Guide de bonnes pratiques SIBA B Ruiz Le
Guide de bonnes pratiques SIBA B. Ruiz Le Palais des Congrès d’Arcachon s’engage en faveur du Développement Durable Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Le Développement Durable au Palais des Congrès d’Arcachon Le Palais des Congrès d’Arcachon s’est engagé dans une démarche Qualité et Développement durable mise en place et validée par l’Association France Congrès des villes de Congrès de France. Nous vous invitons à vous associer à notre démarche en respectant les bonnes pratiques suivantes dans l'organisation de votre événement professionnel : • Retenir un lieu qui respecte l’environnement, notamment en ce qui concerne ses consommations • Proposer à vos participants une restauration équitable Préserver l'environnement lors de la phase restauration de votre événement, c’est bien gérer les quantités pour éviter tout risque de gaspillage mais surtout privilégier des produits de saison, locaux et issus de modes de production durables et optimiser vos choix de matériel. • Eviter le jetable et le ponctuel, préférer le durable Privilégier l’utilisation de produits réutilisables et recyclables. Préférez des aménagements ponctuels que vous pourrez récupérer. Adoptez les bons gestes ! • Favorisez les déplacements doux Vélos, à pied, bus, navettes… Il est possible de privilégier les transports "doux" en s'y prenant à l'avance et en informant les participants sur les démarches. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Le Développement Durable au Palais des Congrès d’Arcachon • Organiser des activités dans le respect des écosystèmes environnants L’emplacement du Palais des Congrès d’Arcachon au cœur du Bassin d’Arcachon et aux portes de l’océan, sans parler de l’estuaire de la Gironde, permet de multiples activités de team-building au cœur de la nature pour un dépaysement complet. • Eco-communiquer et sensibiliser vos participants Une sensibilisation en amont de l’événement permet de préparer le public et les intervenants à une meilleure prise en compte de l’environnement. La diffusion de l’information et la promotion de votre événement doivent s’inscrire en cohérence avec votre démarche d’éco-communication. Avant et pendant votre manifestation, optez pour des solutions utiles et efficaces ! Une première approche des enjeux et objectifs de l’événementiel éco-responsable vous permet d’identifier les avantages d’une telle démarche pour votre projet et votre organisation. Pour plus de renseignements : https: //communication-responsable. ademe. fr/eco-evenement Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Environnement Bien choisir le lieu de votre événement, c’est s’assurer que votre lieu est bien adapté à vos contraintes et à l’image que vous souhaitez véhiculer, qu’il est facilement accessible et qu’il s’inscrit dans une démarche de gestion responsable. Ø Dans les bureaux : • - Mesures d’économie de ressources naturelles : diminution du nombre d’impressions utilisation de la fonction recto verso utilisation des feuilles déjà imprimées pour des brouillons dématérialisation des documents commerciaux • Mesures d’économie d’énergie : - extinction des lampes en quittant les bureaux même lors de courtes pauses - extinction (et non en veille) des écrans, ordinateurs, copieurs/imprimantes en partant le soir • Gestion et tri des déchets : produits recyclables ou ordures ménagères Ø Dans l’ensemble du bâtiment : • - Mesures d’économie d’énergie : utilisation d’ampoules à basse consommation Mise en place de détecteurs de présence pour l’éclairage des espaces sanitaires et réserve de stockage Mise en place d’affichettes pour rappel aux utilisateurs d’éteindre la lumière • - Gestion de la consommation de l’eau : dans les sanitaires : robinets équipés de détecteur de présence, essuie main en tissue, dans les toilettes : mise en place de chasses d’eau à double débit Dans les WC hommes : chasse d’eau à détecteur de présence Fontaines à eau branchées sur le réseau d’eau à la disposition de tous Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Environnement (suite) > Au niveau des espaces d’exposition Pour agir efficacement sur les impacts liés à vos stands et à votre matériel, vous pouvez privilégier des solutions plus respectueuses de l’environnement, tant en qualité d’organisateur que d’exposant. Demandez-nous de l’aide ! Avant le démarrage de l’exposition, récupération par le service logistique des cartons ou déchets éventuels pour dépôt dans les containers ad hoc. En fin d’exposition, les exposants doivent récupérer