HIDDENHAUSE N Neues Kommunales Finanzmanagement in NRW Das

HIDDENHAUSE N Neues Kommunales Finanzmanagement in NRW – Das Ende der Gemeindekasse ? Martina Hackländer Gem. Hiddenhausen, Leiterin der Finanzbuchhaltung Fachtagung der Verbände der Kämmerer und Kassenverwalter in Schleswig-Holstein Neumünster, 20. 09. 2005 NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ?

HIDDENHAUS EN Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF. . . Die Gemeindekasse ist im NKF nicht mehr existent. . . dafür spricht, dass die Gem. KVO aufgehoben worden und die Bestellung des Kassenverwalters und seines Stellvertreters künftig nicht mehr vorgesehen ist. . . NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 2

HIDDENHAUS EN Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF . . . Es stimmt, dass die Gem. KVO mit Art. 23 des NKFG NRW aufgehoben worden ist und die Belange der Kassen künftig in den §§ 27, 30 – 31, 58 Gem. HVO und örtlich nach § 31 Abs. 2 Gem. HVO geregelt werden. . . aber: Wille des Gesetzgebers war die Zusammenfassung aller Belange des Haushalts- und Rechnungswesens in einer Verordnung und die Stärkung der Spielräume für kommunale Selbstverwaltung ! NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 3

HIDDENHAUS EN Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF . . . Es stimmt, dass die Bestimmungen zur Bestellung des Kassenverwalters nach § 91 GO NW (alt) nunmehr für den Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung gelten (§ 93 Abs. 2 GO NW). . . aber: Intention des Gesetzgebers ist es, die bisherige Gemeindekasse zu einer an das kaufmännische Rechnungswesen angelehnten Finanzbuchhaltung weiterzuentwickeln ! NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 4

HIDDENHAUS EN Die Vorbehalte der Kommunalkassen vs. NKF . . . NKF ist ein Projekt der Kämmereien, das die Kassen unzureichend beteiligt und von den Überlegungen zum Aufbau der Finanzbuchhaltung ausschließt. . . aber: Die Praxis zeigt, dass sich die Form der zentralen Finanzbuchhaltung allg. durchsetzen wird. In Kommunen mit bisher dezentraler HÜL-Führung werden die Vorteile der zentralen Kasse zum Aufbau der Buchhaltung i. d. R. genutzt ! NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 5

HIDDENHAUS EN Die Buchführung im NKF Was ändert sich ? § Aufbau der Finanzbuchhaltung Ø Trennung in Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung Ø Erforderlich wg. der Fülle „neuer Buchhaltungsaufgaben“ Ø Dezentralisierung für funktional begrenzte Aufgabenbereiche ist zulässig (§ 93 III GO) § Abschaffung der Gem. KVO Ø Regelung der Belange des Haushalts- und Rechnungswesens in einer Verordnung Ø Ersetzt u. a. durch örtliche Regelungen im Rahmen des § 31 II Gem. HVO NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 6

HIDDENHAUS EN Die Buchführung im NKF Was ändert sich ? § Bestellung eines für die Fi. Bu – Verantwortlichen und seines Stellvertreters (§ 93 II GO) Ø Löst die Bestellung des Kassenverwalters und seines Stellvertreters nach § 91 Abs. 1 GO -alt- ab Ø Auch erforderlich bei dezentraler Organisationsstruktur für zentrale Jahresabschlussarbeiten § Hintergrund: Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 7

HIDDENHAUS EN Die Buchführung im NKF Was ändert sich ? § Unterschrift des Anordnungsberechtigten ist nicht mehr erforderlich ØAlternativ: Hausinterne Regelungen sind denkbar, die Amtsleiter etc. schon im Zeitpunkt der Bestellung beteiligen (z. B. Abzeichnung der Bestellung oder Systemfreigabe der Bestellung) NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 8

HIDDENHAUS EN Die Buchführung im NKF Was bleibt ? § Sachlich-rechnerische Feststellung (§ 30 Abs. 2 Gem. HVO – alt: § 11 Abs. 1 Gem. KVO) Ø Wer sachl. -rechn. feststellt, darf nicht den Zahlungsverkehr abwickeln. (§ 93 Abs. 4 GO – alt: Umkehrschluss aus § 11 Abs. 3 Gem. KVO) Ø Beschäftigte in Buchführung und Zahlungsabwicklung dürfen die sachl. -rechn. Richtigkeit nur in Ausnahmefällen bescheinigen. (§ 30 Abs. 3 Gem. HVO – alt: § 11 Abs. 3 Gem. KVO) NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 9

