Hajar Cherry Puspalillah S AB M AB Manajemen

Hajar Cherry Puspalillah, S. AB. , M. AB Manajemen Kearsipan I

Komponen Penilaian UTS UAS Keaktifan a. Kerapian b. Etika c. Empati Praktek Absen Tugas 30% 10% 10% 10%

Hajar Cherry Puspalillah, S. AB. , M. AB Konsep dasar dan Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan

ARSIP? ? ?

Secara etimologi 1 di Belanda “Archief” Di Indonesia, dalam terminologi 2 di Inggris “Records” lembaga non pemerintah istilah 3 di Yunani “Arche” arsip dikenal sebagai 4 di Amerika “Records/Archives” “dokumen”

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)

ARMA International (an Association for Information Management Professionals) “a record as stored information, regardless of media or characteristics, made or received by an organization that is evidence of its operations and has value requiring its retention for a specific period time”

Arsip Nasional Republik Indonesia

“Apabila dokumen 2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen 2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata 2 karena tidak disadari nilai 2 dokumen 2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha 2 -nja memberi pelajaran kepada rakjat. ” [Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]

Pentingnya Arsip MASA YANG AKAN DATANG Menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai referensi untuk perencanaan 3 ( tiga ) Dimensi Kegunaan MASA KINI Menyediakan informasi untuk pelaksanaan kegiatan MASA LAMPAU Rekaman kegiatan dari suatu aktivitas

PENYELENGGARA KEARSIPAN Pemerintah Masyarakat Perusahaan

KARAKTERISTIK ARSIP A “ rsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat pembuktian yang sah” ASLI (Authenticity) UTUH (Integrity) TERPERCAY A (Reliability) BERGUNA (Useability)

Ruang Lingkup Penerimaan • pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan Pencatatan • pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll Penyimpanan • pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan Perawatan • menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan Penggunaan/pelayanan • menyusun tata tertib dan menyiapkan serta perangkat pelayanan. • Pelayanan terhadap peminjaman arsip • Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan

Pengambilan Keputusan Kepentingan Publik dan Ekonomi Menunjang Perencanaan Fungsi Arsip Mendukung Pengawasan Memori Organisasi Alat Pembuktian

Jenis Arsip Berdasarkan Medianya Arsip Berbasis Kertas (Tekstual) • Paper based records, conventional records, human readable records, hard copy (Informasinya terekam media kertas) • Ex: teks Arsip Lihat-Dengar (Audio Visual Record) • Gambar statis, citra bergerak, rekaman suara. • Ex: Kaset video, film, VCD, cassete recording, dll Arsip Kartografik dan Arsitektual • Informasinya tertulis dalam bentuk grafik/foto metrik • Ex: Chart, peta, maket, denah dll Arsip Elektronik (Machine Readable) • Arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi (komputer)

Jenis Arsip Berdasarkan Fungsi & Kegunaan VITAL DINAMIS (RECORD) ARSIP AKTIF INAKTIF STATIS (ARCHIEVE) DIKIRIM KE ANRI (DISIMPAN PERMANEN)

Arsip Dinamis “Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu”

Arsip Dinamis Arsip Vital • Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak/hilang Arsip Aktif • Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terusmenerus Arsip Inaktif • Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

Kategori Arsip Dinamis: Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur, formulir ataupun borang dan korespondensi. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Ex: tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan proyek tertentu. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota dll, asuransi, kontrak dan lain-lain.

Arsip STATIS Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administrasi/kegiatan organisasi dan mempunyai nilai guna kesejarahan (bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau di Badan atau Kantor Kearsipan Pemerintah Daerah dan Arsip Perguruan Tinggi)

Teks Proklamasi Diketik oleh Sayuti Melik 21

22 Proklamasi dalam foto

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS a. b. c. d. PENCIPTA ARSIP: lembaga negara; pemerintahan daerah; erah perguruan tinggi negeri; negeri BUMN dan/atau BUMD. melakukan a. penciptaan arsip; b. penggunaan & pemeliharaan arsip; c. penyusutan arsip. untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja & alat bukti yang sah. PENGELOLAAN ARSIP STATIS a. b. c. d. LEMBAGA KEARSIPAN: ANRI; arsip daerah provinsi; arsip daerah kabupaten/kota; arsip perguruan tinggi negeri. melakukan a. akuisisi arsip statis b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; d. akses arsip statis. untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara.

Manajemen Arsip Dinamis Life Cycle of Records Penciptaan (Creation) Penyusutan (Disposition) Penggunaan (Use) Pemeliharaan (Maintenance)

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek arsip dinamis yang mempunyai unsur-unsur manajemen, yang meliputi kegiatan: 1. Sortir dan pengurusan surat masuk 2. Sortir dan follow up pengurusan surat keluar 3. Pengendalian surat masuk, surat keluar dan prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks) 4. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip 5. Pengamanan dan pemeliharaan 6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.

Thank You