Hllbar stad ppen fr vrlden Gteborgs Stads riktlinje

Hållbar stad – öppen för världen Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument • Pass 1 – Genomgång av riktlinjen

2 Agenda – pass 1 • Kommunfullmäktiges beslut om riktlinjen • En del i styrsystemet • Lite bakgrund till varför detta arbete gjorts • Genomgång av riktlinjen • Praktisk information Hållbar stad – öppen för världen 2

3 Vad beslutade kommunfullmäktige? Kommunfullmäktige antog Göteborgs Stads riktlinje för styrande dokument Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser ska säkerställa att de har egna rutiner för arbetet med styrande dokument och deras aktualitetsprövning Kommunstyrelsen ansvarar för kommunikationsoch utvecklingsinsatser för riktlinjens implementering Hållbar stad – öppen för världen 3

4 Vad mer innebär beslutet? Kommunstyrelsen har gett stadsdirektören rätt att fatta beslut om ändringar, i av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige antagna styrande dokument, för att anpassa dokumenten till den nya strukturen eller redaktionella ändringar till följd av ändring i lag, så länge ändringarna inte innebär ändring i sak. Sakliga ändringar ska beslutas av kommunstyrelsen eller av kommunfullmäktige. Hållbar stad – öppen för världen 4

Göteborgs Stads styrsystem Delarna och helhet i det som sammanfattas som vårt styrsystem Hållbar stad – öppen för världen 5

6 Bakgrund – varför gjordes denna översyn? • Oegentligheter uppdagades våren 2010 – Handlingsplan – Granskningskommission – Visselblåsarfunktion • Regler för styrande dokument beslutades av KF våren 2013 – Enbart medarbetarperspektiv – Andra styrande dokument rymdes inte i reglerna • Tidigare fanns riktlinjer – Brist vid implementeringen Hållbar stad – öppen för världen 6

7 Vad ville vi åstadkomma? • • En stadengemensam struktur Enhetlig och stringent nomenklatur för styrande dokument Tydlig namngivning av dokumenten Alla styrande dokument ska ingå Ökad tydlighet avseende beslutsnivå Bättre stöd för handläggare vid utformande av styrande dokument Behov av att skilja mellan styrande dokument och stödjande dokument Hållbar stad – öppen för världen 7

8 Riktlinjens disposition • Kapitel 1 Inledning - Beskriver bl a bakgrund och syfte och övergångsbestämmelser • Kapitel 2 uppbyggd Beskriver hur stadens struktur för styrande dokument är • Kapitel 3 beslut om Anger ett antal huvudregler om vem som har rätt att fatta ett styrande dokument • Kapitel 4 kommunala dokumenten Beskriver vilka styrande dokument som tillhör kategorin föreskrifter och vad som gäller för de olika • Kapitel 5 Beskriver vilka styrande dokument som tillhör kategorin planerande och reglerande styrande dokument och vad som gäller för de olika dokumenten • Kapitel 6 Beskriver mål i styrande dokument • Kapitel 7 Beskriver formaliakrav när ett styrande dokument ska utformas Hållbar stad – öppen för världen 8

9 Kap 1 - Övergångsbestämmelser • Riktlinjen gäller från KF: s beslut den 26 januari 2017 • Riktlinjen ska tillämpas när arbete inleds att ta fram nya styrande dokument eller vid revidering och uppdatering av redan befintliga • Obs! Beslutet innebär inte att alla befintliga styrande dokument måste revideras • Övergångsbestämmelserna kommer att behövas under en längre period då de flesta vi har idag gäller tillsvidare • KF, nämnd/styrelse, förvaltning/bolag avgör när det är aktuellt att revidera sina egna beslutade styrande dokument • Samtliga ska ha en rutin för sitt arbete med styrande dokument där aktualitetsprövningen ska ingå Hållbar stad – öppen för världen 9

Kap 2 - Strukturen Olika målgrupper ”vistas” olika mycket inom strukturen Typ av dokument Styrande dokument Struktur Kommunala föreskrifter Planerande och reglerande styrande dokument Normgivning mot enskild Riktade styrande dokument Planerande (VAD) Reglerande (HUR) Lokala föreskrifter Reglementen Vision Policy Taxor och avgifter Förbundsordning Program Riktlinjer Bolagsordning Planer inkl budget/affärsplan Regler Insortering av stadens styrande dokument i den nya strukturen Ägardirektiv Anvisning Arbetsordning Rutin Delegationsordning Instruktion Kategori Grupp Sort Instruktion förvaltningschef / verkställande direktör Hållbar stad – öppen för världen Sid 9 i riktlinjen 10 10

