Hoe start ik een basketbalclub Introductie Start to

Hoe start ik een basketbalclub?

• • • Introductie ‘Start to club’ Basketbal Vlaanderen: Medewerkers en structuur Administratie stappenplan De Smart Client Goed om te weten Belangrijke data Financieel Bestuursvormingen Praktisch Ondersteuning Contact Nuttige links

INTRODUCTIE

Deze ‘Start to club’ geeft een antwoord op mogelijke vragen die je hebt bij de opstart van een nieuwe club: • • Aan welke administratieve voorwaarden moeten voldaan worden? Welke administratie kan ik via Smart Client uitvoeren? Waar vind ik de nodige documenten en informatie? Welke deadlines zijn er? Deze ‘Start to club’ maakt je ook wegwijs in de ondersteunende initiatieven van Basketbal Vlaanderen • Ondersteuning bestuur • Ondersteuning sport • Contactgegevens en nuttige links

MEDEWERKERS EN STRUCTUUR

MEDEWERKERS De medewerkers van Basketbal Vlaanderen staan voor je klaar, elk van heeft zijn of haar specifieke taken. Overzicht coördinatoren en medewerkers Basketbal Vlaanderen STRUCTUUR De structuur van Basketbal Vlaanderen bestaat uit de: Algemene vergadering & Raad van Bestuur Departementen & Commissies Provinciale comités Comités provinciale scheidsrechters Rechterlijke raden

ADMINISTRATIE: “STAPPENPLAN”

Om een erkende basketbalclub op te richten, moet de club een dossier bij Basketbal Vlaanderen indienen. STAP 1 Oprichting VZW STAP 2 De clubstatuten STAP 3 Samenstelling comité STAP 4 Bankrekening STAP 5 STAP 6 Bewijs van storting Indienen van het dossier

STAP 1 ADMINISTRATIE: OPSTART VAN DE VZW De club als rechtspersoonlijkheid met ondernemingsnummer Om de clubbestuurders te beschermen tegen persoonlijke aansprakelijkheid dienen alle clubs die aansluiten bij Basketbal Vlaanderen een VZW te zijn. Het Huishoudelijke Reglement van Basketbal Vlaanderen (HHR) schrijft voor dat bij de opstart van de club vier tekenende leden zetelen: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester. Hoe start ik een VZW? Klik hier Bijkomende info over ‘de VZW’? Klik hier

STAP 2 ADMINISTRATIE: DE CLUBSTATUTEN De clubstatuten zijn het hart van de VZW en beschrijven: • Waarom de leden een VZW oprichten • Hoe de leden gaan samenwerken Expliciet te vermelden: “De club aanvaardt de statuten van de vzw Basketbal Vlaanderen en diens reglementen”. Hoe clubstatuten wijzigen? Klik hier

STAP 3 ADMINISTRATIE: SAMENSTELLING COMITE Vul het document “Samenstelling Comité” in. Dit is een overzicht van de persoonlijke gegevens van de 4 tekenende leden. Vermeld onderaan de nodige informatie (provincie, clubsite, rekeningnummer en ondernemingsnummer + eventueel BTW-nummer) Download document ‘Samenstelling comité

STAP 4 ADMINISTRATIE: BANKREKENING VAN DE CLUB Open een bankrekening op naam van de vzw Vul het rekeningnummer ook in op het document “Samenstelling Comité”!

STAP 5 ADMINISTRATIE: BEWIJS VAN STORTING Voeg een bewijs van storting van betaling toe: printscreen of overschrijvingsbewijs. Het inschrijvingsrecht voor een nieuwe club bedraagt momenteel € 32, 30

STAP 6 ADMINISTRATIE: INDIENEN VAN HET DOSSIER Als alle documenten ingevuld zijn, verstuur je het dossier naar Basketbal Vlaanderen. Dit kan per post of per e-mail. E-mail: dorien. vanopdenbosch@basketbal. vlaanderen Onderwerp: ‘Opstart nieuwe club’ Post: Basketbal Vlaanderen Ottergemsesteenweg Zuid 808 B bus 12 9000 Gent Terug naar stappenplan

