HALKLA LKLER HAFTA 8 YAZIM VE SUNUM TEKNKLER

HALKLA İLİŞKİLER HAFTA 8 YAZIM VE SUNUM TEKNİKLERİ 1

SPONSORLUK I 8. H A F T A • Sponsorluk, kurumsal amaçlara ulaşmak için spor, sanat/kültür veya sosyal alanlarda, kişi veya organizasyonların para, araç/gereç ya da hizmet ile desteklenmesi ve tüm bu aktivitelerin planlanması, organizasyonu, yürütülmesi ve kontrolüdür. 2

SPONSORLUK II 8. H A F T A • Sponsorluğu yardımseverlikten ayıran üç önemli özellik bulunmaktadır: • Sponsor, tüm yaptıklarına sponsore edilenin de karşılık vermesini bekler • Sponsorluk faaliyetleri para, araç/gereç kazandırabileceği gibi hizmet olarak da geri dönebilir • Sponsor verdiği desteğin panolarda firma logosunun yer almasını, çeşitli yöntemlerle medyaya açıklanmasını ister. • Sponsorluk her zaman iletişim stratejilerinin, reklam ve PR uygulamalarının bir tamamlayıcısı niteliğinde olmalı, reklam ve medya çalışmalarıyla desteklenmelidir. 3

Kurumlar Neden Sponsor Olur? I 8. H A F T A • Kurumlar, kurum ve ürün imajını desteklemek, kurumsal kimliği yerleştirmek, hedef kitlede iyi niyet ve anlayışı oluşturmak gibi nedenlerle diğer iletişim yöntemlerine ek olarak sponsorluk üstlenilmektedir. • Sponsorluk faaliyetleri, defalarca tekrarlanan logo, kurumsal renk ve fiziksel görüntünün farkına varılmasına, kurumsal kimliğin tanınmasına ve yerleşmesine katkıda bulunmaktadır. • Özellikle halkla ilişkiler açısından değerlendirildiğinde, kurum veya kişilere sağlanan imkanlar nedeniyle hedef kitle üzerinde iyi niyetin oluşturulmasında etkin rol oynamakta, uygulamalar medyanın dikkatini çekerek , medya ile ilişkileri güçlendirmektedir. 4

Neden kurumlar Sponsor Olur? II 8. H A F T A • Sponsorluğun en önemli boyutu, işletmelere, eğitim, araştırma ve sanata destek vererek toplumsal konulardaki duyarlılıklarını dile getirme imkanı sağlamasıdır. • Bir ülkede bulunan reklam yasakları nedeniyle bir ürünün reklamı yapılamadığında ilgili kuruluş sponsorluk faaliyetlerinde bulunarak medyada yer bulur. 5

Sponsorluğun Yapılma Amaçları 8. • Halkla ilişkiler amaçları H A F T A • Reklam amaçları • • • Kurum kimliğini pekiştirmek Kuruluşun ismini hedef gruplara duyurmak Kurum imajını pekiştirmek Halkın olumlu duygularını kazanmak Medyanın ilgisini çekmek Kurum içi ilişkileri geliştirmek • Medyada reklamı yasak olan ürünleri duyurmak • Ürünleri desteklemek • Başka reklam olanaklarını kullanmak • Pazarlama amaçları • • • Pazarlama politikasında değişiklik oluşturmak Yeni bir ürünü tanıtmak Ürün kullanımını desteklemek Satıcıları desteklemek Uluslar arası pazarlama faaliyetlerini desteklemek 6

Sponsorluk Türleri 8. H A F T A • Spor sponsorluğu • • Bireysel sporcu Takım sporları Spor takımları Spor organizasyonları • Kültür sanat sponsorluğu • Sosyal sponsorluk • Sağlık • Eğitim • Çevre 7

Sponsorluk Dosyası Hazırlama 8. H A F T A • Projenin adı • Proje Sahibi • Proje genel koordinatörü • Proje tarihi • Projenin amacı • Proje uygulama yöntemi • Hedef kitle • Proje çalışmaları/planı • Destek vermesi öngörülen kurumlar • İşbirliği seçenekleri/sunulanlar ve fiyatlandırma 8

KURUMSAL SOSYAL SORUMLULUK 8. H A F T A • Kurumsal sosyal sorumluluk, bir organizasyonun hem iç, hem de dış çevresindeki tüm paydaşlara karşı «etik» ve «sorumlu» davranması, bu yönde kararlar alması ve uygulaması şeklinde tanımlanabilir. • Kurumsal Sosyal Sorumluluk, bir şirketin, algılanan sosyal sorumlulukları ile ilgili olan konumu ve etkinlikleridir. 9

Sosyal Sorumluluk Alanları 8. H A F T A • Güvenlik • Çevre kaygıları ve küresel ısınma • Yenilenebilir kaynaklar ve doğanın korunması • Fakirlikle savaş • İnsan hakları • Eğitim • Sosyal gelişim • Hayvan hakları 10

PAYDAŞ KAVRAMI I 8. H A F T A • İşletmeler günümüzde toplumu oluşturan birçok farklı kesimle ilişki içindedir ve başarıları bu öğelerle olan ilişkilerinin iyi yönetilmesine bağlıdır. • Paydaş, toplumda işletmenin ilişkide olduğu, işletmenin faaliyetlerinden etkilenen ve faaliyetleriyle işletmeyi etkileyen tüm toplumsal taraflardır. Bir başka ifade ile paydaşlar, işletmelerden çıkarları olan bireyler ve kurumlardır. • Freeman’a göre, işletme dışı gruplarla ne kadar güçlü ilişkiler olursa, ortak hedeflerin gerçekleştirilmesi o kadar kolaylaşacak, aksi halde ilişkiler kötüleştikçe ortak hedeflere ulaşılması zorlaşacaktır. • Bu yaklaşım “paydaş teorisi”nin temel önermesini oluşturmaktadır. Paydaş teorisi öncelikle bir stratejik yönetim kavramıdır. Paydaş teorisinin amacı rekabet avantajı geliştirmek için organizasyonun iç ve dış çevresi ile olan ilişkilerini güçlendirmesine yardımcı olmaktır. 11

PAYDAŞ KAVRAMI II 8. H A F T A • Bu açıklamalar çerçvesinde paydaşları iki grupta sınıflandırmak mümkündür: “kurum içi paydaşlar” ve “kurum dışı paydaşlar”. • Kurum içi paydaşlar; kurucu ana sahipler, hissedarlar, yöneticiler ve çalışanlardan oluşur. Kurum dışı paydaşlar ise toplum, hükümet, müşteriler, tedarikçiler, rakipler ve saire kesimlerden oluşur. • Kkurumsal sosyal sorumluluk, kavram olarak hem iç, hem de dış çevredeki tüm aktörlere karşı olan sorumluluğu ifade eder. Bu sorumluluk alanlarını şu şekilde sınıflandırmak mümkündür. • • Çalışanlara karşı sorumluluk Müşterilere (tüketicilere) yönelik sorumluluk Hissedarlara yönelik sorumluluk Doğaya ve çevreye karşı sorumluluk Devlete karşı sorumluluk Tedarikçilere karşı sorumluluk Rakiplere yönelik sorumluluk Topluma karşı sorumluluk 12

