HNG DN S DNG PHN MM OPENBIBLIO 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 1. MỘT SỐ QUY ƯỚC KHI SỬ DỤNG

MỘT SỐ QUY ƯỚC KHI SỬ DỤNG I. Số đăng ký cá biệt/mã vạch: Quy ước áp dụng: [mã chữ cái] + [dấu chấm] + [chỉ số có độ dài 6 chữ số]. Ví dụ: VND. 000001 hoặc VVD. 000001 hoặc M. 000001 hoặc D. 000001 hoặc TN. 000001 Mã chữ cái có thể là: - [1 chữ cái mã ngôn ngữ] + [1 chữ cái mã khổ] + [1 chữ cái mã kho] - Hoặc là [1 chữ cái ngôn ngữ] + [1 chữ cái mã khổ] - Hoặc là [1 chữ cái mã kho] Tùy theo cách tổ chức kho mà ta thiết lập mã chữ cái cho phù hợp Lưu ý: - Mã chữ cái không chứa các nguyên âm và chữ cái Đ của tiếng Việt. - Không có khoảng trắng giữa các ký tự - Độ dài mã kho tối đa 3 ký tự (trước dấu chấm)

MỘT SỐ QUY ƯỚC KHI SỬ DỤNG II. Mã thẻ/mã vạch: Quy ước áp dụng: [2 chữ số cuối của năm] + [1 chữ số mã thẻ] + [số thẻ có độ dài 4 ký tự] Ví dụ: Thẻ làm năm 2018 → lấy số 18 Thẻ người lớn chỉ số là 1 → lấy số 1 (nếu là thẻ người lớn) Thẻ thiếu nhi chỉ số là 2 Số thứ tự của bạn đọc là 15 → lấy số 0015 Kết hợp 3 yếu tố trên ta được số thẻ: 1810015 (Mục đích để dễ theo dõi và quản lý thẻ bạn đọc)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 2. TẠO NHÃN MÃ VẠCH CHO SÁCH

TỔ CHỨC KHO Thông thường các thư viện tổ chức kho theo thành phần người sử dụng: • • Người lớn Thiếu nhi Ø Đối với kho đóng: xếp sách theo số đăng ký cá biệt Ø Đối với kho mở: xếp sách theo phân loại và cutter (Nhãn gáy dành cho kho mở sẽ được in sau khi xử lý tài liệu)

TẠO NHÃN MÃ VẠCH CHO SÁCH • Tải file nhãn sách từ địa chỉ: http: //vietbiblio. nlv. vn/tools/nhansach. zip • Giải nén file nhansach. zip ta được 2 file: FRE 3 OF 9 X. TTF và nhansach. xls Copy file FRE 3 OF 9 X. TTF dán vào thư mục C: WindowsFonts Copy file nhansach. xls ra màn hình desktop để cho dễ sử dụng • •

Nhập mã kho ở ô B 1 • Mở file excel là nhansach. xls • • • Nhập mã kho ở ô B 1 Nhập số bắt đầu ở ô D 1 Nhập tên thư viện ở ô J 1 • Nhấn lệnh in (Ctrl+P) Lưu ý: • Mỗi trang giấy khổ A 4 in được 50 nhãn. • Sử dụng kéo cắt, hồ khô và keo 2, 5 cm để dán nhãn. Nhập số nhãn sách bắt đầu ở ô D 1 Nhập tên thư viện ở ô J 1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 3. ĐĂNG NHẬP VÀ ĐĂNG XUẤT

ĐĂNG NHẬP • Gõ tên miền của thư viện huyện: [http: //tv]+[tênhuyện]+[. nlv. vn] Ví dụ: http: //tvquynhphu. nlv. vn Ngoại lệ: http: //tvchauthanhst. nlv. vn ; http: //tvchauthanhkg. nlv. vn • Trong trường hợp không nhớ tên thư viện, vào trang http: //vietbiblio. nlv. vn Sau đó kéo xuống danh sách để chọn tỉnh và website của huyện

ĐĂNG NHẬP nhập user là quanly Nhấn vào nút QUẢN LÝ Sau đó nhập tiếp mật khẩu và Nhấn nút Thực hiện