SPORT BEHEER ONLINE

Sport Beheer Online… • Is het kloppend administratief hart van zowel Basketbal Vlaanderen als de club • Past binnen het opzet van de verdere digitalisering van administratieve procedures • dit bevat alle data die ook doorgestuurd wordt naar de website en de app en ook door de club voor hun eigen website gebruikt kan worden (API’s) Via Sport Beheer Online (Smart Client) kan je… • Ledenbeheer uitvoeren • Kalenderbeheer uitvoeren • Competitieadministratie uitvoeren Info, handleidingen en de downloadlink vind je op deze pagina

GOED OM TE WETEN

Op de webpagina ‘Spelregels & nuttige documenten’ vind je oa: • Formulieren om een club op te starten • Allerlei documenten die je nodig hebt in de loop van het seizoen (vb: functiewijziging, vrijwilligers, …) • Het Huishoudelijk Reglement (HHR) • De Tabel van Tarieven & Boetes (TTB) Het Huishoudelijk Reglement (HHR) is een bundeling van afspraken, regels en richtlijnen die de werking van Basketbal Vlaanderen en de relatie tussen clubs en federaties omschrijft en bestaat uit 5 delen: • HHR Deel Administratie (AD) • HHR Deel Competitie (CD) • HHR Deel Financiën (FD) • HHR Juridisch Deel (JD) FAQ website • HHR Deel Mutaties (MD)

Download nu de Basketbal Vlaanderen-app via App Store of Google Play (Android app) Er worden vanuit Basketbal Vlaanderen maandelijkse nieuwsbrieven verstuurd naar alle clubbestuurders. Hierin staat een pak informatie over wat er in de federatie en de basketbalwereld gebeurt. Voorbeeld nieuwsbrief Elke club heeft een clubpagina op de Basketbal Vlaanderen-website met nuttige gegevens en welke info mensen kunnen terugvinden over je club. Belangrijk is dat deze info up-to-date is, zodat mensen de weg naar je club vinden (gelinkt aan zoek een club) Info clubpagina aanpassen

BELANGRIJKE DATA

Belangrijke data: Wijziging bestuursleden: • Secretaris vanaf 1 juli tot 24 april • Voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester vanaf 1 juli tot 29 april Indienen Give&Go-dossier: periode april-mei, jaarlijkse bekendmaking Documenten Wijziging Bestuursleden Mutaties: • Start 1 mei – deadline 31 mei • Spelers kunnen tijdens de mutatieperiode veranderen van club • Mutatieformulier volledig invullen en (laten) ondertekenen door lid en nieuwe club • Secretaris aangesloten club aangetekend verwittigen • Deze regelgeving is opgesteld om conform te zijn met het Vlaams Decreet tot vaststelling van het statuut van de niet-professionele sportbeoefenaar van 3 juli 1996 Poststempel • Info mutaties datum telt!

Belangrijke data: Inschrijven van competitieteams: • Landelijke teams => 1 mei • Provinciale teams => 15 mei Handleiding inschrijven competities (SC) Voor specifieke vragen betreffende kalenderindeling kunt u zich richten tot de landelijke of uw provinciale kalenderplanner* Voor algemene vragen betreffende de werking en het installeren van Sport Beheer Online kunt u terecht bij sportbeheeronline@basketbal. vlaanderen of contact opnemen met een medewerker van het secretariaat-generaal.

Belangrijke data: Schrappingen leden: Van halverwege mei tot halverwege juni Nieuwe aansluitingen: Start 1 juli aanvang seizoen Handleiding schrappingen (SC) Om te kunnen aansluiten moet men: • 1. ten volle 3 jaar oud zijn. Competitie 6 jaar. 2. volledig ingevulde en ondertekende aansluitingsaanvraag zenden • 3. voor leden die de overstap maken van een buitenlandse federatie of AWBB naar een Basketbal Vlaanderen-club dient een vrijgave aangevraagd te worden. Hiervoor contact opnemen via vrijgaves@basketbal. vlaanderen Meer info in huishoudelijke reglement - administratie