KSS Çalışmalarına Hedef Kitle Tepkisi I 8. H A F T A • 1. Grup • Şirketten beklentileri kaliteli ürünler sunması, kar etmesi ve çalışanlarına iyi davranmasıdır. • 2. Grup • KSS projelerine olumlu yaklaşırlar. • Ancak hangi şirketin hangi etkinliği yaptığı konusunda detaylı bilgi sahibi değildirler. • Bu girişimlerin kısıtlı sonuçları olduğunu düşünürler. • Kararlarını genellikle KSS kriterine dayandırmazlar. 13

KSS Çalışmalarına Hedef Kitle Tepkisi II 8. H A F T A • 3. Grup • KSS etkinlikleri ile ilgili bilgileri araştırırlar. • Olumlu etkinliklerini gördükleri şirketleri ödüllendirerek kurumsal davranışları etkilemeyi amaçlarlar. • 4. Grup • • KSS ile ilgili güçlü ve olumlu düşünceleri vardır. Ancak tüketim kararlarını KSS’ye dayandırarak vermezler. Bu etkinliklere şüphe ile yaklaşırlar. KSS hakkında bilgi araştırmanın zor olduğunu düşünürler. 14

BP-HAYATA BAĞLANIN 8. H A F T A • Hayata Bağlanın Kampanyası • Emniyet kemerinizi takın. Hayata bağlanın! • Türkiye’de her yıl yaklaşık 40 bin trafik kazası oluyor. Bu kazalarda yaralanan ya da sakat kalan kişi sayısı yaklaşık 125 bin. Her saat ortalama 50 kaza meydana geliyor, 14 kişi yaralanıyor. Her iki saatte bir, 1 kişi kaza yerinde hayatını kaybediyor. • Bu gerçeklerden hareketle BP Türkiye, 2004 yılında, ülkemizde "yol güvenliği" bilincini geliştirmeye yönelik toplumsal faaliyetlerini genişleterek Trafik Yılı`na destek vereceğini açıkladı. Trafik Yılı kapsamında Emniyet Genel Müdürlüğü ile işbirliği yapan BP, emniyet kemeri kullanımını teşvik etmek amacıyla çok kanallı bir kampanyayı hayata geçirdi. Kampanyanın sloganı “Emniyet kemerinizi takın. . . Hayata bağlanın!” • Trafik Yılı’nı destekleyen BP Türkiye, başlattığı kampanyada "yol güvenliği" bilincini yaygınlaştırmaya ve trafik kazalarını önlemeye yönelik çalışmalar gerçekleştirdi. Yol güvenliğine uzun yıllardır yatırım yapan BP Türkiye, Trafik Yılı kapsamındaki çalışmalarında Türkiye Trafik Kazalarını Önleme Derneği ile de işbirliği yaptı. • BP Türkiye'nin, Trafik Yılı kapsamında, Emniyet Genel Müdürlüğü işbirliğiyle “yol güvenliği” bilincini yaygınlaştırmaya ve trafik kazalarını önlemeye yönelik çalışmaları çerçevesinde, BP Türkiye Akaryakıt Müdürü Ahmet Yılmaz ve Emniyet Genel Müdür Yardımcısı Abdullah Bolcu ile Emniyet Genel Müdürlüğü ve BP çalışanları, 14 Mayıs'ta Boğaziçi Köprüsü gişelerinde sürücülere broşür dağıtarak emniyet kemeri kullanımının önemine dikkat çektiler. 15

İnternet ve Halkla İlişkiler I 8. H A F T A • Kurumlar, interneti sadece reklam ve pazarlama faaliyetleri için değil, aynı zamanda halkla ilişkilerini geliştirmek ve hedef gruplardan kuruluş, marka veya ürün hakkında geri bildirim elde etmek amacıyla da kullanmaktadırlar. • Web sitelerinin başlıca kullanım yerleri şunlardır: • • • Medya kuruluşlarına bilgi sağlamak Tüm hedef gruplarla gününe iletişim kurmak Farklı hedef gruplar hakkında bilgi toplamak Kurum imajını geliştirmek Kurum kimliğini güçlendirmek 16

İnternet ve Halkla İlişkiler II 8. H A F T A • • • Çalışanlarla iletişimi sağlamak Bir kuruluş için statü sembolü oluşturmak Online satış yapmak Uluslararası pazarlara ulaşmak İnternette gezen bir kişiye ulaşmak Diğer halkla ilişkiler fonksiyonlarını yerine getirmek 17

İnternet ve Halkla İlişkiler III 8. H A F T A • Web içeriği kitleler ve kuruluşlar arasında doğrudan doğruya iletişimi sağlayan bir halkla ilişkiler aracı olarak düşünülebilir. • İnternet ortamı site ziyaretçilerinin kurum iletişimde olabilmesi için bir ortam görevi görmektedir. 18

HALKLA İLİŞKİLER ARAÇLARI 8. H A F T A DOĞRUDAN HİTAP EDEN ARAÇLAR KİŞİLER ARASI PR ARAÇLARI Kişisel Mektuplar Görüşme Toplantı Seminer Eğitim Telefon görüşmeleri Video konferans KATEGORİK PR ARAÇLARI Çalışan Dergileri Faaliyet Raporu Müşteri Yayınları İşletme Portreleri Görsel ve İşitsel Gösteriler Film/Video Kapalı Devre TV Videoları Genel Toplantılar Yıl Dönümleri Sempozyumlar 19

HALKLA İLİŞKİLER ARAÇLARI 8. H A F T A DOLAYLI OLARAK HİTAP EDEN ARAÇLAR KİŞİLER ARASI PR ARAÇLARI Doğrudan hitap eden PR araçları gibi ancak kamuoyu önderleri üzerinden dolaylı dağıtım KİTLE İLETİŞİM SİSTEMİNİNARAÇLARI Basın Dosyası Makale yazma Basın Konferansı Medya Röportajları Radyo ve TV için bülten ve makalelerin redaksiyonu 20

• Basınla ilişkiler şunları kapsar: • Yazılı basın, radyo, televizyon ve haber değeri taşıyan güncel olaylarla ilgili kısa filmler yaratmak • Kuruluş hakkında bilgi ve anlayış sağlamak 8. H A F T A • PR uzmanın görevi, bağlı bulunduğu kuruluş hakkında medya ilişkileri, medya ihtiyaçları, kuruluşun ihtiyaçlarına göre bilgi yardımı sağlamaktır. BASINLA İLİŞKİLER 21

PR UZMANI AÇISINDAN GAZETECİ KİMDİR? 22

8. H A F T A • Halkla ilişkiler uzmanı açısından gazeteci, PR uzmanının ve dolayısı ile kuruluşun hedef kitlesine ulaşmasını sağlayan, hedef kitlenin bilmesi gerekenleri veren ve onları temsil eden eşik bekçisidir. BASINLA İLİŞKİLER 23

