Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs und Kontrollsystem ESF

Herzlich willkommen zur Veranstaltung Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin Information zum neuen IT-Begleitsystem © www. ecg. eu Gmb. H 1

Tagesordnung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche - was ist neu - Login-Seite - Einstieg - allgemeine Funktionen TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung - Antrag - Änderungsantrag - Abrechnung TOP 3 Modul Monitoring und Controlling TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen © www. ecg. eu Gmb. H 2

Was ist neu ? Technologie Eureka. Plus basiert auf einer völlig neuen Technologie und ist damit wieder aktuell Anwendungsbereich Dashboard: bei Programmeröffnung erscheint eine Anzeige über alle wichtigen Aktivitäten und Termine Antragstellung: K-Hilfen sind jetzt druckbar Bewilligung erfolgt mit Bescheiderstellung/ -erfassung; der Prozess der Bewilligung wurde auch statusseitig erweitert auf „bewilligt“, „zurückgezogen“, „widerrufen“, „Änderungsantragsverfahren“, „Änderungsmitteilung“ Auswertung: ist verbessert worden, es gibt jetzt feste Auswertungen, parametrisierbare Auswertungen und individuell gestaltbare Auswertungen Planungsmodul für VB und TH es wurde eine Budgetkontrolle eingerichtet, die den Planansatz bis auf Instrumentenebene überwacht und Überschreitungen meldet © www. ecg. eu Gmb. H 3

Was ist neu ? Anwendungsbereich Projektdokumentenakte: wurde in Rubriken und Dokumententypen gegliedert es kann festgelegt werden, wer Rechte für das Hochladen hat und welche Dokumente obligatorisch im Rahmen des Prozesses enthalten sein müssen Projektübersicht: auf einer Seite werden die relevanten Eckdaten SOLL/IST zum Projekt angezeigt und dynamisch bzw. chronologisch angepasst Kontrollablauf/ Prüfungen: in Eureka. Plus kann die ZGS bzw. eine Prüfinstanz zu jedem abgerechneten Beleg einen Prüfbeleg erstellen und das Prüfergebnis umsetzen und finanziell wirksam werden lassen Belegliste ehem. VWN: Kosten und Einnahmen werden übersichtlicher auf einer Seite gegenübergestellt; Kosten können vom Begünstigten zu definierten Teilprojekten zugeordnet werden; für abgerechnete Belege wird der zugehörige ZB deutlich ausgewiesen © www. ecg. eu Gmb. H 4

Was ist neu ? Anwendungsbereich Rollen und Nutzerrechte: wurden flexibler gestaltet und können jetzt besser den Bedürfnissen der Nutzer bis auf Feldebene angepasst werden Vertretungsregelung: durch zweite Kontaktperson im Antrag möglich Verfahren auf Aktionsebene: es können unterschiedliche Verfahren/ Prozesse bis auf Instrumenten-Ebene festgelegt werden; auch die Datenerhebung kann auf diese Ebene variiert werden, so dass einzelne Förderinstrumente (nach entspr. Information) maßgeschneidert eingerichtet werden können © www. ecg. eu Gmb. H 5

Was ist neu ? Browser: Eureka. Plus ist browserunabhängig barrierefrei/ Sicherheit: zur Realisierung dieser Anforderung wurden umfangreiche Neuprogrammierungen vorgenommen; der Hauptpersonalrat, die Behindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte des Landes Berlin haben dem Probebetrieb bis November 2010 zugestimmt ein externes Ergonomiegutachten liegt vor und wurde umgesetzt © www. ecg. eu Gmb. H 6

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Login Eingabe „Benutzername“ und „Passwort“ Login in das ITBegleitsystem Eureka. Plus Wenn das Passwort vergessen wurde © www. ecg. eu Gmb. H Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! 7

Registrierung TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Registrierung Ødie Registrierung dient der ERSTANMELDUNG noch nicht registrierter Begünstigter als Institution in Eureka. Plus ØAlle Begünstigten mit laufenden Projekten der neuen Förderperiode wurden übernommen ØDie Registrierung von Personen als Nutzer bei den Begünstigten erfolgt in der Nutzerverwaltung, die mit der Registrierung den Begünstigten selbst zur Verfügung gestellt wird ØDie Nutzer der ZGS, Verwaltungsbehörden und Prüfinstanzen werden von ECG in der Nutzerverwaltung administriert ØZur Erfassung eines neuen Nutzers bei den ZGS wenden Sie sich bitte an ECG © www. ecg. eu Gmb. H 8

Einstieg TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Einstieg Versionsnummer Login-Bereich Module und Teilmodule Seiteninhalte des gewählten Moduls NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite © www. ecg. eu Gmb. H 9

Dashboard TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen ØDashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem Øzeigt standardmäßig immer die 5 aktuellsten (neuesten) Nachrichten für die eingeloggte Person an ØAnzeige kann gewechselt werden: Aktuell, letzte Woche, letzer Monat ØNachrichten sind projektbezogen oder projektunabhängig, z. B. zur Systemwartung oder zu einem E-Mail-Service Økönnen archiviert und damit abgelegt werden Øbei Archivierung einer Nachricht rückt die nächste Nachricht aus dem Mailsystem in das Dashboard nach Øeinmal archivierte Nachrichten können nicht wieder im Dashboard angezeigt werden nur noch über das Mailsystem © www. ecg. eu Gmb. H 10

Mailsystem TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen im Login-Bereich Im Mailsystem werden alle prozessbegleitenden automatischen Mails (zum Statuswechsel) erfasst und verwaltet NEU: es können auch prozessunabhängige Mails versendet und verwaltet werden Die Verwaltung der Mails erfolgt getrennt nach Posteingang, Postausgang und Archiv Mails können aufwärts oder abwärts nach Priorität, Absender, Betreff, erhalten und gelesen/ungelesen sortiert werden © www. ecg. eu Gmb. H 11

Mailsystem © www. ecg. eu Gmb. H TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen 12

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten © www. ecg. eu Gmb. H 13

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Zugangsdaten Passwörter werden zukünftig jeweils nur noch 3 Monate gültig sein Die 3 Monate beziehen sich individuell auf jedes Login und dessen Nutzung von 3 Monaten Bei der Vergabe eines neuen Passwortes ist zu beachten: Ø Mindestens 8 Zeichen Ø ein Buchstabe Ø eine Zahl und Ø ein Sonderzeichen, z. B. *oder # Ø Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten Alte Passwörter können nicht wieder benutzt werden Ist ein Passwort zeitliche abgelaufen wird dieses aber noch benutzt, um beim Einloggen ein neues Passwort festzulegen, mit dem dann weiter gearbeitet werden kann © www. ecg. eu Gmb. H 14

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Einstellungen/ Nutzerverwaltung Die Administration der Nutzerverwaltung für die VB und ZGS übernimmt ECG Mitarbeiter der ZGS ohne lokale Administratorrechte können die Nutzerverwaltung nicht einsehen Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: ØKeine Rechte ØLesen ØBearbeiten ØNEU: Weiterleiten , Stornieren (Statuswechsel vornehmen) NEU: Rechte können zeitlich eingeschränkt werden © www. ecg. eu Gmb. H 15

Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Modul Projektdaten und Verwaltung © www. ecg. eu Gmb. H 16

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Projektauswahl Möglichkeit A Möglichkeit B XXXXXX © www. ecg. eu Gmb. H 17

Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Suchmöglichkeiten Auswahl durch anklicken der Projektnummer oder des Antragsnamens Blätterfunktion © www. ecg. eu Gmb. H 18

Projektauswahl TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen ausgewähltes Projekt Individuell verfügbare Funktionen nach Status und Bearbeitungsrechten © www. ecg. eu Gmb. H 19

Projekthistorie TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen Die Anzeige kann gestaltet werden nach Art der Einträge oder Datum und den Vorgängen zum Projekt: © www. ecg. eu Gmb. H 20

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen NEU: Projektdokumentenakte In der Projektdokumentenakte werden alle relevanten Projektdokumente und weitere ergänzende Dokumente der Antragstellung, dem Änderungsantrag und der Abrechnung verwaltet. Dokumente müssen im -. pdf- oder. jpg-Format gespeichert werden. Der Dokumentenname muss wie folgt gewählt werden: Dokumentenname_ JJJJ-MM-TT. pdf oder Dokumentenname_ JJJJ-MM-TT. jpg Das Datum im Dokumentennamen muss dem Tag der Freigabe in Eureka. Plus entsprechen. Bsp. : Förderzusage 2009 -10 -12. pdf © www. ecg. eu Gmb. H 21

TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen NEU: Projektdokumentenakte © www. ecg. eu Gmb. H 22

Antrag bearbeiten/prüfen mit Eureka. Plus © www. ecg. eu Gmb. H 23

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Ablauf Antrag ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2 ehemalig: Status 8 NEU: ZGS bewilligt durch Bescheiderteilung und Statuswechsel Nicht mehr die TH ! © www. ecg. eu Gmb. H 24

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Ablauf Antrag ehemalig: Status 02 © www. ecg. eu Gmb. H 25

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen Antrag Zustand 20 (in Bearbeitung bei ZGS ehemalig Status 02) Voraussetzung: ein ausgewähltes Projekt =Fehlercheck =Lesemodus =Statuswechsel =Bearbeiten © www. ecg. eu Gmb. H 26

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: Nach Eingang eines Antrages bei der ZGS kann die ZGS eine zusätzliche Kontaktperson im ESF-Antrag erfassen, als die, die bereits vom Träger ausgewählt wurde © www. ecg. eu Gmb. H 27

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen NEU: PR-Würdigkeit kann projektbezogen festgelegt werden © www. ecg. eu Gmb. H 28

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen © www. ecg. eu Gmb. H 29

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen © www. ecg. eu Gmb. H 30

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung Zustand 40 A/ 40 P - Antrag wurde von der TH geprüft Es wurde ein Antragsprüfungsvermerk oder ein Projektregistrierungsvermerk von ECG erstellt und in die Projektdokumentenakte geladen © www. ecg. eu Gmb. H 31

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung Eine Bewilligung erfolgt jetzt in Eureka. Plus durch die ZGS (ehem. Status 8 -Setzung) NEU: auf zwei Arten: 1. Bewilligen mit extern erstelltem (eigenem) Bescheid/Vertrag Voraussetzung: Bescheid ist außerhalb von Eureka. Plus erstellt worden und in die Projektdokumentenakte geladen worden 2. Bewilligen und Bescheid in Eureka. Plus generieren (Musterbescheid liegt vor) Vorteil: alle relevanten Daten werden aus dem Antrag automatisch übernommen (Projekt- und Finanzdaten); kein Hochladen notwendig © www. ecg. eu Gmb. H 32

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung NEU: 1. Bewilligen mit extern erstelltem Bescheid xx. xxxxxx © www. ecg. eu Gmb. H 33

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Bewilligen mit Bescheiderstellung © www. ecg. eu Gmb. H 34

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Änderungen am bewilligten Projekt sind immer dann notwendig, wenn sich folgende Sachverhalte ändern: Ø Finanzdaten Ø Teilnehmerdaten Ø ggf. Stunden Ø Änderungen aufgrund von Prüfungsfeststellungen Es wird unterschieden in: Ø NEU: Änderungsmitteilung Ø NEU: Änderungsantragstellung und Bewilligung Darüber hinaus ist es möglich, ein bewilligtes Projekt zu widerrufen oder zurückzuziehen. © www. ecg. eu Gmb. H 35

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsmitteilung Eine Änderungsmitteilung ist formgebunden über das System abzugeben, wenn sich die Angaben zum Begünstigten oder ZGS ändern Ødient der Information Øbedarf keiner aktiven Zustimmung Øwird in der Projekthistorie dokumentiert © www. ecg. eu Gmb. H 36

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsmitteilung Eine Änderungsmitteilung kann genutzt werden, um folgende Angaben direkt im bewilligten Antrag zu ändern: Ø Kontaktperson beim Begünstigten Ø Kontaktperson bei der ZGS Ø alternativer Aufbewahrungsort der Belege Eine Änderungsmitteilung kann durch einen Begünstigten und durch die ZGS erfolgen. © www. ecg. eu Gmb. H 37

Allgemeines TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Mit einem Änderungsantrag können die Projekt- und Finanzdaten (aktuelle Bewilligung) eines Projektes durch den Begünstigten geändert werden. Diese Änderung muss in jedem Fall durch die ZGS und die TH geprüft und durch die ZGS entschieden werden. Ein Änderungsantrag kann durch einen Begünstigten erstellt werden, wenn: Øeine Aufstockung Øeine Umwidmung Øeine Reduzierung der Fördermittel Ødie Änderung der Projektlaufzeit Øeine Änderung der Kosten und/oder Finanzierung beantragt werden soll. © www. ecg. eu Gmb. H 38

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Für ein Projekt kann sich immer nur ein Änderungsantrag im Prozess befinden. Erst nach Abschluss (Bewilligung des Änderungsantrages) kann ein weiterer Änderungsantrag durch den Begünstigten angestoßen werden. Mit der Bewilligung eines Änderungsantrages gelten die geänderten Angaben als neue aktuelle Bewilligung für das Projekt. Ein Änderungsantrag kann von der ZGS storniert werden. Ein noch nicht bewilligter Änderungsantrag wird automatisch storniert, wenn die aktuelle Bewilligung des Projektes widerrufen wurde. © www. ecg. eu Gmb. H 39

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU: die aktuelle Bewilligung und ein offener Änderungsantrag werden in der Projektübersicht unter der aktuellen Projektnummer angezeigt und können getrennt ausgewählt werden © www. ecg. eu Gmb. H 40

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag NEU: Geänderte Kostenpositionen werden im Änderungsantrag rot markiert angezeigt © www. ecg. eu Gmb. H 41

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag Im Weiteren durchläuft der Änderungsantrag den gleichen Ablauf bzw. Statuswechsel wie ein Erstantrag. Für die Zustimmung bzw. Bewilligung des Änderungsantrages in Eureka. Plus durch die ZGS ist ein Änderungsbescheid o. ä. in der Projektdokumentenakte unter der Rubrik: Änderung der Förderzusage und dem Dokumententyp: Nachweisdokument zur Änderung der Förderzusage zu hinterlegen © www. ecg. eu Gmb. H 42

Widerruf TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Widerruf Mit einem Widerruf wird die Förderung des bewilligten Projektes in voller Höhe widerrufen. Grundlage für einen Widerruf sind Prüfungen der ZGS, die einen Widerrufsbescheid erlässt und den Prozess in Eureka. Plus damit anstößt und anschließend im System dokumentiert. Mit dem Widerruf eines Projektes werden die bewilligten Kosten und Finanzdaten aus der Mittelbindung genommen. Eventuelle Folgeprozesse (wie Rückforderungen) können sich an diesen Prozess anschließen. © www. ecg. eu Gmb. H 43

Abrechnung (ehem. Berichterstattung) mit Eureka. Plus © www. ecg. eu Gmb. H 44

Allgemeines TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die EKOM ist die Erfassung aller Projektdaten (Teilnehmer, Stunden) und Finanzdaten Ausgaben und Einnahmen werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Projektdaten werden im Teilnehmerregisteratursystem (TRS) und im Unternehmensregistratursystem (URS) erfasst Daraus ergeben sich: ØZwischenbericht quartalsweise ØJahresbericht ØEndbericht Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes bzw. Zustandes gekennzeichnet. © www. ecg. eu Gmb. H 45

Einnahmen Ausgaben Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) Bericht TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung per 31. 03. Bericht per 30. 06. Jahresbericht Jahr 1 Bericht Endbericht Jahr 1 + Jahr 2 per 30. 09. Bericht per 31. 12. Bericht per 31. 03. TRS/ URS Bericht per 30. 06. Jahresbericht Jahr 2 Bericht per 30. 09. Bericht per 31. 12. © www. ecg. eu Gmb. H 46

TRS © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 47

TRS © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 48

Belegliste © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 49

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Es werden folgende Belegarten unterschieden: ØEinnahmebeleg ØAusgabebeleg ØPrüfbeleg (ZGS oder Prüfinstanz) ØKorrekturbeleg (Begünstigter) Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden Ein Beleg wird über sein Zahldatum einem Zwischenbericht zugeordnet © www. ecg. eu Gmb. H 50

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Eingabe erfolgt je Kostenposition © www. ecg. eu Gmb. H 51