Belangrijke data: Aanvragen technische vergunning coaches: • Start 1 juli aanvang seizoen • Iedere coach dient een technische vergunning te hebben per team hij/zij coacht doorheen het seizoen (ook vervangingen) Om te kunnen coachen moet men: Handleiding aanvraag technische vergunningen (SC) • 1. 17 jaar zijn • 2. Aangesloten te zijn bij een Basketbal Vlaanderen-club en aangeduid te zijn als coach bij uw club • 3. Naargelang het niveau van de reeks over een bijhorend diploma te beschikken Uitzondering: Om coaches te tijd te geven een diploma te behalen kan een stagevergunning eenmalig aangevraagd worden voor 1 seizoen met document aanvraag stagevergunning. Stagevergunning C (minimum 16 jaar geen diploma) → Provinciaal jeugdteam / Stagevergunning B (minimum Initiator) → Landelijke jeugdteam Meer info diplomaplicht en trainerscursussen

Belangrijke data: Bij gegevensbeheer kunt u de leden terugvinden die actief zijn binnen de club. Let wel op, dit zijn niet alleen de leden van uw clubs maar soms ook leden van andere clubs die verbonden zijn met uw club als coach of dubbelspeler. Handleiding lidkaarten (SC) • Lidkaarten spelers: 1 per pagina in licentiemap team • Lidkaarten niet-spelers: 8 per pagina (kopiëren voor in alle licentiemappen) Opmerking: Medische fiche van speler kan op de lidkaart van speler geplakt worden Spelerslijsten: • 8 dagen voor de eerste officiële wedstrijd → Best aan licentiemap toevoegen • Aanmaken en aanpassingen mogelijk via Smart Client Handleiding spelerslijsten (SC)

FINANCIEEL

OVERZICHT KOSTEN Opstartkosten Aansluitingskosten Verzekeringskosten Inschrijvingskosten competitie Tabel Tarieven & Boetes Subsidies

OPSTARTKOSTEN Inschrijvingsrecht nieuwe club: • € 32, 30 (éénmalig) Oprichting VZW (kosten op datum 04/05/2016): • € 183, 80 (op papier) • € 132, 74 (elektronisch) • Wijziging: € 124, 63

AANSLUITINGSKOSTEN Overzicht aansluitingskosten: • Aansluiting nieuw lid: € 4, 04 • Jaarlijks vergunningsrecht: – Jeugd (tot U 21) en R-BAB / G-BAB speler: € 7, 00 – Senior: € 20, 00 • Aansluiting niet-spelend lid: € 13, 00 • Heraansluiting na schrapping (extra op jaarlijks vergunningsrecht): – Jeugd (tot U 21) en G-sporter: € 3, 37 – Senior (niet-spelend lid): € 73 – Senior, (spelend lid): € 26, 94

VERZEKERINGSKOSTEN Overzicht verzekeringskosten: • Vanaf U 18 en ouder: € 13, 83 • U 16 en jonger + R-BAB / G-BAB speler: € 8, 83 • -6 -jarigen: GRATIS • Niet-spelend lid: € 6, 68

INSCHRIJVINGSKOSTEN COMPETITIE Overzicht inschrijvingskosten teams: In de TTB vind je de kosten voor het inschrijven van competitieteams. Open de TTB

TABEL TARIEVEN & BOETES De TTB geeft een overzicht van de tarieven en boetes. De eerste kolom verwijst naar het overeenkomstig artikel van het HHR. Maandelijks ontvangt de club een afrekening per factuur. Open de TTB

SUBSIDIES Gemeentelijke / stedelijke subsidies • Vraag meer informatie bij de lokale sportdienst. • Bepaalde documenten en formulieren kunnen bij het Secretariaat-Generaal aangevraagd worden. Het Give & Go dossier • Basketbal Vlaanderen Give&Go is een project met als doelstelling de kwaliteit van de jeugdwerking in de sportclubs te verhogen, met bijzondere aandacht voor de verhoging van de sportparticipatie van de jeugd. Meer info over Give&Go Het jeugdfonds • Solidariteitsmechanisme tussen clubs om de clubs die inzetten op jeugdopleiding kwalitatief en kwantitatief te gaan belonen • Subsidie van Basketbal Vlaanderen i. k. v. jeugdopleiding: niveau bepaalt bijdrage en return • Een detail van de opleidingsvergoedingen kan je terugvinden in de Smart Client van uw club. Hiervoor klik je bij de tab Documenten op het mapje Teams.