1 1 Kap 2 - Dokumentens roll i styrningen KF: s budget är överordnad stadens styrande dokument KF: s budget med stadens vision Löpande beslut Riktade visioner Program Planer Lagstiftning Reglemente Ägardirektiv Bolagsordning Reglerande styrande dokument Särskild utveckling - år/mandatperiod Färdriktning - kortsiktig och långsiktig Verksamhetens grunduppdrag Figur: Den sammantagna styrningen i ett verksamhetsperspektiv Hållbar stad – öppen för världen Sid 10 i riktlinjen 11

1 2 Kap 3 - Beslutsnivåer • Vem har rätt att fatta beslut om styrande dokument? – Kommunfullmäktige beslutar – Nämnd beslutar – Bolag beslutar • Likalydande beslut av nämnder • Igångsättningsbeslut av kommunstyrelsen • Vägledning finns i riktlinjen under varje grupp av dokument Hållbar stad – öppen för världen Sid 11 -12 i riktlinjen 12

1 3 Kap 3 - Beslutsnivåer Kommunfullmäktige beslutar: • Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt (KL 3 kap 9 §) • Lagstadgade styrande dokument - framgår av lag eller annan förordning • Stadsövergripande styrande dokument - Dokument som gäller för fler än en nämnd/bolag Hållbar stad – öppen för världen Sid 11 i riktlinjen 13

1 4 Kap 3 - Beslutsnivåer Nämnd beslutar: • Det som KF delegerat genom reglementet eller genom särskilt beslut (3 kap 10 §) • Lagstadgade styrande dokument - framgår av lag eller annan förordning • Det som enbar rör det egna uppdraget och verksamhetsområdet Hållbar stad – öppen för världen Sid 12 i riktlinjen 14

1 5 Kap 3 - Beslutsnivåer Bolag beslutar: • Det som KF delegerat genom bolagsordning, ägardirektiv eller genom särskilt beslut, obs! KL 3 kap 17 § • Lagstadgade styrande dokument - framgår av lag eller annan förordning • Styrelsen/VD beslutar det som enbart rör det egna uppdraget och verksamhetsområdet Hållbar stad – öppen för världen Sid 12 i riktlinjen 15

1 6 Kap 4 - Kommunala föreskrifter Normgivning mot enskild Lokala föreskrifter - Reglerar de omgivande samhället Ska vara enkla för medborgaren att hitta Taxor och avgifter Krav i kommunallagen att de ska finnas tillgängliga i en samlad form på kommunens webbplats - Taxor reglerar avgifter och avgiftsuttag för kommunal verksamhet Ska i huvudsak beslutas av kommunfullmäktige - Kan vara lagstadgade - Följer av 8 kap 3 § kommunallagen Hållbar stad – öppen för världen Sid 13 -14 i riktlinjen 16

1 7 Kap 4 - Kommunala föreskrifter Riktade styrande dokument Reglementen Förbundsordning Bolagsordningar Ägardirektiv Arbetsordningar Delegationsordningar Instruktioner till FCH / VD Hållbar stad – öppen för världen Riktar sig till endast till en nämnd eller styrelse Kommunfullmäktiges val av organisation och verksamhetsform Uppdrag och befogenheter fastställs genom riktade styrande dokument Sid 14 -16 i riktlinjen 17

1 8 Kap 5 - Planerande och reglerande styrande dokument Planerande (VAD) Reglerande (HUR) • Planerande Styr vad organisationen ska göra och anger en färdriktning • Reglerande organisationens Är normativa till sin karaktär, de styr handlande i verksamheten Dokumenten ska vara antingen planerande eller reglerande! Hållbar stad – öppen för världen Sid 17 i riktlinjen 18

1 9 Kap 5 - Planerande styrande dokument Planerande och reglerande styrande dokument Planerande (VAD) Reglerande (HUR) Planerande styrande dokument • Vision • Program • Plan Hållbar stad – öppen för världen Sid 17 -22 i riktlinjen 19

2 0 Kap 5 - Planerande styrande dokument • Handlar om insatser som ska ske i framtiden - tidssatta • Anger vad organisationen ska göra för att nå det framtida tillståndet – i syfte att uppnå KF: s visioner, mål och inriktningar • Ligger till grund för kommunfullmäktiges budget (som är överordnad planerande styrande dokument • Obs! Varje nivå måste inte finnas för ett politikområde Tidshorisont Mycket lång sikt Lång sikt (4 år eller mer) Medellång (upp till 4 år) och kort sikt (1 - 2 år) Detaljeringsgrad L Å G H Ö G Handlingsutrymme Vision Program Plan H Ö G L Å G operationalisering Figur: Hierarkisk uppbyggnad av planerande styrande dokument utifrån detaljeringsgrad och tidssättning Hållbar stad – öppen för världen Sid 18 -19 i riktlinjen 20

