Entwicklungen zu erkennen • sich auf altersstrukturelle Risiken vorzubereiten bzw. frühzeitig zu beheben • zu erkennen, in welchen personalwirtschaftlichen Bereichen (altersorientierte) Handlungsdefizite bestehen • den Qualifizierungsbedarf zu bestimmen • Fachkräftebedarf/~mangel festzustellen • festzulegen, ob ein Altersmanagement zur Bewältigung des demografischen Wandels notwendig ist • über die Personalstruktur informiert zu sein bzw. rechtzeitig das Management über handlungsbedürftige Entwicklungen zu informieren • . . . © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 23

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 24

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 4. Ziele der Personaldatenverwaltung Ø Transparenz personalwirtschaftlicher Vorgänge: z. B. Informationen über • Strukturen und ihre Veränderung z. B. Altersaufbau, Bildungsstand, Mangelerscheinungen. . . • Bewegungen im Personalbestand und ihre Auswirkungen: z. B. Fluktuation • Entwicklungen und ihre Bedeutung für das Unternehmen: z. B. Lohnkostenentwicklung Ø Aktualität der Daten Ø Fehlerfreiheit der Daten Ø Aussagekraft der Daten Ø Wirtschaftlichkeit der Datenverarbeitung / kostengünstige Erarbeitung Ø Einhaltung des Datenschutzes © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 25

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 26

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 5. Personalinformationssysteme (PIS) = unter einem PIS versteht man ein System, das eine vollständige und geordnete Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Sortierung und Auswertung aller entscheidungsrelevanten Informationen über das Personal einschließlich des Sozialwesens und der Arbeitsplätze ermöglicht. Es handelt sich um eine EDVunterstützte Verarbeitung von Personaldaten. © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 27

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Aufgabe Recherchieren Sie die Entwicklung von Personalinformationssystemen? Betrachten Sie die Entwicklungstrend auch kritisch. © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 28

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 29

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 6. Vernetzung der Informationssysteme ð Häufige Vernetzung mit anderen Systemen, im Personalwesen besonders wichtig: Datenschutz Zugriffsberechtigungen Entwicklungsplanungssystem Verkaufsinformationssystem Unternehmensplanungssystem EDVInformationssystem Personalinformationssystem © 2009 Managementinformationssystem Abrechnungsund Berichtssystem Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 30

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 31

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 7. Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuelle Rechtsgrundlage Stand 2007 Gesetze: Þ Þ Þ Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Handelsgesetzbuch (HGB) Gewerbeordnung (Gew. O) Tarifvertragsgesetz (TVG) Betriebsverfassungsgesetz (BVG) Vermögensbildungsgesetz (Verm. BG) Þ Entgeltfortzahlungsgesetz (Entg. FG) Þ Bundesurlaubsgesetz (BUrl. G) Þ ect. © 2009 Tarifverträge: Þ Manteltarifvertrag legt Rechte und Pflichten der Tarifparteien, sowie räumlichen und fachlichen Geltungsbereich fest - gilt meist mehrere Jahre - Inhalt: Inhalt allg. Entlohnungsbestimmungen, Zeitlohnarbeit, Akkordarbeit, Einstufung, Zuschläge, Lohngarantien ect. Þ Lohn- und Gehaltstarifverträge - fast jedes Jahr neu verhandelt - Inhalt: Inhalt Lohn- und Gehaltsgruppen, Leistungszulagen, Ortsklassen ect. Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 32

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 7. Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuelle Rechtsgrundlage Stand 2009 Betriebsvereinbarungen (Betr. VG): Þ vertragliche Vereinbarung zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber Þ dürfen Tarifvertrag nicht zuwiderlaufen Þ durch die Betriebsvereinbarung eingeräumte Rechte dürfen nur mit Zustimmung des Betriebsrates aufgehoben werden © 2009 Arbeitsvertrag: Vorschriften der vorangegangenen Regelungen müssen beachtet werden Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 33