ĐĂNG XUẤT Lưu ý: Phần mềm Open. Biblio chạy trên nền tảng internet có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Đề nghị các thủ thư quản lý mật khẩu cẩn thận và sao lưu dữ liệu thường xuyên, đề phòng mất mát do virus phá hoại. Phần mềm có 3 tài khoản mặc định có giá trị như nhau: support: dành cho công ty bảo trì dịch vụ admin: dành cho cán bộ thư viện tỉnh quanly: dành cho cán bộ thư viện huyện * Cán bộ thư viện huyện không xóa tài khoản hay thay đổi mật khẩu của 2 tài khoản support và admin. 2 tài khoản này có chức năng hỗ trợ xử lý tài liệu từ xa cho thư viện huyện Để thoát khỏi phần quản lý thư viện, ta nhấn nút Đăng xuất ở bên trái trình duyệt.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 4. QUẢN TRỊ

4. QUẢN TRỊ 4. 1. Thiết lập thư viện Để thoát khỏi phần quản lý thư viện, ta nhấn nút Đăng xuất ở bên trái trình duyệt.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 5. BIÊN MỤC

5. BIÊN MỤC 5. 1. Biên mục trực tiếp • • Nhấn vào nút <Thêm tài liệu> để thực hiện biên mục mới Nhập dữ liệu theo các trường của MARC 21 Những ô có dấu * màu đỏ bắt buộc phải nhập

5. BIÊN MỤC 5. 1. Biên mục trực tiếp • Sau khi nhập xong ta nhấn vào nút Tự động điền ký hiệu xếp giá • Sau đó nhấn nút Thực hiện Lưu ý: Nút cập nhật dữ liệu MARC dành cho sao chép dữ liệu, không nhấn vào nút này, dữ liệu đã nhập bên trên sẽ mất.

5. BIÊN MỤC 5. 2. Thêm bản tài liệu Sau khi nhấn nút Thực hiện, sẽ hiện ra thông tin tài liệu. Tài liệu lúc này chưa có số đăng ký cá biệt. Ta nhấn vào mục Thêm bản Nhấn vào mục Thêm bản

5. BIÊN MỤC 5. 2. Thêm bản tài liệu Ta nhập số đăng ký cá biệt vào ô Chỉ số mã vạch sau đó nhấn nút thực hiện Tài liệu có nhiều bản, ta tiếp tục nhấn nút thêm bản sau đó nhập thêm số đăng ký cá biệt khác.

5. BIÊN MỤC 5. 3. Tìm kiếm trong biên mục Để tìm kiếm ta có thể sử dụng: Cách 1: Quét mã vạch hoặc nhập số Đăng ký cá biệt ở mục <Tìm tài liệu với chỉ số mã vạch>; Cách 2: Nhập từ khóa tìm kiếm trong mục <tìm tài liệu theo cụm từ> sau đó nhấn tìm kiếm. * Để tìm chính xác cụm từ khi tìm kiếm theo từ khóa thì ta đặt từ khóa trong cặp dấu nháy kép Ví dụ: “Hồn nhặt”

5. BIÊN MỤC 5. 3. Tìm kiếm trong biên mục Ta nhấn vào tên sách để xem thông tin tài liệu Kết quả tìm kiếm * Dùng để sửa hay xóa biểu ghi Nhấn vào tên sách

5. BIÊN MỤC 5. 4. Sửa/xóa biểu ghi Sau khi tìm kiếm biểu ghi, ta nhấn vào tên tài liệu hoặc biểu tượng quyển sách để chọn tài liệu cần sửa chữa. * Để thêm bản sách thì ta nhấn nút <Thêm bản> * Để sửa thông tin biểu ghi thì ta chọn mục <Sửa cơ bản> * Để sửa thông tin biểu ghi theo chuẩn MARC thì ta chọn mục <Sửa MARC mở rộng> * Để xóa biểu ghi ta chọn mục <Delete> Lưu ý: để xóa được biểu ghi thì ta phải xóa hết bản sách, số Đăng ký cá biệt bằng cách chọn mục <Del> của mục <thông tin số bản tài liệu>.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 6. TRA TRÙNG TÀI LIỆU

6. TRA TRÙNG DỮ LIỆU 6. 1. Quy trình hỗ trợ biên mục + 3. Dùng điện thoại chụp ảnh sách tải lên facebook Bắt đầu Tra trùng _ 1. Tìm trong Open. Biblio các huyện + _ 2. Tìm trong Opac thư viện khác + Kết thúc _ 4. Cán bộ TVT hỗ trợ trực tiếp

6. TRA TRÙNG DỮ LIỆU 6. 2. Hướng dẫn tra trùng Để tra trùng ta nhấn vào mục Tra cứu liên TV Hoặc nhấn vào đây

6. TRA TRÙNG DỮ LIỆU 6. 2. Hướng dẫn tra trùng Nhập tên sách. Sau đó Nhấn nút [tìm kiếm]. Chú ý: nhập tên sách có dấu để truyền tham số đến các thư viện khác.