EŞİK BEKÇİSİ NE DEMEK? 24

8. H A F T A • Medyanın içeriğini belirleyen ve hangi konuların ve unsurların bu içeriğe girmesi gerektiğine karar veren muhabirler, editörler, yapımcılar gibi kişiler eşik bekçisidir. • Eşik bekçisi şu hususlara karar verir: • Hangi tür haber ve program malzemesi toplanacak ve işlenecek • Toplanan bilgiler hangi biçimde işlenecek • Film • Kitap • Tv programı Eşik Bekçisi • Mesaj hangi yolla dağıtılacak • Film • Sinema • Televizyon 25

• Eşik bekçisi görevini yürütürken mesleksel ve örgütsel normlara bağlı kalır. 8. H A F T A • PR uzmanları ve eşik bekçileri iyi niyet ve güvene dayalı bir dostluk geliştirmelidirler. Eşik Bekçisi 26

PR Uzmanı Medya İlişkileri Kuvvetlendirmek İçin Neler Yapabilir? 27

• Basınla ilişkileri kuvvetlendirmek için: 8. H A F T A • Gazeteci, o kurumun sorumlu işletmecisiyle tanışmalıdır. • Kurum yöneticisi gazetecilerin çalışmaları hakkında daha fazla şey öğrenmeye istekli olmalıdır. • Kurumlar, medyada yer alacak haberlerini o gazetenin/basın kuruluşunun hedef kitlesini gözeterek hazırlamaları gerekmektedir. • Yazım diline önem verilmelidir. • Gazetecilerin zaman problemleri dikkate alınmalı ve onlardan gelen talepler derhal değerlendirilmelidir. • Medyaya gönderilen bültenler haber değeri taşımalıdır BASINLA İLİŞKİLER 28

8. H A F T A • Basın bildirileri kurumların kendilerinde veya ürettikleri üründe, hizmette bir yenilik ya da gelişme olduğu zaman veya kurumla ilgili ilginç bir gelişme yaşandığında basına ilettikleri ve basında yer almasını istedikleri haberlerdir. • Basın bültenleri de aynı hedefi olan ancak basın bildirilerinden farklı olarak periyodik ve düzenli bir biçimde hazırlanan çalışmalardır. Basın bültenleri bir kuruluş hakkında haber veren bültenlerdir. BASIN BİLDİRİSİ BASIN BÜLTENİ 29

8. H A F T A • Basın bültenleri şu konularda yazılabilir: • Bir işletmenin kurulması • Yeni bir şubenin açılması • Kuruluş yönetiminde meydana gelen değişiklik • Yeni modellerin tanıtılması • Ürün çeşitlerinin arttırılması • Kuruluş yıldönümü • Kuruluşun ödüllendirilmesi • Kuruluş çalışanlarının ödüllendirilmesi • Araştırma sonuçlarının kamuya bildirilmesi • Tanınmış kişilerin ziyareti • Diğer kuruluşlarla işbirliği • Diğer Basın Bülteni 30

Basın Bülteni Yazılırken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar 8. H A F T A • Yabancı kelimeler ve zor anlaşılır kavramların kullanımından kaçınmalı • Kısa olmalı • Objektif olmalı • Sayfanın tek yüzüne yazılmış olmalı • Somut veriler iletilmeli • Geçerli nedenlerden ötürü uzun bir basın bülteni hazırlanacaksa ara başlıklarla metne nefes aldırılmalı 31

8. H A F T A • Basın bülteni ibaresi metnin üzerinde mutlaka yer almalıdır. • Bülten başlıkları dikkat çekici olmalıdır. • Başlıklar iki satırı geçmemelidir. • Pasif ve sıkıcı anlatım tarzından kaçınılmalıdır. Basın Bülteninde • Metin içerisinde dikkat çekmek amacıyla büyük harf kullanımından İçerik ve Şekilde kaçınılmalıdır. Dikkat Edilecek • Kısaltmalarda araya nokta konulmamalıdır. TBMM gibi. Hususlar 32

8. H A F T A • Basın bülteninin yazımı bittikten sonra, eğer anlatılacak konu bitti ise metnin sonuna son-bitti ifadesi konulmalıdır. Bülten devam ediyorsa devam ediyor ibaresi yazılmalıdır. • Basın bülteninin sonuna konu hakkında kim ile irtibat kurulması gerektiği yazılmalı, telefon ve adres bilgileri yer almalıdır. • Ambargo bilgisi mümkünse verilmemelidir. Basın Bülteninde İçerik ve Şekilde Dikkat Edilecek Hususlar 33

• Basın bülteninde şu bilgilere yer verilmelidir: 8. H A F T A Olay nedir? Kuruluşun adı nedir? Kuruluş nerededir? Kuruluş tarafından sunulan olanaklar, yenilik ve avantajlar? • Ürün ve hizmetten kimler yararlanacak? • Ürünle ilgili ayrıntılar? (renk, performans vs. ) • Haber kaynağı neresi? • • Basın Bülteni Yazma 34

8. H A F T A • Klasik basın bülteni • Öncesi basın bülteni • Sonrası basın bülteni • Arka plan bilgilerinin verildiği bülten (amaç doğrudan haber olmak değildir). Basın Bülteni Çeşitleri • Özetin eklendiği teknik bülten • Rapora ya da konuşma metnine eklenen özet bülten • Resimler hakkında bilgi veren bülten • Kuruluşa ilgili kısa duyurular. 35

devam 8. H A F T A Medya ile ilişkiler bir halkla ilişkiler uzmanının işinin en hayati noktalarından birisidir ve genellikle duyurma (publicity) kavramıyla birlikte ele alınır. 36

Örnek basın bülteni 8. H A F T A 37

Örneğin devamı 8. H A F T A 38

Duyurma 8. H A F T A Belirli bir kişi ya da kuruluşla ilgili haberlerin medya kanalıyla herhangi bir bedel ödemeden yayınlanarak hedef kitleye ulaşması sürecidir. Avantajı ücretsiz oluşu, hedef kitleye güven vermesi ve çok daha geniş bir kitleye ulaşmaya olanak sağlamasıdır. 39

Medya ile etkili ilişkiler kurmak 8. H A F T A • Gerek proaktif ve gerekse reaktif olarak medya ile sürekli etkin iletişim içinde olmayı gerektirir; - proaktif olarak, kurumunuz ya da müşterinizle ilgili haber değeri olan hikayeler sunmayı - reaktif olarak, medyadan gelecek talepleri yanıtlamayı gerektirir. 40

Halkla ilişkiler uzmanı ne ister, gazeteciler ne ister? 8. H A F T A • Halkla ilişkiler uzmanları medyada kendilerine ilişkin olarak amaçlarına ulaşmayı kolaylaştıracak ve onlara sorun olmayacak haberler yayınlanmasını isterler. • Gazeteciler okuyucularının, izleyicilerinin ya da dinleyicilerinin ilgisini çekecek ve rating getirecek haber isterler. 41

Bir şeyi ne haber haline getirir? 8. H A F T A • Etki • Çatışma • İyi zamanlama • Mekansal yakınlık • İlginçlik • Mali değer 42

