Handboek voor de interne communicatiespecialist Basiselementen van interne

Handboek voor de interne communicatiespecialist Basiselementen van interne communicatie Marleen Boer – Noordhoff Uitgevers Presentatie door Eva Denorme

Interne communicatie • Definitie: Interne communicatie is het faciliteren van en het adviseren over de continue informatiestroom en interactieprocessen in een organisatie die bijdragen aan de organisatiedoelstellingen • Voorbeelden: • • Twee medewerkers die bijpraten Houding van medewerkers aan een vergadertafel Kledingkeuze van de directeur …

Communicatiewerk • Stroomschema communicatieactiviteiten: Aanvoer Handeling Uitvoer • Aanvoer: aanvoer van jouw werk • • Voorbeeld vanuit de organisatie: opdracht door communicatiemanager of directeur Voorbeeld zelf ontwikkelingen signaleren: verdiepen in een bepaalde opdracht • Handeling: iets doen met de vragen en opdrachten die binnenkomen verfijnen van de vraag of opdracht • • Nood aan eigen kennis Nood aan kennis van de organisatie op het gebied van beleid, structuur en cultuur • Uitvoer: je product uitvoeren evaluatie krijgen beginnen aan nieuwe opdracht

Functies van interne communicatie • Het faciliteren van werkprocessen: Alle werknemers moeten wat ze moeten doen en volgens welke procedures en technieken • Het vernieuwen van kennis/verbeteren • Het motiveren en (ver)binden van medewerkers • Het richten van de organisatie en het versterken van de identificatie Bron: Interne communicatie als managementinstrument (2008) van Huib Koeleman - Kluwer

Communicatie Totstandkoming van interne communicatie Beleid en strategieën Cultuur Structuur • Beleid en strategieën: bepaalde handelwijze en bepaalde instructies, maar variaties mogelijk • Cultuur: verschillende ingrediënten vormen één geheel • Structuur: kwaliteit van middelen die je gebruikt is belangrijk • Communicatie

Communicatiemodel • Communicatiemodel: Zender Boodschap Ontvanger • Klassieke communicatie-telefoniemodel: Informatieve bron Transmiter (encoder) Kanaal Ruis Ontvanger (decoder) Eindstation

Een model in ontwikkeling • Aanvullingen en kanttekeningen bij het klassieke communicatiemodel: • Meerdere intenties voor een boodschap mogelijk • Meerdere zenders of ontvangers mogelijk • Elementen zoals kennis, omgeving en codering zijn ook belangrijk • Het model kan worden beïnvloed door verschillende vormen van ruis Zender Boodschap Ontvanger

Zender • Zender: uitsturende partij bij informatieoverdracht • • • Van wie komt de informatie? Wat zijn de intenties? Waarom is juist die persoon of instantie de zender? Wat wil de zender bereiken? ! Meerdere zenders mogelijk !

Boodschap • Verschillende vormen van informatie: • Taakinformatie: informatie gericht op het goed uitvoeren van je taak (werkinstructies, procesafspraken, telefoonlijsten, …) • Beheerinformatie: vormen van informatie die gaan over het beheer binnen een organisatie (werkplanningen, huishoudelijke taken, arbeidsvoorwaarden, …) • Beleidsinformatie: alle vormen van informatie die te maken hebben met beleid (beleidsstrategieën, beleidsdoelen, …) • Motiverende informatie: informatie om mensen te motiveren (verhalen uit het bedrijf, motiverend interview, …) Bron: Geïntegreerde communicatie (2000) van Vos, M. & Schoemaker, H. – Boom Lemma Uitgevers

Ontvanger • Ontvanger: diegene die signalen ontvangt en deze vervolgens verwerkt of interpreteert • Bij interne communicatie zijn dit meestal de medewerkers • Belangrijke elementen: • Kennisniveau • Opleidingsniveau • Betrokkenheid bij het onderwerp • Omgeving • Middel waarmee de boodschap wordt overgedragen • Tijdstip waarop de boodschap aankomt bij de ontvanger