HELSNK NVERSTES FNLANDYA FULL COSTING UYGULAMASI smail YALIN

HELSİNKİ ÜNİVERSİTESİ ( FİNLANDİYA ) FULL COSTING UYGULAMASI İsmail YALÇIN Ankara Üniversitesi Rektör Danışmanı Bilimsel Araştırma Proje Ofisi (BAPRO) Başkanı

Bu sunum; Camilla ELANDER Finansal Planlama Yöneticisi, Helsinki Üniver. Merkez Yönetimi Senior Advisor in EUA’s Full Costing Project Zagrep, June 16, 2010 tarihli sunumundan yararlanılarak hazırlanmıştır

University of Helsinki • • • Kuruluşu 1640 Turku, Helsinki’ye taşınma 1828 Ana konular: araştırma, eğitim ve toplumsal ilişkiler Çiftdilli (Fince & İsveçce), İngilizce öğretim de yapılmakta 11 Fakülte 35, 000 Öğrenci, 30, 000 Sürekli Eğitim ve Açık Üniversite öğrencisi 3, 930 araştırmacı ve eğiticinin yer aldığı 8, 160 çalışan 2010 Bütçesi: € 644 million Helsinki’de dört kampusda ve Finlandiya’nın 17 farklı yöresinde yer almakta Amacı; dünyadaki en iyi multidisipliner araştırma üniversitelerinden biri olarak durumunu pekiştirmek

Yerleşkelerinin konumu

2010 Finans Kaynakları Eğitim Bakanlığı bütçe kaynağı Üniversite kaynakları Harici kaynaklar Beceri ve servis satışları € 399 M € 29 M € 148 M € 59 M Sermaye geliri € 3 M Eyalet Maliyesinden Okullara Öğretmen Eğitimi geliri € 6 M TOPLAM € 644 M

2009 Maliyet Giderleri €M % Lisans öğrenim gideri 114 20 Yetişkin öğrenim gideri 24 4 Lisansüstü öğrenim gideri 148 25 Araştırma gideri 243 42 Kamusal servisler gideri 53 9 TOPLAM 583 100

Neden Full Costing’e dahil olundu? • 1997 Yılından buyana Eğitim Bakanlığı Full Costing temelli rapor istemektedir • İş zamanlı ödenti (Work Time Allocation) sistemi bulunmadığı için • Ülkelerle ortak anlaşmaların oluşturulmasında yasal ortama uyabilmek için • Raporlamalar gerçekci olamadığından • 7. Çerceve Programı, 2010 dan itibaren Full Costing temelli raporlama istediği için • 2009 ve 2010 yılından itibaren iki ana ulusal fon kuruluşu Full Costing temelli raporlama istediği için

Etkinliklerin saptanması • Etkinlikler (performans alanları) 1990 yıllardan bu yana Eğitim Bakanlığı tarafından tanımlanmıştır; • Öğrenim etkinlikleri – Yüksek eğitim öğrenimi – Yetişkin öğrenimi • Araştırma etkinlikleri – Lisansüstü öğrenim ve ilgili araştırmalar – Araştırma • Toplumsal ilişkilerle ilgili etkinlikler • Artistik etkinlikler

İş zamanlı ödenti yöntemleri (Work time allocation methods) 1. Personel anketleri - elektronik ortamda e-posta veya online veritabanları 2. Personel görüşmeleri - kişisel-teke tek veya idari birimlerle 3. Zaman cetvelleri - alışılagelmiş (rutin) yürütülen iş zamanı kayıtları, excel kayıtları veya online 4. Benzer görevler yürüten diğer kişiler için profil oluşturulması 5. Diğer teknikler

Univ. HELSINKI İş zamanlı ödenti yöntemleri • Gereksinim duyulan bilgiler: • etkinliklere ait iş zamanlı ödenti; (yürütülen her bir etkinliğin maliyetini tanımlayan bilgi) • araştırma projelerine ait iş zamanlı ödenti; (fon kuruluşları tarafından talep edilen zamanlama raporları) • Kurum dışında harcanan senelik iş zamanı; (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi) • Univ. Helsinki fon kurumlarının taleplerini karşılamak için online zaman çizelgesi içeren bir yazılım sistemini kullanmaya karar vermiştir (Sole TM yazılımı). Bu sistem kişisel bilgileri (profilleri) kullanabilecek biçimde yapılandırılmıştır

Sole TM yazılımı • Finlandiya’da birçok üniversitede kullanılmaktadır • 2008 -2009 da kullanılmaya başlanmıştır • Her personel ödeneği iş zamanlı olarak , fakat, çeşitlilik içerir şekilde kesinleştirilir • Dış fonlarca desteklenen projeler için akademik personel etkin iş zamanı ödeneği • Geriye kalan zaman ise, 1600 saat/senelik tüm ofis iş zamanını içeren bir zorunlu plana göre kayıtlandırılır • İdari ve destek personel için ise aylık iş zamanı ödeneği düzenlenir

Sole TM yazılımı • Sistemdeki ana görevler, tanımlanmış beş etkinlik ve idari görevlerden oluşmaktadır. • Dış kaynaklarca desteklenen projeler “araştırma” adı altında listelenir • Her fakülte/departman/birim kendi alt görevlerini tanımlar • İş zamanlı ödenti, sistemde depolanan verilerdeki ücretler ve hesap sisteminde yer alan projelerin ödeneklerine ait ücret maliyetleri ile örtüşmelidir.