Etki 8. H A F T A • Yolladığınız haberin içeriği belirli bir kent, kent içinde bir semt, bir meslek grubu, bir yaş grubu ya da cinsiyet grubu üzerinde etki yaratması olasılığı var mı? • Örneğin kentte bir alışveriş merkezi açılması haber olur çünkü şehir ekonomisi ve insanların alışveriş yapma pratikleri üzerinde bir etkisi olacaktır. 43

Çatışma 8. H A F T A • Çatışmanın her zaman bir haber değeri vardır. Şöhretlerin ya da politikacıların medyada yer almak için girdikleri polemikleri düşünün. Benzer durumlar şirketler ve kamu kuruluşları için de söz konusudur. 44

Zamanlama 8. H A F T A Zamanlama medya ile ilişkilerde kritik bir noktadadır. Bugün için haber değeri olmayan bir şey yarın farklı şartlar altında haber değeri taşıyabilir. Kapkaça karşı kullanılabilecek bir alete ilişkin bir basın bülteni normal zamanlarda kendisine medyada yer bulamayacakken ünlü birisinin kapkaç mağduru olmasının akabinde yer bulabilir. 45

Mekansal Yakınlık 8. H A F T A Mekansal yakınlık da önemlidir. Ulusal medya için haber değeri taşımayacak öyküler yerel medya için çok değerli ve kullanılabilir olabilir. Örneğin bir firmanın kırsalda kuracağı bir fabrika gibi. 46

İlginçlik 8. H A F T A • İlginç, alışılmışın dışındaki durumların da her zaman haber değeri vardır. Bazı örgütlerin örneğin kırdıkları rekorlarla medyada kendilerine yer bulma çabalarını düşünün. 47

Mali Değer 8. H A F T A • Finansal basın bültenleri özellikle kurumunun büyüklüğüyle bağlantılı olarak gazetelerin ekonomi sayfaları ya da ekonomiyle ilgili dergilerde kendilerine yer bulurlar. 48

devam 8. H A F T A • Başarılı medya ilişkileri yürütmek için iyi bir planınız olmalı. • Hedef kamunuzu ve ilişki geliştirmek istediğiniz medyanın da ulaştığı kitleyi iyi tanımanız gerekir. • Kendinize hep şu soruyu sormalısınız “bir medya organı neden başkalarını değil de sizi haber yapsın? ” 49

devam 8. H A F T A • Yapılan en yaygın hatalardan birisi haberinizi yada hikayenizi tüm medya kanallarına ulaştırmaya çalışmaktır. • Zamanınızı ve bütçenizi kurumunuzla ilgilenecek medya kurumları için harcamalısınız. Bunun içinse iyi hazırlanmış bir medya kontakt listeniz olması şart. 50

devam 8. H A F T A • Eğer paylaşacak “gerçek” bir haberiniz varsa basın bülteni gönderin. • Bir basın bülteni iki sayfadan uzun olmamalı ve sadece gerçekten haber değeri olan bir basın bülteni kendisine yer bulabilecek medya kurumlarına gönderilmeli. 51

halkla ilişkilerde kullanılan temel araçlar 8. H A F T A Gazeteler: Geniş halk kitlelerine halkla ilişkiler amaçlı mesajların iletilmesinde basılı araçların en önemlisidir. Gazetelerde işletme veya ürünle ilgili olarak haber niteliğinde yayınlanan mesajın etkisi büyüktür. 52

halkla ilişkilerde kullanılan temel araçlar 8. H A F T A Basın Toplantıları: Çok önemli bir konunun kamuoyuna açıklanması vb. bazı durumlarda sadece basın bildirisi yeterli olmayabilir. Basın mensuplarının daha detaylı bilgi alabileceği basın toplantıları düzenlenir. 53

halkla ilişkilerde kullanılan temel araçlar 8. H A F T A Basın bildirileri: Kişilerin, grupların, örgütlerin çalışmalarından basını haberdar etmek için kullandıkları araçlardan biridir. Basın bildirileri periyodik olmayan haberlerin iletilmesinde kullanılırlar. 54

halkla ilişkilerde kullanılan temel araçlar 8. H A F T A Basın Turları: Basın mensupları ile ilişkilerin geliştirilmesi, kuruluşun faaliyetleri, teknolojisi vb. konular hakkında detaylı bilgi verilmesi amacı ile gerçekleştirilir. Bu kişiler kuruluşu yakından tanıma, yetkililer ile tanışma, bilgi alma fırsatı yakalayarak kendi gözlemleri ile haber yapma yaparlar. 55

Halkla ilişkilerde kullanılan temel araçlar 8. H A F T A Röportaj: Bir gazetecinin herhangi bir yeri, kuruluşu gezerek bir kişi ile konuşarak edindiği izlenimleri kendi görüşleri ile birleştirerek yazmasıdır. 56

Halkla ilişkilerde kullanılan temel araçlar 8. H A F T A Kurum Yayınları: İşletme dergileri, firma gazeteleri vb. araçlardır. Basılı olanları tekrar gözden geçirilebilir. İç halkla ilişkiler (kurum içi) çalışmalarında iş görenlerin eğitimi, işe yeni alınanlarına örgüt ve faaliyetlerinin tanıtımı, örgüt amaçlarının çalışanlara verilmesi. 57

Halkla ilişkilerde kullanılan temel araçlar 8. H A F T A • Televizyon: Tanıtım aracı olarak geniş bir alana ve güce sahiptir. Bir konuyu anında ses ve • görüntü özelliği ile izleyiciye aktarabilir. Halkla ilişkiler açısından; • Radyo: Halkla ilişkiler aracı olarak çeşitli radyo programlarından yararlanmak mümkündür. Haber bültenleri, açık oturumlar, belgesel programlar, röportajlar vb. • Filmler, Tanıtım Filmleri: Özellikle bayi toplantılarında, firma tanıtım toplantılarında kullanılır. 58

Yazılı ürünler 8. H A F T A • • Halkla ilişkiler etkinliklerinde yazılı ürünlerin önemli bir yeri vardır. Bu alanda kullanılan yazılı araçlar; işletme gazetesi, dergi, broşür, el kitapçığı, bülten, kitap, yıllık raporlar, iş mektubu, afiş, pankart, el ilanı, kartvizit, depliyan, pul vb. Bunlara ek olarak sanal ortamlarda yer alan yazılı ve resimli iletiler de bu kapsama dâhildir. Bu araçlar gerek işletme içinde çalışanlara gerekse işletme dışında yer alan çeşitli kişi ve kuruluşlara gönderilerek, bunların firmadaki gelişmelerden haberdar edilmesi sağlanır. Amaç firmayı iç ve dış çevreye tanıtmaktır. Ancak bu tanıtımın, abartıdan uzak, reklam kokmayan ve doğru bilgileri içeren yönde olması gerekir. Çünkü yazılı araçlar, sözlü ve görüntüsel araçlardan farklı olarak kalıcı bir niteliğe sahipt 59

