Hoofdstuk 15 Groepen en teams Pearson Education Benelux

Hoofdstuk 15 Groepen en teams © Pearson Education Benelux, 2003 15 -11

Leerdoelen Je moet het volgende kunnen: – onderscheid maken tussen formele en informele groepen; – de vijf fasen van groepsontwikkeling beschrijven; – weten wat de invloed van rollen en normen op werknemersgedrag is; – de kernelementen van het groepsgedragmodel beschrijven; – de voordelen en nadelen van het in groepsgedrag nemen van beslissingen opnoemen; © Pearson Education Benelux, 2003 15 -22

Leerdoelen (verv. ) Je moet het volgende kunnen: – de vier meest voorkomende typen teams in organisaties beschrijven; – de kenmerken van effectief teamwork beschrijven; – de groeiende populariteit van teams in organisaties verklaren; – weten hoe managers vertrouwen kunnen wekken. © Pearson Education Benelux, 2003 15 -33

Groepsgedrag Groep – Twee of meer communicerende en van elkaar afhankelijke individuen die voor een bepaald doel samenwerken • Formele groepen – Samengesteld door de organisatie – Hebben specifieke taakomschrijvingen – Komen in verschillende typen • Informele groepen – Ontstaan vanzelf op de werkvloer, in reactie op de behoefte aan sociaal contact © Pearson Education Benelux, 2003 15 -44

Figuur 15. 1: Voorbeelden van formele groepen © Pearson Education Benelux, 2003 15 -55

Groepsgedrag (verv. ) Fasen in groepsontwikkeling – Formering – Men wordt lid van de groep, ontwikkelt een structuur en wijst een leider aan • Begint met het opstellen van het doel, de structuur en het leiderschap • Deze fase wordt door veel onzekerheden gekenmerkt – Schikking – Acceptatie van het bestaan van de groep • Conflicten over wie het voor het zeggen heeft in de groep – Normering – Ontwikkeling van hechtere relaties en een gevoel van groepsidentiteit • De groep ontwikkelt een aantal algemene verwachtingen over wat correct groepsgedrag is © Pearson Education Benelux, 2003 15 -66

Groepsgedrag (verv. ) Fasen in groepsontwikkeling (verv. ) – Uitvoering – De groepsstructuur is nu volledig functioneel en geaccepteerd • De groepsenergie is nu gericht op de uit te voeren taken – Afwikkeling – De groep treft voorbereidingen om uit elkaar te gaan • De nadruk ligt op het afronden van de activiteiten – De groep hoeft niet noodzakelijk effectiever te gaan functioneren als het de eerste vier fasen doorloopt • De effectiviteit van een groep is een ingewikkeld iets dat niet alleen door de ontwikkelingsfase wordt beïnvloed, maar ook door andere factoren © Pearson Education Benelux, 2003 15 -77

Stappen in groepsontwikkeling Voorfase Fase I Vormering Fase II Schikking Fase III Normering Fase IV Uitvoering Fase V Afwikkeling © Pearson Education Benelux, 2003 15 -88

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten – Rol – Een bepaald gedrag dat van iemand met een bepaalde functie in een sociale eenheid wordt verwacht • Groepsleden hebben verschillende rollen – De rollen zijn gericht op het voltooien van taken of het hoog houden van het groepsmoreel • Individuen kunnen diverse rollen spelen – Rollenconflict – Een individu wordt geconfronteerd met verschillende verwachtingen aangaande zijn of haar rol © Pearson Education Benelux, 2003 15 -99

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten (verv. ) – Normen – Standaards of verwachtingen die door de leden van de groep worden onderschreven • Elke groep heeft: – Een unieke verzameling normen – Algemene normen, gerelateerd aan de verrichte inspanningen en de prestaties » Oefenen veel invloed uit op de groepsprestaties – Conformiteit – Een brede acceptatie in de groep kan ertoe leiden dat sommige leden zich gedwongen voelen met de beslissing in te stemmen • Groepsnormen duwen leden richting conformiteit • Resulteert in afstemming van verschillende meningen © Pearson Education Benelux, 2003 15 -10 10

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten (verv. ) – Status – Een bepaald prestige, een positie of rangorde binnen een groep • Kan informeel ontstaan, op basis van persoonlijke kenmerken • Kan formeel worden opgelegd – Groepsgrootte – De invloed hiervan op groepsgedrag is afhankelijk van de doelen die men nastreeft • Grote groepen: goed voor het verzamelen van verschillende meningen • Kleine groepen: goed voor het optimaal benutten van informatie • Het uitsmeren van verantwoordelijkheden leidt tot freewheelmentaliteit © Pearson Education Benelux, 2003 15 -11 11

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten (verv. ) – Groepscohesie – De mate waarin groepsleden zich onderdeel voelen van de groep en de doelen van de groep door samenwerking willen bereiken • De relatie tussen de cohesie en de effectiviteit van de groep is afhankelijk van de mate waarin de groepsdoelen in overeenstemming zijn met de organisatiedoelen © Pearson Education Benelux, 2003 15 -12 12

De relatie tussen cohesie en productiviteit Veel Sterk Weinig Overeenstemming tussen groep en organisatiedoelen Cohesie Zwak Sterke verhoging van productiviteit Gemiddelde verhoging van productiviteit Vermindering van productiviteit Geen significant effect © Pearson Education Benelux, 2003 15 -13 13

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten (verv. ) – Conflictbeheer • Conflict – Waargenomen meningsverschillen die resulteren in een verstoring of tegenstelling – Verschillen kunnen reëel zijn of niet • Conventionele conflicttheorie – Conflicten moeten worden vermeden • Sociale conflicttheorie – Het conflict is een natuurlijk en onvermijdelijk gevolg van groepsgedrag – Conflicten hoeven niet negatief te zijn – Conflict kan een positieve bijdrage aan de prestaties leveren © Pearson Education Benelux, 2003 15 -14 14

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten (verv. ) – Conflictbeheer (verv. ) • Responsieve conflicttheorie – Sommige conflicten zijn absoluut noodzakelijk – Functionele conflicten – Conflicten die de doelen van de groep ondersteunen en de prestaties verbeteren – Disfunctionele conflicten – Conflicten die voorkomen dat een groep de eigen doelstellingen realiseert © Pearson Education Benelux, 2003 15 -15 15

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten (verv. ) – Conflictbeheer (verv. ) • Type conflict – Taakconflicten – Conflicten over de inhoud van de groepsactiviteiten » Laag tot gemiddeld niveau is functioneel – Relationele conflicten – Conflicten over de onderlinge relaties » Bijna altijd disfunctioneel – Procesconflicten – Conflicten over de manier waarop groepsactiviteiten worden uitgevoerd » Een laag niveau is functioneel • Conflicten kunnen op vijf manieren worden opgelost – Geen enkele methode werkt in alle gevallen © Pearson Education Benelux, 2003 15 -16 16

Figuur 15. 5: Conflicten en groepsprestaties © Pearson Education Benelux, 2003 15 -17 17

Assertive Methoden voor conflictoplossing Afdwingen Samenwerken Conflicten oplossen door eigen wensen ten koste van die van anderen te vervullen Conflict belonen door voor alle partijen een goede oplossing te zoeken Assertiviteit Conflicten oplossen door alle partijen iets van waarde te laten opgeven Niet assertief Compromis Conflicten oplossen door de wensen van anderen boven die van jezelf te plaatsen Conflicten oplossen door deze uit de weg te gaan of te onderdrukken Vermijden Nietsamenwerkend © Pearson Education Benelux, 2003 Inschikken Cooperative Samenwerking 15 -18 18

Groepen en beslissingen nemen Voordelen van groepen vergeleken met individuen • Meer informatie Nadelen van groepen vergeleken met individuen • Tijdrovend • Meer alternatieven • Mogelijke dominantie van minderheid • Druk tot conformiteit • Meer acceptatie van de oplossing • Meer legitimiteit © Pearson Education Benelux, 2003 • Onduidelijke verantwoordelijkheden 15 -19 19