Phân vùng 0: Nếu kiểm tra thấy có kết quả chính xác, thì chắc chắn dữ liệu đã có trong thư viện của bạn của thư viện huyện. Sau khi đối chiếu đúng tên sách, chỉ số tập, năm xuất bản, phân loại thì tài liệu chắc chắn đã có trong CSDL, ta nhấn vào tên sách và thêm vào số đăng ký cá biệt.

Phân vùng 1: Phân vùng CSDL của hệ thống Openbiblio của từng tỉnh. - Nhấn vào Tên từng tỉnh, nếu có kết quả đối chiếu đúng tên sách, chỉ số tập, năm xuất bản, phân loại thì nhấn vào tên sách.

Phân vùng 1 - Xuất hiện ra Tab mới, ta nhấn lần lượt phím [Ctrl+A], [Ctrl+C] để copy toàn bộ dữ liệu - Quay trở lại phần mềm, chọn Tab [Biên mục], chọn [Thêm tài liệu]

Phân vùng 1 - Dán vào ô màu vàng (Nhấn Ctrl+V) - Lần lượt nhấn 3 nút, [Cập nhật dữ liệu MARC], [Tự động điền ký hiệu xếp giá], [Thực hiện] - Sau đó thêm bản tài liệu như hướng dẫn của Mục [5. 2. Thêm bản tài liệu]

Phân vùng 2 và 3: Lấy dữ liệu của các thư viện khăc bằng công cụ chuyển đổi Marc Text * Phân vùng 2 cho phép truyền tham số đến OPAC của các thư viện tỉnh * Phân vùng 3 phải gõ lại tên sách để tìm kiếm Nếu trong phân vùng 0 và 1 không có dữ liệu thì ta tìm tiếp ở phân vùng 2 và 3

Phân vùng 2 và 3 Quay trở lại phần mềm Open. Biblio Tải về công cụ Marc. Text về tại trang chính của Tab [Biên mục] Nhấn vào đây Sau đó giải nén mttool. rar, copy file Marc. Text. Tool. exe ra trang màn hình chính để dễ sử dụng. Công cụ Marc Text tool được sử dụng cho những thư viện có OPAC chỉ hiện thông tin MARC 21 lên màn hình máy tính mà không có chứa file MARC 21 để tải về.

Phân vùng 2 và 3 Giao diện MARC của phần mềm ILIB (CMC) Giao diện MARC của phần mềm Verbrary (Lạc Việt)

Phân vùng 2 và 3 Giao diện MARC của phần mềm DGSOFT Giao diện MARC của phần mềm KOHA

Phân vùng 2 và 3 • • * Tùy theo mỗi phần mềm khác nhau, mà ta tìm đến trang hiển thị dữ liệu theo nhãn MARC Dùng chuột chọn hết tất cả các trường hoặc từ trường 010 đến trước trường 852. Nhấn Ctrl+C (copy dữ liệu) • Sử dụng công cụ Marc Text để chuyển đổi. Bằng cách nhấn vào 1 trong các nút của phần mềm nguồn để chuyển đổi. • Lưu ý: dữ liệu gốc được copy của phần mềm nào thì ta nhấn nút của phần mềm đó. Sau đó (các bước này giống như xử lý cách của phân vùng 1): - Quay trở lại phần mềm, chọn Tab [Biên mục], chọn [Thêm tài liệu] - Dán vào ô màu vàng - Lần lượt nhấn 3 nút, [Cập nhật dữ liệu MARC], [Tự động điền ký hiệu xếp giá], [Thực hiện]

