Handreichung 2 In Libre OfficeWriter beschreibbare Felder PDFs

Handreichung: 2. In Libre. Office-Writer beschreibbare Felder PDFs einfügen erstellen Diese Handreichung beschreibt, wie man aus existierenden Word-Dokumenten bzw. mit Libre. Office-Writer Benutztes Betriebssystem: Windows 7 beschreibbare PDFs erstellen kann Benutztes Programm Libre. Office Writer 4. 4 Inhalte 1. 2. 3. 4. 5. Word-Dokument mit Libre. Office öffnen In Libre. Office-Writer Felder einfügen Libre. Office-Dokument als beschreibbares PDF speichern PDF austesten Libre. Office-Dokument bzw. PDF optimieren Autor: Autonome Provinz Bozen - Südtirol, Amt für Personalentwicklung. Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung 4. 0 International Lizenz. Die Inhalte können frei kopiert, verändert, weitergegeben werden. Einzig der Autor muss genannt werden 1

1. Word-Dokument mit Libre. Office öffnen erstmalig (Bilder nächste Folie) 1. Windows-Start-Taste anklicken 2. „Alle Programme“ auswählen 3. „Libre. Office“ anklicken 4. „Libre. Office-Writer“ anklicken 5. In „Writer“ auf „Datei“->“Öffnen“ klicken 6. Gewünschtes Word-Dokument suchen und doppelt anklicken In weiterer Folge • Gewünschtes Dokument mit rechter Maustaste anklicken • „Öffnen mit“ im Kontextmenü anklicken • „Libre. Office-Writer“ im Kontextmenü anklicken Sollten Sie Libre. Office-Writer öfter nutzen: Richten Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop oder/und in der Taskleiste ein 2

5 a 2 5 b 1 3 4 6 3

2. In Libre. Office-Writer Felder einfügen 1. In der Symbolleiste „Standard“ das Symbol „Steuerzeichen“ einschalten 2. In der Menüleiste unter „Ansicht“ -> „Symbolleisten“ ->„Formular-Steuerelemente“ anklicken 3. In der Symbolleiste „Formular-Steuerelemente“ bei Bedarf mit „Entwurfsmodus an/aus“ den Entwurfsmodus aktivieren 4. Im Dokument die Stelle anklicken, in der ein Formularfeld eingefügt werden soll 5. Das gewünschte Formularfeld in der Symbolleiste „Formular. Steuerelemente“ auswählen 6. Im Dokument an der gewünschten Stelle das Formularfeld mit gedrückter Maustaste zeichnen 4

2. In Libre. Office-Writer Felder einfügen 2 a 1 2 b 4 6 3 2 c 5 5

Gängige Formularfelder 1 3 1 1 2 1 Textfeld 2 Optionsfeld 3 Markierfeld 4 Weitere Steuerelemente 2 4 1 3 5 5 Gruppierungsrahmen siehe folgende Seiten 6

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Gruppierungsrahmen einfügen (=single choice) 1. Wählen Sie in der Symbolleiste „Weitere Steuerelemente“ -> „Gruppierungsrahmen“ aus 2. Zeichnen Sie im Dokument an der gewünschten Stelle den Gruppierungsrahmen 3. Geben Sie im sich öffnenden „Gruppenelement-Assistent“ die Bezeichnungen der einzelnen Optionsfelder ein 4. Klicken Sie zum Schluss im Assistenten auf die Schaltfläche „Weiter“ 5. Im nächsten Fenster wählen Sie „Nein, kein Feld soll ausgewählt sein“ aus und klicken auf „Weiter“ 6. Im nächsten Fenster lassen Sie „ 1“ stehen (unter „Welchen Wert möchten Sie jeder Option zuweisen? “) 7. Im nächsten Fenster löschen Sie „Gruppierungsrahmen“ unter „Welche Beschriftung soll Ihre Optionsgruppe haben? “ und klicken anschließend auf „Fertigstellen“ 8

Gruppierungsrahmen einfügen (=single choice) 5 b Weiter 5 a Nein, kein Feld soll ausgewählt sein 4. Weiter 3 b Klicken 3 a Bezeichnung eingeben 2. Gruppierungs rahmen zeichnen 1. Gruppierungsrahmen 7 b Fertigstellen 7 a Beschriftung löschen 6 b Weiter 6 a „ 1“ belassen 9

3. Libre. Office-Dokument als beschreibbares PDF speichern 1. Zuerst das mit Formularfeldern erstellte Libre. Office-Dokument normal speichern (als Libre. Office-Dokument als. odt-Datei) 2. Dann in der Menüleiste unter „Datei“ -> „Exportieren als PDF“ anklicken 3. Im sich öffnenden Fenster im Register „Allgemein“ mit angehaktem „PDF-Formular“ als Format für Übermittlung „PDF“ auswählen (voreingestellt ist normalerweise FDF) 4. Im Fenster rechts unten auf „Exportieren“ klicken und speichern 10