kitaplar 8. H A F T A • Kitaplar, halkla ilişkilerin basılı araçları arasında önemli bir yer tutar. Kuruluşun yıl dönümlerinde, kuruluşun tarihçesini, faaliyetlerini, kurucularının hayat hikâyelerini anlatan kitaplar basılabileceği gibi, kuruluşun doğumundan itibaren gelişmesini içeren kitaplar da yayınlanır. Bazen büyük şirketlerin kurucularının hayat hikâyeleri de işletme kitapları arasında yer alır. Bunlara örnek olarak, Vehbi Koç’un ‘’Hayat Hikâyem’’i, Selçuk Yaşar’ın ülke sorunlarına ilişkin dizi yazıları, Sakıp Sabancı’nın hayat hikâyesinin yer aldığı kitabı gösterebiliriz. Daha önce de sözü edildiği gibi halkın şirkete sempatisi, yöneticilere duyduğu sempati ile doğru orantılıdır. Nitekim ülkemizin akıllı iş adamları bu noktayı fark ettiklerinden kuruluş kitaplarını halkla ilişki kurmada daha sık kullanmaktadırlar. Bu tür kitaplar kuruluş tarafından bastırılarak kuruluşun ilgili hedef kitlelerine dağıtılır ya da düşük bir fiyatla satılır. Bu kitaplar: • • �Kuruluş ve çalışmaları hakkında doğru ve güvenilir bilgiler vermelidir. � Konu ile ilgili fotoğraf, grafik gibi unsurlarla hareketlendirilmelidir. � Okunması kolay olmalıdır. 60

El kitapçığı 8. H A F T A • El kitapçığı, işletmeye yeni gelen ve giren personele firmayı çok yönlü tanıtan, yeni elemanın hak ve sorumluluklarını gösteren kitapçıktır. Bunlar broşürlerden farklı olarak re-simli sayfalar yerine daha uzun yazıları içeren sayfalardan oluşur. Kurumsal bir el kitabın-da kurumun kuruluş ve çalışma konusu, yeni projeler ve karşılan sorunların ortadan kaldırılmasına ait yöntemlerin belirtilmesinden sonra şu konularda bilgi verilir: • • �Kurumun faaliyet alanı �Çalışanlara uygulanan ücretler �Prim � Yıllık izin �Tatil �Eğitim, spor faaliyetleri �Lojman �Çalışma koşulları �Yemekhane ve kantin �Yükselme sistemi �Ceza ve ödül sistemleri �Çalışma saatleri �Öneri yöntemleri 61

Periyodik yayınlar 8. H A F T A • Tüm periyodik kuruluş yayınları içinde en basit ve yayınlanması en kolay olan formattır. Gazetelerden daha küçük boyutlarda ve daha az sayfada olan bültenlerde üslup açık ve anlaşılır olmalıdır. Kurum içi iletişim kanalları arasında en fazla kullanılan araçlardan biri olan bültenler işletmeye ilişkin haberleri çalışanlara ve firma dışındaki ilgili kişilere ulaştıran araçlardır. Örneğin o ay içinde yapılacak toplantı, konferans, seminer, düğün, nişan, anma günü ve açılış vb. gibi konular tarih ve yer gösterilerek ilgili kişilere önceden gönderilir. Bültenleri popüler kılan en önemli özellik, yayınlanma kolaylığı ve maliyetinin düşük olmasıdır. Fotokopiyle çoğaltılarak geniş kitlelere ulaştırılabilir. Haber verme özelliklerinin dışında bültenler, belirli konularda başvurulan kişilerin görüşlerini de yansıtır. Bültenler bazen haber mektubu ve basın bülteni adı altında da anılmaktadır. Düzenli aralıklarla (periyodik) hazırlanabilmesinin yanı sıra yalnızca gerek duyulduğu dönemlerde de hazırlanabilir. • 62

Bültene ait sınıflandırmalar 8. H A F T A • �Bültenler, işletmelerin hem medya hem de kamuoyu ve hedef kitlesi ile sağlıklı ilişkiler kurması için etkin bir halkla ilişkiler aracıdır. �Gazete ve dergilerin kısa ve öz biçimde bilgi edinmesine yardımcı olan bültenler, basını yönlendirdiği izlenimi • Bazı türlerini hatırlayalım; • • �Üyelere yönelik bültenler: Dağılmış durumda olan üyeleri bir araya getirmek için işletmeler tarafından yayınlanan bültenlerdir. • • �Toplumsal örgütler tarafından yayımlanan bültenler: Üyelerine sık toplantı tarih ve içeriğini bildirmek ve düzenlenen faaliyetlere üyelerin katılımını sağlamak amacıyla sivil toplum örgütleri tarafından yayınlanan bültenlerdir. • • �Kurumsal bültenler: Çeşitli kuruluşlar tarafından çalışanların işletmeye olan bağlılıklarını artırmak amacıyla yayınlanan kurumsal bültenlerde, çalışanlara ve kuruluşa ilişkin haberlere dengeli biçimde yer verilir. • taşımamalıdır. �Bültenler, haber verme özelliklerinin dışında belirli konularda bilgisine başvurulan kişilerin görüşlerini de yansıtır. 63

devam 8. H A F T A • �Tanıtım bültenleri: Kendi hedef kitlelerini kendisi yaratan bu bültenler genellikle fan kulüpler, tatil beldeleri ve politikacılar tarafından kullanılmaktadır. • • �Özel ilgi bültenleri: Özel ilgi grupları tarafından yayınlanan bu bültenlerin gelişerek dergi haline gelen örnekleri vardır. ABD’de bülten biçiminde yayınlanmaya başlayan Common Cause zamanla en büyük lobi faaliyetinde bulunan ilgi grubunu temsil eden dergi hâline dönüşmüştür. • • �Kişisel ilgi bültenleri: Hedef kitlelerine ortak sorunlar hakkında çözüm önerileri sunan bu tür bültenler, şahıs veya kurumlar tarafından kazanç sağlamak amacıyla yayınlanır. • 64

yararı 8. H A F T A • Bültenler, kamuoyunun dikkatini temsil ettiği işletmeye çekme görevi görür. �Bültenler, hemen her konuya yönelik olarak hazırlanabilir. � İşletmeler, ülke gündemindeki önemli bir konu için görüş ve düşüncelerini açıklamak için de bülten hazırlayabilir. �Bültenler, haber veren, hedef kitleyi de haberdar eden iletişim araçlarıdır. � Profesyonel olarak hazırlanmış bültenler, çalışanlar arası iletişimin sağlıklı kurulmasına �katkıda bulunduğu kadar, iş yerinin etkin bir çalışma ortamına kavuşmasına ve iç dayanışmanın artmasına da önemli katkılarda bulunur. • 65