HIDDENHAUS EN Die Buchführung im NKF Was bleibt ? § Sicherheitsaspekte Ø Zahlungsabwicklung und Geschäftsbuchführung sind nicht in Personalunion zulässig. (§ 30 Abs. 3 Gem. HVO – alt: § 5 Abs. 2 Gem. KVO u. Nr. 5 VV) Ø Zahlungsaufträge sind von zwei Bediensteten freizugeben. (§ 30 Abs. 3 Gem. HVO – alt: § 5 Abs. 3 Gem. KVO u. Nr. 6 VV) § Mahnung - Vollstreckung Ø Aufgabe der Zahlungsabwicklung (§ 30 Abs. 3, letzter Satz Gem. HVO – alt: § 1 Abs. 1, letzter Satz Gem. KVO) NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 10

HIDDENHAUS EN Die Buchführung im NKF Was bleibt ? § Die Regelungen zu Aufsicht Ø Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung obliegt dem Bürgermeister. Übertragung auf einen Beigeordneten oder sonstigen Beschäftigten, der keine Zahlungen abwickelt, ist möglich. Ist ein Kämmerer bestellt, hat er die Aufsicht. (§ 31 Abs. 4 Gem. HVO – alt: § 5 Abs. 5 Gem. KVO) Ø Einschränkung: Einschränkung gilt nur, wenn der Kämmerer nicht nach § 93 Abs. 2 GO für die Finanzbuchhaltung verantwortlich ist. (§ 31 Abs. 4 letzter Satz Gem. HVO) NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 11

HIDDENHAUS EN Organisationsaufbau NKF: Modell Zentrale Finanzbuchhaltung Verantwortlicher Fi. Bu Geschäftsbuchführung zentral Ggf. Vorarbeiten durch Fachämter Zahlungsabwicklung mit Vollstreckung zentral NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 12

Organisationsaufbau NKF: HIDDENHAUS EN Modell Dezentrale Geschäftsbuchführung. Zentrale Zahlungsabwicklung Geschäftsbuchführung Amt III Geschäftsbuchführung Amt I Verantwortlicher Fi. Bu Zahlungsabwicklung mit Vollstreckung zentral NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 13

HIDDENHAUS EN Zweiteilung der Finanzbuchhaltung - mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung § Erfassung/Vormerkung von Aufträgen/Bestellungen § Vorprüfung und Kontierung von Eingangs-/ Ausgangsrechnungen § Buchen von § Forderungen und Verbindlichkeiten § Gutschriften in Personenkonten (Debitoren/Kreditoren) – Nebenbuchführung NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 14

HIDDENHAUS EN Zweiteilung der Finanzbuchhaltung - mögliche Aufgaben Geschäftsbuchführung § Buchen von Geschäftsvorfällen auf Bestands-/ Ergebniskonten Hauptbuchführung § Erstellung von Anweisungen § Sammlung der zahlungsbegründenden Unterlagen § Jahresabschlüsse der Ergebnisrechnung und der Bilanz NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 15

HIDDENHAUS EN Zweiteilung der Finanzbuchhaltung - mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung § Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Einzahlungen/Auszahlungen) § Verwaltung der Finanzmittel (ggf. auch Liquiditätsplanung) § Buchen der Einzahlungen und Auszahlungen auf Debitoren/ Kreditoren und in der Finanzrechnung § Offene-Posten-Verwaltung einschl. Mahnung und Vollstreckung NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 16

HIDDENHAUS EN Zweiteilung der Finanzbuchhaltung - mögliche Aufgaben Zahlungsabwicklung § Abstimmung der Bankkonten/ Bankverrechnungskonten und der Finanzrechnung (täglich und zum Stichtag 31. 12. ) § Abstimmung/ Abschluss der Finanzrechnungskonten zum Stichtag 31. 12. § Fazit: Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung entsprechen i. d. R. denen der Gemeindekasse NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 17

HIDDENHAUS EN Änderungen in der Buchführung im Überblick Kameralistik • Buchführung erfolgt vollständig in der Kasse (ggf. unter Rückgriff auf HÜL – Daten und Vorverfahren) NKF • Trennung der Buchführung in Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 18

HIDDENHAUS EN Änderungen in der Buchführung im Überblick Kameralistik • Beschränkung der Buchführung auf zahlungswirksame Geschäftsvorfälle – Vermögen/ Verbindlichkeiten und Wertverzehr werden i. d. R. nur in Nebenrechnungen dargestellt NKF • Einführung des Drei. Komponenten. Systems – Ergebnisrechnung (Aufwand - Ertrag) – Finanzrechnung (Ein/ Auszahlungen) – Bilanz (Vermögen, Eigenkapital, Schulden) NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 19