Groepsgedrag (verv. ) Elementaire groepsconcepten (verv. ) – Effectiviteit en efficiëntie van groepsbeslissingen • De effectiviteit is afhankelijk van de criteria voor succes • De grootte van de groep heeft invloed op de effectiviteit – Groepen van vijf tot zeven mensen zijn het meest effectief – Door een oneven aantal leden worden patstellingen voorkomen – Technieken voor het verbeteren van het beslissingsproces in groepen • Er moeten maatregelen worden genomen om groepsdenken te voorkomen – Groepsdenken – Een vorm van conformiteit waarbij groepsleden afwijkende of onpopulaire ideeën achterhouden ten einde de indruk van eensgezindheid te wekken © Pearson Education Benelux, 2003 15 -20 20

Groepsbeslissingen versus individuele beslissingen Effectiviteitscriteria Accuratesse Groepen x Snelheid x Creativiteit x Mate van acceptatie x Efficiëntie © Pearson Education Benelux, 2003 Individuen x 15 -21 21

Figuur 15. 8: Methoden voor een creatiever beslissingsproces in groepen © Pearson Education Benelux, 2003 15 -22 22

Groepsgedrag (verv. ) Gedrag in werkgroepen – Externe omstandigheden • Een formele groep is een subsysteem van een groter systeem • De groep wordt beïnvloed door de algemene strategie, gezagsstructuren, formele regelgeving, middelen, performance management en de organisatiecultuur – Middelen van groepsleden – De aan de taken gerelateerde en intellectuele mogelijkheden van de groepsleden • Deze mogelijkheden bepalen de parameters voor de effectiviteit van de groepsprestaties • Positieve kenmerken: sociale vaardigheden, zelfstandigheid • Negatieve kenmerken: dominant en onconventioneel gedrag © Pearson Education Benelux, 2003 15 -23 23

Groepsgedrag (verv. ) Gedrag in werkgroepen (verv. ) – Groepsstructuur – Structurele variabelen zijn onder andere rollen, normen, status en groepsgrootte – Groepsprocessen – Onder andere communicatie, beslissingen nemen, leiderschap en conflictbeheer • Deze groepsprocessen kunnen een positieve of negatieve invloed op de groepsprestaties hebben – Groepstaken • Complexiteit – Eenvoudige taken zijn routineus en gestandaardiseerd – Complexe taken zijn nieuw en niet-routineus » Effectieve communicatie en beheerste conflicten zijn belangrijk voor het voltooien van deze taken © Pearson Education Benelux, 2003 15 -24 24

Een model van groepsgedrag Groepstaken Externe omstandigheden van groep Middelen van groepsleden Groepsprocessen Prestaties en voldoening Groepsstructuur © Pearson Education Benelux, 2003 15 -25 25

Groepen omvormen tot effectieve teams Wat is een team? – Teams – Formele groepen individuen die van elkaar afhankelijk zijn en samen verantwoordelijk zijn voor het bereiken van een bepaald doel – Teams worden vaak gebruikt in organisatie © Pearson Education Benelux, 2003 15 -26 26

Waarom zijn teams populair? Creëert teamgeest Betere prestaties Benut diversiteit onder het personeel © Pearson Education Benelux, 2003 Waarom teams gebruiken? Managers kunnen zich meer bezighouden met strategie Meer flexibiliteit 15 -27 27

Groepen omvormen in effectieve teams (verv. ) Typen teams – Teams verschillen wat betreft leden • Functionele teams – Bestaan uit een manager en medewerkers uit een bepaald functioneel gebied – Vraagstukken over gezag, het beslissingsproces en leiderschap zijn relatief helder – Voor het oplossen van problemen in een specifiek functioneel gebied • Functieoverschrijdende teams – De leden komen uit verschillende functionele organisatiegebieden – Een hybride groepering van mensen met diverse specialismen © Pearson Education Benelux, 2003 15 -28 28