Tavsiyeler-bülten için 8. H A F T A • �Bültenler, iş yerlerinin amaçlarına yönelik bir promosyon olduğu için uzun söylevlerden kaçınılmalıdır. �Her yeni sayının içeriği ilginç ve yeni özellikler taşımalıdır. �Bültenler özellikle çalışanların, üyelerin ve ortakların iş yeri ve birbirleri hakkında bilgi sahibi olması amacıyla hazırlandığı için öncelikle onları ilgilendiren haber, yazı, yorum ve fotoğraflara sahip olması gerekir. �Bültenlerin kısa ve öz cümlelerden, paragraflardan oluşması, anlaşılır ve sade bir dil ile yazılması gerekir. �Bültenler, tabloid bir gazete ebadında hazırlanabilir. �Bültenlerde tıpkı günlük gazetelerde olduğu gibi başlıklar, ara başlıklar ve spotlar kullanılmalıdır. �Habercilikteki 5 N 1 K kuralına uyulmalıdır. 66

depliyanlar 8. H A F T A • Depliyan, el ilanlarının daha gelişmiş, cazip resimlerle süslenmiş ve değişik şekillerde katlanmış olanıdır. Ürünün kalitesi, kullanılışı, faydaları hakkında verdiği bilgileri resimlerle, renklerle daha canlı ve daha ilgi çekici hale getirir. Orta çapta bir kuruluş için depliyanın verdiği bilgiler katalog görevini de görür. En önemli özelliği katlanış şekillerindeki orijinalliktir. • • Depliyanın yazı ve resimleri, katlanışındaki özelliğe göre konulur. Kapak kısmı ve ilk sayfada görülecek düzen, yazı ve resimlerin güzelliği, okuyucuları diğer bölümleri incelemeye zorlayabilir. Aksi takdirde depliyan okunmadan atılabilir. İlgiyi çekebilmeleri için orijinal olmaları gerekir. Birbirini takip eden yazı ve resimler okuyucunun merakını gittikçe artırmalı ve elindeki ilanı sonuna kadar okumaya zorlamalıdır. Bu özellikleriyle depliyanlar broşürlere de benzer. Maliyeti broşürlerden daha ucuza, el ilanlarından ise daha pahalıya mal olmaktadır. Ancak el ilanlarından daha etkili olmaktadır. Depliyanlar evlere, iş yerlerine elden ya da posta yoluyla ulaştırıldığı gibi sergi, fuar vb. gösteri etkinliklerinde de dağıtılmaktadır. • • 67

broşür 8. H A F T A • Broşür, hedef kitlelerin kurumu ya da kuruluşu tanıması için basılan 816 sayfalı, az yazılı, bol resimli bir iletişim ürünüdür. Broşürün içeriği, tümüyle ilgili kurum ya da kuruluş tarafından belirlenir. Ufak bir dergi boyutunda basılan broşürlerin renkli olması ve sayfalarının sunulan konu bakımından belli bir sıra izlemesi, daha iyi anlaşılması ve dikkati dağıtmaması bakımından yararlıdır. Broşürler daha çok firmayı tanıtan özlü bilgiler içerir. İşletmenin üretim ve sosyal tesislerinden renkli görüntüler verir. Kuruluşundan bu güne kadarki gelişmeler grafik ve tablolar üzerinde gösterilir, ülke ekonomisine katkısı belirtilir. Broşürler işletmeye yeni gelen ve gezen kişilere, ayrıca firmayı tanımak isteyenlere verilir 68

pankart 8. H A F T A • Çok kısa mesajların yer aldığı, 25 x 35 cm boyutlarında, genel ortamlarda kullanılan küçük duyuru kartlarıdır. Halkla ilişkiler konusunda bir kampanya başlatıldığında etkili sloganların yazıldığı, büyük puntoların kullanıldığı pankartlardan yararlanılabilir. Kalıcı, etkileyici, ilgi çekici sloganların seçildiği ve yazıldığı pankartlar çevrede, vitrinlerde, belirli toplumsal merkezlerde kullanılabilir. 69

afiş 8. H A F T A • Afiş bir malı, bir hizmeti, bir olayı bildirmek ve özelliklerini belirtmek için genel yerlere asılan yazı ve resimlerdir. Afiş, kısa ve özlü mesaj yazısıyla çarpıcı bir grafik tasarımının uyumundan oluşur. Genel olarak kâğıda basılır. Ancak bez üzerine de yapılabilir. Şehrin ana caddelerindeki bina duvarlarına, meydanlara ve yol kenarındaki büyük panolara asılan afişler, geniş halk kitlelerine hitap eden reklamlardır. • 70

afiş 8. H A F T A • Afişin, yeni bir malı veya hizmeti tanıtan tek reklam aracı olarak başarılı olması güçtür. Fakat daha çok diğer reklam araçlarının tamamlayıcısı olarak başarı sağlamaktadır. Her türlü malın reklamında, afişten faydalanmak mümkündür. Fakat daha çok geniş tüketici grubuna hitap eden genel mallar (gıda maddeleri, kozmetik vb. ) için iyi bir reklam aracıdır. Özellikle satışların düşmeye başladığı dönemlerde malı hatırlatmak için kullanılabilecek en iyi reklam araçlarından biridir. Afişlerde yalnız yazı, resim veya ikisi bir arada da kullanılabilir. Resimli olanlar daha dikkat çekicidir. Resim, afişi daha kolay görünür ve okunur hâle getirir 71

El ilanı 8. H A F T A • El ilanı tek sayfadan meydana gelen, dağıtılması kolay, elden dağıtılan, küçük ve ucuz bir reklam aracıdır. Genellikle resimsiz veya az resimle basılan kâğıtlardır. Sunduğu mal veya hizmetin dikkat çekebilecek bir özelliğini tanıtmak isteyen ya da işe yeni başlayacak işletmeler, başlangıç olarak bu reklam aracından faydalanabilirler. Reklam tekniğine uygun, zevkle hazırlanmış bir el ilanı, herkes tarafından istekle kabul edilir ve etkili olur. Bu nedenle el ilanı, iyi cins kâğıtlara, temiz bir baskı ve güzel bir kompozisyonla hazırlanmalıdır. • • El ilanları, perakendeci işletmeler tarafından mevsim sonu indirimli satışlarını duyurmada başarıyla kullanılabilir. Satış yerlerine yakın yerlerde dağıtılmaları halinde daha etkili olur. Çünkü el ilanından etkilenen kişiler, satış yerlerine yöneltilebilirler. Kişileri hemen satın almaya yöneltme bakımından el ilanlarının etkisi diğer iletişim ürünlerine oranla daha azdır. Ancak derhal satın almaya yöneltmese bile ileride hatırlatması bakımından yardımcı olur. 72

E-posta 8. H A F T A • Kurum içerisinde e-mailin bir iletişim aracı olarak kullanılması giderek yaygınlaşmaktadır. Hızlı ve bireysel olarak kullanım imkânı, doğrudan doğruya istenilen gruba hitap edebilme olanağını getirmektedir. E-mail, ayrıca feedback’in de alınabilmesi bakımından, bir halkla ilişkiler aracı olarak kullanmaya oldukça müsaittir. Ayrıca kişisel bilgisayarlar, çalışmaların daha verimli ve çabuk yürütülmesini sağlarken hedef birimlere ilişkin verilerin depolanmasında ve istatistiksel değerlendirmelerin yapılmasında etkili olmaktadır. Özellikle internet ortamında dünya ölçeğinde tanıtım olanakları gelişmiştir. Firmaların oluşturdukları WEB sayfaları ve e-mailler, sanal ortamın halkla ilişkiler alanıyla uğraşan kişilere sunduğu yeni fırsatlardır. • • Kurum içi iletişim aracı olarak e-mailin kullanılmasının çeşitli dezavantajları da vardır. Örneğin herkesin bu yöntemi kullanmayı bilmemesi, rahat olmayan bir ortamdan gelen mailleri okuma gereği ve gerektiğinde bunların kâğıda dökülmesi kâğıt ve zaman israfına neden olmaktadır. Ayrıca doğal olarak herkesin masasında mutlaka bir PC’nin bulunması bu aracın kullanım koşullarındandır. 73