leur matériel. Le standiste récupère tous les déchets (moquette, tissus…) qu’il aura installé et se charge lui-même de leur recyclage éventuel. Le service logistique récupère les autres déchets laissés par les exposants. > Au niveau des cuisines occupées par les traiteurs : gestion des déchets 2 réceptacles dans chaque cuisine : ordures ménagères /produits recyclables Une signalétique spécifique a été positionnée au-dessus de chaque réceptacle. Ordures ménagères Sac poubelle noir Bac Ordures ménagères Produits recyclables Sac poubelle transparent Bac jaune Verre Benne à verre (extérieur) Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Environnement (suite) > Au niveau des transports x Personnel : - Le train est favorisé par rapport à l’avion pour les déplacements commerciaux ou les réunions nationales x Congressiste : - mode de déplacements « doux » proposés : Eho, baïa, vélo > Les goodies Pensez aux bouteilles en verre logotées et aux produits locaux, consultez-nous ! Pour permettre à tout organisateur d’évènement d’évaluer l’impact environnemental de son évènement, la filière évènementiel a mis au point des outils gratuits de management et d’évaluation de l’éco-conception, . Rendez-vous sur http: //www. eco-evenement. org/fr/Outils-17. html Pour effectuer un auto-diagnostic environnemental et améliorer sa démarche l’outil ADERE est à votre disposition. L'outil ADERE a été élaboré par le " Collectif pour des événements responsables » . Disponible sur http: //www. evenementresponsable. fr/ Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Social et sociétal Ø La formation du personnel : Le Palais des Congrès d’Arcachon se conforme aux obligations de formation permanente de son personnel (formations initiales et recyclages) : • • • Une formation à l’évacuation et aux moyens de lutte contre l’incendie existe pour l’ensemble de l’équipe, pour sa propre sécurité et pour la sécurité du public présent dans l’établissement. Habilitation du travail en hauteur et harnais de sécurité Utilisation de chaussures de sécurité et gants Ø La sécurité dans le bâtiment : Notre bâtiment est un ERP (Etablissement recevant du public). Une Commission départementale de sécurité et d’accessibilité statue tous les trois ans sur la conformité du bâtiment lors d’une visite au cours de laquelle vérifie les rapports annuels émis par les organismes de contrôle agréés (qualiconsult). Ceuxci sont établis chaque année et concernent l’ensemble de nos installations (électriques, moyens de secours, ascenseurs, perches lumière …). . Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Social et sociétal (suite) Présentation des différents moyens de secours présents au Palais des Congrès d’Arcachon en cas d’incendie : > Eclairage de sécurité : fonctionne en permanence, même en cas de coupure d’électricité (centrale de secours type Rocoma 2500 VA Energo). Et éclairage d’ambiance prodiguant une luminosité suffisante pour se repérer de nuit ou dans des zones sans fenêtres. > Désenfumage : tous nos espaces sont équipés d’un système de désenfumage afin de limiter la propagation des fumées toxiques lors de la phase d’évacuation. > Portes coupes-feu : tous nos espaces sont équipés de portes coupe-feu permettant de restreindre la zone de propagation du feu et des fumées. Leur fermeture est automatique en cas de détection d’incendie. > Moyens de lutte contre l’incendie : - Extincteurs capables de lutter contre toutes les classes d’incendie positionnés dans le palais en fonction du risque d’incendie qu’ils doivent couvrir. Déclencheurs manuels > Signalétique : un ensemble de plans d’évacuation affichés dans différents lieux stratégiques du bâtiment signale les sorties de secours les plus proches ainsi que la localisation des divers moyens de lutte contre l’incendie. > Points de rassemblement en cas d’évacuation : au niveau de l’esplanade surplombant la plage, située à l’entrée principale du palais. L’ensemble des personnes doit y demeurer jusqu’à avoir reçu l’autorisation de partir. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Qualité : accompagner le client pour un évènement réussi > L’équipe : L’équipe du Palais des congrès d’Arcachon se compose de la manière suivante : Lien hiérarchique Lien organisationnel DIRECTION GENERALE Frédérique DUGENY DIRECTEUR GENERAL ADJOINT Stéphan GILLIOT SERVICE COMMERCIAL Anne-Cécile LABADIE L’ACCUEIL/ADV Catherine CORBIERE CHARGEES D’AFFAIRES Catherine ANNECCA Camille CHAPSAL CHARGEES DE PROJETS/PRODUCTION Jenna DUCREUX Jordane LESPINASSE REGIE LOGISTIQUE ET EXPLOITATION Responsable technique Anthony SIAD Techniciens Nicolas COUILLANDREAU Sylvie BRET ORGANISATEURS Tous professionnels de l’accueil et de l’organisation d’évènements, ils sont experts dans leur domaine de compétence. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Qualité (suite) Nous collaborons régulièrement avec des prestataires extérieurs dont les personnels et les compétences viennent compléter les nôtres afin de proposer un panel complet des prestations entrant dans le cadre de l’organisation d’un congrès. Pour la partie restauration en particulier, nous travaillons exclusivement avec des traiteurs référencés afin de garantir aux participants qualité des mets et respect des normes sanitaires. La plupart de ces traiteurs peuvent proposer des menus réalisés avec des produits bio et/ou de saison. Certains sont également en mesure d’élaborer des menus à faible empreinte carbone. De manière générale et dans la mesure du possible, dans un objectif de respect de l’environnement et de développement de l’économie locale, nous collaborons essentiellement avec des prestataires locaux ou régionaux. Afin d’accompagner au mieux nos clients dans l’organisation et l’accueil de leur événement, nous avons mis en place un certain nombre de procédures visant à leur offrir le meilleur service tant en termes de conseil, que de qualité des prestations proposées ou de délai de réponse apportée à leurs demandes. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Qualité (suite) Plaquette et film de présentation, site web, brochure, sont disponibles pour les clients et permettent d’informer et de valoriser la destination Arcachon. > https: //youtu. be/LBs. J 5 Uasi. IY : découvrez le film du Palais Dans le but de rester dans un process d’amélioration constante, nous enregistrons et traitons les remarques que nous recevons au cours de la manifestation ou lors du debriefing organisé à son issue. Enfin, un questionnaire de satisfaction est adressé à chaque organisateur dans la semaine qui suit son évènement. Les retours nous permettent de réviser et d’améliorer tous les services qui n’auraient pas donné satisfaction. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Le Développement durable à Arcachon Le développement durable est une priorité pour Arcachon. Cela se traduit notamment par des actions en faveur de l’aménagement de la ville, la place aux mobilités douces ainsi que par l’entretien du patrimoine naturel et la préservation du cadre de vie. > Le Vélo à Arcachon Avec 22 Km de voies cyclables à Arcachon, la ville offre de nombreux accès pour les mobilités douces et ce en grande partie via des sites propres. Location de vélos Roue Libre Location Vélo Arcachon 09 54 98 03 85 LOCABEACH Gare d’Arcachon 05 56 83 79 11 LOCABEACH quartier de l’Aiguillon Arcachon 09 80 77 67 64 DINGO VELOS Centre ville 05 56 83 44 09 La Ville d’Arcachon propose également depuis 2013 la mise à disposition gratuit d’un vélo mécanique de ville à tous les habitants un vélo de ville aux couleurs d’Arcachon (chaque membre rattaché au foyer âgés de plus de 14 ans) ou, au choix, une subvention d’un montant de 200€ pour l’acquisition d’un vélo électrique. > Le réseau de bus En partenariat avec l’intercommunalité la COBAS, Arcachon propose une flotte de 3 lignes de navettes qui traversent la Ville. Ces navettes circulent en ville sur des parcours définis mais n’ont pas d’arrêts spécifiques, elles s’arrêtent sur un simple signe de la main. Pour les Arcachonnais, l’accès à ces navettes est rendu gratuit. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Ø La gare d’Arcachon La gare est située à 7 minutes à pied du Palais et elle est desservie par les trains TER Aquitaine. Avec la LGV, le Palais des Congrès d’Arcachon est à moins de 3 h de Paris. Ø Les parkings La position centrale du Palais des Congrès d’Arcachon, à proximité de la gare, des hôtels, du centre ville et des plages, permet à chacun de garer son véhicule en arrivant à Arcachon pour ne le reprendre qu’en quittant la ville. Tout peut se faire à pied, ou en bus pour des distances plus importantes. Des loueurs de vélos sont également à votre disposition à proximité du Palais des Congrès d’Arcachon. Un grand nombre de places de parking sont à votre disposition à proximité immédiate du Palais : Parking Place Peyneau : 90 places Parking BUS : environ 10 emplacements Parking derrière l’office du Tourisme : 100 places Parking de la Gare : 180 places Parking sous terrain du marché : 550 places Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Nature et environnement