BESTUURSVORMINGEN

Om bestuursleden te ondersteunen in hun functies worden regelmatig vormingen georganiseerd door o. a. : • Dynamo Project (informatie over vrijwilligersstatuut, boekhouding, …) • Vlaamse Sportfederatie (Dag van de Sportclubbestuurder, ledenbinding, fondsenwerving en sponsoring, …) • Blogberichten tips&tricks (clubondersteuners gaan op bijscholingen voor de Basketbal Vlaanderen clubs)

PRAKTISCH

Vragen voor de lokale sportdienst: • In welke sporthal kan je terecht? • Zijn de terreinen gehomologeerd voor competitie? • Wanneer dien je zaaluren aan te vragen? / Hoe reserveren en annuleren? • Hoe kan je je club laten erkennen door de sportraad. • Hoe kan je subsidies aanvragen? • Hoe kan je promotie maken voor je club via de sportdienst (Sportkampen, sportinitiaties, gemeentelijke clubfolder, …? )

RECRUTERING COACHES Denk eraan om tijdig coaches te rekruteren voor het verwachte aantal ploegen Gebruik je netwerk binnen de club / connecties van spelers, bestuursleden, … Zoekertjespagina Voor coaches geldt diplomaplicht! Afhankelijk van het competitieniveau, dient de coach het juiste diploma te bezitten. Info over diplomaplicht

RECRUTERING SCHEIDSRECHTER Afhankelijk van het aantal competitieteams dien je officiële scheidsrechters te voorzien. Indien je het opgelegde quotum haalt, wordt je financieel beloond. Indien je het niet haalt, wordt vanuit Basketbal Vlaanderen een financiële sanctie opgelegd. Pas opgerichte clubs krijgen uitstel het eerste jaar. Voor de jongste leeftijden moet je clubscheidsrechters voorzien. Basketbal Valanderen doet verschillende rekruteringsinspanningen en organiseert in samenwerking met de clubs opleidingen. Alle informatie over scheidsrechter worden vind je via deze link

ONDERSTEUNING

ONDERSTEUNING COACHES Zowel Basketbal Vlaanderen als externe organisaties bieden regelmatig clinics en bijscholingen aan. Overzicht erkende clinics & bijscholingen Krijg (financiële) ondersteuning van Basketbal Vlaanderen om een bijscholing te organiseren in de club Ondersteuning organisatie bijscholing Body. Check+ letselpreventie voor basketbalspelers – map, video’s, workshop Ondersteuning Body. Check+ Zoekertjes op Basketbal Vlaanderen website – club zoekt coach Zoekertje(s) maken of bekijken

ONDERSTEUNING PROMOTIE Tips&tricks ledenbinding Voor vragen over ledenwerving en promotie-initiatieven, kan je terecht bij Lisa Van Ranst (lisa. vanranst@basketbal. vlaanderen ) MULTI MOVE IK WORD BASKETTER! Meer info

ONDERSTEUNING TORNOOIEN Wens je een tornooi te organiseren, bekijk zeker de website welke ondersteuningsmogelijkheden er zijn. Draaiboeken, spelregels, materiaal huren, eventmaker, … PEANUTSTORNOOI 3 X 3 TORNOOI Meer info

ANDERE ONDERSTEUNINGMOGELIJKHEDEN GIVE AND GO LEERLIJNEN AANBEVELINGEN DAMESBASKETBAL & TRAINERS na overlegplatform BLOGBERICHTEN TIPS&TRICKS MATERIAAL HUREN GADGETS BESTELLEN … Alle ondersteuningsmogelijkheden

Contactgegevens

Heb je nog vragen? Contacteer ons! Voor algemene vragen over clubondersteuning: Benoit Denoulet - clubondersteuner benoit. denoulet@basketbal. vlaanderen Lisa Van Ranst – clubondersteuner lisa. vanranst@basketbal. vlaanderen Voor vragen over ledenbeheer & administratie club: Dorien Van Opdenbosch – medewerkster admin dorien. vanopdenbosch@basketbal. vlaanderen Voor vragen over financiën: Kurt Verspecht – financieel coördinator kurt. verspecht@basketbal. vlaanderen Voor vragen over spelerslijsten, competitie, Smart Client…: Maarten Van Bocxstaele – medewerker sport maarten. vanbocxstaele@basketbal. vlaanderen Alle contactgegevens

Nuttige links

Enkele handige links: