Hochschulkurs Fortbildung fr das Wissenschaftsmanagement Finanzmanagement fr Einsteiger

Hochschulkurs: Fortbildung für das Wissenschaftsmanagement Finanzmanagement für Einsteiger am 23. /24. 0 kt. 2006 in Bielefeld Dr. Thomas Behrens, Kanzler Universität Greifswald

Entwicklung des Finanzmanagements • bis ca. 1990: herkömmliche Veranschlagungspraxis • ab 1990 – 92: erste Modellversuche flexibilisierter bzw. globalisierter Haushaltsführung im Hochschulbereich • ab ca. 2002 Budgetierung auf Hochschulebene • neu: Budgetierung auf Fakultätsebene

Veränderung des Haushaltsverfahrens • kameralistische titelscharfe Mittelzuweisung • Titelgruppenbildung • Überrollen der Haushalte • Flexibilisierung • Globalisierung • Budgetierung

Haushaltsaufstellungs- und Verteilungsverfahren • „bottom up“ • dezentrale Aufstellung • Beteiligung der Hochschulgremien • Beschlussfassung • ministerielles Beteiligungsverfahren • parlamentarisches Bewilligungsverfahren • „top Down“ • Mittelzuweisung an Hochschulen • Verteilung innerhalb der Hochschule • Bewirtschaftungsmaßnahmen

Haushaltsgrundsätze • Grundsatz der Jährlichkeit • Grundsatz der sachlichen Spezialität • Grundsatz der Einheitlichkeit, Vollständigkeit und Fälligkeit • Grundsatz der Haushaltsgenauigkeit, Haushaltswahrheit und -klarheit • Grundsatz der Wirtschaftlichkeit • Grundsatz der Sparsamkeit

Gründe für eine Veränderung des Haushaltsverfahrens • Lange Vorlaufplanung kollidiert mit kurzfristig notwendigen Hochschulentscheidungen. • Semesterturnus passt nicht zum Haushaltsjahr. • Bewirtschaftungsmaßnahmen widersprechen den Notwendigkeiten des Hochschulalltags. • Hochschule hat mit anderen „Behörden“ wenig Gemeinsamkeiten.

Personalkostenbudgetierung (Einführung durch Senatsbeschluss vom 21. 08. 2002) • Verteilung des Gesamtbudgets auf die Organisationseinheiten (= Fakultäten) sowie Verwaltung (incl. UB, URZ) • Berücksichtigung von Vorwegabzügen

Entstehung eines Personalkostenbudgets (PKB) einer Fakultät: • überkommener „Schlüssel“ • formelgebundene Mittelzuweisung • Zielvereinbarung zwischen Hochschule und Fakultät

Grundlage eines Personalkostenbudgets: • Personalkosten ca. 75 - 80 % des Gesamtbudgets • Differenz zwischen Gesamtbudget und Vorwegabzügen • Stellenplan kombiniert mit Personalkostendurchschnittssätzen • Festlegung: laufende Aktualisierung

Personalbudget der Fakultät • berechneter prozentualer Anteil der Fak. an den gesamten kalkulatorischen Personalkosten • Mittel für die besetzten Stellen werden zentral verwaltet • Dekan beantragt Stellenbesetzung beim Rektorat • monatlicher Abgleich des Personalbudgets mit prognostizierten Personalkosten • Prognose: Personal-Istkosten werden durch LBA hoch gerechnet

Bei Abweichungen: • liegt Personalbudget unter Personalkostenprognose: - Stellensperre auf Fakultätsebene solange bis Prognose und Budget übereinstimmen • liegt Budget über Personalkostenprognose, können freie Stellen besetzt werden (zu Personalkostendurchschnittssätzen) bis Budget und Personalkostenprognose einander entsprechen

Kann Fakultät Personalkostenbudget nicht ausschöpfen: • kurzfristig: Verteilung auf andere Org. -Einheiten (oder Zuführung zur (zentralen) Rücklage • mittel/langfristig: Änderung des Schlüssels

Perspektive: • Ersetzung von Durchschnittssätzen durch echte Personal-Istkosten Konsequenz: • Ausschöpfung des Budgets = Reduzierung der Rücklagenbildung

Aktuelles Beispiel einer PKB Verfahren: • • Entwurf durch Verwaltung Vorberatung im Rektorat Vorstellung/Anhörung in der Dienstberatung Behandlung im Senat (Änderungsmöglichkeit mit Zweidrittelmehrheit) • Beschlussfassung im Rektorat

Erläuterungen: Rückgang des Personalkostenbudgets (PKB) durch • Vorwegabzug für geplante Baumaßnahmen • Berücksichtigung höherer Bewirtschaftungskosten – a) Inbetriebnahme von Neubauten – b) Kostensteigerungen für Strom, Gas, etc. • Steigerung bei Sach- und Investitionsmitteln = Reduzierung des PKB um 1, 2 Mio. €

Randbedingungen des PKB: • Neubewertung des Stellenplanes • (Fin. Min legt „Nasensätze“ neu fest): – – C 4/W 3 – Stellen nach Bes. O C – West 81, 50 T€ C 3/W 2 – Stellen nach Bes. O C – West 70, 14 T€ BAT IIa (Ost) –Stellen (unbefr. ) 60, 02 T€ C 1 -, W 1 – Stellen und IIa – O (befr. ) 45, 01 T€ • Auswirkungen des TV-L – (geringfügige) Minderung der Personalkosten

• Instrumente und Modelle der Mittelverteilung in M-V / Greifswald „Wenn die Welt untergeht, geht sie in Mecklenburg hundert Jahre später unter“ (Bismarck) • • • formelgebunden Einbeziehung der Universitäten und FH 2004: Anteil von 2, 5 % Steigerung bis 2010 auf 10 % fächerspezifische Gewichtung

Mittelverteilungsmodell M-V • „Einzahlung“ in Topf durch die Hochschulen, anschließende Neuverteilung • Gesamtumfang 4, 5 Mio. € • Jede Hochschule zahlt prozentualen Anteil am Gesamtbudget ein, Veränderungsmöglichkeiten eingeschränkt durch Kappungsgrenze. • (Gewinner war immer Greifswald, Verlierer immer Rostock)

Indikatoren Lehre: • Absolventen • Studierende (1. -4. FS) Forschung 40% 30% 5% • davon Bachelor • wiss. Personal (Lehre) 0% • ausl. Studierende 10% • Absolventinnen 5% • Frauenanteil wiss. Personal 10% • Stellen wiss. Personal Forschung 0% • Drittmittel Ist-Ausgaben (3 -Jahre) 90% • Promotionen 10%

Mittelverteilung innerhalb der Hochschule auf die Fakultäten • herunterbrechen der Formel auf Fakultäten und innerhalb der Fakultäten auf Institute • Entwicklung eines Greifswalder Modells nach der Wiederwahl des Rektors