Parcs ouverts, places, accotements en bordure de routes, Arcachon possède près de 120 000 m 2 d’espaces verts et près de 60 ha de zone boisée. Soucieuse de la qualité de son environnement et de son cadre de vie, Arcachon apporte un soin au fleurissement et à l’entretien des zones paysagères de la Ville. Le Service des Espaces Vers investit cette mission au quotidien. Le Centre administratif municipal rénové et doté de technologies photovoltaïques Datant de 1964, le Centre administratif municipal a connu une réhabilitation énergétique et thermique en 2016 et en 2019. Au-delà de l’aspect esthétique, du confort de l’équipement comme lieu de travail, l’objectif de ces travaux était d’intégrer des technologies modernes pour une efficacité énergétique optimale. Grâce à une rénovation de sa structure isolante et l’intégration de panneaux photovoltaïques, le Centre administratif municipal peut aujourd’hui réduire de façon conséquente sa consommation annuelle électrique et ses coûts liés au chauffage et à la ventilation. Gestion des espaces boisés La ville d’Arcachon a souhaité réhabiliter, régénérer et préserver la forêt publique vieillissante ou encore fragilisée par mes tempêtes. Elle a fait appel à l’Office National des Forêts (ONF) qui a mis en sécurité cette forêt à travers différentes actions. Des actions sylvicoles destinées à pérenniser les boisements résineux en bon état sanitaire, à régénérer les vieux peuplements de pins, à conserver les quelques arbres anciens à des fins culturelles et, enfin, à conforter l’avenir et l’aspect naturel des boisements feuillus. Gestion des Arbres Anticiper le renouvellement de la forêt pour mieux assurer son avenir est un souci permanent. Pour cela, deux méthodes sont employées : la régénération naturelle et la régénération artificielle par plantation. La régénération naturelle se produit quand les arbres sont en quantité suffisante pour fournir des graines. Pour cela, un élagage permettant de laisser passer la lumière ainsi qu’un travail au sol favorisant la croissance du semis ont été réalisés. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Nature et environnement (suite) Un programme de replantations Afin de préserver le patrimoine vert et d’enrichir le capital végétal de la ville, les arbres enlevés sont remplacés, soit par des essences déjà existantes, soit par des variétés complémentaires remarquables adaptées à la spécificité du site et à ses contraintes. Le Jardin Partagé Dulas situé allée Gabriel Fauré en Ville d'Hiver, s'inscrit dans une démarche de développement durable et participe au maintien de la biodiversité en milieu urbain. Il a été conçu comme un soutien à la nature et un lieu de transmission de bonnes pratiques aux générations futures. Depuis sa création en 2018, ses bénévoles ont fait un travail majeur. Le Jardin accueille aujourd’hui trois ruches, dans une démarche de préservation de la biodiversité. La richesse et la variété des plantations permettent aux abeilles (60 000 par ruche) de butiner et de participer ainsi à la pollinisation naturelle du site. Un arbre pour chaque naissance Caractéristique de l’engagement d’Arcachon en terme de développement durable, la Ville propose la plantation d’un arbre pour symboliser la naissance d’un enfant d’Arcachon ! Si l’arbre est planté sur le domaine public, selon la volonté de ses parents, un certificat de parrainage sera remis à l’enfant qui pourra ainsi, plus tard, retrouver facilement l’arbre. Si les parents souhaitent planter l’arbre à leur domicile, ils l’indiquent à la Mairie. Dans un cas comme dans l’autre, les parents peuvent choisir parmi 4 essences d’arbres propres au territoire. Nouveau bâtiment du centre-ville d’Arcachon, médiathèque : livré en décembre 2019 Le jardin d’abord avec 10 000 végétaux plantés, 5 000 m² de jardin paysagé, L’équipement culturel équipé d’un système de panneaux photovoltaïques pour plus d’économies d’énergie. Pour plus de renseignements : http: //www. ville-arcachon. fr/grands-projets/ Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
Nous vous invitons à suivre notre démarche et respecter nos bonnes pratiques. Vous pouvez vous renseigner à l’accueil sur les moyens mis à disposition sur le Centre. Palais des Congrès d’Arcachon Boulevard Veyrier Montagnères 33120 Arcachon - Tel : 05 56 22 47 00 Site Internet : http: //arcachoncongres. com - E-mail : camille. chapsal@arcachon. com SIRET : 439 504 960 00022 - Code APE : 6820 B - N°TVA Intracommunautaire FR 0343950496000014
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