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 7. Entgeltrechnung Zusammensetzung der Personalkosten Entgelt für geleistete Arbeit Personalzusatzkosten ca. 40, 6% des Bruttolohnes Gesetz und Tarif ÞLohn ÞGehalt der Tarifangestellten ÞGehalt der außertariflich Angestellten Þ Sonstiges Entgelt © 2009 ÞArbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Sozial- und Unfallversicherung ÞBezahlte Ausfallzeiten ÞUrlaub, Urlaubsgeld ÞSchwerbehinderte ÞBetriebsärztliche Betreuung ÞArbeitssicherheit ÞKosten für Betriebsverfassung und Mitbestimmung ÞVermögenswirksame Leistungen ÞAus- und Fortbildung ÞSonstige Kosten freiwillig ÞBetriebliche Altersversorgung ÞKüchen und Kantinen/ Essenzuschüsse ÞWohnungsbeihilfen / Umzugskosten ÞFahrtkosten ÞUrlaub / Urlaubsgeld ÞSoziale Fürsorge ÞBetriebskrankenkasse ÞVersicherungen und Zuschüsse ÞBezahlung von Ausfallszeiten ÞAus- und Fortbildung ÞSonstige Leistungen Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 34

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 7. Entgeltrechnung Bruttorechnung Ermittlung des Bruttoentgelts für eine Periode (Löhne, Provisionen, Gehälter, Azubivergütungen) Nettorechnung Ermittlung des Nettoverdienstes durch Verrechnung der Abzüge Zahlungsrechnung Ø Steuerabrechnung Ø Mitarbeiterabrechnung Ø Sozialversicherungsabrechnung Ø Vermögenswirksame Leistungen Ø Lohnpfändungen Ø Mieteinbehaltungen Ø Vorschusszahlungen © 2009 Auswertungsrechnung Auswertungen für: Ø Buchhaltung Ø Kostenrechnung Ø Controlling Ø Kostenstellenkontrolle Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 35

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Sozialversicherung Versicherungsart Versicherungsträger Beitragspflicht Krankenversicherung § 241 ff SGB V Krankenkassen je Hälfte AN / AG von 13, 9% des Ø KV-Beitrag AN allein 0, 9 % Pflegeversicherung § 55 SGB XI Pflegekassen je Hälfte AN / AG* Arbeitslosenversicherung § 341 (2) SGB III Agentur für Arbeit je Hälfte AN / AG Rentenversicherung SGB VI Rentenversicherungsträger je Hälfte AN / AG Unfallversicherung SGB VII Berufsgenossenschaften ausschließlich AG *Ausnahme Pflegeversicherungsbeitrag für Kinderlose ( derzeit bei 1, 95 %) 1, 1 % AG allein / 0, 85 % AN allein und Krankenversicherung – (AG 7, 30 %, AN zur Zeit 8, 20) © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 36

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 7. Entgeltrechnung Berechnung des Nettoentgeltes Bruttoentgelt (Sätze Stand 10/09) - Lohnsteuer - Kirchensteuer - Krankenversicherung 7, 30% AG + 7, 30% AN 0, 90% Beitragszuschlag (AN) = - Arbeitslosenversicherung - Rentenversicherungsbeitrag - Pflegeversicherung - Beitragszuschlag für Kinderlose* ( 8 - 9 %) je nach Bundesland (15, 50%) (2, 80 %) (19, 90 %) (1, 95 %) (0, 25 %) * Grundsätzlich vom Arbeitnehmer allein zu tragen ______________________________ = Nettoentgelt Abzüge durch Ø Steuern Ø Sozialversicherungsbeiträge © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 37

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherung 2009 (Beträge in Euro) Monat Jahr Rentenversicherung (West) Rentenversicherung (Ost) 5. 400 4. 550 64. 800 54. 600 Arbeitslosenversicherung (West) Arbeitslosenversicherung (Ost) 5. 400 4. 550 64. 800 54. 600 Kranken- u. Pflegeversicherung 3. 675 44. 100 Versicherungspflichtgrenze Kranken- u. Pflegeversicherung 4. 050 48. 600 Monatliche Höchstbeträge (West) • Rentenversicherung 1074, 60 Euro • Krankenversicherung (max AGZuschuss)268, 28 Euro • Arbeitslosenversicherung 151, 20 Euro • Pflegeversicherung 71, 66 Euro • Pflegeversicherung Kinderlose 80, 85 Euro © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 38