Groepen omvormen in effectieve teams (verv. ) Typen teams (verv. ) – Teams verschillen wat betreft structuur • Teams onder toezicht – Het team staat onder de leiding van een manager • Zelfsturende teams – Het team functioneert zonder manager – Verantwoordelijk voor een volledig werkproces of segment – Stuurt en beheert zichzelf » Team mag beslissingen nemen en doorvoeren, projecten afronden en problemen aanpakken – Organisaties zullen vaker met dit type team gaan werken © Pearson Education Benelux, 2003 15 -29 29

Teamcategorieën Doel Structuur • Productontwikkeling • Probleemoplossing • Herontwerp • Ander organisatorisch doel • Onder toezicht • Zelfsturend Leden Duur • Functioneel • Functieoverschrijdend • Permanent • Tijdelijk © Pearson Education Benelux, 2003 15 -30 30

Groepen omvormen in effectieve teams (verv. ) Typen teams (verv. ) – Virtuele teams – Een team waarbij her en der verspreide leden via computertechnologie bijeen komen om een bepaald doel te verwezenlijken • Missen de normale, persoonlijke discussies en onderhandelingen • Zijn vaker taakgericht © Pearson Education Benelux, 2003 15 -31 31

Effectieve teams samenstellen en beheren Kenmerken van effectieve teams – Heldere doelen – De leden begrijpen en ondersteunen de te behalen doelstellingen – Relevante vaardigheden – De leden beschikken over de noodzakelijke technische en persoonlijke vaardigheden – Onderling vertrouwen – De leden hebben vertrouwen in de vaardigheden, capaciteiten en integriteit van andere leden • Wordt sterk beïnvloed door de organisatiecultuur – Eensgezindheid – Loyaliteit aan en inzet voor het team • Lidmaatschap van het team wordt gezien als een belangrijk aspect van het groepslid zelf – Goede communicatie – Boodschappen worden goed geïnterpreteerd • Veel feedback van groepsleden © Pearson Education Benelux, 2003 15 -32 32

Effectieve teams samenstellen en beheren (verv. ) Kenmerken van effectieve teams (verv. ) – Onderhandelingsvaardigheden – Voor meer flexibiliteit zouden alle leden over deze vaardigheid moeten beschikken • Leden moeten meningsverschillen kunnen aanpakken en oplossen – Geschikt leiderschap – Geven ondersteuning in moeilijke situaties • Vervullen de functie van coach en ondersteuner – Interne en externe ondersteuning – Het team heeft een goede infrastructuur nodig • Het team moet kunnen beschikken over de externe middelen die nodig zijn om de taken te voltooien © Pearson Education Benelux, 2003 15 -33 33

Figuur 15. 12: Kenmerken van effectieve teams © Pearson Education Benelux, 2003 15 -34

Effectieve teams samenstellen en beheren (verv. ) Teammanagement – Plannen – Het vaststellen van doelstellingen • De leden begrijpen en accepteren de doelstellingen van het team – Organiseren – Verhelderen de gezagslijn en andere structurele zaken • Inzet en autonomie van groepsleden moeten door de organisatiecultuur worden ondersteund • Oplossen van zaken aangaande leiderschap, uit te voeren taken en verdeling van verantwoordelijkheden © Pearson Education Benelux, 2003 15 -35 35

Effectieve teams samenstellen en beheren (verv. ) Teammanagement (verv. ) – Leiden – Bepaalt de rol die de teamleider moet vervullen • Omgaan met de sociale dynamiek in het team – Controleren – De prestatiecriteria moeten gerelateerd zijn aan het functioneren in het team • Beloningssystemen moeten ruimte laten voor teaminspanningen en -prestaties – Winstdeling – Een beloningsprogramma voor teams waarbij de winst van de teaminspanningen met de teamleden wordt gedeeld » De beloning is direct gerelateerd aan de prestaties © Pearson Education Benelux, 2003 15 -36 36