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis) Liste der erfassten Belege pro Kostenposition © www. ecg. eu Gmb. H 52

Belegliste – neuer Ausgabebeleg © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 53

Prüfbeleg TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann nur zu einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in den aktuellen Zwischenbericht einbezogen, d. h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt Ein Prüfbeleg sperrt evtl. vorhandene offene Korrekturbelege des Begünstigten zum Originalbeleg © www. ecg. eu Gmb. H 54

Prüfbeleg © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 55

Prüfbeleg © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 56

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Wurde ein Beleg im System mit falschem Betrag gespeichert und bereits mit einem Zwischenbericht abgerechnet, so muss der falsche Betrag vom Begünstigten mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Zwischenberichts korrigiert werden Falscher Beleg verbleibt unverändert im System Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden Korrekturbeleg muss erläutert werden © www. ecg. eu Gmb. H 57

Zwischenbericht prüfen TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung Ø Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Ø Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Ø Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich Ø Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Ø Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen Ø Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekennzeichnet © www. ecg. eu Gmb. H 58

TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung NEU und Wichtig ! Nach Erstellung von Prüfbelegen in der Belegliste, im Rahmen der Zwischenberichtsprüfung, ist der Zwischenbericht durch die ZGS zu aktualisieren, damit die Prüfbelege wirksam werden und die Finanzierungsdarstellung im Zwischenbericht (mittlere Spalte) ist anzupassen, wenn das Prüfergebnis Auswirkungen auf die Höhe der abgerechneten Ausgaben und Einnahmen hat Ein Zwischenbericht mit Prüfbelegen, für die Finanzierung nicht angepasst wurde, kann nicht an die Technische Hilfe weitergeleitet werden. © www. ecg. eu Gmb. H 59

Ablauf TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung ehemalig: Status 01 ehemalig: Status 02 ehemalig: Status 1 ehemalig: Status 2 © www. ecg. eu Gmb. H 60

Zwischenbericht prüfen © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung 61

Zwischenbericht prüfen © www. ecg. eu Gmb. H TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Abrechnung 62

Zwischenbericht weiterleiten TOP 2 Projektdaten und Verwaltung/ Berichterstattung xxxx © www. ecg. eu Gmb. H 63

TOP 3 Modul Monitoring und Controlling © www. ecg. eu Gmb. H 64

TOP 3 Modul Monitoring und Controlling Das Modul „Monitoring und Controlling“ ermöglicht es, über hinterlegte Auswertungsroutinen direkt aus Eureka. Plus heraus verschiedene Auswertungsübersichten zu generieren Übersichten werden für verschiedene Adressaten mit unterschiedlichen Auswertungszielen bereitgestellt Vorgegebene Auswertungen sind parametrisierbar nach: ØSOLL (Plan-/Antragsdaten) ØIST (Berichtsdaten) ØDie Auswertung kann eingeschränkt werden nach der Qualität der Daten entsprechend dem Status vom Antrag (geprüft/ungeprüft) oder Bericht (geprüft/ungeprüft) ØStichtag ØZeitraum © www. ecg. eu Gmb. H 65

TOP 3 Modul Monitoring und Controlling © www. ecg. eu Gmb. H 66

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen © www. ecg. eu Gmb. H 67

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Um einheitliches Prüfvorgehen und eine auswertbare Dokumentation der Ergebnisse und Entscheidungen aller Prüfinstanzen zu gewährleisten, sind von den Beteiligten (ZGS, VB, PB, BB und TH (bzw. ggf. deren Dienstleister)) Angaben zu den Prüfungen zu erfassen. In dem Teilmodul Prüfung und Kontrollen erfolgt das Erstellen und Bearbeiten von diesen projektbezogenen Prüfvermerken für Vor-Ort-Kontrollen durch eine Prüfinstanz. Mit einem Prüfvermerk sind mindestens folgende Angaben zu erfassen: Ø Datum der Prüfung Ø Stand der Ausgaben (Ist laut letztem bestätigtem ZB) zum Zeitpunkt der Prüfung Ø Art und Umfang der Prüfung Ø Ergebnisse der Prüfung Ø Erforderliche Korrekturmaßnahmen © www. ecg. eu Gmb. H 68