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Mini-Jobs Pauschale Beiträge für geringfügig Beschäftigte Arbeitnehmer • Krankenversicherung, Beschäftigung im privaten Haushalt • Rentenversicherung, Beschäftigung im privaten Haushalt • Pauschaler Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung für geringfügig Beschäftigte 4, 9 % • Pauschaler Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung für geringfügig Beschäftigte im privaten Haushalt 14, 9 % • Pauschalsteuer für geringfügig entlohnte Beschäftigte © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 13 % 5 % 15 % 2 % 39

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 40

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 8. Datenschutz nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) = Maßnahmen zum Schutz vor dem Missbrauch personenbezogener Daten Ziele: § Sicherung der Privatsphäre der Mitarbeiter § Bewahrung der Vertraulichkeit der Daten § Verhüten des Missbrauchs der Daten © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 41

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 8. Datenschutzerfordernisse (§ 6 Bundesdatenschutzgesetz) § Zugangskontrolle Zugang nur für Befugte § Abgangskontrolle Sicherung vor unbefugtem Entfernen § Speicherkontrolle Sicherung vor unbefugter Eingabe, Kenntnisnahme oder Veränderung § Benutzerkontrolle Verhinderung der Benutzung von derartigen Datenverarbeitungssystemen § Zugriffskontrolle Auch Befugte dürfen nur auf bestimmte Daten zugreifen © 2009 § Übermittlungskontrolle Überwachung der Datenübermittlung § Eingabekontrolle Überwachung der Eingabe hinsichtlich Zeit und Person § Auftragskontrolle Sicherstellung des Datenumgangs nur entsprechend der Weisung § Transportkontrolle Sicherstellung eines geschützten Datentransports § Organisationskontrolle Organisation muss Datenschutzbestimmungen entsprechen Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 42

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 8. Datenschutzbeauftragter nach § 28 BDSG • Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist Pflicht, bei: ð automatischer Datenverarbeitung und mind. 5 regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmern ð konventioneller (manueller) Datenverarbeitung und mind. 20 Arbeitnehmern • Arbeitnehmer, der in diesem Bereich nicht weisungsgebunden ist © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 43

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 8. Datenschutz Aufgaben des Datenschutzbeauftragten: ð Führen einer Übersicht über die Art der personenbezogenen gespeicherten Daten ð Führen einer Liste über alle regelmäßigen Empfänger von personenbezogenen Daten ð Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Software ð Veranlassen der ordnungsgemäßen Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten ð Belehrung der betroffenen Mitarbeiter über Datenschutz ð Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Datenschutzgeheimnis © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 44

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Formularbeispiel: Verpflichtungserklärung über das Datengeheimnis eines Internet. Administrators bei der DLRG © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 45

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 8. Datenschutzmaßnahmen Bei Personalakten und Personalkartei: § Verwahrung unter Verschluss § Zugang nur für bestimmte Mitarbeiter Bei elektronischen Datenträgern (EDV): § Festlegung der Terminals für den Zugriff auf die Daten (Passwort) § Zugriff nur auf bestimmte Daten § Zugriff und Bearbeiten der Daten nur durch bestimmte Mitarbeiter möglich § Einsatz des “Vier-Augen-Prinzips” bei bestimmten Bearbeitungsformen: -> Änderungen nur durch Zustimmung von 2 Mitarbeitern z. B. Gegenzeichnung von manuellen Arbeitszeiterfassung © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 46

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Aufgabe Diskutieren Sie die Vor- und Nachteile einer permanenten Mitarbeiterüberwachung. (z. b. durch Kameras) Beachten Sie auch, ob eine Umsetzung in Deutschland möglich ist! © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 47

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gründe für die Personaladministration –und betreuung Aufgaben der Personalverwaltung Arten von Personaldaten Ziele der Personaldatenverwaltung Personalinformationssystem Vernetzung der Informationssysteme Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8. Datenschutz 9. Organisation der Personalverwaltung 10. Personaldatenbank © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 48

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 9. Organisation der Personalverwaltung Personalakte = Aufbewahrung aller arbeitsvertragsgestaltenden Dokumente ü Personalbelege ü Personalbogen • Zeugnisse • Ärztliche Stellungnahmen • Polizeiliches Führungszeugnis ü Vertragsbelege • Arbeitsvertrag • Vertragsänderungen • Beförderungen • Entgeltänderungen ü Tätigkeitsbelege © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 49

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Zusatzinformationen – Inhalt der Personalakte Hauptakte: • Deckblatt (pers. Daten, Anschrift, Familienstand, Steuerklasse, Bankverbindung ect. ) • Arbeitspapiere: Meldebescheinigungen, Lohnsteuerkarte, SV-Ausweis • Arbeitsvertrag • Bewerbungs-und Einstellungsunterlagen • Werdegang des Mitarbeiters • Kündigungsunterlagen (z. b. Aufhebungsvertrag) © 2009 Nebenakte: • Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wie Zeiterfassungskarten, Urlaubs- und Fehlzeitendateien, ärztliche AUBescheinigungen, Reiseabrechnungen • Medizinische Unterlagen und krankheitsdiagnostische Daten Nicht aufbewahren!!! • Zeugnisentwürfe • Unterlagen über mögliche Einsatzüberlegungen • Planungsunterlagen für Personalentscheidungen = keine inoffiziellen Dokumente Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 50

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 9. Organisation der Personalverwaltung Personalkartei = Karteikarten mit allen wesentlichen Daten des Mitarbeiters Ziele: Ø Ø Inhalt: Ø Ø Ø schneller Überblick gute Vergleichsmöglichkeit aktuell durchführbarer Ände=rungsdienst Sortierung nach verschiedenen Kriterien Personalien (Persönliche Daten) Familienverhältnisse (Familiendaten) Einsatz (Firmenbezogene Daten des Mitarbeiters: Eintritt, Abteilungen etc. ) Ø Erwerbsminderung (sofern vorhanden) Ø Entgelt Ø Austritt © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 51

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung 9. Organisation der Personalverwaltung Personaldatei Personalstammdatei = Verzeichnis aller personalrelevanten Daten Sortierkriterien: • Persönliche Daten (MA-daten) • Firmeninterne Daten (Einstellungs, Organisationsdaten) • Entgeltdaten (Lohndaten, SV-daten) • Zeitdaten (Betriebszugehörigkeiten. . . ) © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 52

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Personaldatei Arbeitsplatzstammdatei = alle relevanten Informationen zum Arbeitsplatz für die Personalplanung, P-beschaffung und P-beurteilung Datenelemente: • Stellenbezogene Daten (z. B. Stellenbeschreibung, Tätigkeiten, Rang) • Mitarbeiterbezogene Daten (notwendige Qualifikationen, Mindestalter etc. ) • Beurteilungsdaten (Art der Beurteilung, Kriterien, Kontrollmöglichkeiten) © 2009 Führungsdatei = Daten über die Gesamtheit der Belegschaft häufig für statistische Zwecke Zeitreihendaten: § § § Belegschaftszahlen Personalzugänge Überstunden Personalkosten Aus- und Weiterbildung Fluktuation Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 53

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Stand: 31. 08. 2009 Quellennachweis: • Bäumler, H. : Datenschutz im Internet • Kongehl, G. : Datenschutz Management in Unternehmen und Behörden • Kos, R. : Die elektronische Personalakte • www. vhb. de/personal • www. krankenversicherung-ganz-privat. de • www. nettoeinkommen. de • de. wikipedia. org/wiki/personal • www. personal-office. de • www. handelsblatt. de • www. dlrg. net • www. ip-institut. de • www. bfdi. bund. de • www. sbk. org. de • www. pointofcareer. de © 2009 Gesetze zum Thema Administration: SGB III, § 341 (2), § 309 ff. , § 350 SGB IV, § 28 aff. SGB V, § 198 ff, § 241 ff. SGB VI, § 147 ff. , § 161 ff. , § 190 ff. SGB VII SGB X, § 81 SGB XI, § 55 DEÜV, § 6 ff. BGB, § 543, § 568, § 569, § 622, § 1744 Ar. Bsch. G Arb. ZG, § 3 ff. Burl. G, § 1 ff. Est. G, § 38 Gew. O TVG, BVG, HGB, Verm. BG, Entg. FG Burl. G Betr. VG, § 77 (3), § 87, § 111 -112 a Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 54

Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Ende Kapitel 5 -1 © 2009 Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer 55