Hassas Grevler Strateji Gelitirme Daire Bakanl SUNUM PLANI

Hassas Görevler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

SUNUM PLANI v Hassas Görev Nedir? v Hassas Görev Neden Tespit Edilmelidir? v Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir? v Hassas Görevlerde Risk Belirleme v Hassas Görev Belirleme ve Sonrası v Örnekler 2

Hassas Görev Nedir? Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazıları; idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması vb. yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha büyük önem taşımaktadır. Bu tür görevleri yürüten personelin niteliği (söz konusu görevlerin kesintisiz ve sağlıklı ifa edilebilmesi için) diğer görevleri yapan personellere nazaran daha fazla önem arz eder. 3

Hassas Görev Nedir? Bu tür görevler; v Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, v Zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde ise karar alma süreçlerini güçlendiren, v Kaynakların etkin kullanımını sağlayan, v Kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir. 4

Hassas Görev Neden Tespit Edilmelidir? Hassas görevlerin tespit edilmesi; v Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerinin tespit edilmesini, v Tespit edilen kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini aksaklıklar varsa tespit edilmesini, v Tespit edilen kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını, temin eder. Böylece; v Birim faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine, v Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasına ve hizmet kalitesinin artmasına yardımcı olur. 5

Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir? Hassas görevler tespit edilirken birimler şu soruları sorabilir. v Hangi görevler gizlilik içerir? v Hangi faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır? v Hangi görevler belli bir zaman sürecinde yerine getirilmesi önemlidir? v Hangi faaliyetlerde bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir? v Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?

Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir? v Hangi görevler yerine getirilmezse kaynak israfına neden olur? v Hangi işlerin maliyeti yüksektir? v Hangi işlerin yada süreçlerin aksaması olumsuz tepkiye neden olur? v Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır? v Hangi işler için çok fazla mesai harcanmalıdır? v Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur? v Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır? 7

Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir? Sorulara verilen cevaplarla tespit edilen görevlerin, hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu soru da sorulmalıdır: «BİRİMİN FONKSİYONUNU YERİNE GETİREBİLMESİ İÇİN HANGİ İŞİN AKSAMAMASI GEREKİR? » Örneğin; Personel kayıtları gizlidir ancak görmemesi gereken bir kişinin bu kayıtları görmesi birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mı? Cevap, evet ise bu hassas görev olarak belirlenmelidir. Birimler bu sorulardan da yararlanarak yapılan işlem ve süreçlerden hangilerinin “Hassas“ olduğuna karar verirler. 8

Hassas Görevlerde Risk Belirleme Hassas görevlerin risk seviyelerinin belirlenmesinde aşağıda belirtilen hususlar göz önünde bulundurulmalıdır. Yüksek: Cezai işlem, kurumsal itibar Kaybı, soruşturma, idari para cezası, Kamu zararı. v Orta: İdare ve Personelin Güvenin Kaybolması, Görevin Aksaması, birimin itibar kaybı, mali ve itibar kaybı olmaksızın telafisi güç sonuçlara yol açması. v Düşük: Tekit, zaman kaybı, İdari personele olan güvenin azalması, görevin sonucuna etkilemeyen ancak kalitesini düşüren aksaklıklar. Hassas Görev Tespit Formunda kayıt altına alınan hassas görevlerin yerine getirilememesi durumunda karşılacak olan risk seviyesi yukarıdaki ifadelere göre belirlenir. Belirlenen risk seviyesi Hassas Görev Tespit Formuna kaydedilir. v 9

5018 sayılı Kanunda İç Hassas Görev Belirleme Ve Sonrası İç Kontrol Uyum Eylem Planı KOS 2. 6 genel şartına dayanarak öngörülen eylemler çerçevesinde; Hassas görev kılavuzu hazırlanıp birimlere bildirecek, v Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacak, v Birimler bazında hassas görevler belirlenerek «Hassas Görev Tespit Formu» ve belirlenen hassas görevlere ilişkin «Birim Hassas Görevler Envanteri» oluşturulacak ve birim web sayfalarında yayınlanacaktır. v

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU HARCAMA BİRİMİ: ALT BİRİM: * Sıra No 1 Hizmetin/Görevin Adı Avans İşlemleri Hassas Görevi Olan Personelin Ad-Soyadı Ayşe Şimşek 2 3 4 5 7 8 9 10 HAZIRLAYAN Riskler Verilen avansların kapatılmaması, Avansların süresinde mahsup edilememesi, Risk Düzeyi Orta Alınması gereken Önlemler. Kontroller (Prosedürü) Verilen avansların sorumlularca takibinin yapılması ONAYLAYAN (Birim Amiri) 11

HASSAS GÖREV ENVANTERİ HARCAMA BİRİMİ: Sıra No 1 Hassas Görevler Avans İşlemi Görevin Yürütüldüğü Birim* Sorumlu Birim Amiri** Muhasebe, Kesin Hesap Muhasebe ve Yetkilisi Raporlama Şubesi Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları Avansın mahsubunun yapılamaması Kamu Zararının Oluşması 2 3 4 5 7 8 9 10 ONAYLAYAN (Birim Amiri) 12

Yönetim Alanları Hassas Görev Örnekleri Mali yönetim ü Harcama talimatı verilmesi ü Muhasebe ü Ödemelerin gerçekleştirilmesi Taahhüt süreci ü İhale komisyonu üyeliği ü Sözleşme taslağının hazırlanması ü Muayene ve kabul İnsan kaynakları yönetimi ü ü Bilgi yönetimi sistemleri ü Sistem ve kontrollere erişim ü Sistemlerin ve kilit öneme sahip belgelerin güvenliği İş tanımı İşe alım süreci Performans değerlendirme Maaş sisteminin uygulanması 13

ÖRNEK -1 v v x otomasyon sistemindeki personele tüm sisteme giriş yapma yetkisi verilmişse ve bu görevdeki bir aksaklık, birimin çok büyük maddi zarar, itibarin zedelenmesi, faaliyetlerini tamamlayamaması ile karşılaşmasına neden olacaksa bu personelin işi hassas olarak belirlenebilir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlerinde yaklaşık maliyetin hesaplanması ve kaydedilmesi sürecinde görev alan personelin işi hassas görev olarak belirlenebilir. 14

ÖRNEK-2 v Mezuniyet ve diploma verilmesi ile ilgili işlerde öğrencilerle veya aldıkları dersler ve kredileriyle ilgili eksik veya hatalı bilgiye yer verilmesi gibi riskler nedeniyle bu işlerin yürütülmesi hassas görev sayılabilir. 15

ÖRNEK-3 v v Personel Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen akademik ve idari personelin özlük dosyalarının gizli tutulması birim için hassas görev olabilir. Alınmamış malı alınmış, yapılmamış işi yapılmış, gerçekleştirilmemiş hizmeti gerçekleştirmiş gösteren her kişi Türk Ceza Kanunu’na göre yargılanır. Bu nedenle, Muayene Kabul Komisyonunda yürütülen görevler hassas görevlerdir. 16

Teşekkürler…