HIDDENHAUS EN Wechselbeziehung Bilanz – Finanz- und Ergebnisrechnung Bilanz Finanzrechnung Aktiva Einzahlungen Anlagevermögen Auszahlungen ______ Veränderung des Bestandes an Zahlungsmitteln Passiva Eigenkapital Sonderposten Umlaufvermögen Forderungen liquide Mittel Aufwendungen Erträge ______ Rückstellungen Verbindlichkeiten Akt. RAP Ergebnisrechnung JahresÜberschuss/ Fehlbetrag Pass. RAP NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 20

HIDDENHAUS EN Die Buchungslogik nach NKF Forderung - Ertrag - Einzahlung § Direkte Bebuchung der Finanzrechnung – statistische Mitführung der Bankkonten Ø Forderung (Debitor) an Ertrag Ø Einzahlung an Forderung ØBankbuchung statistisch § Direkte Bebuchung der Bankkonten – statistische Mitführung der Finanzrechnung Ø Forderung (Debitor) an Ertrag Ø Bank an Forderung ØFinanzrechnung statistisch NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 21

HIDDENHAUS EN Buchung eines Geschäftsvorfalls Forderung - Ertrag - Einzahlung Geschäftsbuchführung Forderung (Debitor) an Ertrag Vorkontierung Einzahlung an Forderung (Debitor) Zahlungsabwicklung Bank (statistisch) NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 22

HIDDENHAUS EN Änderungen in der Rechnungsabgrenzung im Überblick Kameralistik • Kassenwirksamkeitsprinzip – Hilfsmittel: Übertrag von Haushalts- und Kassenresten und Beständen in das Folgejahr NKF • Periodengerechte Darstellung der Aufwendungen und Erträge je HH-Jahr – Hilfsmittel: Af. A, Forderungen/ Verbindlichkeiten, Rückstellungen, RAP • Abbildung der Kassenwirksamkeit in der Finanzrechnung NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 23

HIDDENHAUS EN Unterschiede Kamerale Kasse – NKF-Kasse Kamerale Kasse • Geschlossener Buchungskreis – Übernahme ins Folgejahr von Beständen, Resten und Fehlbeträgen nur in die Bücher der Kasse NKF-Kasse • Ein- und Auszahlungen bedienen die Finanzrechnung und Bilanzkonten – Schließen von Forderungen- und Verbindlichkeiten – Veränderungen der liquiden Mittel NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 24

HIDDENHAUS EN Unterschiede Kamerale Kasse – NKF-Kasse Kamerale Kasse • Tagesabschluss – Gegenüberstellung Kassensollbestand – Kassenistbestand (Girokonten nach Kontogegenbuch) NKF-Kasse • Tagesabstimmung – Abstimmung zwischen „buchmäßigen“ Geldbeständen = Finanzrechnungssaldo und Kontoständen lt. Bankauszügen/ Zahlungsmittel NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 25

HIDDENHAUS EN Der Hiddenhausener Weg: Ausgangslage in der Kameralistik NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 26

HIDDENHAUS EN Der Hiddenhausener Weg: Zentrale Geschäftsbuchführung, weil § wir unserem Anspruch an die Qualität des Rechnungswesens nur so gerecht werden können Ø Spezialisierung – hohe Fachkompetenz – einheitliche Buchungsabläufe § die Abstimmungs- und Jahresabschlussarbeiten so besser koordiniert werden können NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 27

HIDDENHAUS EN Der Hiddenhausener Weg: Zentrale Geschäftsbuchführung, weil § sich die zentrale Struktur in der Vergangenheit bewährt hat § eine flächendeckende Schulung über alle Ämter ü im Hinblick auf betriebswirtschaftliche Kenntnisse und ü im Umgang mit den verschiedenen Modulen des Buchungsverfahrens wirtschaftlich nicht zu vertreten war NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 28

HIDDENHAUS EN Der Hiddenhausener Weg: Zentrale Zahlungsabwicklung, weil § sich die Kasse mit zentraler Zahlungsabwicklung und Vollstreckung in der Vergangenheit als effizient erwiesen hat üZentrale Geldmittelbewirtschaftung in Zeiten „knapper Kassen“ üIntegration der Eigenbetriebe in den gemeindlichen Liquiditätsverbund NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 29

HIDDENHAUS EN Der Hiddenhausener Weg: Organigramm Finanzbuchhaltung 1 MA 38, 5 Std. /W unverändert ~0, 5 MA 38, 5 Std. /W 1 MA 26, 25 Std. /W Reduzierung um durch vereinfachtes Mahnverfahren (Personenkonten) unverändert ggf. auf Dauer ½ Stelle NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 30

HIDDENHAUS EN Neues Kommunales Finanzmanagement – Eine Chance zur Weiterentwicklung der Gemeindekasse. . . Nutzen Sie die Chance ! NKF in Nordrhein-Westfalen – Das Ende der Gemeindekasse ? 31