2 1 Kap 5 - Planerande styrande dokument Nyheter - Vision • Ska användas restriktivt och enbart politiskt beslut • Får inte innehålla mål men kan innehålla ett fåtal strategier Nyheter – Program • Ska vara tidssatta • Inga nya visioner, fåtal mål med indikatorer/mättal kopplade till målen (varav nuläget ska framgå) • Prioriterade strategier/inriktningar som är kopplade till målen • Av program och beslut framgå ansvaret för uppföljning samt när och hur det ska följas upp • Beslutas enbart av kommunfullmäktige – Undantag - Program som tillhör plan- och byggprocesserna. För de fall det inte framgår av lag eller författning att de ska antas av KF kan dessa program beslutas av nämnd/styrelse Hållbar stad – öppen för världen 21

2 2 Kap 5 - Planerande styrande dokument Nyheter – Planer • Ska vara tidssatta • Det ska framgå när aktiviteter, insatser eller åtgärder (vad) ska genomföras, vem/vilka som ansvarar för att genomföra och när • Ange indikatorer/mättal kopplade till eventuella mål, varav nuläget ska framgå. Är planen kopplad till ett överordnat planerande styrande dokument – synliggör målkedjan • Av program och beslut ska det framgå vem som har ansvaret för uppföljning samt när och hur det ska följas upp Hållbar stad – öppen för världen 22

2 3 Kap 5 – Reglerande styrande dokument Planerande och reglerande styrande dokument Planerande (VAD) Reglerande (HUR) Reglerande styrande dokument • Policy • Riktlinje • Regler • Anvisning • Rutin • Instruktion Hållbar stad – öppen för världen Sid 17 -22 i riktlinjen 23

2 4 Kap 5 - Reglerande styrande dokument • Normativa till sin karaktär och styr organisationens handlande i verksamheten • Säkerställa rättsäkerhet, likabehandling och likvärdig service • Får inte innehålla mål Detaljeringsgrad L Å G Handlingsutrymme Policy Riktlinje H Ö G Regel Anvisning H Ö G Rutin L Å G Obs! varje nivå måste inte finnas för ett politik- eller verksamhetsområde Instruktion Figur: Hierarkisk uppbyggnad av reglerande styrande dokument utifrån detaljeringsgrad Hållbar stad – öppen för världen Sid 17, 22 i riktlinjen 24

2 5 Kap 5 - Reglerande styrande dokument • Fler reglerande dokumentsorter jämfört med tidigare • Inget exklusivt krav på KF som beslutsnivå • Det är innehållet som är avgörande för vilken dokumentsort som ska tas fram • Gäller tillsvidare men ska aktualitetsprövas regelbundet • Uppföljning av efterlevnad • Kapitlet går igenom kriterierna för varje reglerande dokumentsort • En guidning ges även för beslutsnivån för respektive dokumentsort • Kan vid behov kompletteras med olika stödjande dokument Hållbar stad – öppen för världen Sid 17, 22 i riktlinjen 25

2 6 Kap 6 - Mål i styrande dokument • Nytt – har inte reglerats tidigare • Kapitlet gäller för program och planer • Riktlinjen anger utgångspunkter och principer • Målen ska värna grundläggande principer utifrån demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och mot diskriminering • Restriktivitet – hålla nere antalet mål för att öka styrförmågan • Hantering av målkonflikter • Uppföljning av program och planer Hållbar stad – öppen för världen Sid 26 -27 i riktlinjen 26

2 7 Kap 7 - Utformning av styrande dokument Anger vilka krav och rekommendationer som gäller rörande tillgänglighet, utformning och språkbruk Anger viktiga utgångspunkter för utformningen och vad som ska framgå av dokumentets första sida (den styr upp namnsättningen av dokumenten) Hållbar stad – öppen för världen Sid 28 i riktlinjen 27

2 8 Kap 7 - Utformning av styrande dokument • Tydliggör dokumentansvaret • Aktualitetsprövningen • Språket i dokumenten • Vad som gäller för publicering av styrande dokument – Samlad publicering av kommunala föreskrifter på stadens webb – Vad styr publicering på www. goteborg. se – Publicering på stadens intranät Hållbar stad – öppen för världen Sid 28 i riktlinjen 28

2 9 Mer praktisk information Olika stödjande dokument kopplade till riktlinjen kommer finnas • Mallar kommer att finnas och ska användas • Checklistor – En för planerande styrande dokument – En för reglerande styrande dokument Kommunikations- och implementeringsinsatser sker främst under 2017 Hållbar stad – öppen för världen 29

KONTAKT: I första hand kontaktar du din förvaltnings/bolags kontaktperson/controller på stadsledningskontoret. Ansvariga för stadsledningskontorets implementering och kommunikation av den nya riktlinjen är: Strategisk samordning / Juridiska avdelningen Annette Borg / Karin Lange annette. borg@stadshuset. goteborg. se karin. lange@stadshuset. goteborg. se