3. Libre. Office-Dokument als beschreibbares PDF speichern 2 a 1 a 1 b 2 b 1 c 1 d 3. PDF auswählen 4. exportieren 11

4. PDF austesten 1. Öffnen Sie das PDF-Dokument 2. Schreiben Sie in die Textfelder entsprechende Daten hinein: z. B. geben und planen (mit p und g sehen Sie am besten ob das Textfeld hoch genug ist) 3. Kontrollieren Sie die Anordnung der Textfelder zum Text 4. Testen Sie auch die Markier- und Optionsfelder sowie die Einträge des Gruppierungsrahmen anzuhaken 12

4. PDF austesten 2. Bei geben und planen ist das g und p nicht komplett sichtbar 3. Herr/ Frau und geben und planen sind nicht optimal angeordnet 4. Testen Sie die Optionsfelder 4. Testen Sie die Markierfelder 4. Testen Sie den Grupppierungsrahmen 13

5. Libre. Office-Dokument bzw. PDF optimieren Optimierungsbedarf könnte bestehen bei: 1. Höhe und Breite der Steuerelemente (Steuerelement ist zu breit, zu wenig breit, zu hoch, zu wenig hoch) Ziehen Sie die Steuerelemente entsprechend in die Höhe, Breite bzw. reduzieren Sie die Höhe, Breite (immer bei den grünen Punktens Textfeldes ziehen) alternativ: Doppelklick auf Steuerelement: Im sich öffnenden Fenster können Sie „Höhe“ und „Breite“ der Steuerelemente ändern 2. Schriftart und Schriftgrad (Schriftart des Formularfeldes ≠ Schriftart Dokument) Ändern Sie bei Bedarf Schriftgrad und Schriftart der Steuerelemente. Doppelklick auf Steuerelement: Im sich öffnenden Fenster können Sie unter „Schrift“ Schriftgrad und –art ändern 3. Klickreihenfolge („Aktivierungsreihenfolge“) der Steuerelemente (sollte der PDF-Nutzer mit der Tabulatortaste von einem zum nächsten Formularfeld springen, damit die Felder eines nach dem anderen kommen) Die „Aktivierungsreihenfolge“ der Steuerelement können Sie durch Doppelklick auf ein Steuerelement ändern. Im sich öffnenden Fenster können Sie unter Aktivierungsreihenfolge die Reihenfolge manuell oder automatisch einstellen (Achtung: Diese Funktion 3 funktioniert oft nicht wie gewünscht) 14

5. 1. Optimieren (Höhe und Breite der Steuerelemente) Ziehen Sie mit der Maus an den grünen Punkten Alternativ Klicken Sie ein Steuerelement doppelt an Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein Stellen Sie Breite und Höhe ein Tipp: Notieren Sie sich Breite und Höhe, sollten Sie dieselben Werte öfter brauchen 15

5. 2. Optimieren (Schriftgrad und Schriftart) Klicken Sie ein Steuerelement doppelt an Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein Ändern Sie Schriftgrad und –art (Klick auf die 3 Pünktchen) Tipp: Schriftgrad und Schriftart in Writer ändern Sie dauerhaft unter -> Extras ->Optionen ->Libre. Office Writer -> Grundschriftarten 16

5. 3. Optimieren (Aktivierungsreihenfolge=Klickreihenfolge) Klicken Sie irgendein Steuerelement doppelt an Tipp: Beschriftungsfeld sollte immer leer sein Klicken Sie „Aktivierungsreihenfolge an“ (Klick auf die 3 Pünktchen) Tipp: Auch wenn Sie die Aktivierungsreihenfolge perfekt einstellen, ist das Resultat nicht immer wie gewünscht. Versuchen Sie dann ein „bestmögliches“ Resultat zu erhalten und verlieren Sie nicht Zeit durch nicht funktionierende Technik. 17

Nützliche Tipps a) Verwenden Sie auch für Zahlen, Datum, usw. TEXTfelder b) Libre. Office kann auch auf einem USB-Stick installiert und von dort gestartet werden c) Mit Microsoft Word kann man keine beschreibbaren PDF erstellen d) Damit ein im Web geöffnetes PDF beschrieben werden kann muss man es zuerst herunterladen e) EXKURS: Unterschrift (sofern rechtlich möglich) Um das PDF-Dokument nicht ausdrucken, unterschreiben, einscannen und erst dann verschicken zu müssen könnte man bei geöffneter PDF mit dem „Unterschriftenstempel“ eine Unterschrift in das Dokument setzen, das Dokument abspeichern und dann verschicken (ohne es ausdrucken und manuell unterschreiben zu müssen). ACHTUNG: Dies hat nichts mit einer digitalen und/oder zertifizierten Unterschrift zu tun 18

Nützliche Links • • Libre. Office für den USB-Stick downloaden https: //de. libreoffice. org/download/portable-versions/ Beschreibung Formular-Steuerelemente https: //help. libreoffice. org/Common/Form_Controls/de Quellen • Screenshots 1 und 2: Microsoft Windows 7 • Alle anderen screenshots: Libre. Office Writer 4. 4 19