devam 8. H A F T A • Görüldüğü gibi kurum içi iletişimde teknolojinin gelişimiyle birlikte pek çok alternatif ortaya çıkmıştır. Kurumlar bu alternatifleri kendi alt yapıları ölçüsünde değerlendirmeli, çalışanların istek ve ihtiyaçlarını göz önüne almalıdır. Örneğin teknolojiye uzak bir alanda faaliyet gösteren bir şirkette, çalışanlara bilgi terminalleri aracılığı ile seslenmek yerine, kurum içi bir yayın çıkarmak daha etkili olacaktır. Ya da tam tersi durumda, teknolojiyle iç içe bir işletmede kurum içi iletişimi bir bültenle sağlamak yerine, intranet kurmak çok daha mantıklı olacaktı 74

İş mektubu 8. H A F T A • Özellikle ilgili kişi ya da kuruluşa bir bilgiyi ivedilikle ulaştırabilmek için yararlanılan iletişim ürünüdür. İş mektuplarından genellikle kurum dışı hedef kitleye yönelik olarak yararlanılmaktadır. Bir iş mektubu başlık, hitap, gövde, kapanış, imza ve referans olmak üzere altı bölümden oluşmaktadır 75

bölümleri 8. H A F T A • Hitap: Bu bölümde mektubun yazıldığı kişi tanımlanmaktadır. Kişinin unvan ve cinsiyetiyle ilgili bilgiler emin olmadıkça hitapta kullanılmamalıdır. Örneğin Bayan Deniz Açmaz diye hitap edeceğiniz kişi aslında Deniz Bey olabilir. Bu nedenle emin olunmadığı durumlarda Sayın Deniz Açmaz biçimindeki hitap en uygunu olacaktır. Çok sayıda kişiye aynı anda gönderilen promosyon amaçlı mektuplarda ise kişisel hitap yerine, Değerli Müşterimiz, Sayın Abonemiz gibi hitaplar daha uygun olmakta ve hata payını azaltmaktadır. • • �Gövde: Hatırlatma notlarıyla aynı tarzda yazılan iş mektuplarında, alıcı ve gönderici arasındaki ilişki, mektubun dilini etkileyen en önemli faktördür. Genellikle daha üst statüyü temsil eden kişilere gönderilen mektupların dili daha formal olmakta, gönderenin statüsünün alıcıdan daha yüksek olması durumunda ise kullanılan dil informal olabilmektedir. Bir olayın desteklenmesi, para veya zaman talebinde bulunulması gibi isteklerin fazla olması durumunda dil daha da dikkatli kullanılmalı ve tereddüde yer bırakmayacak kadar açık olmalıdır. Bunu değerlendirebilmenin en iyi yolu ise yazılan mektubun alıcı gözüyle okunup değerlendirilmesidir. 76

devam 8. H A F T A • �Kapanış: İş mektubu, amacı doğrultusunda alıcıyı bir konuda harekete geçirmeyi hedefleyen veya yardım talep eden ifadelerle ve imzanın üzerinde yer alan teşekkür ve iyi dilek cümleleriyle sona ermektedir. • • �İmza: Mektubu yazan kişinin adı daima daktilo edilmeli ve imza ismin hemen üzerinde yer almalıdır. Eğer gönderenin unvanı kâğıtta basılı değilse imzanın altına yazılmalıdır. • • �Referans materyali: Tüm iş mektupları gönderen dışında bir kişi tarafından yazılmaktadır. Bu nedenle imzanın altında mektubu gönderen ile yazanın baş harflerinden oluşan sembol yer almaktadır. • • Örneğin FB: yı Büyük harfler yazıyı gönderen, küçük harfler ise yazıyı yazan kişinin baş harfleridir. • • Bir başka belirtilmesi gereken nokta ise gönderilen yazının bir diğer kopyasını alan kişi varsa onun belirtilmesidir c: (kopyayı alan kişinin adı) 77

İş Mektubunun Yazımında Dikkat Edilmesi Gerekenler 8. H A F T A • İş Mektubunun Yazımında Dikkat Edilmesi Gerekenler • • �Okunması kolay olmalıdır. �Önemli noktalar organize edilerek okurun kolay izlemesi sağlanmalıdır. �Mektubu alan kişiden beklenenler ve hatırlanması istenen konular vurgulanmalıdır. �Alıcının cevap vermesi isteniyorsa bu durum mutlaka süre verilerek açıkça belirtilmelidir. • • • �Teyit Mektupları Bu tür mektuplar yollayanın ve alıcının önceden yaptığı yüze görüşmelerde veya telefon konuşmalarında alınan kararları teyit etmek için yazılır. Asıl amaç, yapılan düzenlemelerin yazılı bir kaydını tutmak ve hiçbir şeyin göz ardı edilmediğinden emin olmaktır. Genelde çok kısa olur, A 4 yerine A 5 kâğıdına yazılır, bir veya iki paragraftan oluşur. • 78

İş Mektubunun Yazımında Dikkat Edilmesi Gerekenler 8. H A F T A • �Tasdik Mektupları Bunlar bir mektubun, siparişin ya da önemli bir belgenin alındığını onaylamak için yazılır. Böyle materyaller alan şirketler bu iş için basılmış kartlar kullanır. Bunlar uygun bir biçimde doldurulup gelen materyalin alındığını onaylamak için yollanır. • • �Bilgi Edinme Mektupları Başka bir şirketten, mal ve hizmetleri hakkında bilgi almak için yazılan mektuplardır. Örneğin “Ürettiğiniz malların türleri hakkında detaylı bilginin yanı sıra fiyat listesi ve dağıtım tarihlerini de bana bildirirseniz çok müteşekkir olurum. ” diyerek yazılabilmektedir. • • �Faturaların Ödenmesini Talep Eden Mektuplar Ödenmemiş faturaların ödenmesini talep etmek için yazılan bu mektup çeşidi pek de memnuniyet verici değildir. Bu tür mektuplar nazik fakat kesin olmalıdır. Borcun içeriği basit ve gerçeğe uygun bir dille belirtilmelidir. Bu tür mektuplar kurum içinde üst pozisyonda bulunan yönetici veya bölüm müdürü tarafından yazılmalıdır 79

devam 8. H A F T A • �Şikâyet Mektupları İş yaşamında karşılan kişilerle ilgili olarak çalışanlar tarafından yazılan mektuplardır. Şikâyetler basit ve mantıklı bir şekilde belirtilmelidir. • • �Özür Mektupları Kurumların ve şirketlerin yaptıkları hatalardan dolayı diğer kurumlara yazdıkları mektuplardır. Bir şirketi veya müşteriyi ciddi zararlara uğratan bir olayda sorumluluğu kabul etmek, suçu yasal olarak kabul etmek anlamına gelir. Bu yüzden böyle durumlarda mektuplar dikkatle yazılmalıdır. Konu ciddiyse yetkili birinin konuyu ele alması ve belki daha önceden hukuki danışmanlarla görüşmesi daha doğru olacaktır. • • üzerine ‘’Gizli’’ yazılmalı ve hakkında referans verilen kişinin mektubu görmesine izin verilmemelidir. 80

devam 8. H A F T A • �Takdim, Tavsiye ve Referans Mektupları Takdim mektubu, üst kademeden biri veya işveren tarafından bir temsilciyi veya yeni bir çalışanı müşteriye ya da iş yapacağı başka birine tanıtmak için yazılır. Kısa tutulur ve ilgiliye iletilmek üzere temsilciye verilir. • • Tavsiye mektubu da yine işveren tarafından müşterinin okuması için yazılır. Ancak bu mektup, hakkında yazılan kişiyle ilgili daha ayrıntılı bilgiye sahiptir. Kısa bir takdim yerine tanıtılan kişinin eğitiminden, deneyimlerinden ve söz konusu olan göreve uygunluğundan söz edilir. Tanıtılan kişi tarafından işverene veya müşteriye verilir. • • İş başvurusu formlarının çoğunda adayların referans olarak iki kişinin adını vermesi istenir. Bu kişiler adayın özellikleri, deneyimi ve söz konusu olan göreve uygunluğu hakkında yazılı ifade verirler. Ancak tavsiye mektubunun aksine referans mektubu işverene postalanır. Konusundan dolayı 81

Memorandum (Hatırlatma Notları) 8. H A F T A • • Hatırlatma notları kısa, bilgi verici veya hatırlatıcı notlardır. Genellikle kurum içi iletişimde fakat zaman dış hedef kitleye ulaşmak için de kullanılır. Yarım sayfa ya da daha kısa olan notlar, bilgiyi mümkün olduğu kadar basit bir biçimde aktarır. Panolara asılan hatırlatma notlarının görsellik katılarak zenginleştirilmesi gerekir. Bunların formal veya informal oluşunu büyük ölçüde örgüt içindeki hiyerarşik bağ belirler. Üstün astına yazdığı zaman daha az formal olan hatırlatma notları, tersi durumda formal bir görüntü taşır. • • Genellikle sınırlı sayıda kişiye, hatta kimi zaman bir tek kişiye mesaj iletmek için kullanılan hatırlatma notları, bazen de çalışanların tümünü kapsar. Örneğin işletmenin o güne kadar en yüksek kârı yakaladığına ait bir haber için bültenlerden yararlanılsa bile, bu bilginin hızlı bir şekilde dağılımı için sıklıkla hatırlatma notlarından faydalanılır. • • Bir hatırlatma notunda yaygın olarak kullanılan sözcükler seçilmeli, kısa cümle ve paragraflar kullanılmalı ve özellikle tam gün çalışmayanlar için ise geriye dönük bilgi verilmelidir. Özellikle vurgulanmak istenen noktalar, dikkat çekmesi için aynı paragrafta değil de, yukarıdan aşağıya doğru dikey bir biçimde yazılır. 82

neden 8. H A F T A • Hatırlatma Notlarının Kullanım Amaçları • • �Bilgi sormak ve bilgi vermek �Fikir değişimi için �Bir şeyi onaylamak �Rica etmek � Dikkat çekmek �Bir örgüt politikasını belirtmek �Toplantı talebinde bulunmak, bir toplantıyı iptal etmek ve ne zaman yapılacağını bildirmek �Daha önceki bir hatırlatma notunu düzeltmek 1. 11. 2. Hatırlatma Notlarının Özellikleri • • �Tarih belirtilmelidir. �Alıcının kim olduğu yazılmalıdır. �Gönderen kişinin adı ve soyadı açık olarak belirtilmelidir. �Konu hakkında kısa bir açıklama yapılmalıdır. • • Hatırlatma Notlarının Çeşitleri • • �Acil durumlar da kullanılan kısa ve öz olan hatırlatma notları �Bir konu üzerinde daha sonra konuşmak üzere tanımlayıcı bilgi veren hatırlatma notları �Bilgilendirmeyi amaçlayan hatırlatma notları �Gerçekleşmiş veya planlanan bir durum hakkında bilgi aktaran ve alıcının görüşünü almaya yönelik hatırlatma notları �Bir faaliyet veya tartışmanın ana başlıklarını içeren özet hatırlatma notları �Kişiye özel hatırlatma notları • 83

kartvizit 8. H A F T A • Kartvizit, kişiyle birlikte bağlı olduğu kuruluşu da tanıtmak, hedef kişi ve birimlerin kuruluşa kolayca ulaşmasını sağlamak için yararlanılan küçük boyutlu iletişim ürünleridir. Kartvizit, iletişimi geliştirmeye yönelik olarak çoğunlukla yüze ilişkilerde kullanılır 84

Standart mektuplar 8. H A F T A • Standart Mektuplar (Doğrudan Postalama) • • Geniş kitlelere yollanan standart mektuplara doğrudan postalama adı verilir. Doğrudan postalanan materyal ne kadar çekici ise geri dönüşü de o kadar çok olacaktır. Pazarlama yönlü bakıldığında, harekete geçirici bir araç olarak düşünülen doğrudan postalama, doğrudan bir tepki yaratmak üzere düzenlenir. Bir ürün sipariş edilir, yardım için bir çek yazılabilir. Doğrudan postalama faaliyetlerinin amacı, mektubu alacak kişiden bir şey yapmasını istemektir. Bu bir ürünü almak veya bir yere üye olmak gibi, doğrudan postalama mektupları üç ana bölümden oluşur. Bunlar: • • �Alıcıya mektubun neden yollandığını anlatan giriş bölümü �Bu konudaki bilgilerin ve destekleyici kanıtların verildiği, genellikle ikna edici duygusal bir tonda yazılan, mesajın ana gövdesi �Alıcıyı harekete geçmeye yönelten özet ya da sonuç • • 85

Standart mektuplar 8. H A F T A • Bunların tercih edilen biçimi tek sayfalık, dört paragraflık olanlarıdır. Yazılımları ise duyurum ya da reklamın metin yazımına benzer. İkna edici, bilgi verici, hatırlatıcı ve destekleyici olmak üzere çeşitli türlere ayrılırlar. • • Standart Mektuplarda Olması Gerekenler • • �Objektiflik �Doğru adreslere gönderilmesi �Okuyucunun anlayacağı bir dilin kullanılması �Okuyucunun harekete geçmesini kolaylaştırması �Belli aralıklarla gönderimin devam etmesi • • Halkla ilişkiler bölümünün kullanacağı yazılı araçlar içinde ayrıca kurum kimliğini yansıtan başlıklı kâğıtlar, davetiyeler, bayram kartları, özel bastırılmış pullar ve karikatürler kullanılır. Bu yazılı araçlar firmanın ortak amblemini ve firmanın seçtiği özel renkleri taşımalı, standart bir özellikte olmalıdır. Bunlar firma imajı yaratma açısından son derece etkilidir. 86