Sole TM veri girişi (Maliyet kalemlerinin seçimi) • İŞ SAATLERİ (sistemde belitilen şekilde) • personel maliyeti • fakülte/departman/birim içi diğer maliyetler (kira dahil) • YILLIK PERSONEL • merkezi yönetim ve destek servisleri gibi fakültelere / departmanlara /birimlere tahsis edilen yıllık personel oranına göre ortaya çıkan indirekt maliyetler

Sole TM veri girişi (Etkinlik temelli maliyet hesaplama) • Etkinlik temelli maliyet her fakülte ve enstitü için ayrı hesaplanır • Merkezi yönetim ve destek servisleri maliyetleri, önce birimlerdeki personel ödentisi ve birimlerin etkinliklerine göre belirlenir • Bir yerleşke dışında aynı veya benzer alanlarda çalışan fakültelerin yer aldıkları her yerleşkedeki maliyet yapısı aynıdır

Full Costing Raporlama -1 (Maliyet Taban Oranlı Ücret) • Her fakülte için araştırma toplam maliyetleri belirlenirse, maliyet taban oranlı bir ücret hesaplamak mümkündür • Oran içerikleri • Araştırma projesinde harcanmayan iş zamanına ait maliyetler (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi) • Maliyetlerdeki zorunlu ücret • Helsinki Üniversitenin şu anki maliyet taban oranı % 53 dür.

Full Costing Raporlama -2 (İndirekt Maliyet Oranı) • genel indirekt maliyet oranları her yerleşke için ayrı tanımlanır • maliyet yapısı çalışma alanları arasında oldukça farklılıklar gösterir • en düşük indirekt maliyet oranı %84 ile şehir merkezi yerleşkesindedir. Burada ki tüm fakültelerin maliyetleri düşüktür (örn. insani bilimler, DTCF) • en yüksek indirekt maliyet oranı ise %112 ile Veteriner Hekimliği, Ziraat, Orman ve Biyoloji ve Çevre Bilimleri Fakültelerine aittir.

Project cost report Project number ******* Accumulated costs dd. mm. yy-dd. yy. mm Ücret maliyetleri (etkin iş zamanlı) 10 000 Maliyetlerin ücreti %53 5 300 Personel maliyetleri toplamı 15 300 İndirekt maliyetler %89 * 15 300 13 600 Seyahat masrafları 2 000 Satın alınan servis hizmetleri 3 000 Diğer maliyetler 600 Toplam maliyet 34 500 Destekleyen kuruma düşen miktar (örn. %75) Üniversite katkısı 25 900 8 600 İş zamanlı ödenti, Ücretler: etkin iş zamanını içeren Sole TM Taban oranları Hesap sisteminde yer alan diğer maliyetler

Uygulama için Gereksinim duyulan bilgi ve hesaplamalar • Personel Maliyetleri Toplamı; – Her personele ait iş zamanlı ödenti bilgisi (Sole TM yazılımı), – Maliyet taban oranı ücretinin belirlenmesi • Yerleşkenin konumu ve Fakültelerin yürüttüğü etkinliklerin maliyetlerine göre indirekt maliyet oranı ücretinin belirlenmesi

Karşılan Güçlükler • Çeşitli IT sistemlerinden bilgi gereksinimi • Kurum ile ilgili verilerin hazır olması • Kurum ile ilgili verilerin diğer sistemlerle sürekli iletişimi • 1. 1. 2010 tarihinde gerçekleşen üniversite reformunun getirdiği değişimler (üniversite iç yapısı ve yeni hesap sistemleri) • Personelden gelen direnç

Daha iyi için neler yapılabilir ? • Eğitim Bakanlığı ile daha fazla işbirliği ve veri paylaşımı • tüm 20 üniversitenin paralel olarak aynı işi yürütmesi • 20 model • Sole TM yazılımının uygulaması ile ilgili olarak bazı üniversitelerle amaca özel işbirlikleri • Full Costing’in raporlama, rapor hazırlama ve yürütülmesinin yanısıra arkaplan strateji tarafına da odaklanma

Kimler başardı ? • Finans Departmanı, finans planlama bölümünde yürütüldü • İki tam zamanlı personel çalışıyor • Araştırma destek personeli, araştırmacılar ve üniversite personeli tarafından destek ve veri toplandı • REKTÖR VE YÖNETİM GRUBUNUN TAM DESTEĞİ GEREKLİ

Finlandiya tecrübesinden çıkarılacak dersler • Full Costing metodolojisinin geliştirilmesinde üniversiteler arasında daha kapsamlı işbirlikleri oluşturulursa uygulamadan yararlanma etkinleşir • Full Costing uygulayan iki ana araştırma destek kurumu var • Eğitim Bakanlığından sınırlı destek var • Tam maliyetlendirilmiş araştırmalara ek destek yok • Full Costing’in anlamıyla ilgili farklı görüşler var

Çıkarılacak dersler (genel) • Amaç ve hedefler açık biçimde ortaya konmalı • Hükümet, ana araştırma destek kurumları ve üniversiteler arasında işbirliği/iletişim gereksinimi kaçınılmaz • Ulusal seviyede metodoloji geliştir • Metodoloji üniversiteler arasındaki farklılıklara yer verebilecek şekilde esnek olsun • Major fonlama çıkarımlarının farkında ol • Full Costing için harekete geçmek uzun bir yolculuğun ilk adımıdır

Ve, hepsinin üstünde • hatırla: • Full Costing çözüm değil, bir araçtır Pierre Espinasse Senior advisor working on EUA’s EUIMA – Full Costing project