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Ein Prüfvermerk kann während und nach der Durchführungsphase jederzeit von einer Prüfinstanz erstellt werden, wenn eine „aktuelle Bewilligung“ und mindestens ein geprüfter und bestätigter Zwischenbericht zu dem zu prüfenden Projekt vorliegen 1. Mit Erstellung eines Prüfvermerkes definiert die Prüfinstanz den Zeitraum des Prüfvermerkes, der minimal dem Zeitraum eines Zwischenberichtes bzw. eines Korrekturberichtes und maximal dem Zeitraum des Endberichtes bzw. des Schlussberichtes entsprechen kann 2. Für ein Projekt können mehrere Prüfvermerke von unterschiedlichen Prüfinstanzen erstellt werden. Von der selben Prüfinstanz kann für einen Zeitraum jeweils nur ein Prüfvermerk erstellt werden. Eine andere Prüfinstanz kann für diesen Zeitraum einen neuen Prüfvermerk erstellen © www. ecg. eu Gmb. H 69

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen 3. Grundsätzlich kann ein neuer Prüfvermerk nur erstellt werden, wenn alle Prüfvermerke zu diesem Projekt abgeschlossen (Status „ 50“, „ 51“ oder „ 52“) sind 4. Verschiedene Auswertungen der gespeicherten Daten eines Prüfvermerkes werden über M&C ermöglicht 5. Aus der Prüfung resultierende Korrekturmaßnahmen sind im Teilmodul Abrechnung zu berücksichtigen © www. ecg. eu Gmb. H 70

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen © www. ecg. eu Gmb. H 71

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen © www. ecg. eu Gmb. H 72

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen © www. ecg. eu Gmb. H 73

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Nur, wenn die ZGS NICHT Prüfinstanz ist! © www. ecg. eu Gmb. H 74

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Ein Prüfvermerk besteht aus bis zu 5 Themenkomplexen zu den Themen: ØAllgemeines (Checkliste) ØFinanzen (Checkliste) ØInhalt (Checkliste) ØTeilnehmer (Checkliste) ØBelegprüfung (greift auf die Belegangaben im Modul Projektdaten und Verwaltung zu) Ein erstellter Prüfvermerk wird von der ZGS zur Bearbeitung freigegeben und damit wird im Modul Projektdaten und Verwaltung die Belegliste für die Erfassung von Prüfbelegen für die ZGS freigeschaltet. Die ZGS kann belegunabhängige Prüfbelege und Prüfbelege zu einen Beleg erstellen und bearbeiten. © www. ecg. eu Gmb. H 75

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Nach Erfassung der Prüfbelege in der Belegliste ist der Prüfvermerk zu aktualisieren. Damit werden die Angaben der erstellten Prüfbelege in den Komplex 5 „Belegprüfung“ in den Prüfvermerk (zurück) übernommen. Ist ein Prüfvermerk abgeschlossen ist die Erstellung und Bearbeitung von Prüfbelegen nicht mehr möglich. Mit dem Abschließen des Prüfvermerkes erfolgt durch das System eine Fehler- und Plausibilitätsprüfung und es wird ermittelt, ob finanzielle Korrekturen erforderlich sind. In Abhängigkeit des Ergebnisses werden der neue Status des Prüfvermerkes und die damit verbundenen Aktionen automatisch durch das System ermittelt. © www. ecg. eu Gmb. H 76

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Laufende Berichterstattung abgeschlossene Berichterstattung Korrekturen erfolgen im lfd. ZB ein Korrekturbericht wird erstellt © www. ecg. eu Gmb. H 77

TOP 4 Modul Prüfungen und Kontrollen Mit dem Erstellen des Korrekturberichtes werden die Angaben der Prüfbelege in den Korrekturbericht übernommen die ZGS bearbeitet nur noch die „Untersetzung der korrigierten Ausgaben“ (mittlere Spalte) im KB danach wir der Korrekturbericht an die Technische Hilfe zur Prüfung weitergeleitet mit der Bestätigung des Korrekturberichtes durch die Technische Hilfe ist der Prozess abgeschlossen NEU: der Begünstigte ist nicht mehr aktiv eingebunden, erhält nur noch entsprechende Informationen übers Mailsystem © www. ecg. eu Gmb. H 78

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