Phân vùng 2 và 3 - Dán vào ô màu vàng (Nhấn Ctrl+V) - Lần lượt nhấn 3 nút, [Cập nhật dữ liệu MARC], [Tự động điền ký hiệu xếp giá], [Thực hiện] - Sau đó thêm bản tài liệu như hướng dẫn của Mục [5. 2. Thêm bản tài liệu]

Phân vùng 4 và 5: Phân vùng này dành cho khai thác dữ liệu bằng tập tin MARC hoặc iso * Phân vùng 4 cho phép truyền tham số đến OPAC của các thư viện tỉnh * Phân vùng 5 phải gõ lại tên sách để tìm kiếm * Phân vùng này không sử dụng công cụ chuyển đổi MARC Text Nếu trong phân vùng 0 -3 không có dữ liệu thì ta tìm tiếp ở phân vùng 4 và 5

Phân vùng 4 và 5 Sau khi tìm thấy tài liệu, tải biểu ghi về bằng cách nhấn mục [Lưu USMARC] ví dụ như ILIB 3. 6 hoặc phần mềm PSC Library Nhấn vào đây để tải file về

Phân vùng 4 và 5 Sau khi tải dữ liệu xong ta quay trở lại mục [Tìm tài liệu] 7. Tìm theo tên sách để đến biểu ghi vừa được cập nhật. Sau đó ta có thể thêm bản (số Đăng ký cá biệt), chỉnh sửa biểu ghi, hoặc xóa biểu ghi…

Phân vùng 4 và 5

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 7. IN SỔ ĐĂNG KÝ CÁ BIỆT

IN SỔ ĐĂNG KÝ CÁ BIỆT Tải mẫu file Excel in sổ Đăng ký cá biệt ra ngoài màn hình desktop 1. Mở Tab [Biên mục], chọn mục [In sổ ĐKCB] + Chọn mã sách cần in trong mục [Mã sách] + Chọn số bắt đầu + Số bản in là 20 2. Nhấn nút thực hiện

IN SỔ ĐĂNG KÝ CÁ BIỆT Nhấn lần lượt [Ctrl+A], [Ctrl+C] để copy dữ liệu • Mở file Excel, chọn ô A 4, nhấn chuột phải chọn mục Paste Special • Chọn mục Unicode text và nhấn OK. • Nhấn lệnh in

IN SỔ ĐĂNG KÝ CÁ BIỆT Có thể thay đổi số bản in từ 20 đến số lớn hơn để kiểm tra thiếu số hoặc sai số đăng ký cá biệt

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM OPENBIBLIO 8. QUẢN LÝ BẠN ĐỌC

8. QUẢN LÝ BẠN ĐỌC 8. 1. Nhập dữ liệu bạn đọc • Chọn Tab [Lưu thông], [Thêm bạn đọc], sau đó nhập thông tin các trường. • Nhấn nút [Thực hiện]. Đăng ảnh bạn đọc: • Vào mục [Tìm bạn đọc], • chọn lại bạn đọc đó bằng cách nhấn vào [Tên của bạn đọc]. • Sau đó nhấn vào mục [Sửa thông tin]. • Chọn ảnh của bạn đọc bằng cách nhấn vào nút [Chọn tệp], • Chọn ảnh cần tải lên, nhấn nút [Thực hiện]

8. QUẢN LÝ BẠN ĐỌC 8. 2. Tìm kiếm bạn đọc • Chọn Tab [Lưu Thông] [Tìm bạn đọc] • Có tìm bằng số thẻ hoặc theo học tên bạn đọc

8. QUẢN LÝ BẠN ĐỌC 8. 3. Sửa/xóa thông tin bạn đọc Sửa thông tin bạn đọc • Chọn Tab [Lưu Thông] • Chọn mục [Tìm bạn đọc] để tìm kiếm bạn đọc • Sau khi tìm thấy tên bạn đọc ta chọn bạn đọc bằng cách nhấn chuột vào tên bạn đọc được tìm thấy • Chọn tiếp mục [Sửa thông tin] Xóa thông tin bạn đọc • Chọn Tab [Lưu Thông] • Chọn mục [Tìm bạn đọc] để tìm kiếm bạn đọc • Sau khi tìm thấy tên bạn đọc ta chọn bạn đọc bằng cách nhấn chuột vào tên bạn đọc được tìm thấy • Chọn tiếp mục [Xóa bản ghi/bạn đọc]